Poner a punto la facturación electrónica

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Esta es la pantalla donde se enciende la facturación a la DIAN. Aquí cargas las claves de tu cuenta de Factus, compruebas que responden, dices con qué resolución se numeran las facturas y completas los datos con los que sale cada documento. Mientras esto no esté listo, el parqueadero sigue cobrando e imprimiendo igual que siempre, pero no emite nada ante la DIAN.

Al menú de configuración se entra por el botón Configuración, el del engranaje, al pie del menú lateral.

Pantalla de Facturación electrónica

Facturación electrónica. La entrada dentro del menú de configuración. Solo la ven ADMIN y DUENO, y solo aparece si tu plan incluye el módulo.
Las dos etiquetas del título. La primera dice Activa o Inactiva; la segunda, Sandbox o Producción. En Sandbox lo que emitas es una prueba y no vale ante la DIAN.
Estado. Los tres interruptores: encender el módulo, emitir sola la factura al registrar la salida y emitir sola la nota crédito al anular un cobro.
Credenciales de Factus. El ambiente y las cuatro claves de tu cuenta.
Probar conexión. Pregunta a Factus si las claves guardadas sirven. Está apagado hasta que estén guardadas las cuatro claves.
Datos de emisión. Con qué resolución se numera cada documento, el municipio, los días de plazo y si la tarifa ya trae los impuestos por dentro.
Resoluciones de numeración. La tabla con las resoluciones de tu cuenta de Factus, y el botón Nueva resolución para dar de alta una.
Guardar configuración. Nada de lo que toques en los bloques de arriba queda guardado hasta que lo pulses. La excepción es Resoluciones de numeración: sus botones cambian tu cuenta de Factus en el momento, sin esperar a que guardes.

Entre Credenciales de Factus y Datos de emisión puede aparecer un bloque más, Cuenta de Factus: sale cuando ya hay credenciales guardadas y Factus contesta con los datos de la cuenta. Muestra con qué NIT y qué razón social se factura, más el aviso Plan contratado con los documentos que te quedan.

Antes de empezar

Un usuario con rol ADMIN o DUENO. Con cualquier otro rol la pantalla no se abre: sale «Acceso denegado» y te devuelve al menú de configuración.
Los datos de la empresa completos. Si nunca se llenaron, al guardar sale «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.». Se arregla en Datos de la empresa y sus parqueaderos.
Las cuatro claves de tu cuenta de Factus: Client ID, Client Secret, usuario (el correo de la cuenta) y contraseña. Las entrega Factus en su panel; el sistema no las inventa ni las adivina.
Una resolución de numeración de la DIAN para facturas de venta. Si tu cuenta todavía no tiene ninguna, se crea desde esta misma pantalla.

No hace falta tener un turno de caja abierto. Nada de lo que se hace aquí depende de la caja.

El orden de la puesta a punto

Los pasos van en este orden porque cada uno necesita el anterior: sin credenciales guardadas no se puede probar la conexión, y sin conexión la lista de resoluciones llega vacía.

Orden de la puesta a punto

Encender. Sube el interruptor Habilitar facturación electrónica.
Credenciales. Escribe el ambiente y las cuatro claves, y pulsa Guardar configuración.
Probar conexión. Comprueba que Factus contesta con lo que guardaste.
Resolución. Mira la tabla Resoluciones de numeración. Si no hay ninguna para facturas de venta, créala.
Datos de emisión. Elige la resolución de cada documento, el municipio y lo demás, y pulsa Guardar configuración otra vez.

Qué puedes hacer aquí

Quiero…	Ir a
Encender el módulo, cargar las claves de Factus y comprobar que responden	Conectar con Factus
Ver, crear, activar, corregir o eliminar las resoluciones de la DIAN	Las resoluciones de numeración
Decir con qué resolución se numera, en qué municipio se emite y cómo se declaran los impuestos	Los datos de emisión

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si dejo el módulo apagado? Nada cambia. Con el interruptor Habilitar facturación electrónica abajo, los cobros y la impresión funcionan exactamente igual que hoy.

¿Se factura sola cada salida? Solo si dejas encendido Emitir automáticamente al registrar la salida, y aun así solo se emiten solos los cobros pagados y con cliente identificado. Los vehículos de paso se facturan a mano desde Facturas electrónicas.

Ojo con el nombre del interruptor: aunque dice «al registrar la salida», el mismo también hace que salga sola la factura de una mensualidad recién vendida. Ver Vender una mensualidad.

¿Por qué la factura sale a nombre de otra empresa? Porque el NIT y la razón social salen de tu cuenta de Factus, no de los datos de empresa del sistema. Míralos en el bloque Cuenta de Factus. En Sandbox siempre es la empresa de pruebas de Factus.

¿Dónde se configuran el IVA y el INC? En Configuración del negocio → Tarifas, en la tarjeta «Impuestos» de arriba del todo, no aquí. Se aplican a todo lo que cobra el parqueadero. Sin ninguno configurado, las facturas salen sin impuesto.

¿Tengo que volver a escribir el Client Secret cada vez que guardo? No. Los dos campos secretos se dejan vacíos y el sistema conserva los que ya tenía. Solo se escriben cuando quieres cambiarlos.

¿Cambiar de Sandbox a Producción borra algo? No borra nada de lo guardado, pero son cuentas distintas: las credenciales y las resoluciones de pruebas no sirven en producción. Hay que volver a cargarlas.

¿Esta configuración es de esta terminal o de todo el negocio? De todo el negocio. Es una sola configuración para la empresa, no una por equipo.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.»	Tu usuario no es ADMIN ni DUENO.	Pídele a alguien con rol ADMIN o DUENO que la configure.
«Módulo no incluido»	El plan contratado no incluye este módulo.	Pulsa Volver al inicio y habla con tu proveedor.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no pudo consultar la licencia en ese momento.	Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando.
«Licencia no vigente»	La licencia de este equipo caducó.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.»	Encendiste el interruptor y dejaste el Client ID vacío.	Escribe el Client ID de tu cuenta de Factus y guarda otra vez.
«Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.»	Es la primera vez que guardas con el módulo encendido y falta alguno de los dos campos secretos.	Escribe el Client Secret y la contraseña. Después ya se pueden dejar vacíos.
«Error» — «No se pudo guardar la configuración.»	El servidor rechazó el guardado o no respondió.	Revisa la conexión con el servidor y vuelve a pulsar Guardar configuración.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.»	Nunca se llenaron los datos de la empresa.	Ve a Configuración → Empresa, complétalos y vuelve.
«Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.»	Factus rechazó la prueba o no contestó.	Revisa las cuatro claves y el ambiente, guarda y prueba de nuevo.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …»	Alguna de las claves está mal, o son de la otra cuenta (pruebas contra producción).	Vuelve a copiarlas del panel de Factus, con el Ambiente que les corresponde.
«No se pudo autenticar contra Factus: …»	No se pudo llegar a Factus: internet caído o el servicio no responde.	Comprueba la conexión a internet del servidor y reintenta en unos minutos.
«Error» — «No se pudo contactar a Factus.»	La terminal no pudo llegar al servidor para hacer la prueba.	Revisa la red y vuelve a pulsar Probar conexión.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.»	Las claves guardadas no sirven para consultar la cuenta.	Corrige las credenciales, guarda y pulsa Probar conexión.
«No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.»	La terminal perdió la conexión con el servidor.	Revisa la red. La configuración guardada no se pierde.
El bloque Cuenta de Factus no aparece	Factus no devolvió los datos de la cuenta ni el plan. No es un fallo de configuración.	Pulsa Probar conexión para ver el motivo. La pantalla sigue sirviendo sin ese bloque.

Cada tarea tiene además su propia lista de avisos: conectar, resoluciones, datos de emisión.