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Primeros pasos

Para quién: todos los roles. La parte de Dejar el negocio listo es de ADMIN. Dónde está: no es una pantalla. Es el recorrido de la aplicación recién instalada hasta el primer vehículo cobrado; cada paso te lleva a la pantalla que le toca. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página te lleva desde el equipo recién encendido hasta el primer carro cobrado y el turno cerrado. Sirve para dos personas distintas: el que instala Parqueadero por primera vez y tiene que dejarlo listo, y el empleado nuevo que llega a su primer turno y solo necesita saber dónde tocar.

Si te toca lo segundo, salta directo a Iniciar sesión, a Un paseo por la pantalla y a Tu primera operación de principio a fin. Lo del medio ya te lo dejó hecho alguien.

Qué necesitas antes de empezar

El equipo. Un computador o una tablet con NeoGestify instalado. Parqueadero se abre desde la lista de aplicaciones; si en algún momento quieres volver a esa lista, la flecha de arriba a la izquierda de la pantalla de inicio de sesión te lleva.

El servidor. Es el programa que guarda las placas, los cobros y los turnos. Puede estar en este mismo computador o en otro del negocio. Lo que importa es que todos los equipos estén en la misma red: el mismo WiFi o el mismo cable. Con datos móviles o con una VPN la aplicación no puede salir a buscarlo sola, y te va a tocar escribir la dirección a mano.

Un usuario y una contraseña. Te los da quien administra el sistema. En una instalación recién hecha en el negocio existe uno solo, creado por el sistema: usuario admin, contraseña admin. Si tu plan es en la nube, la contraseña inicial no es esa: es la que te entregaron al contratar.

Ojo: el usuario admin puede entrar a todo. Si sigue con la clave admin, cámbiasela el primer día, antes de que el parqueadero empiece a operar. Se hace en Administración → Usuarios: tocas su fila, pulsas «Editar» y, en «Contraseña», «Restablecer». Está explicado en el paso 7.

La impresora térmica, si vas a imprimir tiquetes, se configura en la aplicación de escritorio NeoGestify, no aquí. Lo que sí se edita desde Parqueadero es el contenido de los documentos, en Configuración → Impresión.

Abrir Parqueadero por primera vez

La primera vez que abres la aplicación, la pantalla de inicio de sesión te avisa arriba:

«Falta configurar la conexión» — «Este equipo todavía no sabe dónde está el servidor de Parqueadero: hay que buscarlo o decírselo.»

Pulsa «Configurar la conexión». Vas a la pantalla «Conexión con el servidor». También puedes llegar cuando quieras desde el engranaje de arriba a la derecha del inicio de sesión.

Esta pantalla no te pide nada de entrada: entra buscando —si tu plan es en la nube, va directo a tu servidor en internet—. Según lo que encuentre, te la vas a topar en uno de tres estados.

Los tres estados de la pantalla de conexión

Buscando. Arriba dice «Buscando el servidor de Parqueadero…» y debajo del círculo va contando qué está haciendo, con una barra que avanza. Si encuentra un solo servidor, lo guarda sin preguntarte y te lo muestra en verde: «Conectado a Este computador» (o «Conectado a Tu servidor en la nube», o el nombre del equipo que sea). Ahí pulsas «Continuar».
Elegir entre varios. Si aparece más de uno, la pantalla dice «Se encontró más de un servidor» y te los lista. Pulsa el de tu parqueadero.
Escribirlo a mano. Es el último recurso: aparece cuando la búsqueda no encontró nada, y también si pulsas «Escribir la dirección a mano», en la lista de varios o debajo del aviso verde.

Ojo: conectarte al servidor equivocado mezclaría los cobros de dos parqueaderos. Si en la lista no reconoces ninguno, pregunta cuál es antes de pulsar.

El paso a paso de los tres casos —lo que dice cada aviso, cómo se escribe la dirección a mano y cómo se cambia de servidor más adelante— está en Entrar al sistema y conectar con el servidor.

Iniciar sesión

Pantalla de inicio de sesión

La flecha. Te saca de Parqueadero y te devuelve a la lista de aplicaciones de NeoGestify.
El engranaje. Te lleva a «Conexión con el servidor». Lo vas a necesitar si cambiaste de red o de equipo.
«Usuario». El que te dieron. No es tu correo.
«Contraseña». El ojo de la derecha muestra lo que escribiste, para comprobarla antes de entrar.
«Entrar». Mientras comprueba dice «Entrando…». Si todo está bien, pasas directo al Dashboard, sin ningún aviso en medio.

Si olvidaste tu contraseña, pídele a quien administra los usuarios que te ponga una nueva en Administración → Usuarios, con «Restablecer».

Mientras la aplicación se conecta sale arriba, en el centro, un aviso pequeño: «Conectando con el servidor…» — «Espera un momento: en cuanto responda, la aplicación sigue sola.». Cuando responde se cambia por «Conexión establecida». Es normal: el servidor tarda un momento en despertar.

Más detalle en Entrar al sistema y conectar con el servidor.

Un paseo por la pantalla

Adentro, la aplicación es siempre lo mismo: a la izquierda un carril con tus atajos, arriba la cabecera de la pantalla y debajo el contenido.

Esqueleto de la aplicación

Los atajos de tu rol. El carril trae el logo del negocio y hasta seis atajos, que cambian según tu rol: al OPERARIO le salen Ingresos, Salidas, Espacios, Cobros, Caja y Dashboard; al GERENTE, los mismos con el Dashboard primero; al DUENO y al ADMIN, Dashboard, Cobros, Cajas, Tarifas, Suscripciones y Usuarios. El que estás usando va en azul.
«Más». Abre el menú completo, con todo lo que tu rol puede abrir. Está explicado justo abajo.
Tu cuenta. El círculo con tus iniciales. Si esta terminal tiene caja, lleva un punto verde con el turno abierto y ámbar con el turno cerrado. Tocarlo también abre el menú completo.
La cabecera. El nombre de la pantalla y, debajo, un dato que la sitúa: el parqueadero, la fecha, cuántos hay. A la derecha, la hora del equipo.
La píldora del turno. En las pantallas de trabajo —Dashboard, Ingresos, Salidas y otras— dice «Turno abierto · Caja 1» en verde o «Turno cerrado» en ámbar. Tócala para abrir el turno, hacer un ingreso o retiro de plata, el arqueo o el cierre, o «Ver la caja». Solo sale si esta terminal tiene caja.
El contenido. Cambia con cada pantalla.

En una tablet en vertical o en un teléfono no hay carril: el menú completo se abre con el botón de las tres rayas de arriba a la izquierda.

El menú completo abierto

Dónde estás y quién eres. El nombre del negocio y, debajo, el parqueadero de esta terminal y tu usuario —a un OPERARIO, por ahora, solo le sale su usuario—. Si aquí ves el parqueadero equivocado, se cambia en Configuración → Terminal.
El aviso del turno. «Turno abierto» en verde, con qué caja es, desde qué hora y quién lo abrió, y los botones «Ingreso o retiro» y «Arqueo o cierre». O «Turno cerrado» — «Hay que abrirlo antes de cobrar salidas.» con el botón «Abrir turno». Solo sale si esta terminal tiene caja.
Un grupo abierto. Debajo de «Dashboard» van los grupos: Operación, Caja, Clientes, Comercios, Negocio y Administración. Toca el nombre de un grupo para plegarlo.
Un grupo plegado. La cifra dice cuántas entradas tiene adentro. La aplicación recuerda cuáles dejaste plegados, y el grupo de la pantalla en la que estás sale siempre abierto.
«Configuración». Abre otra pantalla con su propio menú: General (el tema claro u oscuro), Empresa, Impresión, Facturación electrónica —solo si el negocio la contrató— y Terminal. Ese menú también se acorta según tu rol.
«Cerrar sesión». En rojo y apartado con una raya. Pregunta «¿Cerrar sesión?» antes de sacarte.
Cerrar el menú. Con la ✕, tocando «Más» otra vez o tocando fuera del menú.

Dos personas ven menús de distinto largo, y está bien. El menú solo muestra lo que tu rol permite y lo que el negocio tenga contratado. Los grupos que se quedan sin nada desaparecen enteros. Si escribes a mano la dirección de una sección que no te toca, la aplicación te devuelve al Dashboard con «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»

Dejar el negocio listo

Esto lo hace una vez quien instala el sistema. El orden importa: cada paso necesita el anterior.

Orden de la puesta a punto

1 · Los datos del negocio

Configuración → Empresa. Llena «Nombre», «NIT», «Régimen tributario», «Teléfono» y «Correo». Los cinco son obligatorios. Puedes subir el logo, que es el que sale arriba del carril.

En la misma pantalla, a la derecha, está el recuadro «Parqueaderos». Pulsa «Agregar» y llena la hoja «Nuevo parqueadero»: «Nombre», «Dirección», «Teléfono», «Total de espacios» y, si quieres, «Correo (opcional)». Pulsa «Agregar parqueadero»: queda en la lista como «Por crear». Es el único sitio donde se crean parqueaderos.

Termina con «Crear empresa», arriba a la derecha. Hasta ese momento no queda nada guardado.

Esta pantalla la usan los roles ADMIN y DUENO.

Ver Datos de la empresa y sus parqueaderos.

2 · Decirle a este equipo en qué parqueadero está

Configuración → Terminal. Elige el parqueadero en «Parqueadero» y pulsa «Guardar». Sin esto, Ingresos, Salidas, Espacios, Cobros, Cajas y turnos, Tarifas, Suscripciones, Comercios y Cuentas de comercios dicen «Esta terminal no tiene parqueadero», con el botón «Ir a la configuración» que trae aquí, y no cargan nada.

El rol ADMIN es la excepción a medias: Ingresos, Salidas, Cajas y turnos, Tarifas, Comercios y Cuentas de comercios le dicen lo mismo —algunas con un botón para ver los de todos los parqueaderos—, pero Espacios, Cobros y Suscripciones le abren igual, con una franja para elegir el parqueadero cuando hay más de uno. Así que no cuentes con ese aviso para darte cuenta de que falta el paso: compruébalo en la cabecera del Dashboard o arriba del menú completo, donde sale el nombre del parqueadero.

Este ajuste es de este equipo, no de tu usuario: cada equipo del negocio se configura por separado. Es lo que hace que la caja de la caseta de entrada y la de la salida no se pisen.

Ver Configuración de esta terminal.

3 · Los tipos de vehículo

Negocio → Tipos de vehículo → «Nuevo tipo». Crea los que de verdad entran a tu parqueadero: carro, moto, bicicleta… Cada uno lleva un «Nombre» y un «Ícono» de la lista, para reconocerlo de un vistazo al registrar la entrada. Termina con «Crear tipo».

Es una dependencia dura: sin tipos de vehículo no puedes poner precios ni registrar entradas. Si entras a Ingresos sin ninguno, te sale «Sin tipos de vehículo» — «Para registrar ingresos necesitas configurar al menos un tipo de vehículo.», y «Sí, continuar» te manda para acá.

Ver Tipos de vehículo.

4 · Cuánto se cobra

Negocio → Tarifas → «Nueva tarifa». Ponle un «Nombre», elige «Cómo se cobra» y los «Días», y pon el valor de cada tipo de vehículo. Ahí es donde dices que la moto vale tanto y el carro tanto. Termina con «Crear tarifa».

En esta misma pantalla está el recuadro «Impuestos», que es donde se configura el IVA. No tiene entrada propia en el menú, así que si la buscas por otro lado no la vas a encontrar.

Ver Tarifas, excepciones e impuestos.

5 · La caja

Caja → Cajas y turnos → «Nueva caja». Ponle un «Número o nombre» —vale «001» o «Caja principal»— y una «Ubicación» como «Cabina de entrada». Si dejas el número vacío, el sistema le pone uno. Termina con «Crear caja».

Después vuelve a Configuración → Terminal, elige esa caja en «Caja» y pulsa «Guardar». Sin caja asignada, este equipo puede registrar entradas pero no puede cobrar salidas: te avisa con «Terminal sin caja configurada».

Ver Cajas, turnos y arqueos.

6 · Los espacios (opcional, pero se agradece)

Operación → Espacios, en la vista «Lista» → «Nuevo espacio». Cada puesto lleva un «Número» como «A-01» y los tipos que caben en él, en «Tipos de vehículo que caben»; con «Varios a la vez» creas una serie entera, como C1 a C30. Si además dibujas el plano —vista «Plano» → «Editar plano»—, quien registra una entrada puede tocar el puesto en el dibujo.

Se puede operar sin esto: el vehículo entra igual, con «Sin espacio».

Ver Espacios y plano del parqueadero.

7 · Las personas

Administración → Usuarios → «Nuevo usuario». Uno por persona, nunca uno compartido: el sistema guarda quién registró cada entrada y quién cerró cada turno, y eso solo sirve si cada quien entra con lo suyo.

De cada uno vas a necesitar el «Usuario» con el que va a entrar, el «Nombre», los «Apellidos», el «Correo», el «Parqueadero donde trabaja» —o «Ninguno», para el dueño o la administración—, al menos un rol y la «Contraseña», que se escribe dos veces y tiene que tener al menos 8 caracteres. Termina con «Crear usuario». Los roles que trae el sistema son cuatro: en pantalla, «Administrador», «Dueño», «Gerente» y «Operario». Para el que va a estar en la caseta, «Operario» es suficiente.

Ojo: el «Usuario» queda fijo: como dice la pantalla, «Con esto entra; no se cambia después». Piénsalo antes de guardar.

Y ahora sí, cámbiale la contraseña a admin si sigue siendo admin:

En Administración → Usuarios, toca la fila de admin.
Pulsa «Editar».
En el bloque «Contraseña», pulsa «Restablecer».
Escribe la nueva en «Nueva contraseña» y otra vez en «Repetirla».
Pulsa «Poner esta contraseña» y confirma con «Sí».

Desde ese momento la anterior deja de servir.

Ver Usuarios y roles.

Tu primera operación de principio a fin

Este es el recorrido completo, el que se repite cientos de veces al día.

Recorrido de una entrada y una salida

Abrir el turno

Mira la píldora del turno, arriba a la derecha del Dashboard, de Ingresos o de Salidas. Si dice «Turno cerrado», tócala y elige «Abrir turno». También sirve el botón «Abrir turno» del aviso del turno en el menú completo, o entrar a Salidas, que lo pide solo.
Se abre la hoja «Abrir turno» — «Cuenta el efectivo con el que arranca».
Marca el «Fondo inicial» con el teclado: la plata suelta con la que arrancas, para dar cambio. Puede ser $0.
Escribe las «Observaciones», o toca «Sin novedad». Son obligatorias: si las dejas vacías sale «Error» — «Las observaciones son obligatorias.» y no guarda.
Pulsa el botón azul, que lleva el fondo escrito: «Abrir turno · $0».
Confirma en «¿Confirmar arqueo?» con «Confirmar», y pulsa «Aceptar» en «Éxito» — «Arqueo registrado correctamente.».

La píldora cambia a «Turno abierto», en verde.

Registrar la entrada del carro

Abre Ingresos, en el carril, o toca «Registrar entrada» en el Dashboard.
Escribe la placa: con el teclado de la pantalla, con el del equipo o con el lector.
Toca el tipo en «Tipo de vehículo». Si la placa ya vino antes, el tipo sale elegido solo.
En «Espacio», toca uno de los libres, o deja «Sin espacio». «Ver plano» o «Ver todos» te enseñan los demás.
Si hace falta, toca «Nota» para anotar un rayón o un casco que dejaron, o «Fotos» para fotografiar el vehículo.
Deja encendido «Imprimir tiquete» si quieres el tiquete de entrada. La aplicación recuerda cómo lo dejaste.
Pulsa «Registrar entrada». También sirve la tecla Intro del teclado del equipo.

Abajo, en el centro, sale «Entrada registrada» con la placa y el espacio. El vehículo ya está en la lista de Salidas y en el Dashboard de todos los equipos de este parqueadero.

Ver Registrar la entrada de un vehículo.

Cobrar y sacarlo

Ojo: «Registrar salida» cierra la estadía y deja el cobro hecho. Después no se puede anular ni cambiar desde Cobros.

Abre Salidas, en el carril, o toca «Registrar salida» en el Dashboard.
Toca el vehículo en la lista. Si son muchos, búscalo por la placa: con los números basta, «48» encuentra KLM 482.
Se abre la hoja «Salida» con el «Total a cobrar» ya calculado.
Elige el «Método de pago».
Si paga en efectivo, marca con cuánto paga; debajo te sale el «Cambio».
Deja encendido «Imprimir factura» si la quieres impresa, «Resumida» o «Con el cálculo».
Pulsa «Registrar salida».

Abajo, en el centro, sale «Salida registrada» con la placa y el valor, y un botón «Ver cobro».

Ver Cobrar y sacar un vehículo.

Cerrar el turno

Toca la píldora «Turno abierto» y elige «Arqueo o cierre de turno».
Se abre la hoja «Cerrar turno». Si eres ADMIN, DUENO o GERENTE, deja el «Tipo de arqueo» en «Cierre»; al OPERARIO no le sale.
Cuenta la plata y marca lo contado de cada método —efectivo, tarjeta, transferencia— con el teclado. Al lado de cada uno tienes lo «Esperado» para comparar.
Mira el recuadro de la diferencia: «Todo cuadra», «No cuadra: falta dinero» o «No cuadra: sobra dinero».
Escribe las «Observaciones». Aquí también son obligatorias.
Pulsa «Registrar cierre» y confirma con «Confirmar».