Conciliar con Factus

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas → Conciliar con Factus. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Puede pasar que un documento se emita ante la DIAN y que aquí no quede registrado: se cayó la red justo después de mandarlo, o el equipo se apagó. Ese documento existe, gastó un número de la resolución y hay que declararlo, aunque no aparezca en la lista. La conciliación sirve para encontrarlos.

Comparar

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Pulsa Conciliar con Factus.
  3. Espera: el botón dice «Comparando...».
  4. Se abre la ventana «Conciliación con Factus».
  5. Léela de arriba abajo.
  6. Pulsa Cerrar cuando termines.

El botón está apagado si el módulo no está encendido con sus credenciales. Un operario sí lo ve, pero al pulsarlo sale el aviso «No se pudo conciliar» con el texto «Acceso denegado»: conciliar es cosa de administración.

Cómo se lee el resultado

Arriba sale un resumen:

  • «Todo cuadra» — todos los documentos comparados están también en el sistema.
  • «N documentos no están en el sistema» — hay N que la DIAN tiene y aquí no. El texto lo dice claro: «Los que faltan consumieron numeración y existen ante la DIAN: revísalos en el panel de Factus.».

Debajo va la tabla, con una fila por documento:

Columna Qué muestra
«Número» El número legal del documento en Factus.
«Cliente» A nombre de quién salió, con su documento debajo.
«Total» El valor del documento.
«Emitido» Cuándo se emitió.
«En el sistema» Sí si aquí también está y quedó aceptado; No si falta, o si aquí está pero sin aceptar.

Ojo: la comparación mira solo la primera página de Factus, la de los documentos más recientes. El aviso lo dice: «Se comparó la página 1 de N, que son los más recientes». No es un arqueo de todo el histórico.

La conciliación no arregla nada por sí sola: no crea los documentos que faltan ni los borra. Es un aviso. Los que salen con No hay que revisarlos en el panel de Factus y tenerlos en cuenta al declarar. Si el documento sí está aquí pero sin aceptar, búscalo por su número en la lista y pulsa Reintentar.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El botón Conciliar con Factus está apagado El módulo está apagado o le faltan credenciales. Configuración → Facturación electrónica. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«No se pudo conciliar» — «Factus no respondió el listado.» Factus no contestó. Espera un momento y vuelve a pulsar el botón.
«No se pudo leer el listado de Factus: …» Factus dio el motivo. Haz lo que diga el mensaje; suele ser de credenciales.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» Se cayó la conexión con el servidor. Revisa la red y vuelve a intentar.
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado» Tu rol no puede conciliar: hace falta ADMIN, DUENO o GERENTE. Pídeselo a alguien con uno de esos roles.

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