Empresa

Para quién: ADMIN. La entrada del menú también la ve DUENO, pero al abrirla sale «Acceso denegado». Dónde está: Configuración → Empresa. «Configuración» es el botón del engranaje, al pie del menú lateral. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí le pones nombre y NIT al negocio, y das de alta cada local donde cobras parqueo. Es la primera pantalla que hay que llenar: mientras no exista la empresa con al menos un parqueadero, las demás pantallas no tienen sede a la que colgar los espacios, las cajas ni los cobros. Se llena una sola vez y casi nunca se vuelve a tocar.

Pantalla Empresa

  1. Empresa. La entrada dentro de la barra de «Configuración». Arriba del todo la pantalla dice «Configurar Empresa» si todavía no has guardado nada, y «Actualizar datos de la Empresa» si ya existe.
  2. Logo de la Empresa. El recuadro del logo. Pasa el mouse por encima y aparece un ícono de cámara: al pulsarlo se abre el explorador de archivos.
  3. Los datos de la empresa. «Nombre», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email». Los cinco son obligatorios: el asterisco rojo al lado del nombre del campo lo indica.
  4. Agregar Parqueadero. Abre el cuadro para dar de alta una sede.
  5. La tarjeta de cada parqueadero. Muestra el nombre, la dirección, el teléfono, cuántos espacios dijiste que tiene y la etiqueta «Activo» o «Inactivo». Púlsala para abrirla.
  6. Crear Empresa / Actualizar Empresa. El botón que guarda. Mientras guarda dice «Guardando...».

El signo de interrogación que ves al lado de casi cada campo abre una explicación corta de ese campo. No cambia nada, solo informa.

El orden en que se hace

De los datos de la empresa a elegir la sede de esta terminal

Todo lo de esta pantalla se guarda de un solo golpe. Los parqueaderos que agregas se quedan esperando en la lista de la derecha y solo quedan registrados cuando pulsas Crear Empresa (o Actualizar Empresa, si la empresa ya existía). Después de eso, cada terminal tiene que decir en cuál sede está: eso se hace en Configuración → Terminal.

Antes de empezar

Tienes que entrar con un usuario ADMIN. La entrada «Empresa» aparece en la barra de Configuración para ADMIN y para DUENO, pero al abrirla, si no eres ADMIN, sale el aviso «Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.» y te devuelve a «Configuración General».

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada, así que entras con la caja cerrada.

Ten a mano el NIT. El número que la DIAN le asignó al negocio, con su dígito de verificación. El «NIT» y el «Régimen Tributario» son los dos datos que después ya no se pueden cambiar desde esta pantalla.

Solo hay una empresa. El sistema trabaja con una sola empresa, que puede tener todos los parqueaderos que quieras. No hay forma de crear una segunda.

Registrar los datos de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. En «Nombre» escribe la razón social completa, como está en el RUT. Por ejemplo Mi Empresa S.A.S.. Caben 100 caracteres.
  3. En «NIT» escribe el número con el dígito de verificación. Por ejemplo 900123456-7. Caben 20 caracteres.
  4. Abre la lista «Régimen Tributario» y elige el que le corresponde al negocio. Las opciones son:
    • «Régimen Simple de Tributación»
    • «Régimen Ordinario»
    • «Régimen de Personas Naturales No Responsables de IVA»
    • «Régimen de Entidades Sin Ánimo de Lucro»
    • «Régimen Especial de Zonas Francas»
    • «Régimen Especial»
  5. En «Teléfono» escribe el número de contacto del negocio. Por ejemplo +57 601 234 5678.
  6. En «Email» escribe el correo del negocio. Por ejemplo [email protected].
  7. Pulsa Crear Empresa abajo a la derecha.

Sale «¡Empresa creada!» — «La empresa se ha creado correctamente» y, al pulsar «Aceptar», vuelves a «Configuración General».

Ojo: el «NIT» solo se guarda la primera vez. Cuando la empresa ya existe puedes escribir otro número en la casilla, pero al guardar se conserva el que tenía. Revísalo bien antes de pulsar Crear Empresa.

Ojo: el «Régimen Tributario» tampoco se puede cambiar desde aquí una vez la empresa está creada: la lista vuelve sola al valor guardado. Elígelo bien de entrada.

Cargar el logo de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pasa el mouse por encima del recuadro que está debajo de «Logo de la Empresa». Se oscurece y aparece un ícono de cámara.
  3. Pulsa el recuadro. Se abre el explorador de archivos.
  4. Elige la imagen. La pantalla pide «Formatos aceptados: JPG, PNG, SVG», «Tamaño máximo: 5MB» y «Recomendado: imagen cuadrada (ej: 512x512px)».
  5. La imagen aparece de una vez en el recuadro, pero todavía no está guardada.
  6. Pulsa Actualizar Empresa (o Crear Empresa) para guardarla.

Si el archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen, no pasa nada visible: el recuadro se queda como estaba y no sale ningún mensaje. Comprueba siempre que la imagen se vea en el recuadro antes de guardar.

Si eliges varios archivos a la vez, solo se guarda el primero.

Quitar el logo

  1. Pulsa el botón rojo de la papelera, arriba a la derecha del recuadro. Está a la vista siempre que haya una imagen cargada; no hace falta pasar el mouse por encima.
  2. Sale «¿Estás seguro?» — «Esta acción eliminará la imagen de forma permanente. Si hiciste cambios, primero guárdalos, ya que se recargará esta sección.»
  3. Pulsa «Sí, continuar».

Ojo: esto no se puede deshacer y no espera a que pulses Actualizar Empresa: el logo se borra en el momento. Y si tenías cambios escritos en los otros campos, guárdalos antes.

El recuadro puede seguir mostrando la imagen vieja después de borrarla. Sal de la pantalla y vuelve a entrar a Configuración → Empresa para verlo actualizado.

Agregar un parqueadero

Un parqueadero es cada local donde recibes carros. Si tienes tres sedes, aquí van tres parqueaderos.

Cuadro Crear Parqueadero

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa Agregar Parqueadero, arriba a la derecha. Se abre el cuadro «Crear Parqueadero».
  3. En «Nombre» escribe cómo llamas a esa sede. Por ejemplo Parqueadero Centro.
  4. En «Dirección» escribe la dirección del local. Por ejemplo Calle 123 #45-67.
  5. En «Teléfono» escribe el número de esa sede. Por ejemplo +57 300 123 4567.
  6. Si quieres, escribe un correo en «Email». Es el único campo del cuadro que no es obligatorio.
  7. En «Total Espacios» escribe cuántos puestos tiene el local. Tiene que ser 1 o más.
  8. Deja marcada la casilla «Activo» si la sede está funcionando.
  9. Pulsa Agregar.

Sale «Éxito» — «Parqueadero creado correctamente.» y el parqueadero aparece como una tarjeta en la lista de la derecha.

Los marcadores de la figura:

  1. Los datos de la sede. «Nombre», «Dirección» y «Teléfono» son obligatorios. Estos tres son los que salen impresos en la cabecera del «Ticket de entrada» y de la «Factura de parqueo» de esa sede.
  2. Total Espacios. Es un dato de referencia, nada más: no crea los puestos. Los puestos se crean uno a uno en Operación → Espacios.
  3. Activo. Cambia el color de la tarjeta y la etiqueta que ves aquí, y saca la sede de Administración → Tarifas por parqueadero, que solo lista las activas. En las demás pantallas —incluido el selector de Configuración → Terminal— la sede sigue apareciendo.
  4. Agregar. Mete la sede en la lista de la derecha. Todavía no está guardada.

Ojo: el parqueadero no queda registrado al pulsar Agregar. Queda esperando en la lista. Para que exista de verdad tienes que pulsar Crear Empresa o Actualizar Empresa abajo a la derecha de la pantalla.

Ojo: una sede que todavía está esperando no se puede corregir ni quitar. Si pulsas su tarjeta se vuelve a abrir el cuadro «Crear Parqueadero» con los datos escritos y te deja cambiarlos, pero al pulsar Agregar sale «Éxito» — «Parqueadero creado correctamente.» y la tarjeta se queda igual: la corrección se pierde. Si te equivocaste, pulsa Cancelar abajo a la derecha para descartar todo lo que no habías guardado y empieza de nuevo.

Revisar y editar un parqueadero ya registrado

Los parqueaderos que ya están guardados sí se pueden corregir, pero el cuadro se abre bloqueado para que nadie los cambie sin querer.

Los dos estados del cuadro Editar Parqueadero

  1. Editar. Es el único botón que hay al abrir la tarjeta. Destraba los campos.
  2. Guardar. Manda los cambios. Es el único paso que los deja registrados.
  3. Eliminar. Aparece junto con Guardar y borra la sede. Ojo con el clic: están pegados.

Para cambiar los datos de una sede:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta del parqueadero en la lista de la derecha. Se abre el cuadro «Editar Parqueadero» con los datos, todos en gris y sin poder escribir.
  3. Pulsa Editar.
  4. Cambia lo que necesites: «Nombre», «Dirección», «Teléfono», «Email», «Total Espacios» o la casilla «Activo».
  5. Pulsa Guardar.

Sale «Éxito» — «Parqueadero actualizado correctamente.» y la tarjeta se actualiza.

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa Cancelar: los campos se vuelven a bloquear y el cuadro sigue abierto. Lo que hayas escrito se queda a la vista, pero no se guardó. Para cerrar el cuadro sin tocar nada, usa la × de la esquina: la tecla Escape no lo cierra.

Eliminar un parqueadero

Ojo: esto no se puede deshacer. La sede desaparece de la aplicación en el momento en que confirmas, sin esperar a que guardes la empresa. Los espacios, las cajas y los cobros de esa sede no se borran, pero quedan colgando de un parqueadero que ya no existe. Si solo quieres dejar de usarla, es mejor abrirla y desmarcar la casilla «Activo».

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta del parqueadero.
  3. Pulsa Editar.
  4. Pulsa Eliminar.
  5. Sale «¿Eliminar parqueadero?» — «¿Estás seguro de que deseas eliminar "Parqueadero Centro"? Esta acción no se puede deshacer.», con el nombre de tu sede.
  6. Pulsa «Sí, continuar».

Sale «Éxito» — «Parqueadero eliminado correctamente.»

La tarjeta puede seguir apareciendo en esta pantalla aunque el parqueadero ya esté eliminado. Para comprobar que de verdad se fue, entra a Configuración → Terminal y mira si sigue en la lista «Parqueadero». Si no está ahí, quedó eliminado.

Guardar los cambios de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Cambia lo que necesites en «Nombre», «Teléfono», «Email» o el logo.
  3. Agrega los parqueaderos nuevos que hagan falta.
  4. Pulsa Actualizar Empresa abajo a la derecha.

Sale «¡Empresa actualizada!» — «La empresa se ha actualizado correctamente» y, al pulsar «Aceptar», vuelves a «Configuración General».

Lo que este botón guarda y lo que no:

Sí se guarda No se guarda
«Nombre», «Teléfono» y «Email» de la empresa El «NIT», una vez creada la empresa
El logo nuevo, si cargaste uno El «Régimen Tributario»: una vez creada la empresa, la lista ni siquiera deja elegir otro
Los parqueaderos que agregaste y están esperando Nada más: los cambios de un parqueadero ya registrado se guardan con su propio botón Guardar

Si pulsas Cancelar en vez de guardar, vuelves a «Configuración General» y se pierde todo lo que habías escrito y todos los parqueaderos que estaban esperando.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se ve lo que escribo aquí? El nombre de la empresa sale arriba en el menú lateral. El «Nombre», la «Dirección» y el «Teléfono» de cada parqueadero salen impresos en la cabecera del «Ticket de entrada», la «Factura de parqueo» y el «Resumen de cobros» de esa sede.

¿Y el logo, dónde sale? Arriba del todo en el menú lateral, al lado del nombre de la empresa. En lo que imprimes no sale: los tiquetes llevan el nombre, la dirección y el teléfono del parqueadero, no el logo.

Cambié el nombre de la empresa y el menú lateral sigue mostrando el de antes. El menú guarda el nombre durante una hora para no pedirlo a cada rato. Se actualiza solo cuando pasa ese tiempo; cerrar y abrir la aplicación no lo adelanta. El logo sí cambia enseguida.

¿Puedo tener dos empresas? No. Una sola empresa, con todos los parqueaderos que necesites.

¿«Total Espacios» crea los puestos? No. Es solo un número de referencia. Los puestos se crean uno a uno en Operación → Espacios.

¿Para qué sirve la casilla «Activo» de un parqueadero? Para verlo de un vistazo —la tarjeta se pinta de verde y dice «Activo», o queda gris y dice «Inactivo»— y para que la sede deje de salir en Administración → Tarifas por parqueadero, que solo lista las activas. No la esconde del selector de Configuración → Terminal ni de las otras pantallas de administración.

Agregué un parqueadero y no aparece en Terminal. ¿Por qué? Porque todavía no lo guardaste. Vuelve a Configuración → Empresa y pulsa Actualizar Empresa.

¿Puedo borrar la empresa? No desde esta pantalla. No hay botón para eso.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.» Tu usuario no es ADMIN. La entrada la ven ADMIN y DUENO, pero la pantalla solo la abre ADMIN. Pulsa «Aceptar» y pídele a un administrador que llene esta pantalla.
«Error» — «Por favor, seleccione un régimen tributario válido.» (y el mismo texto en un recuadro rojo arriba) Dejaste «Régimen Tributario» en «Seleccione un régimen». Abre la lista y elige uno de los seis regímenes.
«Error» — «No se pudo guardar la empresa» (y «Error al guardar la empresa. Por favor, inténtelo de nuevo.» en el recuadro rojo) El servidor rechazó los datos o se cayó la conexión. La causa más común al crear: ya existe una empresa con ese NIT. Comprueba el «NIT». Si estás seguro de que es el correcto, revisa que el servidor esté encendido y vuelve a intentarlo.
Pulsas el botón de guardar y no pasa nada; el cursor salta a una casilla vacía Falta un campo obligatorio, o el «Email» no tiene forma de correo. Llena «Nombre», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email» y vuelve a pulsar.
«Error» — «No se pudo guardar el parqueadero. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó los cambios de la sede o se cayó la conexión. Cierra el cuadro, comprueba que la lista sigue cargando y vuelve a intentarlo.
«Error» — «No se pudo eliminar el parqueadero. Inténtalo de nuevo.» El servidor no pudo borrar la sede. Vuelve a intentarlo. Si sigue igual, avisa a soporte.
«Advertencia» — «No se pudo cargar la información de la empresa. ¿Qué deseas hacer?» al entrar a una pantalla del menú principal Todavía no hay empresa creada, o el servidor no responde. Pulsa «Ir a Configuración» y llena esta pantalla. Si ya la llenaste, revisa la conexión con el servidor.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» al guardar la facturación electrónica Estás configurando las facturas ante la DIAN sin haber creado la empresa. Vuelve a Configuración → Empresa, llena los datos y pulsa Crear Empresa.
En Configuración → Terminal el botón Guardar Configuración está apagado y no se deja pulsar La terminal no tiene sede elegida. Elige tu parqueadero en la lista «Parqueadero». Si la lista sale vacía, es que todavía no guardaste ningún parqueadero aquí.
Agregaste un parqueadero, saliste y ya no está Saliste sin pulsar Crear Empresa / Actualizar Empresa, o pulsaste Cancelar. Vuelve a agregarlo y esta vez guarda antes de salir.
Un parqueadero eliminado sigue en la lista de esta pantalla Esta pantalla muestra los parqueaderos que quedaron colgados de la empresa, incluidos los que ya borraste. Míralo en Configuración → Terminal: si no aparece en la lista «Parqueadero», ya está eliminado.
Cambiaste el «NIT» o el «Régimen Tributario» y al volver siguen los de antes El «NIT» se deja escribir, pero al guardar se conserva el que ya tenía. La lista «Régimen Tributario» vuelve sola a la opción guardada. No se pueden corregir desde esta pantalla. Habla con tu proveedor.
Cargaste una imagen y el recuadro no cambia El archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen. Reduce la imagen o usa otro archivo JPG, PNG o SVG.
La pantalla se queda vacía y no carga nada El servidor no responde. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.

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