Vender una mensualidad

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Clientes → Suscripciones, botón «Nueva Suscripción». Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Mensualidades y planes.

Vender una mensualidad es juntar dos cosas: un cliente y un plan. Con eso el sistema calcula hasta cuándo va, y a partir de ahí los vehículos de ese cliente salen sin pagar. Acá está cómo se vende, cómo se corrige, cómo se cancela y cómo se factura.

Ventana de nueva suscripción

  1. «Cliente». Obligatorio. Lista todos los clientes con su documento entre paréntesis.
  2. «Plan de Suscripción». Obligatorio. Solo salen los planes activos de este parqueadero, con su precio al lado.
  3. «Fecha de inicio» y «Fecha de fin». La de inicio la pones tú; la de fin se calcula sola y no se puede escribir.
  4. El aviso naranja. Aparece en cuanto eliges el cliente, tenga vehículos o no, y no bloquea nada: la mensualidad cubre a los vehículos que estén a nombre del cliente en Clientes → Vehículos.
  5. «Método de pago». Con qué te pagó el plan. Solo aparece al crear.
  6. «Crear Suscripción». Guarda y cierra.

Crear una suscripción

  1. Entra a Clientes → Suscripciones.
  2. Pulsa «Nueva Suscripción», arriba a la derecha. Si la lista está vacía, en el centro hay además un botón «Crear suscripción» que abre lo mismo.
  3. Abre «Cliente» y elige a quién le vendes la mensualidad.
  4. Abre «Plan de Suscripción» y elige el plan.
  5. Revisa la «Fecha de inicio». Viene con el día de hoy.
  6. Cámbiala si la mensualidad arranca otro día, por ejemplo el primero del mes que viene.
  7. Mira la «Fecha de fin». Se recalcula sola sumándole a la de inicio los días del plan.
  8. Elige el «Método de pago»: «Efectivo», «Transferencia» o «Tarjeta».
  9. Escribe algo en «Observaciones» si hace falta dejar constancia. Es opcional y solo lo ven ustedes.
  10. Pulsa «Crear Suscripción».

Sale «Éxito» con el texto «Suscripción creada exitosamente» y la tarjeta aparece en el listado marcada como «Activa».

Desde ese momento, todo vehículo que esté a nombre de ese cliente sale en $0 en este parqueadero. En otra sede sigue pagando por tiempo.

Ojo: no le dejes a un mismo cliente dos mensualidades vigentes a la vez en el mismo parqueadero. Cuando llegue a la barrera, el sistema no sabrá cuál aplicar y la pantalla de salida mostrará «Error al calcular el valor.». Si vas a renovar antes de tiempo, cancela primero la anterior.

Sobre los vehículos del cliente

En cuanto eliges el cliente, la ventana saca este aviso naranja:

Este cliente no tiene vehículos registrados. Podrás vincularlos luego o crear el vehículo primero.

Ignóralo: no bloquea el botón de guardar y no significa que la mensualidad vaya a quedar sin vehículos. Lo que decide quién sale gratis es a qué cliente está asignado cada vehículo en Clientes → Vehículos. Por lo mismo, la tarjeta de la suscripción muestra siempre «No hay vehículos vinculados».

Antes de vender la mensualidad, entra a Clientes → Vehículos y confirma que las placas del cliente están registradas y con él asignado. Es el paso que de verdad hace que la barrera abra sin cobrar.

Corregir una suscripción

Sirve para arreglar la fecha, dejar una nota o forzar el estado. «Editar» solo aparece mientras la suscripción está vigente.

  1. Pulsa «Editar» en la tarjeta. Se abre «Editar Suscripción».
  2. Fíjate en que «Cliente» y «Plan de Suscripción» están bloqueados: no se pueden cambiar. Si te equivocaste de cliente o de plan, cancela esta y vende otra.
  3. Cambia el «Estado» si hace falta: «Activa», «Vencida» o «Cancelada». Si eliges una de las dos últimas, la tarjeta desaparece del listado al guardar.
  4. Ajusta la «Fecha de inicio» si quieres correr el vencimiento. La «Fecha de fin» se recalcula sola.
  5. Escribe en «Observaciones» lo que quieras dejar anotado.
  6. Pulsa «Guardar Cambios».

Sale «Éxito» con el texto «Suscripción actualizada».

Ojo: al editar, lo que se guarda es la fecha de fin, el estado y las observaciones. La fecha de inicio que ves en la tarjeta no cambia aunque muevas el campo: moverlo solo sirve para recalcular hasta cuándo va la mensualidad.

Ojo: si desde que vendiste la mensualidad le cambiaste los días al plan, con solo abrir «Editar» y guardar, la fecha de fin se recalcula con la duración nueva. Mira la «Fecha de fin» antes de pulsar «Guardar Cambios».

El «Método de pago» no aparece al editar: se elige una sola vez, cuando se vende.

Cancelar una suscripción

Ojo: no se puede deshacer desde esta pantalla. Al cancelar, la suscripción desaparece del listado y los vehículos del cliente vuelven a pagar por tiempo en la siguiente salida. Si solo quieres cambiarle la fecha, usa «Editar».

  1. Pulsa «Cancelar» en la tarjeta de la suscripción.
  2. Lee el aviso: «¿Estás seguro de cancelar la suscripción de "María"? Sus vehículos dejarán de tener acceso gratuito.» (con el nombre de tu cliente).
  3. Confirma.

Sale «Cancelada» con el texto «Suscripción cancelada correctamente.» y la tarjeta desaparece del listado.

La mensualidad cancelada sigue guardada: la ves en la ficha del cliente, en Clientes → Clientes, marcada como cancelada. Su factura electrónica, si la emitiste, no se anula sola.

Facturar la mensualidad

La mensualidad es el ingreso que le corresponde facturar a un cliente mensualizado. Las salidas que la mensualidad cubre valen $0 y no se facturan: ese ingreso ya se declaró acá.

El botón «Factura electrónica» está siempre en la tarjeta, pero lo de adentro solo se ve si el negocio tiene la facturación electrónica comprada y encendida.

  1. Pulsa «Factura electrónica» en la tarjeta de la suscripción. Se abre una ventana «Factura — Mensual Carro», con el nombre de tu plan.
  2. Busca el bloque «Factura electrónica (DIAN)». Si dice «Esta suscripción todavía no tiene factura electrónica.», no se ha emitido nada.
  3. Pulsa «Facturar a la DIAN».
  4. Espera. El botón dice «Emitiendo...» mientras trabaja.
  5. Lee la respuesta: «Factura emitida» significa que la DIAN la aceptó y te dice el número.

Si la mensualidad quedó a nombre de otra persona —por ejemplo, la empresa que le paga el parqueadero al empleado— usa «Facturar a otro cliente», escribe al menos dos letras del nombre o del documento y elige de la lista. El documento sale a nombre de ese cliente.

Ojo: una factura aceptada por la DIAN no se puede volver a emitir ni corregir desde esta pantalla. Revisa el cliente y el precio antes de pulsar.

Cuando ya hay documento, el bloque muestra el estado —«Pendiente de envío», «Enviada, esperando DIAN», «Aceptada por la DIAN», «Rechazada» o «Con error»— junto con el «Número:» y el «CUFE:». Ahí mismo tienes:

  • «Descargar PDF» y «Descargar XML» — guardan el archivo en este computador.
  • «Ver documento» — abre la representación gráfica en el navegador.
  • «Reintentar emisión» — solo sale mientras la DIAN no la haya aceptado.

Si se emite sola

Si en Configuración → Facturación electrónica está encendido «Emitir automáticamente al registrar la salida», la factura de la mensualidad sale sola en cuanto pulsas «Crear Suscripción», sin que tengas que abrir nada. Al entrar después a «Factura electrónica» ya la vas a encontrar hecha.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Valores requeridos» / «Debes seleccionar un cliente y un plan.» Dejaste vacío uno de los dos desplegables obligatorios. Elige el cliente y el plan, y vuelve a pulsar «Crear Suscripción».
El desplegable «Plan de Suscripción» solo tiene «-- Seleccionar --» Este parqueadero no tiene ningún plan activo. Crea uno en «Configurar Planes» → «Nuevo plan». Ver Los planes.
El desplegable «Cliente» solo tiene «-- Seleccionar --» Todavía no hay clientes registrados. Créalo primero en Clientes → Clientes.
«Error» / «Plan o cliente no encontrado» El plan o el cliente que elegiste ya no existe: alguien lo borró mientras tenías la ventana abierta. Cierra la ventana, vuelve a abrirla y elige de nuevo.
«Error» / «Ocurrió un error inesperado al guardar la suscripción.» El sistema rechazó el guardado. Comprueba la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo. Ver Entrar al sistema y conectar con el servidor.
Al editar, «Plan de Suscripción» sale en blanco El plan de esa mensualidad ya no está activo, y la lista solo trae los activos. No lo toques: el plan sigue guardado. Guarda los cambios y listo.
Sale el aviso «Este cliente no tiene vehículos registrados…» aunque sí los tenga La ventana no lee los vehículos del cliente. Es normal. Ignóralo. Verifica las placas en Clientes → Vehículos.
La ventana «Factura — …» se abre vacía La facturación electrónica está apagada o sin credenciales en este equipo. Ver Poner a punto la facturación electrónica.
«El plan no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.» y los botones apagados El plan de esa mensualidad tiene precio 0. Ponle precio al plan en «Configurar Planes» → «Editar», y vuelve a entrar.
«No se pudo facturar» / «La suscripción ya tiene factura electrónica (…).», con el número entre paréntesis Esa mensualidad ya se facturó. Cierra la ventana: el documento ya existe, búscalo en Caja → Facturas electrónicas.
«No se pudo facturar» / «La facturación electrónica está deshabilitada.» El módulo está apagado. Enciéndelo en Configuración → Facturación electrónica.
«No se pudo facturar» / «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Faltan los datos de acceso del proveedor de facturación. Cárgalos en Configuración → Facturación electrónica.
«Factura sin aceptar» / «El documento quedó registrado pero la DIAN todavía no lo aceptó.» Se envió, pero no volvió la aceptación. Vuelve a abrir «Factura electrónica» y pulsa «Reintentar emisión».
«Error» / «No se pudo contactar al servidor.» Este computador perdió la conexión con el sistema. Reconéctalo y repite. Ver Entrar al sistema y conectar con el servidor.

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