Usuarios y roles

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Usuarios. La ficha de un usuario se abre con «Detalles» en su tarjeta. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí se crean las cuentas con las que entra el personal: una por persona, nunca una compartida. A cada una le pones uno o varios roles, y el rol es lo que decide qué entradas del menú ve esa persona cuando inicia sesión. Cuando alguien se va del negocio no se borra su cuenta: se desactiva, y con eso deja de poder entrar sin que se pierda nada de lo que hizo.

Pantalla de Gestión de Usuarios

  1. «Usuarios». La lista vive en Administración → Usuarios, al final del menú de la izquierda. También hay un botón directo «Usuarios» entre los accesos rápidos del Dashboard.
  2. «Nuevo Usuario». Abre la ventana para crear una cuenta. Está arriba a la derecha, al lado del título «Gestión de Usuarios».
  3. Los contadores. «Total», «Activos», «Admins» e «Inactivos». Cuentan lo que estás viendo filtrado, no todos los usuarios del negocio. Cuando el filtro deja a alguien fuera, «Total» muestra además el total de verdad detrás de una barra, así: «3 / 12».
  4. «Filtros». «Buscar» va tachando de la lista mientras escribes; «Estado» y «Rol» acotan lo que queda. «Limpiar» devuelve los tres a como estaban. Al lado del título «Filtros» hay una cuenta del estilo «(3/12)».
  5. Las etiquetas. Cada tarjeta muestra los roles de esa persona y, al final, una etiqueta «Activo» o «Inactivo». El puntico de la esquina de la foto dice lo mismo: verde si está activa, rojo si no.
  6. «Editar». Abre los datos de esa cuenta para cambiarlos.
  7. «Detalles». Abre la ficha de la persona: sus datos y su actividad.

Antes de empezar

  • Tienes que haber iniciado sesión y estar conectado al servidor del negocio.
  • No hace falta tener un turno de caja abierto. Los usuarios se crean y se editan a cualquier hora.
  • Administración → Usuarios solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Un OPERARIO no ve esa entrada en el menú, y si llega por dirección directa la aplicación lo devuelve al Dashboard con el aviso «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.».
  • En una instalación recién hecha existe un solo usuario: admin, con contraseña admin. Con ese entras la primera vez y creas las cuentas de verdad.
  • Los roles que trae el sistema son cuatro y no se pueden crear más: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Esta pantalla los reparte, no los inventa.

Los cuatro roles

El rol es lo único que decide qué ve cada quien. Un usuario puede tener varios a la vez, y en ese caso ve la suma de todo.

Lo que hace la persona ADMIN DUENO GERENTE OPERARIO
Registrar entradas y salidas, cobrar, abrir y cerrar turno ✓ ✓ ✓ ✓
Clientes ✓ ✓ ✓ ✓
Vehículos, mensualidades, comercios ✓ ✓ ✓ —
Tarifas y tipos de vehículo ✓ ✓ ✓ —
Usuarios (esta pantalla) ✓ ✓ ✓ —
«Cajas por parqueadero» ✓ ✓ ✓ —
«Espacios por parqueadero», «Tarifas por parqueadero», «Suscripciones por parqueadero» y «Comercios por parqueadero» ✓ — — —
Configuración → Impresión (las plantillas de lo que se imprime) ✓ ✓ ✓ —
Configuración → Facturación electrónica ✓ ✓ — —
Configuración → Empresa (la entrada del menú también la ve DUENO, pero al abrirla sale «Acceso denegado») ✓ — — —
Configuración → Terminal (la entrada la ven todos, pero solo el ADMIN la puede usar) ✓ — — —

En otras páginas del manual verás nombrado un quinto rol, CLIENTE. La aplicación lo reconoce —entraría solo a Salidas—, pero el sistema no lo crea y esta pantalla no lo ofrece entre los botones de «Roles», así que en la práctica nadie lo tiene.

Y dentro de esta misma pantalla, no todos reparten lo mismo:

Quién eres Roles que puedes poner y quitar
ADMIN ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO
DUENO DUENO, GERENTE y OPERARIO
GERENTE GERENTE y OPERARIO

Los roles que tú no puedes repartir sencillamente no aparecen en la ventana. Si eres GERENTE y abres a alguien que es DUENO, ese botón no te sale, pero la persona no lo pierde: sigue teniéndolo cuando guardas.

Ojo: al usuario admin no se le puede quitar el rol ADMIN. En su ventana el botón «ADMIN» sale bloqueado y no se puede pulsar. Es a propósito: es la cuenta que abre la puerta cuando todo lo demás falla.

Crear un usuario

De la ventana nueva a la persona trabajando

La ventana se llama «Crear Nuevo Usuario» y viene en cuatro bloques.

Ventana Crear Nuevo Usuario

  1. «Nombre de usuario». Con esto inicia sesión la persona. Entre 3 y 50 caracteres, y no se puede repetir. No se puede cambiar después: cuando abres «Editar Usuario» este campo sale bloqueado.
  2. «Contraseña» y «Confirmar contraseña». Mínimo 8 caracteres, y las dos tienen que ser iguales. Solo salen al crear; una vez creada la cuenta, desde aquí no se cambia la contraseña.
  3. La foto. Opcional. Pasa el mouse por encima del círculo —o tócalo, si la pantalla es táctil— y sale el icono de la cámara; al pulsarlo se abre el explorador de archivos. Debajo dice «JPG, PNG — máx. 5 MB».
  4. «Parqueadero». La sede donde trabaja la persona. Es opcional: la lista arranca en «Sin parqueadero». Las sedes que salen aquí son las que estén dadas de alta en los datos de la empresa.
  5. «Roles». Botones que se encienden y se apagan al pulsarlos. Hay que dejar al menos uno encendido. Mientras no marques ninguno, debajo se lee «Selecciona al menos un rol para el usuario».
  6. «Usuario activo». Viene marcada. Debajo dice «Los usuarios activos pueden iniciar sesión en el sistema». Si la desmarcas, la cuenta se crea pero la persona no puede entrar.
  7. «Crear Usuario». Guarda. Mientras guarda, el botón dice «Creando...».

Los campos con asterisco rojo son obligatorios: «Nombre de usuario», «Email», «Contraseña», «Confirmar contraseña», «Nombre», «Apellidos» y «Roles». El único que se puede dejar como está es «Parqueadero». El signo de interrogación que hay al lado de casi todos los campos abre una explicación corta; se cierra con «Entendido».

Los pasos:

  1. Entra a Administración → Usuarios.
  2. Pulsa «Nuevo Usuario», arriba a la derecha.
  3. Escribe el «Nombre de usuario». Piénsalo bien: no se puede cambiar.
  4. Escribe el «Email».
  5. Escribe la «Contraseña».
  6. Vuelve a escribirla en «Confirmar contraseña».
  7. Escribe el «Nombre» y los «Apellidos» de la persona.
  8. Abre «Parqueadero» y elige la sede donde trabaja, si la tiene.
  9. Pulsa los botones de «Roles» que le correspondan. Para el que va a estar en la caseta, OPERARIO es suficiente.
  10. Deja marcada la casilla «Usuario activo».
  11. Pulsa «Crear Usuario».
  12. Cuando salga el aviso «Usuario creado» con el texto «El usuario ha sido creado correctamente.», pulsa «Aceptar».

La ventana se cierra sola y la cuenta nueva ya aparece en la lista.

Ojo: una cuenta creada no se puede borrar desde esta pantalla; no hay botón de eliminar. Y el «Nombre de usuario» queda fijo para siempre. Si te equivocaste al escribirlo, lo único que puedes hacer es desactivar esa cuenta y crear otra con el nombre bueno.

Ponerle la foto

La foto es solo para reconocer a la persona de un vistazo en la lista. No hace falta para nada más.

  1. Abre «Nuevo Usuario», o «Editar» en la tarjeta de alguien que ya existe.
  2. Pasa el mouse por encima del círculo gris del bloque «Información personal».
  3. Pulsa el icono de la cámara que aparece encima.
  4. Elige el archivo. Tiene que ser una imagen y pesar menos de 5 MB; si no cumple, no pasa nada al elegirla.
  5. Comprueba que debajo salga «Imagen lista para guardar».
  6. Pulsa «Crear Usuario» o «Actualizar Usuario». La foto se guarda después de guardar la cuenta.

Ojo: las fotos se van sumando, no se reemplazan. Si le pones una foto nueva a alguien que ya tenía una, la que se sigue viendo en la tarjeta puede ser la vieja.

Buscar un usuario y filtrar la lista

El buscador de esta pantalla filtra mientras escribes. No hay que pulsar nada ni esperar.

  1. Entra a Administración → Usuarios.
  2. Escribe en el campo «Buscar» el nombre, el correo o el nombre de usuario. No importan las mayúsculas y sirve con un pedazo: «jua» encuentra a «Juan Pérez».
  3. Abre «Rol» y elige uno para ver solo a los de ese rol.
  4. Abre «Estado» y elige «Activos» o «Inactivos» para ver solo esos.
  5. Para ver a todos otra vez, pulsa «Limpiar».

Dos cosas del buscador:

  • Busca por nombre completo, correo y nombre de usuario. El nombre y los apellidos se buscan juntos, así que «juan pé» encuentra a «Juan Pérez».
  • Las tildes cuentan. Escribir «perez» no encuentra a «Juan Pérez». Escribe la tilde, o busca por un pedazo que no la lleve.

La lista de «Rol» se arma con los roles que alguien tiene puestos ahora mismo, no con los cuatro del sistema. Si nadie es GERENTE todavía, GERENTE no sale en el desplegable.

Cuando ningún usuario pasa el filtro, la pantalla muestra «No se encontraron usuarios» con el texto «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» y un botón «Limpiar filtros» que hace lo mismo que «Limpiar».

Editar los datos y los roles de un usuario

  1. Entra a Administración → Usuarios.
  2. Busca a la persona.
  3. Pulsa «Editar» en su tarjeta.
  4. Cambia lo que necesites en la ventana «Editar Usuario». El «Nombre de usuario» sale bloqueado: ese no se toca.
  5. Para darle un rol nuevo, pulsa su botón en «Roles» y comprueba que quede encendido.
  6. Para quitarle un rol, pulsa el botón encendido y comprueba que quede apagado.
  7. Pulsa «Actualizar Usuario». Mientras guarda dice «Actualizando...».
  8. Cuando salga «Usuario actualizado» con el texto «El usuario ha sido actualizado correctamente.», pulsa «Aceptar».

El menú de esa persona se arma al iniciar sesión, así que el cambio de rol no se le nota hasta que cierre sesión y vuelva a entrar. El permiso de verdad, en cambio, cambia al instante: si le quitaste un rol y sigue trabajando, la entrada del menú le sigue saliendo pero la pantalla ya no le carga. Dile que cierre sesión y vuelva a entrar.

Ojo: cambiar el «Parqueadero» a «Sin parqueadero» en alguien que ya tenía uno no se lo quita: se queda con el que tenía. Para moverlo de sede, elige la otra sede; para dejarlo sin ninguna, no hay forma desde esta pantalla.

Y una aclaración que ahorra sustos: el «Parqueadero» que le pongas aquí no decide en qué sede trabaja el computador. La sede y la caja de cada terminal se eligen en la configuración de esta terminal. El campo de aquí es un dato de la persona: sale en su tarjeta y en su ficha, y nada más.

Activar o desactivar una cuenta

Desactivar es la manera de sacar a alguien del sistema sin perder nada de lo que hizo. La cuenta sigue existiendo y sigue apareciendo en la lista con la etiqueta «Inactivo», pero la persona ya no puede iniciar sesión: al intentarlo le sale «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.».

Ojo, antes de quitar la marca: el corte es inmediato, también para quien ya está adentro. No lo devuelve a la pantalla de entrada, pero el servidor deja de atenderle: las pantallas le salen vacías y nada de lo que intente guardar se guarda. Si está en mitad de un turno, dile primero que lo cierre.

  1. Entra a Administración → Usuarios.
  2. Busca a la persona y pulsa «Editar».
  3. Baja hasta el bloque «Configuración de cuenta», al final del todo.
  4. Quita la marca de la casilla «Usuario activo» para desactivarla, o pónsela para volverla a activar.
  5. Pulsa «Actualizar Usuario».

El puntico de la esquina de la foto pasa de verde a rojo y la etiqueta cambia a «Inactivo». Con «Estado» en «Activos» esa persona deja de salir en la lista.

Ojo, antes de desactivar al usuario admin: volver a activarlo hay que hacerlo desde dentro, con otra cuenta que tenga permiso. Si lo desactivas y después resulta que tu otra cuenta ADMIN no sirve, no vas a poder entrar a arreglarlo. Antes de tocarla, cierra sesión, entra con la cuenta nueva y comprueba que ves Administración → Usuarios.

Lo que desactivar no hace es cerrar lo que quedó abierto: si la persona tenía un turno de caja abierto, ese turno sigue abierto y hay que cerrarlo desde otra cuenta en Caja → Cajas y turnos.

La ficha del usuario y su actividad

La ficha junta en una sola pantalla los datos de la persona y lo que ha hecho. Se abre con «Detalles» en su tarjeta.

Ficha de un usuario

  1. «Volver a Usuarios». Regresa a la lista. Se queda pegado arriba aunque bajes.
  2. Los datos. El nombre y los apellidos, el nombre de usuario con arroba, el correo, las etiquetas de rol, la etiqueta «Activo» o «Inactivo» y, debajo, el parqueadero asignado si tiene.
  3. Los contadores. «Total» son todos sus movimientos registrados; «Entradas», los vehículos que metió; «Cobros», los cobros que hizo.
  4. «Actividad». La lista de lo que ha hecho, de lo más reciente a lo más viejo. Cuando no hay nada dice «Este usuario no tiene actividad registrada.».

Ojo: en esta versión el bloque «Actividad» sale vacío y los tres contadores en cero, incluso con gente que lleva meses trabajando. No es que se haya borrado nada: la ficha no encuentra los movimientos de esa persona. Para saber qué hizo cada quien, mira Operación → Cobros, que trae una columna «Operario» y deja buscar por ella, y Caja → Cajas y turnos, donde cada arqueo dice quién lo hizo.

Si algún día la lista trae movimientos, cada línea muestra una etiqueta de color con el tipo —«Entrada vehículo», «Salida vehículo», «Cobro generado», «Ajuste manual», «Apertura turno», «Cierre turno»—, la fecha y la hora a la derecha, y una frase con lo que pasó, del estilo «Entrada vehículo placa ABC123». Cuando hay más de un tipo, encima de la lista sale una fila de botones redondos —«Todos» y uno por cada tipo— para quedarte solo con uno; si filtras y no queda ninguno, sale «No hay actividad del tipo seleccionado.». Al pie se suman cuatro cuadros: «Entradas», «Salidas», «Cobros» y «Otras».

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar un usuario? No desde esta pantalla; no existe un botón de eliminar. Lo que se hace es desactivarlo con la casilla «Usuario activo».

¿Cómo le cambio la contraseña a alguien que ya existe? Desde aquí no se puede: los campos de contraseña solo salen al crear la cuenta. Lo que se hace es crearle una cuenta nueva con otro «Nombre de usuario» y desactivar la vieja. Y en la pantalla de entrada, el enlace «¿Olvidaste tu contraseña?» todavía no hace nada.

¿Puedo crear un rol nuevo, tipo «SUPERVISOR»? No. Los roles son los cuatro que trae el sistema y no hay pantalla para crear otros.

Le puse un rol y la persona sigue viendo el menú de antes. El menú se arma al iniciar sesión. Dile que cierre sesión y vuelva a entrar.

¿Un usuario sirve para todos los parqueaderos del negocio? Sí. La lista de usuarios es una sola y se comparte. El «Parqueadero» de su ficha es un dato informativo, no un candado.

Soy GERENTE y no veo el botón «ADMIN» en la ventana. Es lo esperado: un GERENTE solo reparte GERENTE y OPERARIO. Si hace falta un ADMIN, tiene que crearlo alguien que ya lo sea.

¿Puedo poner dos usuarios con el mismo correo? El sistema no te lo impide, pero no lo hagas: el correo es una de las cosas por las que se busca en esta pantalla y vas a terminar confundiendo a los dos.

¿Y si desactivo a alguien que está en mitad de un turno? La aplicación deja de atenderle en ese mismo momento, pero su turno se queda abierto. Que cierre su turno en Caja → Cajas y turnos antes; si ya lo desactivaste, ciérralo tú desde tu cuenta.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Debe seleccionar al menos un rol para el usuario» en rojo, dentro de la ventana No hay ningún botón de «Roles» encendido. Enciende al menos uno. Si no ves el que buscas, es que tu propio rol no lo reparte.
«Las contraseñas no coinciden» en rojo, dentro de la ventana Lo escrito en «Contraseña» y en «Confirmar contraseña» no es igual. Borra los dos campos y vuelve a escribirlos con calma.
«Error al guardar el usuario. Verifica los datos.» en rojo, dentro de la ventana Casi siempre el «Nombre de usuario» ya lo tiene otra cuenta, o el parqueadero elegido ya no existe. También sale si se cayó la conexión con el servidor justo al guardar. Busca ese nombre de usuario en «Buscar», con «Estado» en «Todos» para que salgan también los inactivos. Si ya existe, elige otro. Si no, prueba a guardar con «Sin parqueadero». Si el resto de la aplicación tampoco responde, es la conexión: pulsa «Cancelar» y vuelve a intentarlo; lo que escribiste se pierde.
«Error al cargar los datos necesarios» en rojo, dentro de la ventana La ventana no pudo traer la lista de roles ni la de parqueaderos. Ciérrala con «Cancelar» y vuelve a abrirla. Sin roles en pantalla no se puede guardar.
Los botones de «Roles» no aparecen, el bloque «Asignación» sale vacío Lo mismo de arriba: la lista de roles no llegó. Cierra la ventana y ábrela otra vez.
El campo «Nombre de usuario» se marca y no pasa nada al pulsar «Crear Usuario» Tiene menos de 3 caracteres o está vacío. Escribe un nombre de entre 3 y 50 caracteres.
El campo «Email» se marca y no deja guardar Lo que escribiste no tiene forma de correo. Corrígelo. Este campo es obligatorio, no se puede dejar vacío.
El campo «Contraseña» se marca y no deja guardar Tiene menos de 8 caracteres. Ponle 8 o más.
El «Nombre de usuario» sale bloqueado y no deja escribir Estás en «Editar Usuario». Ese dato no se cambia nunca. Si el nombre está mal, desactiva esa cuenta y crea otra.
El botón «ADMIN» sale bloqueado y no se deja pulsar Estás editando al usuario admin, al que no se le puede quitar ese rol. Es a propósito. Si querías otro administrador, créale su propia cuenta.
Elegiste «Sin parqueadero» y al volver a abrir sigue el de antes Quitar el parqueadero a alguien que ya tenía uno no está soportado. Elige otra sede si lo que quieres es moverlo. Para dejarlo sin ninguna, no hay forma desde esta pantalla.
La persona dice «no puedo entrar» y le sale «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.» La cuenta está desactivada, o el usuario o la contraseña no son los que cree. Mira su tarjeta: si dice «Inactivo», ábrela con «Editar» y marca «Usuario activo». Si dice «Activo», el problema es la contraseña, y la contraseña no se puede cambiar desde aquí.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve al Dashboard Tu rol no incluye Administración → Usuarios. Pídele a un ADMIN, a un DUENO o a un GERENTE que haga el cambio.
«No se encontraron usuarios» — «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» Hay usuarios, pero ninguno pasa el filtro. Lo más común: buscas a alguien desactivado con «Estado» en «Activos». Pulsa «Limpiar filtros» y vuelve a buscar.
Sale «No se encontraron usuarios» con los filtros en «Todos», y ni siquiera está la cuenta con la que entraste No se pudo traer la lista del servidor. Sal de la pantalla y vuelve a entrar. Si sigue vacía, es la conexión con el servidor.
Pulsas el botón rojo de la papelera sobre la foto y no pasa nada Desde esta ventana la foto no se puede borrar. Déjala como está o sube otra. Lo demás de la ventana funciona normal.
«Cargando datos del usuario...» y no termina nunca La ficha no está recibiendo respuesta del servidor. Espera unos segundos y, si no avanza, vuelve a Administración → Usuarios y entra otra vez.
«Error» — «Usuario no encontrado» La cuenta que intentas abrir ya no está, o la dirección está mal escrita. Pulsa «Volver a Usuarios» y ábrela desde la lista.
«Error» — «Error al conectar con el servidor» Se perdió la conexión mientras se abría la ficha. Pulsa «Volver a Usuarios» y entra de nuevo cuando la aplicación vuelva a responder.
«Este usuario no tiene actividad registrada.» en alguien que sí trabaja En esta versión la actividad no se enlaza con la ficha. Consulta Operación → Cobros, que trae la columna «Operario», y Caja → Cajas y turnos.
Le cambiaste la foto y sigue saliendo la vieja Las fotos se suman, no se reemplazan. Nada que arreglar desde aquí. La cuenta y los roles quedaron bien guardados.

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