Conectar con Factus

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica → bloques Estado y Credenciales de Factus. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Poner a punto la facturación electrónica.

Aquí se enciende el módulo y se cargan las cuatro claves de tu cuenta de Factus. Es lo primero: mientras el sistema no pueda entrar a tu cuenta, la lista de resoluciones llega vacía y no hay nada más que configurar.

Vuelve a la portada de la feature para ver la pantalla completa.

Encender la facturación electrónica

  1. Entra a Configuración → Facturación electrónica.
  2. En el bloque Estado, sube el interruptor Habilitar facturación electrónica.
  3. Baja hasta el pie de la pantalla y pulsa Guardar configuración.

Con el interruptor apagado, los cobros y la impresión funcionan exactamente igual que hoy: no se emite nada y no se pide nada.

Ojo: al guardar con el módulo encendido, el sistema agrega a la plantilla de la factura de parqueo el bloque Factura electrónica (CUFE y QR), si todavía no lo tenía. Es lo que hace que el recibo salga con el número del documento. Si no lo quieres impreso, ocúltalo en Plantillas de impresión.

Elegir el ambiente

El Ambiente decide contra qué cuenta se trabaja: la de pruebas o la de verdad.

  1. En Credenciales de Factus, abre el desplegable Ambiente.
  2. Elige Sandbox (pruebas) para ensayar, o Producción para emitir de verdad.
  3. Pulsa Guardar configuración.

Mientras estés en pruebas, arriba de la tarjeta sale el aviso «Ambiente de pruebas»: «Las facturas emitidas en sandbox no tienen validez fiscal. Cambia a producción solo con las credenciales reales de tu cuenta de Factus y la resolución de numeración vigente.». Junto al título de la pantalla también verás la etiqueta Sandbox o Producción.

Ojo: las claves de pruebas no sirven en producción, ni al revés. Al cambiar de ambiente tienes que volver a escribir las cuatro claves de esa cuenta, y las resoluciones de la tabla serán otras. Las facturas que emitiste en pruebas no se convierten en reales.

Escribir las credenciales

Son cuatro y todas son necesarias. Las entrega Factus en su panel al registrar la integración.

  1. En Client ID, escribe el Client ID de tu cuenta.
  2. En Client Secret, escribe el Client Secret.
  3. En Usuario (correo de la cuenta), escribe el correo con el que entras a Factus.
  4. En Contraseña, escribe la contraseña de esa cuenta.
  5. Pulsa Guardar configuración.
  6. Espera el aviso «Configuración guardada» — «La facturación electrónica quedó actualizada.».

El sistema guarda el Client Secret y la contraseña, pero nunca los devuelve a la pantalla. Por eso, cuando ya están guardados, los dos campos se ven vacíos y con el texto «Guardado — escribe para cambiarlo» y «Guardada — escribe para cambiarla», y debajo la nota «Déjalo vacío para conservar el actual.» y «Déjala vacía para conservar la actual.».

Ojo: el sistema no avisa si dejas el Usuario vacío. Guarda sin quejarse, pero para el sistema las credenciales siguen incompletas: Probar conexión se queda apagado, al lado sigue el texto «Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.» y la tabla de resoluciones no se llena. Si te pasa eso, revisa ese campo: hacen falta las cuatro.

Cambiar una clave más adelante

  1. Escribe solo el campo que cambia. Los otros déjalos como están.
  2. Pulsa Guardar configuración.
  3. Pulsa Probar conexión para confirmar que la clave nueva sirve.

Si te equivocas y guardas una clave mala, no se pierde nada más: vuelve a escribirla y guarda otra vez.

Probar la conexión

  1. Pulsa Probar conexión, en el bloque Credenciales de Factus.
  2. Espera. Mientras consulta, el botón dice «Probando...».
  3. Lee el aviso que sale.

Hay tres respuestas posibles:

Aviso Qué significa
«Conexión exitosa» — «Factus respondió correctamente con las credenciales guardadas.» Todo bien. Puedes seguir con las resoluciones.
«Conectado, pero falta numeración» Las claves sirven, pero falta elegir o crear la resolución. El mismo aviso dice cuál es el problema.
«Sin conexión» Factus no aceptó las claves o no contestó. El aviso trae el motivo.

El botón está apagado hasta que estén guardadas las cuatro claves; mientras tanto, a su lado sale el texto «Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.».

Pases o no la prueba, la pantalla vuelve a leer los datos de tu cuenta: el emisor, las resoluciones y el plan contratado. Por eso conviene pulsarlo también cuando algo se ve vacío.

Ver con qué empresa se factura

Cuando hay credenciales guardadas y Factus contesta, aparece el bloque Cuenta de Factus, con la Razón social, el NIT, el Régimen, la Organización, la Dirección, el Municipio, el Teléfono, el Correo y las Responsabilidades de la cuenta. Si Factus no responde, el bloque no sale: no es un fallo de la configuración.

Esos datos salen de Factus, no de los datos de empresa del sistema. Si ves otra empresa, es la de esa cuenta: en pruebas siempre es la de Factus.

Debajo, el aviso «Plan contratado» dice cuántos documentos te quedan de los que compraste y en cuántos días vence el plan. Cuando bajan de 100 el aviso se pone ámbar; cuando se acaban o el plan vence, rojo.

Que la factura salga sola al cobrar

  1. En el bloque Estado, sube el interruptor Emitir automáticamente al registrar la salida.
  2. Pulsa Guardar configuración.

Solo se emiten solos los cobros pagados y con cliente identificado. Los vehículos de paso se facturan a mano desde Facturas electrónicas, para no gastar numeración de la DIAN en cobros que nadie pidió.

El interruptor no se deja tocar mientras Habilitar facturación electrónica esté abajo. Viene encendido de fábrica, así que revísalo la primera vez.

Que la nota crédito salga sola al anular

  1. En el bloque Estado, sube el interruptor Emitir nota crédito al anular un cobro.
  2. Pulsa Guardar configuración.

Si el cobro ya se facturó a la DIAN, borrarlo del sistema no lo borra de allá: la nota crédito es la única forma de dejarlo sin efecto. Este interruptor tampoco se deja tocar con el módulo apagado, y también viene encendido de fábrica.

Apagar la facturación electrónica

  1. Baja el interruptor Habilitar facturación electrónica.
  2. Pulsa Guardar configuración.

Las credenciales se quedan guardadas y la etiqueta del título pasa a Inactiva. Desde ese momento no se emite nada nuevo.

Ojo: apagar el módulo no anula lo ya emitido. Las facturas que la DIAN aceptó siguen existiendo, y solo se dejan sin efecto con una nota crédito.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.» Encendiste el interruptor con el Client ID vacío. Escríbelo y vuelve a guardar.
«Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» Primera vez que guardas con el módulo encendido y falta alguno de los dos secretos. Escríbelos. En los guardados siguientes ya se pueden dejar vacíos.
«Error» — «No se pudo guardar la configuración.» El servidor rechazó el guardado o no respondió. Revisa la conexión y vuelve a pulsar Guardar configuración.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Nunca se llenaron los datos de la empresa. Ve a Configuración → Empresa, complétalos y vuelve.
El botón Probar conexión está apagado Todavía no están guardadas las cuatro claves —ojo con el Usuario—. Al lado sale «Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.». Complétalas las cuatro, pulsa Guardar configuración y vuelve a intentarlo.
«Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.» Factus rechazó la prueba o no contestó. Revisa las cuatro claves y el Ambiente, guarda y prueba de nuevo.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …» Alguna clave está mal, o son de la otra cuenta (pruebas contra producción). Cópialas otra vez del panel de Factus, con el ambiente que les toca.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 400): …» Lo mismo, pero Factus ni siquiera entendió la petición de entrada. Revisa que no haya espacios ni caracteres de más al pegar las claves.
«No se pudo autenticar contra Factus: …» No se pudo llegar a Factus: internet caído o el servicio no responde. Comprueba la conexión a internet del servidor y reintenta en unos minutos.
«Factus respondió 200 sin access_token.» Factus contestó, pero sin la llave de entrada. Es un problema del lado de Factus. Reintenta en unos minutos. Si sigue, avisa a Factus.
«Error» — «No se pudo contactar a Factus.» La terminal no pudo llegar al servidor para hacer la prueba. Revisa la red y vuelve a pulsar Probar conexión.
«Conectado, pero falta numeración» Las claves sirven, pero la cuenta no tiene resolución utilizable o falta elegir cuál. Sigue con Las resoluciones de numeración.

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