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Facturas electrónicas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Facturas recibidas, solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas, y al lado Caja → Facturas recibidas. Si no las ves en el carril de la izquierda, están en «Más». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando un conductor pide factura —o cuando el sistema la emite solo al cobrar—, el documento sale hacia la DIAN por medio de Factus y aquí queda su número y su CUFE. Esta pantalla es el tablero de control: muestra todos los documentos, en qué estado quedó cada uno y cuáles hay que resolver, y desde aquí se reintenta el que no llegó, se bajan el PDF y el XML o se le reenvía al cliente por correo. La factura se emite desde el cobro, no desde aquí; la nota crédito, también.

Pantalla de Facturas electrónicas

«Más». Facturas electrónicas casi nunca tiene botón propio en el carril: está en «Más», grupo Caja. Mientras estás en ella, «Más» queda marcado. Si algún día sale en el carril, se llama «Facturas».
El ambiente. En pruebas, junto al título sale la etiqueta «Pruebas» y debajo «Pruebas · no tienen validez ante la DIAN». En producción, el subtítulo dice si las facturas salen solas o a mano.
Buscador. «Número, CUFE, placa o NIT». Busca solo en la página que estás viendo.
«Conciliar con Factus». Compara lo que Factus tiene emitido con lo que hay en el sistema.
Los estados, con su cifra. «Todas», «Por resolver» (con un punto rojo cuando hay alguno), «Aceptadas» y «Enviadas».
La fila de un documento. Fecha, la placa (o «Plan» si salió de una mensualidad), cliente, número y concepto, total y estado. Tocarla abre su panel.
El panel del documento. Qué le pasa, la acción que toca —«Reintentar envío»— y los botones «PDF», «XML», «Ver» y «Correo».
Las páginas. «1–20 de 128», el botón de recargar y las flechas.

En una pantalla angosta el panel no cabe al lado: al tocar la fila se abre por la derecha, en una hoja que se llama «Documento».

Antes de empezar

Para poder facturar hacen falta dos cosas, y las dos se revisan en Poner a punto la facturación electrónica:

Que el módulo esté encendido y con las credenciales de Factus cargadas. Si le falta algo, esta pantalla muestra «La facturación electrónica está apagada» con el botón «Ir a configuración», y dentro del cobro el bloque de factura no aparece.
Que la cuenta de Factus tenga una resolución de numeración activa para facturas de venta.

Los datos del parqueadero —dirección, teléfono y correo— y el municipio no bloquean nada: si falta alguno, el documento sale igual, pero con los datos de la cuenta de Factus en vez de los del parqueadero.

Del lado del cobro, solo se puede facturar un cobro que:

esté pagado,
sea por más de $0, y
no sea una salida cubierta por una mensualidad (esa se factura al vender el plan).

No hace falta tener un turno de caja abierto para facturar.

Los estados de un documento

El estado se escribe igual en la lista, en el panel y dentro del cobro.

Estado	Qué significa
«Pendiente»	Está registrado pero todavía no salió hacia la DIAN.
«Enviada»	Ya salió; falta que la DIAN conteste.
«Aceptada»	Listo. Tiene número y CUFE, y es el único estado con valor legal.
«Rechazada»	La DIAN lo devolvió. Hay que corregir lo que dice el aviso y volver a enviarlo.
«Con error»	No se pudo llegar a la DIAN: internet, credenciales o numeración.

«Por resolver» junta los tres que alguien tiene que mirar: «Rechazada», «Con error» y «Pendiente».

Cómo avanza un documento

El sistema reintenta solo los documentos «Pendiente», «Enviada» y «Con error», hasta cinco intentos por documento, y cada vez espera un poco más antes del siguiente. Los «Rechazada» no se reintentan solos: reenviar lo mismo daría el mismo rechazo. Esos hay que corregirlos y volver a enviarlos a mano.

Qué puedes hacer aquí

Quiero…	Ir a
Facturarle a un cliente un cobro que ya pagó, o una mensualidad	Emitir una factura
Buscar un documento, reintentarlo, bajar el PDF o el XML, o reenviarlo por correo	Revisar los documentos emitidos
Dejar sin efecto una factura que ya aceptó la DIAN	Anular una factura con nota crédito
Saber si en Factus hay documentos que aquí no aparecen	Conciliar con Factus
Acusar recibo, aceptar o reclamar las facturas que me emiten mis proveedores	Facturas recibidas

Preguntas frecuentes

¿Se factura sola cada salida? Solo si en la configuración está encendido «Emitir automáticamente al registrar la salida». Entonces cada cobro pagado sale con su factura —si el vehículo no tiene cliente, a nombre de «Consumidor final» (222222222222)— y cada mensualidad que se vende, también. No salen solas las salidas en $0 ni las que cubre una mensualidad, porque esa ya se facturó al venderla. Con el interruptor apagado, la factura se emite a mano desde el cobro.

¿Y si el conductor no da datos? Se factura igual. El documento sale a nombre de «Consumidor final», que es lo que la DIAN espera para un servicio de mostrador. En la lista esa fila dice «Consumidor final».

Si la placa sí está a nombre de un cliente, la factura sale a nombre de ese cliente y la lista muestra su nombre y su documento, aunque el cobro no lo tuviera puesto.

¿Puedo facturar la salida de un mensualizado? No. Lo que se factura es la venta del plan. Si lo intentas desde el cobro, sale «La salida está cubierta por una suscripción: lo que se factura es la compra del plan, no cada salida.».

¿El ticket que imprimo en la salida trae los datos de la DIAN? Sí, si para ese momento la factura ya está «Aceptada»: al imprimir, la aplicación espera unos segundos a que la DIAN conteste. En pruebas, el ticket sale además con la línea «*** DOCUMENTO DE PRUEBAS ***».

¿Veo los documentos de todos los parqueaderos? Sí. La lista muestra los documentos de toda la empresa, no solo los del parqueadero de esta terminal.

¿Puedo borrar una factura equivocada? No desde estas pantallas. Una factura aceptada solo se corrige con una nota crédito.

¿Qué son las facturas recibidas? Las que tus proveedores emiten a nombre de la empresa: el arriendo del lote, los rollos de papel, el mantenimiento de la talanquera. La DIAN espera que digas algo de cada una. Se manejan en Facturas recibidas.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«La facturación electrónica está apagada» — «Está deshabilitada o le faltan las credenciales de Factus. Cuando se configure, aquí se ven los documentos enviados a la DIAN.»	El módulo está comprado pero apagado, o sin las claves de Factus.	Pulsa «Ir a configuración» y complétala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«Módulo no incluido»	Llegaste a la pantalla desde un enlace viejo, pero el plan no incluye el módulo.	Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente»	La licencia del equipo se venció o no está al día.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no pudo consultar la licencia en ese momento.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión; el resto de la aplicación funciona igual.
«No hay documentos electrónicos»	Todavía no se ha emitido nada.	Emite la primera factura desde un cobro.
«No hay nada por resolver» — «La DIAN aceptó todo lo que se le envió.»	En «Por resolver» no hay nada. Es la buena noticia.	Nada.
«No hay documentos electrónicos» — «Prueba con otro estado.»	El estado que elegiste no tiene documentos.	Pulsa «Ver todas».
«Nada coincide en esta página» — «La búsqueda mira la página que se está viendo.»	Lo que buscas no está en la página de la lista que tienes en pantalla.	Pasa de página, o filtra por estado, y vuelve a buscar.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo. «Ajustes» es Configuración.	Configuración → Facturación electrónica, y guarda.
«La facturación electrónica está deshabilitada.»	La configuración existe pero el interruptor está apagado.	Enciéndela en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica y prueba la conexión.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	La terminal perdió la conexión con el servidor.	Revisa la red y vuelve a intentar. Lo que ya estaba registrado no se pierde.
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado»	Pulsaste «Conciliar con Factus» con rol OPERARIO.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.

Cada tarea tiene además su propia lista de avisos: emitir, revisar, nota crédito, conciliar, facturas recibidas.