Emitir una factura

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Operación → Cobros → Ver detalle → tarjeta «Factura electrónica (DIAN)». Y para las mensualidades: Clientes → Suscripciones → Factura electrónica, que solo ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas. Facturar una mensualidad necesita además el módulo de mensualidades.

La factura no se emite desde la lista de Facturas electrónicas: se emite desde el cobro que la origina, o desde la mensualidad que se vendió. Esta página cuenta las tres formas de hacerlo.

La tarjeta de facturación dentro del cobro

  1. Facturar a la DIAN. Emite a nombre del cliente que ya tenga el cobro. Si el cobro no tiene ninguno, sale a nombre del dueño del vehículo; si el vehículo tampoco tiene dueño, sale a nombre de «Consumidor final».
  2. Facturar a otro cliente. Abre el buscador de clientes.
  3. Aviso gris. Sale cuando el cobro no se puede facturar, y dice por qué.
  4. Estado del documento. Aquí «Aceptada por la DIAN».
  5. Descargar PDF / Descargar XML. Guardan el archivo en este equipo.
  6. Emitir nota crédito. Solo con la factura aceptada, y solo con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.

Si la tarjeta no aparece en el cobro, el módulo está apagado o sin credenciales.

Facturar a la DIAN un cobro ya pagado

Ojo: una vez la DIAN acepta la factura, no se puede borrar. Si sale mal, la única salida es una nota crédito, que también queda registrada ante la DIAN.

  1. Entra a Operación → Cobros.
  2. Busca el cobro por placa o por fecha.
  3. Pulsa la lupa Ver detalle de esa fila.
  4. Baja hasta la tarjeta «Factura electrónica (DIAN)».
  5. Comprueba arriba que el cobro diga Pagado y que el total no sea $0.
  6. Pulsa Facturar a la DIAN.
  7. Espera. El botón dice «Emitiendo...» mientras la DIAN contesta.
  8. Lee el aviso: «Factura emitida» con el número quiere decir que la DIAN la aceptó.

Si en vez de eso sale «Factura sin aceptar», el documento sí quedó registrado, pero la DIAN todavía no lo confirmó. Déjalo: el sistema lo reintenta solo. Si quieres empujarlo, usa Reintentar emisión en la misma tarjeta.

Facturar a nombre de otro cliente

Es el caso del conductor que paga en efectivo y pide la factura a nombre de su empresa.

Ojo: esto no cambia solo el documento. El cobro queda también a nombre de ese cliente, y así saldrá de ahí en adelante en el detalle del cobro y en los reportes. No hay un botón para devolverlo al cliente anterior.

  1. Abre el detalle del cobro y baja a la tarjeta «Factura electrónica (DIAN)».
  2. Pulsa Facturar a otro cliente.
  3. En la ventana «Facturar a otro cliente», escribe en Buscar cliente el nombre, el apellido o el documento.
  4. Escribe al menos dos letras: con menos, la lista dice «Escribe al menos dos caracteres.».
  5. Pulsa el cliente correcto en la lista.
  6. La emisión arranca sola al elegirlo. Espera el aviso.

Si el cliente todavía no existe, créalo primero en Clientes → Clientes y vuelve aquí.

Facturar una mensualidad

Lo que se factura de un mensualizado es la compra del plan, no cada salida. Esta pantalla solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE: un operario no encuentra Suscripciones en el menú.

  1. Entra a Clientes → Suscripciones.
  2. Busca la tarjeta de la suscripción.
  3. Pulsa Factura electrónica.
  4. Se abre la ventana «Factura — » con el nombre del plan.
  5. Pulsa Facturar a la DIAN, o Facturar a otro cliente si la factura va a nombre de otro.
  6. Espera el aviso.

En la mensualidad, Facturar a otro cliente solo cambia el nombre del documento: la suscripción se queda con su dueño.

Desde aquí no se emiten notas crédito: el botón Emitir nota crédito solo existe sobre la factura de un cobro.

Cuándo el sistema no te deja facturar

El aviso gris de la tarjeta y el mensaje de error dicen exactamente qué pasa.

Mensaje Qué significa
«Solo se pueden facturar cobros ya pagados.» El vehículo salió con el cobro pendiente. Registra el pago primero.
«El cobro es de $0 (cubierto por suscripción): la DIAN no acepta documentos sin valor.» No hay nada que declarar.
«La salida está cubierta por una suscripción: lo que se factura es la compra del plan, no cada salida.» Factura la mensualidad, no la salida.
«El cobro está anulado.» Un cobro anulado no se factura.
«El plan no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.» El plan de la mensualidad está en $0. Corrígelo en los planes.
«La suscripción está anulada.» La mensualidad fue cancelada.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Factura sin aceptar» — «El documento quedó registrado pero la DIAN todavía no lo aceptó.» Salió, pero la DIAN no ha confirmado. Espera unos minutos y vuelve a abrir el cobro, o pulsa Reintentar emisión.
«No se pudo facturar» — «Factus rechazó la solicitud.» Factus no aceptó el envío. Lee el texto que acompaña al aviso: casi siempre son datos del cliente o de la numeración.
«El cobro ya tiene factura electrónica (…).» Ese cobro ya se facturó. Busca el número en Caja → Facturas electrónicas. Si la factura está mal, emite una nota crédito.
«La suscripción ya tiene factura electrónica (…).» Esa mensualidad ya se facturó. Igual que arriba.
«No se pudo emitir el documento: …» No se pudo llegar a Factus (internet, credenciales). Revisa la conexión y pulsa Reintentar emisión. El documento no se pierde.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» Se cayó la conexión con el servidor. Reintenta cuando vuelva.
No aparece la tarjeta «Factura electrónica (DIAN)» en el cobro El módulo está apagado o le faltan credenciales. Configuración → Facturación electrónica.

Relacionado