Facturas electrónicas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando un conductor pide factura, el sistema manda el documento a la DIAN por medio de Factus y guarda el número y el CUFE. Esta pantalla es el tablero de control: muestra todos los documentos, en qué estado quedó cada uno, cuáles hay que volver a intentar, y desde aquí se bajan el PDF y el XML o se le reenvía el documento al cliente por correo. La factura se emite desde el cobro, no desde aquí; la nota crédito, también.

Pantalla de Facturas electrónicas

Facturas electrónicas. La entrada del menú, dentro del grupo Caja. Solo aparece si tu plan incluye este módulo.
Buscador. Busca por número, CUFE, placa o cliente. Busca solo dentro de la página que estás viendo, no en todo el histórico.
Filtro de estado. «Todos los estados», «Aceptadas», «Pendientes de envío», «Enviadas», «Rechazadas» y «Con error». Este sí filtra sobre todos los documentos.
Conciliar con Factus. Compara lo que Factus tiene emitido con lo que hay en el sistema.
Estado. El semáforo del documento: solo «Aceptada» significa que la DIAN lo recibió bien.
Acciones. Los botones cambian según el estado de cada fila: Cobro, PDF, XML, Ver, Correo y Reintentar.

Junto al título verás una etiqueta Sandbox o Producción. Sandbox quiere decir que estás en pruebas: esos documentos no tienen valor ante la DIAN.

Antes de empezar

Para poder facturar hacen falta dos cosas, y las dos se revisan en Poner a punto la facturación electrónica:

Que el módulo esté encendido y con las credenciales de Factus cargadas. Si le falta algo, arriba de la lista sale el aviso «Módulo apagado», y dentro del cobro la tarjeta de facturación no aparece del todo.
Que la cuenta de Factus tenga una resolución de numeración activa para facturas de venta.

Los datos de la sede —nombre, dirección, teléfono, correo y municipio— no bloquean nada: si falta alguno, el documento sale igual, pero con los datos de la cuenta de Factus en vez de los del negocio.

Del lado del cobro, solo se puede facturar un cobro que:

esté pagado,
sea por más de $0,
no esté anulado, y
no sea una salida cubierta por una mensualidad (esa se factura al comprar el plan).

No hace falta tener un turno de caja abierto para facturar.

Los estados de un documento

El mismo estado se escribe distinto en la lista y dentro del cobro. Es el mismo estado.

En la lista	Dentro del cobro	Qué significa
«Pendiente»	«Pendiente de envío»	Está registrado pero todavía no salió hacia la DIAN.
«Enviada»	«Enviada, esperando DIAN»	Ya salió; falta que la DIAN conteste.
«Aceptada»	«Aceptada por la DIAN»	Listo. Tiene número y CUFE, y es el único estado con valor legal.
«Rechazada»	«Rechazada»	La DIAN lo devolvió. Hay que corregir los datos y volver a enviarlo.
«Error»	«Con error»	No se pudo llegar a la DIAN (internet, credenciales, numeración).

Cómo avanza un documento

El sistema reintenta solo, cada pocos minutos, los documentos que quedaron «Pendiente», «Enviada» o «Error», hasta cinco veces por documento. Los «Rechazada» no se reintentan solos: reenviar lo mismo daría el mismo rechazo. Esos hay que corregirlos y volver a enviarlos a mano.

Qué puedes hacer aquí

Quiero…	Ir a
Facturarle a un cliente un cobro que ya pagó, o una mensualidad	Emitir una factura
Buscar un documento, reintentarlo, bajar el PDF o el XML, o reenviarlo por correo	Revisar los documentos emitidos
Dejar sin efecto una factura que ya aceptó la DIAN	Anular una factura con nota crédito
Saber si en Factus hay documentos que aquí no aparecen	Conciliar con Factus

Preguntas frecuentes

¿Se factura solo cada salida? No. Se factura cuando alguien lo pide, desde el cobro. Además, si en la configuración está encendido «Emitir automáticamente al registrar la salida», la factura sale sola en dos casos: al cobrar una salida que tenga cliente identificado —los vehículos de paso quedan siempre para facturarlos a mano— y al vender una mensualidad, que siempre es de un cliente concreto.

¿Y si el conductor no da datos? Se factura igual. El documento sale a nombre de «Consumidor final», que es lo que la DIAN espera para un servicio de mostrador; en la lista esa fila aparece como «Consumidor Final».

¿Puedo facturar la salida de un mensualizado? No. Lo que se factura es la compra del plan, desde Clientes → Suscripciones. Si lo intentas desde el cobro, sale el aviso «La salida está cubierta por una suscripción: lo que se factura es la compra del plan, no cada salida.».

¿El recibo que imprimo en la salida trae los datos de la DIAN? Sí, si para ese momento la factura ya está «Aceptada». En pruebas, el recibo sale además con la línea «*** DOCUMENTO DE PRUEBAS ***».

¿Veo los documentos de todas las sedes? Sí. La lista de Facturas electrónicas muestra los documentos de todos los parqueaderos, no solo el que tengas seleccionado.

¿Puedo borrar una factura equivocada? No desde estas pantallas. Una factura aceptada solo se corrige con una nota crédito.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Módulo apagado» — «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.»	El módulo está comprado pero apagado, o sin las claves de Factus.	Entra a Configuración → Facturación electrónica y complétala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«Módulo no incluido»	Llegaste a la pantalla desde un enlace viejo, pero el plan no incluye el módulo.	Pulsa Volver al inicio y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente»	La licencia del equipo se venció o no está al día.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no pudo consultar la licencia en ese momento.	Pulsa Reintentar. Si sigue, revisa la conexión; el resto de la aplicación funciona igual.
«No hay documentos electrónicos para mostrar.»	No hay documentos, o el filtro de estado deja fuera todo.	Pon el filtro en «Todos los estados» y pulsa Actualizar.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo.	Configuración → Facturación electrónica, y guarda.
«La facturación electrónica está deshabilitada.»	La configuración existe pero el interruptor está apagado.	Enciéndela en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica y prueba la conexión.
En Configuración → Facturación electrónica, al pulsar Probar conexión: «Conectado, pero falta numeración» — «La cuenta de Factus no tiene rangos de numeración activos: o la DIAN no ha autorizado ninguna resolución, o la vigente ya se agotó. Sin rango no se puede emitir. Puedes crear uno desde esta misma pantalla.»	No hay resolución con la cual numerar.	Da de alta la resolución en esa misma pantalla. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El terminal perdió la conexión con el servidor.	Revisa la red y vuelve a intentar. Lo que ya estaba registrado no se pierde.
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado»	Pulsaste Conciliar con Factus con rol OPERARIO.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.

Cada tarea tiene además su propia lista de avisos: emitir, revisar, nota crédito, conciliar.