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Empresa

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Menú → «Más» → «Configuración» (al pie del menú) → «Empresa». Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí le pones nombre y NIT al negocio, y das de alta cada local donde cobras parqueo. Es la primera pantalla que hay que llenar: mientras no exista la empresa con al menos un parqueadero, las demás pantallas no tienen parqueadero al que colgar los espacios, las cajas ni los cobros. Se llena una vez y casi nunca se vuelve a tocar.

Pantalla Empresa

  1. «Empresa». La sección dentro del menú de «Configuración». Debajo dice «Datos que salen en los recibos».
  2. «Logo». El recuadro de la imagen. Tócalo para elegir un archivo.
  3. Los datos de la empresa. «Nombre», «NIT», «Régimen tributario», «Teléfono» y «Correo». Los cinco son obligatorios: lo marca el asterisco rojo. Debajo de cada uno, una línea gris explica qué va ahí.
  4. «Agregar». Abre la hoja para dar de alta un parqueadero.
  5. La fila de cada parqueadero. Nombre, dirección y cuántos espacios tiene. Los que todavía no están guardados llevan la etiqueta «Por crear». Tócala para abrirla. Un parqueadero no se apaga: o está, o se elimina (y solo si no tiene información).
  6. «Cancelar» y «Guardar». Arriba a la derecha. Mientras no exista la empresa, el botón azul dice «Crear empresa». Mientras guarda dice «Guardando…».

El orden en que se hace

De los datos de la empresa a elegir el parqueadero de cada terminal

Los datos de la empresa y los parqueaderos nuevos se guardan de un solo golpe. Los parqueaderos que agregas se quedan en la lista con la etiqueta «Por crear» y solo quedan registrados cuando pulsas «Crear empresa» (o «Guardar», si la empresa ya existía). Después de eso, cada terminal tiene que decir en cuál está: eso se hace en Configuración → Terminal.

Antes de empezar

Tienes que entrar con un usuario ADMIN o DUENO. Si otro rol llega a esta pantalla, dice «No tienes acceso a esta sección» — «Los datos de la empresa y sus parqueaderos los configura un administrador o el dueño. Pídeselo a uno de ellos.». «Volver al inicio» te saca de ahí.

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada.

Ten a mano el NIT. El número que la DIAN le asignó al negocio, con su dígito de verificación. El «NIT» es el único dato de la empresa que después ya no se puede cambiar desde esta pantalla.

Solo hay una empresa. El sistema trabaja con una sola empresa, que puede tener todos los parqueaderos que quieras. No hay forma de crear una segunda.

Registrar los datos de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. En «Nombre» escribe el nombre legal, como aparece en el RUT. Por ejemplo Mi Empresa S.A.S.. Caben 100 caracteres.
  3. En «NIT» escribe el número con el dígito de verificación, separado por un guion. Por ejemplo 900123456-7. Caben 20 caracteres.
  4. Abre «Régimen tributario» —mientras no elijas, dice «Sin régimen»— y elige el que dice el RUT:
    • «Régimen Simple de Tributación»
    • «Régimen Ordinario»
    • «Personas naturales no responsables de IVA»
    • «Entidades sin ánimo de lucro»
    • «Especial de zonas francas»
    • «Régimen Especial»
  5. En «Teléfono» escribe el número al que puede llamar un cliente. Por ejemplo +57 601 234 5678.
  6. En «Correo» escribe el correo del negocio. Por ejemplo [email protected].
  7. Pulsa «Crear empresa», arriba a la derecha.

Sale «Empresa creada» — «Ya se puede cobrar con estos datos.» y, al pulsar «Aceptar», vuelves a «General».

El signo de interrogación junto a «Régimen tributario» abre una explicación corta. El régimen es un dato del negocio: como dice la pantalla, no cambia los impuestos de los cobros ni va en la factura electrónica.

Ojo: el «NIT» solo se guarda la primera vez. Cuando la empresa ya existe puedes escribir otro número en la casilla, pero al guardar se conserva el que tenía. Revísalo bien antes de pulsar «Crear empresa».

Cargar el logo de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca el recuadro de «Logo». Se abre el explorador de archivos. Con el mouse encima, el recuadro se oscurece y enseña una cámara.
  3. Elige la imagen: cuadrada, JPG, PNG o SVG, de hasta 5 MB.
  4. La imagen aparece en el recuadro, pero todavía no está guardada.
  5. Pulsa «Guardar» (o «Crear empresa»).

El logo sale arriba del carril de la izquierda y, en una tablet o un teléfono, en la cabecera del menú completo. En lo que se imprime no sale, y la línea gris de la pantalla ya lo dice: los tiquetes llevan el nombre, la dirección y el teléfono del parqueadero.

Si el archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen, no pasa nada visible: el recuadro se queda como estaba y no sale ningún mensaje. Si eliges varios archivos a la vez, solo se guarda el primero.

Si la empresa ya tenía logo, el recuadro enseña el nuevo en cuanto lo eliges. Se guarda al pulsar «Guardar».

  1. Pulsa el botón rojo de la papelera, arriba a la derecha del recuadro. Está a la vista siempre que haya una imagen.
  2. Sale «¿Estás seguro?» — «Esta acción eliminará la imagen de forma permanente. Si hiciste cambios, primero guárdalos, ya que se recargará esta sección.».
  3. Pulsa «Sí, continuar».

Ojo: esto no se puede deshacer y no espera a que pulses «Guardar»: el logo guardado se borra en el momento.

El recuadro puede seguir enseñando la imagen después de borrarla. Sal de la pantalla y vuelve a entrar a Configuración → Empresa para verlo al día.

Agregar un parqueadero

Un parqueadero es cada local donde recibes carros. Si tienes tres locales, aquí van tres parqueaderos.

Hoja «Nuevo parqueadero»

  1. «Se crea al guardar la empresa». Lo dice la propia hoja debajo del título: agregar no lo registra todavía.
  2. Los datos del local. «Nombre», «Dirección» y «Teléfono» son obligatorios. Son los que salen impresos en la cabecera del tiquete de entrada y de la factura de parqueo de ese parqueadero.
  3. «Agregar parqueadero». Lo suma a la lista con la etiqueta «Por crear». El total de espacios y el IVA de las tarifas se configuran después de guardar la empresa, en la hoja del parqueadero (ver El parqueadero).

Para agregarlo:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa «Agregar», en el recuadro «Parqueaderos». Si todavía no hay ninguno, el recuadro dice «Todavía no hay parqueaderos» y tiene su propio botón «Agregar parqueadero».
  3. En «Nombre» escribe cómo llamas a ese local. Por ejemplo Parqueadero Centro.
  4. En «Dirección» escribe la dirección. Por ejemplo Cra. 7 # 12-40.
  5. En «Teléfono» escribe el número de ese local.
  6. Escribe su correo, ciudad, código postal y país.
  7. Pulsa «Agregar parqueadero».

Abajo, en el centro, sale «Parqueadero Centro agregado» — «Se crea al guardar la empresa.», y la fila aparece en la lista con «Por crear».

Ojo: el parqueadero no queda registrado al pulsar «Agregar parqueadero». Para que exista de verdad tienes que pulsar «Crear empresa» o «Guardar» arriba a la derecha. Si pulsas «Cancelar» o te vas de la pantalla antes, se pierde.

Corregir o quitar un parqueadero que está «Por crear»

Uno que todavía no se guardó no se puede corregir. Si lo tocas, la hoja dice «Todavía no está guardado. Para cambiar sus datos, quítalo y agrégalo de nuevo.» y enseña los datos sin dejar escribir.

  1. Toca su fila.
  2. Pulsa «Quitar de la lista», abajo en la hoja.
  3. Confirma en «¿Quitar Parqueadero Centro?» — «Sale de la lista y no se crea al guardar la empresa.» con «Sí, continuar».
  4. Agrégalo otra vez con los datos buenos.

Revisar y editar un parqueadero ya registrado

Los parqueaderos que ya están guardados se corrigen en su hoja, que abre lista para escribir.

Hoja de un parqueadero ya guardado

  1. Los datos. Los mismos de cuando lo agregaste, ya editables.
  2. «N creados en Espacios». Debajo de «Total de espacios»: cuántos puestos tiene creados de verdad, para comparar.
  3. «El parqueadero». Debajo de los datos: el total de espacios y si las tarifas ya incluyen el IVA (ver abajo).
  4. «Eliminar parqueadero». Apartado al final de la hoja, lejos del botón de guardar.
  5. «Guardar cambios». Guarda este parqueadero en el momento, sin esperar a la empresa.

Para cambiar los datos de un parqueadero:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca la fila del parqueadero. Se abre su hoja a la derecha, con su nombre arriba.
  3. Cambia lo que necesites: «Nombre», «Dirección», «Teléfono», «Total de espacios» o el correo.
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Abajo, en el centro, sale «Datos del parqueadero guardados» y la hoja se cierra.

Si te arrepientes, pulsa «Cancelar» o la ✕ de arriba: la hoja se cierra sin guardar. Tocar fuera de la hoja no la cierra, para que no pierdas lo escrito por un toque de más.

Para quitarle el correo a un parqueadero, borra el campo y guarda: queda sin correo.

El parqueadero: espacios e IVA

La hoja de un parqueadero guardado lleva, debajo de sus datos, el recuadro «El parqueadero»: el «Total de espacios» (un dato de referencia: los puestos se crean en Operación → Espacios) y «Las tarifas ya incluyen el IVA». Se guardan con su propio botón, «Guardar el parqueadero», y piden el permiso de configurar parqueaderos.

Ya no hay interruptor «Activo»: un parqueadero no se apaga. Si un local cierra para siempre y no tiene información, se elimina; si tiene información, queda (sus cobros y turnos son historia del negocio).

Eliminar un parqueadero

Ojo: un parqueadero solo se elimina si no tiene información (ni entradas, ni cobros, ni turnos). Antes de preguntar, la hoja le pide al servidor qué tiene; si tiene algo, lo dice y no se elimina.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca la fila del parqueadero.
  3. Baja hasta el final de la hoja y pulsa «Eliminar parqueadero».
  4. Sale «¿Eliminar Parqueadero Centro?» — «Deja de aparecer en todas las pantallas, con sus espacios, cajas y tarifas. Puedes restaurarlo desde «Eliminados».», con el nombre de tu parqueadero.
  5. Pulsa «Sí, continuar».

Abajo sale «Parqueadero Centro eliminado», con «Deshacer», y la fila sale de la lista.

Guardar los cambios de la empresa

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Cambia lo que necesites en «Nombre», «Régimen tributario», «Teléfono», «Correo» o el logo.
  3. Agrega los parqueaderos nuevos que hagan falta.
  4. Pulsa «Guardar», arriba a la derecha.

Sale «Empresa actualizada» — «Los datos nuevos ya salen en los recibos.» y, al pulsar «Aceptar», vuelves a «General».

Lo que este botón guarda y lo que no:

Sí se guarda No se guarda
«Nombre», «Régimen tributario», «Teléfono» y «Correo» de la empresa El «NIT», una vez creada la empresa
El logo nuevo, si elegiste uno Los cambios de un parqueadero ya registrado: esos se guardan con su propio «Guardar cambios»
Los parqueaderos que están «Por crear»

Si pulsas «Cancelar» en vez de guardar, vuelves a «General» y se pierde todo lo que habías escrito y todos los parqueaderos que estaban «Por crear».

Ver y restaurar lo eliminado

Lo eliminado no se borra: queda guardado y se puede devolver a la lista. El chip «Eliminados» con su cifra sale en la cabecera de «Parqueaderos», junto a «Agregar», y solo lo ven ADMIN y DUENO, que son los que pueden eliminar.

  1. Pulsa «Eliminados 2». Se abre la hoja con lo que se eliminó.
  2. Pulsa «Restaurar» en la fila que quieras devolver.
  3. Abajo sale un aviso de que volvió a la lista.

Si no hay nada eliminado, el chip no aparece.

Con el parqueadero vuelven sus espacios, sus tarifas y sus cajas: nunca se eliminaron, solo dejaron de verse.

Ojo: «Deshacer», en el aviso de recién eliminado, hace lo mismo que «Restaurar», así que también funciona si cierras y vuelves a abrir la aplicación.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se ve lo que escribo aquí? El nombre de la empresa sale arriba del menú completo. El nombre, la dirección y el teléfono de cada parqueadero salen impresos en la cabecera del «Ticket de entrada», la «Factura de parqueo» y el «Resumen de cobros» de ese parqueadero, y su nombre en el Dashboard y en la lista de Configuración → Terminal.

¿Y el logo, dónde sale? Arriba del carril de la izquierda y en la cabecera del menú completo de una tablet o un teléfono. En lo impreso no sale.

Cambié el nombre de la empresa y el menú sigue enseñando el de antes. El menú guarda el nombre durante una hora para no pedirlo a cada rato. Se pone al día solo al pasar ese tiempo, o antes si cierras sesión y vuelves a entrar.

¿Puedo tener dos empresas? No. Una sola empresa, con todos los parqueaderos que necesites.

¿«Total de espacios» crea los puestos? No. Es solo un número de referencia. Los puestos se crean en Operación → Espacios, uno a uno o varios a la vez.

Agregué un parqueadero y no aparece en Terminal. ¿Por qué? Porque todavía no lo guardaste: sigue «Por crear». Vuelve a Configuración → Empresa y pulsa «Guardar».

¿Puedo cambiar el régimen tributario? Sí. Elige el nuevo en la lista y pulsa «Guardar».

¿Puedo borrar la empresa? No desde esta pantalla. No hay botón para eso.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No tienes acceso a esta sección» — «Los datos de la empresa y sus parqueaderos los configura un administrador o el dueño. Pídeselo a uno de ellos.» Tu usuario no es ADMIN ni DUENO. Pulsa «Volver al inicio» y pídele a uno de ellos que llene esta pantalla. No hay campos debajo: no se puede escribir ni guardar nada.
Pulsas «Crear empresa» o «Guardar» y no pasa nada; el cursor salta a un campo Falta un dato obligatorio, el «Régimen tributario» sigue en «Sin régimen», o el «Correo» no tiene forma de correo. Llena «Nombre», «NIT», «Régimen tributario», «Teléfono» y «Correo» y vuelve a pulsar.
«No se pudo guardar» — «Vuelve a intentarlo; si sigue fallando, revisa la conexión con el servidor.» El servidor rechazó los datos o se cayó la conexión. Al crear la empresa, la causa más común es que ya existe una con ese NIT. Comprueba el «NIT». Si es el correcto, revisa que el servidor esté encendido y vuelve a intentarlo.
«Falta el nombre.», «Falta la dirección.», «Falta el teléfono.», «El correo no es válido.» o «El total de espacios debe ser al menos 1.», en rojo arriba de la hoja del parqueadero A ese dato del parqueadero le falta algo. Corrígelo y vuelve a pulsar el botón de la hoja.
«No se pudo guardar el parqueadero. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó los cambios del parqueadero o se cayó la conexión. Vuelve a pulsar «Guardar cambios». Si sigue, revisa la conexión con el servidor.
«No tienes permiso para cambiar este parqueadero.» El servidor solo deja cambiarlo a un ADMIN o a un DUENO. Pídeselo a un administrador.
«No se pudo eliminar» — «Parqueadero Centro sigue como estaba.», con el nombre del tuyo El servidor no pudo borrarlo. Vuelve a intentarlo. Si sigue igual, avisa a soporte.
La hoja de un parqueadero «Por crear» no deja escribir Todavía no está guardado, y así no se puede corregir. Pulsa «Quitar de la lista» y agrégalo otra vez con los datos buenos.
«Falta crear la empresa» al entrar Todavía no hay empresa creada. Si eres ADMIN o DUENO, pulsa «Crear la empresa»: te trae a esta pantalla. Si no, pídeselo a un administrador o al dueño.
«No se pudieron cargar los datos de la empresa» al entrar El servidor no entregó los datos de la empresa. Pulsa «Reintentar». Si sigue igual, revisa la conexión con el servidor.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» al guardar la facturación electrónica Estás configurando las facturas ante la DIAN sin haber creado la empresa. Vuelve a Configuración → Empresa, llena los datos y pulsa «Crear empresa».
En Configuración → Terminal la lista «Parqueadero» no trae ninguno Todavía no guardaste ningún parqueadero aquí. Agrégalo y pulsa «Crear empresa» o «Guardar».
Agregaste un parqueadero, saliste y ya no está Saliste sin guardar la empresa, o pulsaste «Cancelar». Vuelve a agregarlo y esta vez pulsa «Guardar» antes de salir.
Cambiaste el «NIT» y al volver sigue el de antes El «NIT» se deja escribir, pero al guardar se conserva el que ya tenía. No se puede corregir desde esta pantalla. Habla con tu proveedor.
Elegiste un logo y el recuadro no cambia El archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen. Reduce la imagen o usa otro archivo JPG, PNG o SVG.
El tiquete o la factura salen con «PARQUEADERO» arriba en vez del nombre, la dirección y el teléfono Lo imprimió un usuario OPERARIO: con ese rol la aplicación no alcanza a leer los datos del parqueadero. Por ahora, si necesitas esos datos impresos, que imprima o reimprima un ADMIN, DUENO o GERENTE.
La pantalla se queda vacía y no carga nada El servidor no responde. Comprueba que el servidor esté encendido y que este equipo tenga red.

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