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Cajas y turnos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos. El detalle de una caja se abre tocando su fila. También se llega con «Ver la caja», en el turno de la cabecera de Ingresos, Salidas y Espacios. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí es donde la plata del parqueadero deja de ser un misterio. Cada turno se abre con un fondo inicial, los cobros de esa jornada se van sumando a lo que la caja debería tener, y al final cuentas el cajón y el sistema te dice si cuadra. Lo que entra o sale por fuera de un cobro —el retiro a la caja fuerte, el aporte de sencillo, el domicilio que se pagó del cajón— se anota aparte, para que no se vea como un faltante.

Pantalla Cajas y turnos

  1. «Caja de esta terminal». La caja asignada a este equipo, arriba de todo: su turno, quién lo tiene y desde cuándo. Tocarla abre su detalle. Solo sale si a esta terminal se le asignó una caja de este parqueadero.
  2. «Efectivo esperado». Lo que debería haber ahora mismo en el cajón: el fondo, más lo cobrado en efectivo en esta caja, más o menos los ingresos y retiros. Debajo, el total del turno con tarjeta y transferencia.
  3. «Ingreso o retiro» y «Cerrar turno». Las dos cosas del día a día, a un toque. Sin turno abierto, en su lugar sale «Abrir turno».
  4. «Nueva caja». Crea una caja. No le sale al operario.
  5. El filtro. «Todas», «Con turno», «Sin turno» e «Inactivas», cada uno con cuántas cajas hay.
  6. La fila de cada caja. El turno (desde qué hora y de quién, o cuándo se cerró), el efectivo esperado si está abierto y el último arqueo con su diferencia, por ejemplo «Faltaron $2.000». Tocarla abre el detalle.

Cómo funciona un turno

Flujo del turno

El turno es lo que amarra la plata a una persona y a un rato del día. Se abre una vez, se cierra una vez, y en la mitad pasa todo lo demás. Mientras el turno está abierto, cada salida que cobras suma a lo que el sistema espera encontrar en la caja; cada ingreso o retiro que anotas lo corrige.

Una caja no puede tener dos turnos abiertos a la vez. Y de los cuatro tipos de arqueo, solo el «Intermedio» deja el turno abierto: «Cierre», «Emergencia» y «Auditoría» lo cierran, y para seguir cobrando hay que abrir uno nuevo.

Antes de empezar

Esta terminal necesita saber en qué parqueadero está. Se elige en Configuración → Terminal. Sin eso, la pantalla dice «Esta terminal no tiene parqueadero» y no carga nada. Al ADMIN le ofrece además «Cajas por parqueadero», para mirar las de todos.

Para cobrar salidas también necesita una caja asignada. Es la misma pantalla, el campo «Caja». Sin caja asignada no sale la tarjeta «Caja de esta terminal», el turno no aparece en la cabecera de las pantallas de operación, y al entrar a Salidas sale el aviso «Terminal sin caja configurada». En ese campo solo se listan las cajas activas.

Esa pantalla la usa solo el ADMIN. A los demás roles les responde «Acceso denegado». Si no eres ADMIN, pide que te dejen la terminal configurada antes de empezar el turno.

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Ver las cajas, lo que debería haber y el historial de arqueos ADMIN, DUENO, GERENTE, OPERARIO
Abrir el turno, cerrarlo, anotar ingresos y retiros ADMIN, DUENO, GERENTE, OPERARIO
Elegir el «Tipo de arqueo» y hacer un «Arqueo intermedio» ADMIN, DUENO, GERENTE
Crear una caja, editarla, activarla o desactivarla ADMIN, DUENO, GERENTE
Eliminar una caja ADMIN y DUENO

Lo que se hace en cada turno

Las dos tareas del día a día están explicadas paso a paso en sus propias páginas:
Abrir y cerrar el turno Abrir con el fondo inicial, contar por total o por denominación, comparar contra lo esperado, cerrar e imprimir el arqueo.
Ingresos y retiros de caja Anotar la plata que entra o sale por algo que no es un cobro, y anular una anotación equivocada.

Lo que sigue en esta página es la administración de las cajas: crearlas, encontrarlas, ver su historial y cambiarles los datos.

Crear una caja

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa «Nueva caja», arriba a la derecha. Se abre la hoja «Nueva caja».
  3. Escribe el «Número o nombre». Sirve un número (001) o un nombre (Caja principal). Si lo dejas vacío, el sistema le pone uno y en la lista sale como «Caja sin número».
  4. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente, por ejemplo Cabina de entrada. Es opcional, pero es lo que te deja distinguir dos cajas de un vistazo.
  5. Deja prendido «Caja activa».
  6. Pulsa «Crear caja».

Sale el aviso «Caja 001 creada» y la caja aparece en la lista. Si el parqueadero todavía no tenía ninguna, la pantalla decía «Este parqueadero no tiene cajas» con el botón «Crear caja», que abre la misma hoja.

Ojo: una caja inactiva no puede abrir turnos y no se puede asignar a una terminal. Es lo que dice el propio interruptor: «Las cajas inactivas no pueden abrir turnos.»

Filtrar la lista

Toca una de las opciones de arriba de la lista:

  • «Con turno» — las que tienen el turno abierto ahora.
  • «Sin turno» — las activas que no lo tienen. Sirve para ver cuál quedó sin abrir.
  • «Inactivas» — las que se sacaron de circulación.
  • «Todas» — vuelve a la lista completa.

Cada opción dice cuántas cajas hay en ese estado. Si eliges una que no tiene ninguna, la pantalla dice «No hay cajas en este estado» con el botón «Ver todas».

Abrir el detalle de una caja

  1. Toca la fila de la caja, o la tarjeta «Caja de esta terminal».
  2. Se abre la pantalla con el nombre de la caja de título, por ejemplo «Caja 1», y debajo su ubicación y, si es la tuya, «caja de esta terminal».
  3. La flecha de arriba a la izquierda te devuelve a la lista.

Detalle de una caja

  1. «Editar caja». Cambia el número, la ubicación o si está activa. Solo ADMIN, DUENO y GERENTE.
  2. El turno. Desde qué hora está abierto, quién lo abrió, cuánto lleva y con cuánto fondo se abrió. Sin turno dice «Sin turno» y cuándo se cerró; con la caja inactiva, «Caja inactiva».
  3. «Debería haber ahora». Lo esperado de «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», y el «Total esperado». Debajo del efectivo va la cuenta, por ejemplo «fondo $50.000 + cobros $382.000 − movimientos $20.000».
  4. «Cerrar turno». Abre la hoja del cierre. Sin turno, en su lugar sale «Abrir turno».
  5. «Arqueo intermedio» e «Ingreso o retiro». El intermedio cuenta la caja sin cerrar el turno; solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
  6. Las pestañas. «Arqueos», el historial de la caja, e «Ingresos y retiros del turno», con cuántos hay.
  7. Un arqueo del historial. El tipo, la fecha y quién lo hizo, lo contado y la diferencia en palabras: «Cuadró», «Faltaron $2.000» o «Sobraron $1.000». Tocarlo muestra su detalle.
  8. La impresora. Saca ese arqueo por la impresora térmica.
  9. «Desactivar caja». Saca la caja de circulación sin borrar su historial. Solo ADMIN, DUENO y GERENTE.

Si el turno viene de otro día, la tarjeta del turno lo avisa en amarillo: «El turno viene de otro día. Salidas pedirá cerrarlo antes de volver a cobrar.»

Ver el detalle de un arqueo

  1. En la pestaña «Arqueos», toca la fila del arqueo.
  2. Se despliega debajo:
    • En una apertura, el «Fondo inicial».
    • En los demás, lo contado de «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», y lo «Esperado».
    • El «Desglose por denominación», si se contó así.
    • Las «Observaciones».
  3. Vuelve a tocar la fila para plegarla.

El historial va del más reciente al más antiguo. Si la caja tiene muchos, al final de la lista sale «Ver arqueos anteriores». Si no tiene ninguno, dice «Sin arqueos registrados» — «Abre el primer turno para comenzar.»

La pestaña «Ingresos y retiros del turno» lista lo anotado en el turno abierto, con su motivo, el método, quién lo anotó y la hora, y arriba el neto: «Los cuenta el próximo arqueo». Abajo está «Anotar o anular un ingreso o retiro», que abre la hoja de Ingresos y retiros de caja.

Imprimir un arqueo

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Busca el arqueo en la pestaña «Arqueos».
  3. Pulsa la impresora, a la derecha de su fila.

Sale por la impresora térmica configurada en esta terminal. En una apertura se imprime el fondo inicial; en los demás arqueos, los saldos por método de pago, el total contado, lo esperado, la diferencia y el desglose por denominación si lo hubo.

El comprobante también puede salir solo al registrar el arqueo, con el interruptor «Imprimir el comprobante» de la hoja — ver Abrir y cerrar el turno.

Editar los datos de una caja

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar caja». Se abre la hoja «Editar caja 1».
  3. Cambia el «Número o nombre», la «Ubicación» o el interruptor «Caja activa».
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Sale el aviso «Caja 1 actualizada».

Si dejas vacío el «Número o nombre», se queda el que tenía. La «Ubicación», en cambio, sí se puede quitar: bórrala y guarda.

Si apagas «Caja activa» con el turno abierto, no se guarda: sale «No se pudo guardar la caja» — «La caja «1» tiene el turno abierto. Ciérralo antes de desactivarla: lo cobrado en ese turno tiene que quedar en un arqueo.». Cierra el turno y vuelve a intentarlo.

Desactivar o activar una caja

Desactivar es la forma de sacar de circulación una caja que ya no se usa sin perder su historial: los arqueos viejos siguen ahí y se pueden consultar e imprimir.

Una caja con el turno abierto no se desactiva: lo cobrado en ese turno solo queda en un arqueo cuando se cierra, y una caja inactiva ya no ofrece cerrarlo.

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Desactivar caja», en rojo, al final de la tarjeta del turno.
  3. Si tiene el turno abierto, sale «Primero cierra el turno» — «La caja 1 tiene el turno abierto. Ciérralo y después desactívala: lo cobrado en ese turno tiene que quedar en un arqueo.». Pulsa «Cerrar turno» para hacer el cierre ahí mismo (ver Abrir y cerrar el turno) y vuelve a empezar.
  4. Sin turno abierto, sale «¿Desactivar la caja 1?» — «Una caja inactiva no puede abrir turnos.» Pulsa «Desactivar».

Sale «Caja 1 desactivada» y la tarjeta del turno dice «Caja inactiva».

Para volver a usarla, en el detalle pulsa «Activar caja» y confirma con «Activar»: «Podrá volver a abrir turnos y cobrar.»

Una caja inactiva que quedó con el turno abierto

Hoy no se puede llegar a esto, pero antes se podía desactivar una caja con el turno abierto. Si alguna quedó así, lo cobrado en ese turno todavía no está en ningún arqueo:

  • en la lista sale con el punto rojo y «Inactiva con el turno abierto» — «ciérralo desde la caja»;
  • en su detalle, la tarjeta del turno dice «Caja inactiva con el turno abierto», con desde cuándo y quién lo abrió, y debajo lo que debería haber.

Pulsa «Cerrar turno» y haz el cierre como cualquier otro (ver Abrir y cerrar el turno). Con eso la plata queda en el arqueo y la caja sigue inactiva. A esa caja no se le puede cobrar mientras tanto.

Eliminar una caja

Solo ADMIN y DUENO ven este botón.

Ojo: la caja desaparece de la lista y del campo «Caja» de la configuración de terminal. Lo que no pasa es que se suelte de la terminal que ya la tenía asignada: esa terminal se queda apuntando a una caja que ya no existe y deja de poder abrir turno hasta que alguien le elija otra. Si lo que quieres es dejar de usarla, desactívala en lugar de eliminarla.

Igual que al desactivarla, una caja con el turno abierto no se puede eliminar: ciérralo primero.

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar caja».
  3. Pulsa «Eliminar caja», en rojo, abajo a la izquierda de la hoja.
  4. Sale «¿Eliminar la caja 1?» — «Sus turnos y arqueos se conservan, y puedes restaurarla desde «Eliminados».» Pulsa «Sí, continuar».

Sale «Caja 1 eliminada», con «Deshacer», y vuelves a la lista. Si tenía el turno abierto, en cambio, sale «No se pudo eliminar» — «La caja «1» tiene el turno abierto. Ciérralo antes de eliminarla: lo cobrado en ese turno tiene que quedar en un arqueo.».

Ver y restaurar lo eliminado

Lo eliminado no se borra: queda guardado y se puede devolver a la lista. El chip «Eliminados» con su cifra sale junto a los filtros de turno, y solo lo ven ADMIN y DUENO, que son los que pueden eliminar.

  1. Pulsa «Eliminados 2». Se abre la hoja con lo que se eliminó.
  2. Pulsa «Restaurar» en la fila que quieras devolver.
  3. Abajo sale un aviso de que volvió a la lista.

Si no hay nada eliminado, el chip no aparece.

Una caja restaurada vuelve como estaba, activa o inactiva, y sin turno abierto: no se puede eliminar con uno abierto.

Ojo: «Deshacer», en el aviso de recién eliminado, hace lo mismo que «Restaurar», así que también funciona si cierras y vuelves a abrir la aplicación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos turnos abiertos en la misma caja? No. Mientras haya un turno abierto, la caja ofrece «Cerrar turno» y no «Abrir turno». Primero se cierra el que está.

El turno de la cabecera dice «Turno cerrado», pero mi compañero sí está cobrando. ¿Por qué? El turno de la cabecera habla de la caja asignada a esta terminal, no de todas. Cada terminal tiene la suya, y cada caja lleva su propio turno.

¿Puedo borrar o corregir un arqueo ya registrado? No. Un arqueo queda como quedó. Si el conteo salió mal, se explica en las «Observaciones» del siguiente arqueo — por eso ese campo es obligatorio.

¿Los cobros en tarjeta y transferencia también entran al arqueo? Sí, se cuentan aparte del efectivo. Pero la diferencia que queda guardada en el arqueo es solo la del efectivo, que es lo único que puede desaparecer del cajón.

¿Y si el parqueadero tiene dos cajas abiertas a la vez? Cada turno espera solo lo que cobró su caja: la salida se cobra en la caja de la terminal donde se registró, y el arqueo suma esos cobros. Los dos turnos pueden estar abiertos sin pisarse.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Esta terminal no tiene parqueadero» — «Las cajas son de un parqueadero. Elige el de esta terminal en Configuración → Terminal para ver las suyas.» Esta terminal todavía no sabe en qué parqueadero está, y la lista de cajas se saca de ahí. Pulsa «Ir a la configuración»: te lleva derecho a la pestaña «Terminal». Solo el ADMIN puede usarla. Al ADMIN el aviso le ofrece además «Cajas por parqueadero».
«Terminal sin caja configurada» al entrar a Salidas Hay parqueadero, pero no se eligió caja. Cobrar salidas no funciona sin ella; registrar entradas sí. Que el ADMIN vaya a Configuración → Terminal y elija una en el campo «Caja». Si no aparece ninguna, es que no hay cajas activas: crea una o activa una.
No sale la tarjeta «Caja de esta terminal» La terminal no tiene caja, o la tiene pero es de otro parqueadero. Revisa Configuración → Terminal.
No te sale «Nueva caja» ni «Editar caja» Tu usuario es OPERARIO. Crear y editar cajas es de ADMIN, DUENO o GERENTE. Pídeselo a quien administre el parqueadero.
No te sale «Eliminar caja» en la hoja de edición Tu usuario es GERENTE. Eliminar es solo de ADMIN y DUENO. Pide que la elimine el administrador o el dueño, o desactívala, que hace casi lo mismo sin borrar nada.
«Error» — «No se pudo guardar la caja» El sistema rechazó los datos o la conexión se cayó a mitad. Revisa que el parqueadero siga elegido en la configuración de la terminal, y vuelve a intentar.
«Error» — «No se pudo eliminar la caja» El servidor no aceptó el borrado, o no respondió. Vuelve a intentarlo. Si sigue igual, desactívala.
«No se pudo cambiar» — «La caja sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» No se pudo activar o desactivar la caja. Revisa la conexión y vuelve a intentarlo.
«Error» — «No se pudo cargar la caja» La caja que intentas abrir ya no existe o el sistema no respondió. La pantalla se devuelve sola. Comprueba en la lista que la caja siga ahí.
«Efectivo esperado» dice «—» o «sin calcular» El turno está cerrado (no hay nada que esperar), o el servidor no pudo calcularlo. Con el turno abierto, recarga la pantalla. El cierre lo vuelve a calcular al guardar.
«No hay cajas en este estado» Ninguna caja cuadra con el filtro elegido. Pulsa «Ver todas».
«Este parqueadero no tiene cajas» Este parqueadero de verdad no tiene ninguna caja. Pulsa «Crear caja». Si no te sale, pídeselo a un gerente.

Los tropiezos de abrir y cerrar el turno están en Abrir y cerrar el turno, y los de anotar plata en Ingresos y retiros de caja.

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