Revisar los documentos emitidos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Todo lo que se emitió está en esta lista: facturas y notas crédito, aceptadas y falladas. Desde aquí se busca un documento, se vuelve a intentar el que no llegó, se baja el PDF o el XML, y se le reenvía al cliente por correo.

Los botones de cada fila cambian según el estado. Correo solo aparece con el documento aceptado; Reintentar, solo cuando no está aceptado; PDF y XML, solo cuando el documento ya tiene número; y Cobro, solo si el documento salió de un cobro de parqueo.

Buscar un documento

Entra a Caja → Facturas electrónicas.
Escribe en «Buscar por número, CUFE, placa o cliente...».
La lista se recorta mientras escribes.

Ojo: el buscador mira solo la página que tienes en pantalla, no todo el histórico. Si no encuentras lo que buscas, filtra primero por estado o pasa de página abajo, y vuelve a buscar.

Filtrar por estado

Abre la lista desplegable que dice «Todos los estados».
Elige «Aceptadas», «Pendientes de envío», «Enviadas», «Rechazadas» o «Con error».
La lista vuelve a la primera página con lo que coincida.

Para volver a verlo todo, elige de nuevo «Todos los estados».

El botón Actualizar vuelve a pedir la lista al servidor. Úsalo después de reintentar algo, para ver el estado nuevo.

Ver de qué cobro salió un documento

Ubica la fila.
Pulsa Cobro.
Se abre el detalle de ese cobro, con su placa, sus horas y su tarjeta de facturación.

Las facturas de mensualidades no tienen este botón: no salieron de un cobro de parqueo.

Reintentar un documento rechazado o con error

Reintentar vuelve a armar el documento con los datos que el cobro y el cliente tienen en este momento, y lo manda otra vez. Por eso, si la DIAN lo rechazó por un dato del cliente, primero se corrige el cliente y después se reintenta; si no, va a fallar igual.

Si el rechazo fue por datos del cliente, ve a Clientes → Clientes, abre el cliente y corrige el nombre, el tipo y número de documento o el correo.
Vuelve a Caja → Facturas electrónicas.
Busca la fila. En la columna CUFE / error está el motivo del último fallo.
Pulsa Reintentar.
Espera: el botón se queda en «...».
Lee el aviso. «Documento aceptado» quiere decir que esta vez sí entró.

También puedes reintentar desde el cobro: abre su detalle y pulsa Reintentar emisión en la tarjeta «Factura electrónica (DIAN)».

Un documento ya aceptado no muestra Reintentar: no hay nada que reenviar.

Descargar el PDF o el XML

Sirve para facturas y para notas crédito.

Ubica la fila del documento.
Pulsa PDF para la representación gráfica, o XML para el archivo firmado.
El archivo se guarda en este equipo. El aviso «PDF descargado» dice con qué nombre quedó.

Desde el cobro los botones se llaman Descargar PDF y Descargar XML, y hacen lo mismo.

Si el documento todavía no tiene número, los botones PDF y XML ni siquiera aparecen: no hay archivo que bajar. Espera a que quede «Aceptada».

Abrir el documento en Factus

Ubica la fila.
Pulsa Ver. Desde el cobro el botón se llama Ver documento.
El documento se abre en el navegador del equipo.

Si el equipo no deja abrir el navegador, sale el aviso «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado en el portapapeles: pégalo tú mismo en el navegador.

Este botón solo aparece cuando Factus ya devolvió la dirección del documento.

Reenviar el documento por correo al cliente

Al emitir, el sistema no manda correo. Mandarlo es una decisión aparte, y aquí es donde se toma.

Ubica la fila del documento. Tiene que estar en estado «Aceptada».
Pulsa Correo.
Espera el aviso «Correo enviado».

El correo va a la dirección que tenga guardada el cliente. Si el cliente no tiene correo, o el correo está mal escrito, Factus no lo manda y verás «No se pudo enviar».

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sigue sin aceptarse»	El reintento tampoco entró.	Lee el motivo del aviso, corrige lo que dice y vuelve a intentar.
«El reintento no prosperó.»	El servidor no dio un motivo concreto.	Espera unos minutos y pulsa Actualizar: el sistema reintenta solo.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Intentaste reintentar algo que ya está bien.	No hay nada que hacer. Si el documento está mal, emite una nota crédito.
«Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.»	El archivo aún no está listo del lado de Factus.	Espera un par de minutos y vuelve a pulsar PDF.
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML»	Factus rechazó la descarga o mandó algo dañado.	Vuelve a intentarlo; si sigue, abre el documento con Ver y bájalo desde Factus.
«Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.»	El equipo no soporta la descarga directa.	Pulsa Ver y descarga desde Factus.
«No se pudo enviar» — «Factus rechazó el envío.»	El cliente no tiene correo, o el correo no es válido.	Corrige el correo en Clientes → Clientes y vuelve a pulsar Correo.
«Factus no pudo enviar el correo: …»	Factus dio el motivo exacto.	Haz lo que diga el mensaje.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	Se cayó la conexión.	Reintenta cuando vuelva.