Abrir y cerrar el turno

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja. También desde Salidas, y desde la franja «Turno abierto» / «Turno cerrado» de arriba del menú lateral. Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada salida que cobras se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

Ventana Arqueo de Caja

  1. «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)». Lo que debería haber, repartido en «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta», con su «Total general:». Es el fondo inicial más los cobros del turno, más o menos los ingresos y retiros que hayas anotado.
  2. «Saldos contados». Lo que tú contaste, en tres casillas. Esto lo escribes a mano; nada se rellena solo.
  3. «Diferencia total». Verde si sobra, rojo si falta, gris si cuadra. Arriba de esta fila aparece la diferencia de cada método por separado.
  4. «Desglose por denominación (opcional)». Para dejar constancia de cuántos billetes de cada valor contaste.
  5. «Observaciones», con asterisco. Sin esto no se guarda nada.

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar marcada como «Caja activa». Si no lo está, no le sale el botón para arquear.
  • Para arquear desde Salidas, esta terminal necesita tener esa caja asignada en Configuración → Terminal. Esa pestaña solo la puede usar el ADMIN: a los demás les responde «Acceso denegado».
  • Ten el dinero contado antes de abrir la ventana. Se cuenta en la mano, no en la pantalla.

Abrir el turno

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de tu caja. Debe decir «Sin turno».
  3. Pulsa «Abrir Turno», el botón verde de arriba a la derecha.
  4. Se abre la ventana «Abrir Turno». Si la caja ya trabajó antes, arriba sale el «Saldo del turno anterior (referencia)»: lo que se registró al cerrar la vez pasada.
  5. Escribe en «Fondo inicial» el efectivo con el que arrancas, sin puntos ni signo de pesos. Si no te entregaron base, déjalo en cero.
  6. Si quieres dejar por escrito cuántos billetes de cada valor te entregaron, usa el «Desglose por denominación (opcional)» — está explicado más abajo.
  7. Escribe las «Observaciones». Es obligatorio: sirve para anotar quién te entregó el fondo o cualquier cosa rara del arranque.
  8. Pulsa «Abrir Turno».
  9. Sale la pregunta «¿Confirmar arqueo?» diciendo con cuánto fondo inicial va a quedar. Pulsa «Confirmar».

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.». En el detalle de la caja aparece el recuadro verde «Turno activo desde» y en el historial una línea APERTURA.

Ojo: el turno queda a nombre del usuario con el que iniciaste sesión. Si abres el turno con el usuario de otro, todos los cobros del día van a quedar a nombre de él.

Abrir el turno desde Salidas

Salidas no funciona sin turno abierto, así que se encarga de recordártelo.

  1. Entra a Operación → Salidas. Mientras revisa la caja muestra «Verificando caja...».
  2. Si la caja no tiene turno, se abre sola la ventana «Abrir Turno» con el aviso «Esta caja no tiene un turno abierto. Ábrelo para poder registrar cobros y movimientos.»
  3. Llena el fondo inicial y las observaciones igual que arriba, y pulsa «Abrir Turno».

Si pulsas «Cancelar», la pantalla te devuelve a donde estabas: sin turno no hay salidas que cobrar.

Si el turno quedó abierto de ayer, la ventana se abre en modo arqueo con el aviso «El turno anterior quedó abierto de un día anterior. Regístrale un cierre para que las cuentas del turno nuevo empiecen limpias.» Registra ese cierre y, en cuanto lo guardes, la misma ventana te va a pedir la apertura del turno de hoy.

Si el turno lo abrió otro, sale el aviso amarillo «Atención: Este turno fue abierto por… Lo ideal es que el mismo usuario que abrió el turno sea quien lo cierre.» Es solo un aviso: te deja cerrar igual.

Cerrar el turno

Ojo: un arqueo no se puede borrar ni corregir después. Cuenta la plata dos veces antes de pulsar «Confirmar».

  1. Abre el detalle de la caja, o entra a Salidas y pulsa «Cierre de Caja».
  2. En el detalle, pulsa «Nuevo Arqueo».
  3. Se abre la ventana «Arqueo de Caja». Arriba tienes el «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)»: úsalo de referencia, no lo copies.
  4. Si tu rol lo permite, elige el «Tipo de arqueo». Para terminar la jornada es «Cierre».
  5. Cuenta el efectivo del cajón y escríbelo en «Efectivo».
  6. Escribe en «Transferencia» lo recaudado por Nequi, Daviplata, transferencia bancaria o cualquier otro método que no sea efectivo ni tarjeta: el sistema los cuenta todos ahí.
  7. Escribe en «Tarjeta» lo recaudado con datáfono.
  8. Mira el «Total contado:» y la «Diferencia total» que aparecen debajo.
  9. Si quieres dejar el conteo billete por billete, usa el «Desglose por denominación (opcional)».
  10. Escribe las «Observaciones». Si hay diferencia, aquí es donde se explica.
  11. Pulsa «Registrar Arqueo».
  12. Sale la pregunta «¿Confirmar arqueo?» con el saldo total. Pulsa «Confirmar».

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.». El recuadro «Turno activo desde» desaparece y el botón vuelve a decir «Abrir Turno».

Los cuatro tipos de arqueo

El selector «Tipo de arqueo» solo le sale a ADMIN, DUENO y GERENTE. Un operario que cierra su turno registra siempre un «Cierre», sin tener que elegir nada.

Tipo Para qué es ¿Deja el turno abierto?
«Cierre» Terminar la jornada o entregar el puesto. No
«Intermedio» Un corte de control a media jornada, sin dejar de operar. Sí
«Emergencia» Un conteo forzado por algo que se salió de lo normal. No
«Auditoría» Un conteo hecho por alguien de arriba para revisar. No

Después de un «Intermedio», el sistema vuelve a contar los cobros desde ese momento: el siguiente «Saldo esperado» es el fondo inicial más lo cobrado a partir del intermedio.

Contar por denominación

Es opcional y sirve para dejar por escrito cuántos billetes y monedas de cada valor había.

  1. Pulsa «Agregar» al lado de «Desglose por denominación (opcional)».
  2. En «Método» deja «Efectivo» (o elige «Transferencia» o «Tarjeta» si estás detallando esos).
  3. En «Denominación» escribe el valor del billete o la moneda: 50000, 20000, 500…
  4. En «Cantidad» escribe cuántos contaste.
  5. Repite desde el paso 1 por cada denominación.
  6. Si te equivocaste en una línea, pulsa la papelera de la derecha para quitarla.

Mientras no agregues ninguna, ahí dice «Sin desglose — haz clic en "Agregar" para añadir denominaciones.»

Ojo: el desglose no suma solo. Los «Saldos contados» los escribes tú aparte, y son esos los que el sistema usa para calcular la diferencia.

Leer la diferencia

Cuando estás cerrando, debajo de las tres casillas aparece una fila por método y una última fila «Diferencia total»:

  • En verde sobra. Contaste más de lo esperado.
  • En rojo falta. Contaste menos.
  • En gris cuadra.

La aplicación lo dice con todas las letras: «En verde sobra y en rojo falta. Lo que queda registrado como diferencia del arqueo es la del efectivo: es lo único que puede desaparecer del cajón.» Las diferencias de tarjeta y transferencia se ven en pantalla para que las revises, pero la «Diferencia:» que queda guardada en el historial es la del efectivo.

Si te falta plata y ya sabes por qué —sacaste la recaudación a la caja fuerte y no lo anotaste—, el arreglo no es cuadrar el número a mano: es anotar el retiro y volver a abrir el arqueo.

Ver el desglose del último arqueo

Dentro de la ventana de arqueo, arriba, hay un recuadro azul «Último arqueo registrado» con su tipo, su fecha y su saldo.

  1. Pulsa «Ver desglose».
  2. Se abren los «Saldos por método» («Efectivo», «Transferencia», «Tarjeta») y, si se registraron, las «Denominaciones contadas».
  3. Pulsa «Ocultar desglose» para cerrarlo.

Imprimir un arqueo

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Busca el arqueo en el «Historial de Arqueos».
  3. Pulsa el botón de la impresora, arriba a la derecha de esa tarjeta.

Sale por la impresora térmica configurada en esta terminal. En una apertura se imprime el «Fondo inicial»; en los demás arqueos, los saldos por método de pago, el total contado, lo esperado, la diferencia y el desglose por denominación si lo hubo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que escribir observaciones aunque no haya pasado nada? Sí, el campo es obligatorio. Con escribir turno normal, sin novedades basta.

El saldo esperado no me cuadra con lo que yo tengo apuntado. ¿Puedo cambiarlo? No, ese número lo calcula el sistema y no se edita. Tú escribes lo que contaste y la diferencia queda registrada tal cual, que es justamente lo que sirve para investigar después.

¿Puedo abrir el turno de una caja que no es la de mi terminal? Sí, desde Caja → Cajas y turnos entras a cualquier caja del parqueadero y la arqueas. Lo que depende de la terminal es Salidas, que solo trabaja con la caja asignada.

¿Qué pasa con el fondo inicial al cerrar? Se queda dentro de lo esperado: el sistema espera encontrar el fondo más lo cobrado. Si al cerrar entregas la recaudación pero dejas la base para el turno siguiente, anota la entrega como un retiro antes de arquear.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «Las observaciones son obligatorias.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea y vuelve a pulsar el botón de guardar.
«Error» — «El fondo inicial no puede ser negativo.» Se coló un signo menos en «Fondo inicial». Bórralo y escribe el número sin signo.
«Error» — «No se pudo registrar el arqueo.» El sistema rechazó el arqueo. Lo más común: la caja ya tenía un turno abierto, o el turno se cerró desde otra terminal mientras tú llenabas la ventana. Cierra la ventana, vuelve a entrar al detalle de la caja y mira si dice «Turno abierto» o «Sin turno activo». El botón te dice qué toca hacer.
«Error» — «Ocurrió un error al registrar el arqueo.» No hubo respuesta del sistema: casi siempre es la conexión. Comprueba la conexión con el servidor y repite. No vuelvas a contar: el arqueo no quedó guardado.
«Terminal sin caja configurada» al entrar a Salidas La terminal no tiene caja asignada. Que el ADMIN vaya a Configuración → Terminal y elija una en el campo «Caja». Es la única pestaña que los demás roles no pueden usar.
Entras a Salidas y se abre sola una ventana de arqueo Es el aviso de que la caja no tiene turno, o de que quedó uno abierto de ayer. Ábrelo o ciérralo según lo que diga el aviso. Si pulsas «Cancelar», la pantalla se devuelve.
«Atención: Este turno fue abierto por…» (en Salidas, «Atención: El turno activo fue abierto por…») El turno lo abrió otro usuario. Es solo un aviso. Lo ideal es que lo cierre quien lo abrió, pero puedes seguir.
El botón «Nuevo Arqueo» no aparece en el detalle La caja está marcada como inactiva. Pulsa «Editar» y marca «Caja activa» — eso lo hacen ADMIN, DUENO o GERENTE.
No te sale el selector «Tipo de arqueo» Tu usuario es OPERARIO. Tu arqueo se registra como «Cierre», que es lo que normalmente necesitas. Para un intermedio o una auditoría, pídeselo a un gerente.
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en ajustes.» Esta terminal no tiene impresora térmica configurada. La impresora se elige en los ajustes de la aplicación que lanza NeoGestify, no dentro de Parqueadero (Configuración → Impresión solo cambia qué se imprime). Pídeselo a quien montó el equipo. El arqueo ya quedó guardado; lo puedes imprimir después desde el historial.
«Error de impresión» — «Error enviando el arqueo a imprimir remotamente» La impresora es de red y no respondió. Revisa que esté encendida y en la misma red, y vuelve a pulsar el botón de imprimir.

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