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Usuarios y roles

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Usuarios. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí se crean las cuentas con las que entra el personal: una por persona, nunca una compartida. A cada una le pones uno o varios roles, y el rol es lo que decide qué ve esa persona cuando inicia sesión. Cuando alguien se va del negocio no se borra su cuenta: se apaga, y con eso deja de poder entrar sin que se pierda nada de lo que hizo.

Pantalla Usuarios

  1. El buscador y «Nuevo usuario». El buscador encuentra por nombre, usuario o correo mientras escribes. «Nuevo usuario» abre la hoja para crear una cuenta.
  2. La franja «Parqueadero». «Todos», un botón por parqueadero y «Sin parqueadero», para quien no tiene uno asignado. La cifra de cada botón cuenta los usuarios activos (o los inactivos, si estás viendo esos).
  3. «Activos» e «Inactivos». Arranca en «Activos»: las cuentas apagadas solo salen en «Inactivos».
  4. Los roles. «Todos» y un botón por cada rol que alguien tiene puesto —«Administrador», «Dueño», «Gerente», «Operario»—, con cuántos hay.
  5. La lista. «Usuario» (nombre, @usuario y parqueadero), «Roles» y «Ahora»: si tiene un turno abierto, dice «En turno» y en qué caja y desde qué hora. Toca un renglón para ver el detalle.
  6. El detalle. A la derecha —o en una hoja, en pantalla angosta—: sus datos, «Editar», «Actividad» y lo que hizo «Hoy»: entradas, salidas, cobros y sus tres últimos movimientos.

Antes de empezar

  • Tu usuario tiene que ser ADMIN, DUENO o GERENTE. Un OPERARIO no ve esta pantalla en el menú, y si llega por dirección directa la aplicación lo devuelve al Dashboard con el aviso «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»
  • En una instalación nueva hay un solo usuario: admin. En el computador del parqueadero su contraseña es admin; si el servidor está en internet, es la que te entregó tu proveedor. Entra con él, cámbiale la contraseña con «Restablecer» y crea las cuentas de verdad.
  • Los roles son cuatro y no se pueden crear más: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. En pantalla se llaman «Administrador», «Dueño», «Gerente» y «Operario».
  • No hace falta tener un turno de caja abierto.

Los cuatro roles

El rol es lo que decide qué ve cada quien. Un usuario puede tener varios a la vez, y entonces ve la suma de todo.

Lo que hace la persona ADMIN DUENO GERENTE OPERARIO
Ingresos, salidas, espacios, cobros, abrir y cerrar turno ✓ ✓ ✓ ✓
Clientes ✓ ✓ ✓ ✓
Vehículos, mensualidades, comercios ✓ ✓ ✓ —
Tarifas y tipos de vehículo ✓ ✓ ✓ —
Usuarios (esta pantalla) y Auditoría ✓ ✓ ✓ —
«Cajas por parqueadero» ✓ ✓ ✓ —
«Espacios», «Tarifas», «Suscripciones» y «Comercios por parqueadero» ✓ — — —
Eliminar tarifas, horarios especiales y cajas ✓ ✓ — —
Configuración → Impresión ✓ ✓ ✓ —
Configuración → Empresa y Facturación electrónica ✓ ✓ — —
Configuración → Terminal (la entrada la ven todos, pero solo el ADMIN la puede usar) ✓ — — —

En la hoja de cada usuario, cada rol lleva una línea que resume lo que abre: «Todo: la empresa, cada parqueadero y la configuración», «Todos los parqueaderos juntos; puede eliminar», «Su parqueadero: tarifas, comercios y usuarios» e «Ingresos, salidas, espacios, cobros y caja».

Y no todos reparten lo mismo:

Quién eres Roles que puedes poner y quitar
ADMIN Administrador, Dueño, Gerente y Operario
DUENO Dueño, Gerente y Operario
GERENTE Gerente y Operario

Los roles que no puedes repartir no salen en la hoja. Y hay más: no puedes cambiar nada de un usuario que tenga un rol que tú no repartes. Un GERENTE puede abrir la cuenta de un DUENO, pero al guardar sale «No tienes permiso para hacer esto.»; la hoja lo anticipa con «También es Dueño, que no puedes cambiar.»

Ojo: al usuario admin no se le puede quitar «Administrador». En su hoja esa tarjeta sale bloqueada y dice «No se le quita al usuario admin». Es la cuenta que abre la puerta cuando todo lo demás falla.

Crear un usuario

De la hoja nueva a la persona trabajando

Hoja «Nuevo usuario»

  1. La foto. Opcional. «Poner foto» abre el explorador de archivos: una imagen de hasta 5 MB. Debajo dice «Se guarda con los cambios».
  2. «Usuario». Con esto inicia sesión la persona. Entre 3 y 50 caracteres, y no se puede repetir. Debajo lo advierte: «Con esto entra; no se cambia después».
  3. «Nombre», «Apellidos» y «Correo». Los tres son obligatorios.
  4. «Contraseña» y «Repetir contraseña». Mínimo 8 caracteres, y las dos iguales. El ojo de cada campo muestra lo escrito.
  5. «Parqueadero donde trabaja». Un botón por parqueadero y «Ninguno» («Ninguno: dueño o administración»).
  6. «Roles». Una tarjeta por rol, con lo que abre. Hay que marcar al menos una.
  7. «Cuenta activa». Prendida, «Podrá entrar en cuanto se cree».
  8. «Crear usuario». Guarda. Mientras guarda dice «Creando…».

Los pasos:

  1. Entra a Administración → Usuarios.
  2. Pulsa «Nuevo usuario». Si en la franja tenías elegido un parqueadero, la hoja ya lo trae marcado.
  3. Escribe el «Usuario». Piénsalo bien: no se puede cambiar.
  4. Escribe el «Nombre», los «Apellidos» y el «Correo».
  5. Escribe la «Contraseña» y vuelve a escribirla en «Repetir contraseña».
  6. Elige el «Parqueadero donde trabaja», o «Ninguno».
  7. Marca los «Roles». Para quien está en la caseta, «Operario» es suficiente.
  8. Deja prendida «Cuenta activa».
  9. Pulsa «Crear usuario». Sale el aviso «Ana ya puede entrar» y la cuenta aparece en la lista.

Ojo: el «Usuario» queda fijo para siempre y una cuenta no se puede borrar desde aquí. Si te equivocaste al escribirlo, apaga esa cuenta y crea otra con el nombre bueno.

El «Parqueadero donde trabaja» es un dato de la persona: sale en la lista, filtra la franja y le dice al gerente quién es de su parqueadero. No decide en qué parqueadero trabaja el computador: eso se elige en la configuración de esta terminal.

Buscar a alguien

  1. Escribe en el buscador, arriba, el nombre, el usuario o el correo. No importan las mayúsculas y sirve con un pedazo: «jua» encuentra a «Juan Pérez».
  2. Si hace falta, toca un parqueadero en la franja, o un rol.
  3. Si no aparece, mira en «Inactivos»: puede que la cuenta esté apagada.

Las tildes cuentan. «perez» no encuentra a «Pérez». Escribe la tilde, o busca por un pedazo que no la lleve.

Cuando nadie pasa los filtros, sale «No hay usuarios con estos filtros» — «Prueba con otro parqueadero o rol, o limpia los filtros.», con «Limpiar filtros».

Cambiar los datos y los roles de alguien

  1. Toca a la persona en la lista.
  2. Pulsa «Editar» en el detalle. Se abre «Editar usuario»; debajo del título dice «@ana · el usuario no se cambia».
  3. Cambia el nombre, el correo, la foto («Cambiar foto»), el parqueadero o los roles.
  4. Pulsa «Guardar cambios». Sale «Cambios guardados».

El menú de esa persona se arma al iniciar sesión: el cambio de rol se le nota cuando cierre sesión y vuelva a entrar.

El parqueadero se puede cambiar, pero no quitar. A quien ya tiene uno, la hoja le dice «Se puede cambiar, no quitar» y «Ninguno» sale apagado.

Cambiarle la contraseña a alguien

Sirve para quien la olvidó, y para cambiar la del usuario admin el primer día.

  1. Abre la hoja de la persona con «Editar».
  2. Abajo, en «Contraseña» —«Pone una nueva y la anterior deja de servir»—, pulsa «Restablecer».
  3. Escribe la nueva en «Nueva contraseña» y otra vez en «Repetirla». Mínimo 8 caracteres.
  4. Pulsa «Poner esta contraseña».
  5. Sale «¿Cambiar la contraseña de Ana?» — «Ya no podrá entrar con la anterior. Dile la nueva para que entre.» Pulsa «Sí».
  6. Sale «Contraseña de Ana cambiada». Dásela a la persona.

Para arrepentirte antes del paso 4, pulsa «No cambiar». La opción no sale en la cuenta de alguien con un rol que tú no repartes.

Apagar o volver a activar una cuenta

Apagar es la manera de sacar a alguien del sistema sin perder nada de lo que hizo.

Ojo, antes de apagar: el cambio es inmediato, también para quien ya está adentro. En cuanto su pantalla le pide algo al servidor, se le cierra la sesión y vuelve a la pantalla de entrada. Si está en mitad de un turno, que lo cierre antes.

  1. Abre la hoja de la persona con «Editar».
  2. Apaga «Cuenta activa». Se guarda en ese momento: debajo dice «Ya no puede entrar» y al lado sale «Deshacer» durante unos segundos.
  3. Cierra la hoja. Si el cambio era reciente, sale el aviso «Ana ya no puede entrar», también con «Deshacer».

La cuenta pasa a «Inactivos» y, si intenta entrar, le sale «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.» Para volver a activarla, búscala en «Inactivos», ábrela y prende «Cuenta activa».

Apagar una cuenta no cierra lo que dejó abierto: si tenía un turno de caja, hay que cerrarlo desde otra cuenta en Caja → Cajas y turnos.

Ojo, antes de apagar al usuario admin: volver a activarlo hay que hacerlo desde dentro, con otra cuenta de ADMIN. Antes de tocarlo, entra con esa otra cuenta y comprueba que ves Administración → Usuarios.

Ver lo que ha hecho alguien

En el detalle de la lista sale lo de hoy. Para ver más atrás:

  1. Toca a la persona en la lista.
  2. Pulsa «Actividad». Se abre «Actividad de Ana Gómez».

Actividad de un usuario

  1. La flecha de volver. Regresa a Usuarios.
  2. El buscador y «Editar». El buscador encuentra por placa o caja. «Editar» abre su hoja.
  3. Sus datos. Roles, parqueadero, correo y «Ahora»: si tiene turno abierto, en qué caja y desde qué hora. Debajo, cuántas entradas, salidas y cobros hizo en el periodo elegido.
  4. El periodo. «Hoy», «7 días» —con el que abre— o «Todo», cada uno con cuántos movimientos tiene.
  5. El tipo. «Todo», «Entradas», «Salidas», «Cobros», «Turnos y caja»… Solo salen los que tienen algo en ese periodo.
  6. La lista. «Cuándo», «Qué» y «Detalle»: la placa, el valor, la caja o lo que corresponda. Va de a 25 por página.

Para ver lo de todo el equipo junto, y no de una persona, está Auditoría.

Ver y restaurar lo eliminado

Lo eliminado no se borra: queda guardado y se puede devolver a la lista. El chip «Eliminados» con su cifra sale junto a «Activos / Inactivos», y solo lo ven ADMIN y DUENO, que son los que pueden eliminar.

  1. Pulsa «Eliminados 2». Se abre la hoja con lo que se eliminó.
  2. Pulsa «Restaurar» en la fila que quieras devolver.
  3. Abajo sale un aviso de que volvió a la lista.

Si no hay nada eliminado, el chip no aparece.

La cuenta vuelve con sus roles y su contraseña: quien la use entra con la que tenía. No se restauran sus sesiones.

Para restaurar una cuenta hay que poder darle todos sus roles: a un administrador solo lo restaura otro administrador.

Ojo: «Deshacer», en el aviso de recién eliminado, hace lo mismo que «Restaurar», así que también funciona si cierras y vuelves a abrir la aplicación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar un usuario? No desde esta pantalla. Lo que se hace es apagar su «Cuenta activa».

¿Puedo crear un rol nuevo, tipo «SUPERVISOR»? No. Los roles son los cuatro que trae el sistema.

Le puse un rol y la persona sigue viendo el menú de antes. El menú se arma al iniciar sesión. Dile que cierre sesión y vuelva a entrar.

¿Un usuario sirve para todos los parqueaderos del negocio? Sí. El «Parqueadero donde trabaja» es un dato de la persona, no un candado.

Soy GERENTE y no veo «Administrador» ni «Dueño» en la hoja. Es lo esperado: un GERENTE solo reparte «Gerente» y «Operario». Debajo de «Roles» lo dice: «Dueño y Administrador los asigna un dueño o un administrador».

Cuando algo no sale

Los avisos de la hoja salen en rojo, arriba del todo.

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«El usuario debe tener al menos 3 caracteres.» El «Usuario» está vacío o es muy corto Escribe uno de entre 3 y 50 caracteres
«El correo no es válido.» El «Correo» está vacío o no tiene forma de correo Corrígelo: es obligatorio
«Falta el nombre.» / «Faltan los apellidos.» Uno de los dos está vacío Escríbelo
«Elige al menos un rol.» No hay ninguna tarjeta de «Roles» marcada Marca al menos una
«La contraseña debe tener al menos 8 caracteres.» La contraseña es muy corta Ponle 8 o más
«Las dos contraseñas no coinciden.» «Contraseña» y «Repetir contraseña» no son iguales Vuelve a escribir las dos; el ojo te deja ver lo escrito
«El nombre de usuario ya existe o el parqueadero no es válido» Ese «Usuario» ya lo tiene otra cuenta —activa, inactiva o una que se borró—, o el parqueadero ya no existe Elige otro «Usuario». Si sigue, prueba con «Ninguno» en el parqueadero
«No tienes permiso para hacer esto.» La persona tiene un rol que tú no repartes, o intentaste dar uno que no te toca Pídeselo a un ADMIN o a un DUENO
«No se pudieron cargar los roles.» La hoja no logró traer la lista de roles Ciérrala y vuelve a abrirla
«No se pudo crear el usuario. Revisa los datos.» o «No se pudo guardar el usuario. Revisa los datos.» El servidor rechazó los datos Revísalos y vuelve a pulsar. Si sigue, revisa la conexión
«Ese archivo no es una imagen.» / «La foto pesa más de 5 MB.» El archivo de la foto no sirve Elige una imagen de menos de 5 MB
«La foto no se pudo guardar» — «Lo demás quedó guardado.» La cuenta se guardó, pero la foto no llegó Abre «Editar» y vuelve a ponerla
«No se pudo cambiar» — «La cuenta sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El interruptor de «Cuenta activa» no llegó al servidor, o la persona tiene un rol que tú no repartes Vuelve a intentarlo; si es por el rol, pídeselo a un ADMIN o a un DUENO
«No se pudo cambiar» — «La contraseña sigue siendo la anterior. Inténtalo de nuevo.» La contraseña nueva no llegó al servidor Vuelve a intentarlo cuando haya conexión
La persona dice «no puedo entrar» y le sale «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.» Su cuenta está apagada, o escribe mal el usuario o la contraseña Búscala: si está en «Inactivos», préndele «Cuenta activa». Si está activa, cámbiale la contraseña con «Restablecer»
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Tu rol no ve esta pantalla Pídele el cambio a un ADMIN, DUENO o GERENTE
«No hay cuentas inactivas» Estás en «Inactivos» y nadie tiene la cuenta apagada Vuelve a «Activos»
«No se pudieron cargar los usuarios» La pantalla no logró traer la lista Pulsa «Reintentar»
«No se pudo cargar lo de hoy.» en el detalle No llegó la actividad del día Sal de la pantalla y vuelve a entrar
«No se pudo abrir el usuario» — «No encontramos este usuario.» La cuenta que intentas abrir ya no está Pulsa «Volver a Usuarios» y ábrela desde la lista
«Todavía no ha registrado nada» en «Actividad» Esa persona no ha hecho nada que quede en el registro Nada que arreglar

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