Mensualidades y planes

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Clientes → Suscripciones. Los planes se abren desde ahí, con el botón «Configurar Planes»: no tienen entrada propia en el menú. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

El cliente que deja el carro todos los días no quiere pagar en la barrera cada tarde, y tú no quieres cobrarle. Aquí armas los planes —cuánto vale el mes, cuántos días dura— y se los vendes a un cliente. Desde ese momento, y hasta la fecha de fin, los vehículos de ese cliente salen en $0 y la pantalla de salida lo dice sola.

Pantalla de suscripciones

  1. Clientes → Suscripciones. El menú no tiene entrada para los planes: se llega a ellos desde esta pantalla, y mientras estás en planes el menú sigue marcando «Suscripciones».
  2. «Configurar Planes». Abre la lista de planes, que es donde se define el precio y la duración. Está explicado en Los planes.
  3. «Nueva Suscripción». Le vende un plan a un cliente. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
  4. El estado. «Activa» en verde hasta la fecha de fin, ese día incluido, y «Vencida» en naranja a partir del día siguiente. La vencida sale sola del listado en el primer cambio de día con el sistema encendido; la que cancelas desaparece al momento.
  5. «Editar» y «Cancelar». Solo salen mientras la suscripción está vigente. A una vencida solo le queda «Factura electrónica».
  6. «Factura electrónica». Abre la factura de esa mensualidad ante la DIAN. Está en Vender una mensualidad.

Esta pantalla no tiene buscador ni filtros: muestra en tarjetas las suscripciones vigentes del parqueadero de esta terminal, y ya.

Antes de empezar

Cuatro cosas tienen que estar listas, en este orden:

  1. Esta terminal tiene que tener parqueadero. Si no, en vez de la pantalla sale «Parqueadero no configurado» con un botón «Ir a Configuración». Se arregla en Configuración → Terminal.
  2. El cliente tiene que existir. Se crea en Clientes → Clientes. La mensualidad se le vende a un cliente, no a una placa.
  3. Los vehículos del cliente tienen que estar registrados y asignados a él. Se hace en Clientes → Vehículos. Un vehículo sin cliente nunca queda cubierto, aunque el dueño tenga la mensualidad pagada.
  4. Tiene que haber al menos un plan activo. Sin planes, el desplegable «Plan de Suscripción» solo trae «-- Seleccionar --» y no puedes vender nada.

No hace falta turno de caja abierto para entrar aquí ni para vender una mensualidad.

Ojo: el valor del plan no entra al arqueo de la caja y no aparece en Operación → Cobros. La mensualidad se registra en esta pantalla y nada más. Si la plata entró al cajón, anótala como un movimiento de caja en Caja → Cajas y turnos.

Cómo funciona la cobertura

De la mensualidad vendida a la salida sin cobro

Cuando alguien busca la placa en Operación → Salidas, el sistema mira quién es el cliente dueño de ese vehículo. Si ese cliente tiene una suscripción «Activa» cuya fecha de fin todavía no ha pasado, el valor a cobrar es $0 y en el recuadro verde aparece «Cubierto por suscripción "Mensual Carro"», con el nombre de tu plan.

Cuatro cosas que conviene tener claras:

  • Cubre a todos los vehículos del cliente, en el parqueadero donde compraste el plan. Lo que manda es el cliente: si tiene tres vehículos a su nombre, los tres salen en $0 mientras la mensualidad esté vigente. En otra sede pagan por tiempo, porque cada plan pertenece a un parqueadero.
  • La cobertura se comprueba al salir, no al entrar. La entrada se registra igual que la de cualquier otro vehículo.
  • A una salida cubierta no se le aplican códigos de comercio. El recuadro de validación ni siquiera aparece: ya está en $0, no hay nada que descontar.
  • La salida sigue necesitando un turno de caja abierto. Es un requisito de la pantalla de Salidas, no de la mensualidad.

El día siguiente a la fecha de fin, la suscripción pasa sola a «Vencida» y desaparece del listado. Desde ese momento los vehículos de ese cliente vuelven a pagar por tiempo. No hay botón de renovar: para el mes siguiente vendes una suscripción nueva.

Las dos pantallas
Los planes: precio, duración y tipo de vehículo Crear un plan, cambiarle el precio, dejar de ofrecerlo o borrarlo.
Vender una mensualidad Crear la suscripción de un cliente, corregirla, cancelarla y facturarla.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cubrir solo uno de los carros del cliente? No. La mensualidad va pegada al cliente, así que cubre todos los vehículos que estén a su nombre. Si quieres cubrir uno solo, ese vehículo tiene que estar a nombre de un cliente aparte.

¿Por qué la tarjeta siempre dice «No hay vehículos vinculados»? Porque la mensualidad no guarda ninguna lista de placas. No es un problema: la cobertura no depende de esa lista, sino de a qué cliente está asignado cada vehículo en Clientes → Vehículos.

Si el plan dice «Tipo de vehículo: Moto», ¿el carro del cliente paga? No, también sale gratis. Ese campo es informativo: se ve en la tarjeta del plan y sale en la factura, pero no limita qué vehículos quedan cubiertos.

¿Cómo renuevo una mensualidad? Creando una suscripción nueva con la fecha de inicio del mes que empieza. Si la anterior sigue vigente, cancélala antes.

¿Dónde veo las mensualidades de un cliente concreto? En Clientes → Clientes, entrando a su ficha. Ahí hay una sección «Suscripciones» con todas las suyas, incluidas las vencidas y las canceladas.

¿La mensualidad se cuenta en el arqueo del turno? No. Vender un plan no genera un cobro de caja. Si recibiste la plata en efectivo, regístrala como movimiento en Caja → Cajas y turnos.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Parqueadero no configurado» Este computador todavía no tiene parqueadero asignado, y la pantalla no carga sin eso. Pulsa «Ir a Configuración» y elige el parqueadero en Configuración → Terminal.
«Módulo no incluido» / «Suscripciones» no está incluido en el plan contratado. Llegaste a la pantalla, pero el negocio no compró las mensualidades. Habla con tu proveedor para activarlo.
«No se pudo comprobar la licencia» El equipo no pudo consultar la licencia en este momento. No quiere decir que el módulo falte. Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando.
«Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve al Dashboard Tu rol no ve Suscripciones. Solo entran ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídele a un gerente que la venda, o que te cambien el rol en Administración → Usuarios.
«No hay suscripciones registradas.» No hay ninguna mensualidad vigente en este parqueadero. Las canceladas y las vencidas no se muestran acá. Pulsa «Crear suscripción», o revisa la ficha del cliente en Clientes → Clientes para ver las viejas.
Una suscripción que vendiste ya no está en la lista O se canceló, o se le pasó la fecha de fin. Míralas en la ficha del cliente, en Clientes → Clientes. Para el mes nuevo, vende otra.
El vehículo del mensualizado sale con valor a pagar en Salidas El vehículo no está a nombre del cliente que tiene la mensualidad, o la mensualidad ya venció. Revisa en Clientes → Vehículos que el vehículo tenga a ese cliente asignado, y en esta pantalla que la suscripción diga «Activa».
«Error al calcular el valor.» al abrir la salida de un mensualizado Casi siempre es que ese cliente tiene más de una mensualidad vigente a la vez y el sistema no sabe cuál aplicar. Vuelve a Suscripciones y cancela las que sobren, hasta dejarle una sola.
La ventana «Factura — …» se abre vacía La facturación electrónica está apagada o sin configurar en este equipo. Enciéndela en Configuración → Facturación electrónica. Ver Poner a punto la facturación electrónica.

Los mensajes de cada formulario están en el documento de su pantalla: Los planes y Vender una mensualidad.

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