Anular una factura con nota crédito

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Operación → Cobros → Ver detalle → tarjeta «Factura electrónica (DIAN)» → Emitir nota crédito. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Una factura que la DIAN ya aceptó no se borra. Para dejarla sin efecto se emite una nota crédito, que es otro documento electrónico que la anula y que también queda ante la DIAN. Es lo que se hace cuando se cobró de más, cuando la factura salió a nombre equivocado o cuando el cobro se anula.

Antes de empezar

  • La factura del cobro tiene que estar en estado «Aceptada por la DIAN». Si no, el botón no aparece. Si además le falta el número legal, el botón sí aparece, pero la emisión falla con un aviso.
  • Una vez hay una nota crédito aceptada sobre ese cobro, no se deja emitir otra.
  • El botón solo lo ven los roles ADMIN, DUENO y GERENTE. Un operario no lo ve.
  • Las facturas de mensualidades no tienen este botón.

Emitir la nota crédito

Ojo: esto no se puede deshacer. La nota crédito sale hacia la DIAN, consume numeración y queda registrada para siempre. Antes de pulsar, revisa que sea el cobro correcto.

  1. Entra a Operación → Cobros.
  2. Busca el cobro y pulsa la lupa Ver detalle.
  3. Baja a la tarjeta «Factura electrónica (DIAN)».
  4. Comprueba que la etiqueta diga «Aceptada por la DIAN» y que el Número sea el que quieres anular.
  5. Pulsa Emitir nota crédito.
  6. Lee la confirmación: «Se enviará a la DIAN una nota crédito que anula la factura de este cobro. ¿Continuar?».
  7. Confirma.
  8. Espera el aviso «Nota crédito emitida» con el número del documento.

La nota crédito queda listada en la misma tarjeta, debajo, bajo el título «Notas crédito», con sus propios botones PDF, XML y Ver. También aparece en Caja → Facturas electrónicas con la etiqueta Nota crédito.

Cuando el cobro se anula

En Configuración → Facturación electrónica hay un interruptor, «Emitir nota crédito al anular un cobro», que hace que la nota salga sola cuando un cobro con factura aceptada se anula. Está ahí porque anular el cobro en el sistema no borra la factura de la DIAN: la única forma de dejarla sin efecto es la nota crédito.

Ojo: las pantallas de Parqueadero no ofrecen hoy ninguna forma de anular un cobro. Ni Operación → Cobros ni Operación → Salidas tienen ese botón. En la práctica, entonces, la nota crédito se emite siempre a mano, con los pasos de arriba.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No aparece el botón Emitir nota crédito La factura no está aceptada, es de una mensualidad, o tu rol no puede emitirla. Comprueba el estado. Si es cuestión de rol, pídeselo a alguien con ADMIN, DUENO o GERENTE.
«El cobro no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.» Ese cobro nunca llegó a tener factura aceptada. No hay nada que anular ante la DIAN.
«El cobro ya tiene una nota crédito aceptada por la DIAN.» Ya se anuló esa factura. Búscala en Caja → Facturas electrónicas, filtrando por «Aceptadas».
«La factura del cobro no tiene número legal; no se puede emitir la nota crédito.» La factura quedó a medias. Reintenta primero la factura hasta que quede aceptada.
«No se pudo emitir» — «Factus rechazó la nota crédito.» Factus no aceptó el documento. Lee el texto del aviso. Suele faltar la resolución de notas crédito en la configuración.
En Configuración → Facturación electrónica, al pulsar Probar conexión: «La cuenta tiene … resoluciones activas para notas crédito y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Datos de emisión → Resolución de notas crédito»…» La cuenta de Factus tiene varias resoluciones de notas crédito y no se dijo cuál usar. Elígela en esa misma pantalla, donde dice el mensaje. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
En la misma prueba: «La resolución configurada para notas crédito (id …) no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Datos de emisión → Resolución de notas crédito».» La resolución que estaba elegida ya no existe o se desactivó. Vuelve a elegirla en Configuración → Facturación electrónica.
La nota crédito queda en «Rechazada» o «Con error» No llegó a la DIAN. Ve a Caja → Facturas electrónicas y pulsa Reintentar en esa fila.

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