Recibir la mercancía y cerrar la orden

Para quién: registrar la recepción, ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. «Cancelar orden», solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Compras → Órdenes de compra → toca la fila de la orden. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este es el paso que mueve el inventario. Hasta aquí la orden era un papel: pediste diez cajas y nada más. Ahora llega el camión, cuentas lo que trajo y lo anotas contra el pedido. Lo que quede en «Recibido» es exactamente lo que entra al stock.

Detalle de una orden de compra

El estado, en la cabecera —«Pendiente», «Procesando», «Recibida»…—, y al lado el menú ⋯, donde vive «Cancelar orden». Antes cancelar era un botón suelto de la cabecera que cancelaba al instante.
La franja de datos: el proveedor, la sucursal, cuándo se pidió, cuándo se espera —con «mañana» o «en 3 días» debajo— y el «Total estimado».
La casilla de «Llegó», de 56 px, y toda la fila la marca: ya no hay que acertarle a un cuadrito de 16 px.
«Recibido», con − y +. Se llena con lo pedido al marcar. Si llegó menos, la fila avisa «Faltan 2»; si lo bajas a cero, dice «En 0 no se registra».
Lo que ya se recibió queda apagado, con la cantidad y el día: «2 · recibido 12 sep».
«Vas a registrar», el resumen: qué paquetes y con qué cantidad, el aviso de los incompletos, y el botón «Confirmar recepción · 2 paquetes», que dice cuántos son. Antes se registraba de un toque, sin ver qué.
«Documento soporte», solo si el proveedor no factura. Está en su propia página.

Antes de empezar

La orden tiene que estar «Pendiente» o «Procesando». En una «Recibida», «Cancelada» o «Devuelta», en vez del resumen sale un recuadro que lo explica: «Mercancía recibida» — «Todos los paquetes quedaron registrados en el inventario.»
Ten la mercancía contada delante. Lo que registres aquí es lo que va a decir el sistema que hay en bodega.
Recíbela desde un computador de la sucursal a la que llegó. El inventario entra siempre en la sucursal de la terminal donde confirmas, no en la que dice la orden. El resumen lo recuerda: «Entradas de inventario en Sede Centro».

Registrar lo que llegó

Entra a Compras → Órdenes de compra.
Busca la orden por su número o por el proveedor y toca su fila.
Comprueba arriba el proveedor, la sucursal y las fechas.
En «Paquetes», toca la fila de cada paquete que vino. Queda marcada en azul.
Mira «Recibido»: se llenó con lo que pediste.
Si llegó otra cantidad, ajústala con − y +, o escribe el número en el medio. Vale más y vale menos.
Repite con cada paquete. Si llegó el pedido completo, pulsa «Marcar todo como recibido».
Lee el resumen de la derecha: paquete por paquete, con «4 de 6» cuando llega incompleto.
Pulsa «Confirmar recepción · N paquetes».
Abajo sale «Recepción registrada · 2 paquetes» — «Las entradas ya están en el inventario de la sucursal.», y la orden se recarga.

Ojo: esto no se puede deshacer. Al confirmar se crean las entradas de inventario y los paquetes registrados quedan cerrados: su casilla se apaga y su cantidad ya no se toca desde esta pantalla. Si te equivocas, el arreglo es un ajuste de stock a mano. Para eso está el resumen: léelo antes de pulsar.

Lo que pasa con lo que llegó incompleto

Esta es la parte que más confunde, y la pantalla ahora la avisa antes:

Un paquete que registras con menos cantidad queda cerrado. Si pediste 6 y pones 4, ese paquete queda recibido con 4 y los 2 que faltan no quedan pendientes. El resumen lo dice: «Un paquete llega incompleto: queda recibido con lo que pusiste y lo que falta no queda pendiente.»
Lo que sí sigue pendiente es el paquete que no marcaste. Debajo del resumen lo recuerda: «La orden sigue abierta por los paquetes que no marcaste.»
Un paquete marcado en 0 no se registra. La fila dice «En 0 no se registra» y el resumen, «Uno marcado está en 0: no se registra.» Sirve para marcar una fila y arrepentirse sin desmarcarla.

Si el resto llega después y su paquete ya quedó cerrado, la entrada se hace como un movimiento de inventario en Stock, no por la orden.

Qué pasa después de confirmar

El estado de la orden cambia solo, según lo que quede:

Si registraste todos los paquetes, la orden pasa a «Recibida».
Si registraste algunos, pasa a «Procesando». Vuelve a la orden cuando llegue el resto y registra los que faltaban.

El inventario sube. Por cada presentación que trae el paquete se crea un movimiento de entrada por la cantidad del paquete multiplicada por lo que recibiste. Ese movimiento queda con tu nombre y con el motivo «Recepción OC #OC-482913», así que después se puede rastrear desde Stock y desde Auditoría de movimientos.

Y si el proveedor no factura, al quedar la orden «Recibida» puede emitirse el documento soporte. Eso está en El documento soporte de la compra.

Recibir en dos tandas

Es lo normal cuando el proveedor manda el pedido partido.

La primera vez marcas solo los paquetes que llegaron y confirmas. La orden queda «Procesando».
Los ya recibidos se ven apagados, con su etiqueta verde «2 · recibido 12 sep». Su fila no se deja marcar: ya están.
Arriba de la lista se lleva la cuenta: «1 de 3 ya recibido · toca la fila para marcar que llegó».
Cuando llegue el resto, vuelves a abrir la orden, marcas los que faltaban y confirmas.
Al quedar todos registrados, la orden pasa a «Recibida».

El botón solo cuenta lo nuevo: sin nada marcado dice «Confirmar recepción» a secas y está apagado, y el resumen pide «Marca los paquetes que llegaron.»

Cancelar una orden de compra

Sirve para el pedido que ya no va: el proveedor no lo tiene, se pidió por error, cambiaron de opinión.

Solo se cancela una orden en la que no ha entrado nada. En cuanto registras el primer paquete la orden pasa a «Procesando» y la opción desaparece: cancelar no deshace entradas de inventario. Si ya entró mercancía que no debía, el arreglo es un ajuste desde Stock.

Abre la orden y comprueba que la cabecera dice «Pendiente».
Pulsa el menú ⋯, al lado del estado.
Pulsa «Cancelar orden», en rojo.
Ahora pregunta antes: «¿Cancelar la orden OC-482913?» — «Ya no se podrá recibir mercancía con ella.» Confirma, o cierra si te arrepentiste.
Abajo sale «Orden OC-482913 cancelada» y la cabecera pasa a «Cancelada».

Ojo: cancelar no se puede deshacer. No hay botón para reabrir una orden cancelada, y una orden «Cancelada» ya no se puede recibir. Si te equivocas, toca crear otra.

Cómo se lee la lista de paquetes

Columna	Qué dice
«Llegó»	La casilla de 56 px. Toda la fila la marca. Apagada si el paquete ya está recibido o la orden no admite recepción.
«Paquete»	El nombre y, debajo, el código y qué trae adentro.
«Pedido»	Cuántos paquetes se pidieron.
«Recibido»	− y + con la cantidad, si lo acabas de marcar; la etiqueta verde con la cantidad y el día, si ya estaba recibido; «No llegó» mientras no lo marques.
«Estimado»	Precio del paquete × cantidad pedida, del momento en que se creó la orden. Un guion si se dejó vacío.

En pantallas angostas esas columnas se apilan debajo del nombre, con su etiqueta delante, para que la lista no se desplace de lado.

Preguntas frecuentes

Llegó menos de lo que pedí. ¿Qué pongo? Lo que llegó. El inventario entra por esa cifra y el paquete queda cerrado: lo que falta no queda pendiente para otra recepción.

¿Puedo recibir media caja? Puedes escribir decimales en el medio del control. Con − y + baja de uno en uno, y el cero vale: significa «no llegó», y no se registra.

Me equivoqué en la cantidad y ya confirmé. Desde esta pantalla no hay marcha atrás. La corrección se hace con un ajuste de inventario en Stock, y queda registrado en Auditoría.

¿Por qué no puedo marcar nada? Porque la orden ya está «Recibida», «Cancelada» o «Devuelta», o porque tu rol no puede registrar la recepción. El recuadro de la derecha lo dice: «Tu rol no puede registrar la recepción.»

¿Hace falta turno de caja abierto para recibir? No.

¿Se puede borrar una orden? No. Lo más cerca es «Cancelar orden», y solo mientras esté «Pendiente».

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«No se pudo registrar la recepción» con el mensaje del servidor	Un paquete de la orden ya no existe, o el servidor rechazó los datos. El texto del aviso es el suyo	Léelo: suele nombrar el problema. Recarga la orden y mira si alguna línea ya quedó registrada antes de repetir
«No se pudo registrar la recepción» / «No hay conexión con el servidor.»	El computador perdió la conexión	Revisa la red. No confirmes dos veces sin recargar la orden: si la primera pasó, la segunda vuelve a sumar al stock
El botón «Confirmar recepción» está apagado	No hay nada marcado, o todo lo marcado está en 0	Marca una fila que todavía diga «No llegó», y súbele la cantidad
Una fila no se deja marcar	Ese paquete ya está recibido. Es a propósito	Nada. Si la cantidad quedó mal, se corrige con un ajuste en Stock
«No se pudo cancelar» / «La orden sigue pendiente. Inténtalo de nuevo.»	El servidor rechazó la cancelación	Vuelve a abrir la orden y comprueba en qué estado quedó antes de repetir
«No se pudo cancelar» / «No hay conexión con el servidor.»	Se cayó la conexión	Revisa la red, recarga la orden y mira en qué estado quedó
No aparece el menú ⋯	La orden ya no está «Pendiente», o tu rol no puede cancelar	Una orden que ya empezó a recibirse no se cancela
«Orden no encontrada»	Se abrió una orden que ya no está, o el servicio falló	Pulsa «Volver a Órdenes de compra» y búscala otra vez
«Esta orden no tiene paquetes registrados.»	La orden se guardó sin renglones	Cancélala y crea otra con sus paquetes
El stock subió, pero en otra sucursal	La entrada se hace siempre sobre la sucursal de este computador, aunque la orden diga otra. Pasa al recibir desde OC por sucursal una orden de otra sede	Que reciba la mercancía un computador de la sede a la que llegó. Lo que ya entró donde no debía se corrige con un ajuste en Stock