Proveedores y órdenes de compra

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Compras → Proveedores y Compras → Órdenes de compra. A un almacenista le salen las dos en el carril, como «Proveedores» y «Compras»; a los demás roles, en «Más». La vista de todas las sucursales está en Administración → OC por sucursal, solo para ADMIN y DUENO. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Aquí se anota a quién le compras y se le pide mercancía. Un pedido se arma por paquetes —la caja, el bulto, la canasta con la que llega la mercancía—, se guarda como orden de compra y se queda esperando. Cuando el camión llega, abres esa orden, marcas qué paquetes vinieron y cuántas unidades, y eso es lo que entra al inventario: no lo que pediste, sino lo que llegó.

Pantalla de Proveedores

El buscador de la cabecera: «Nombre, NIT o correo». Ahora busca entre todos, no solo entre los que ya habías cargado: la pantalla pide la lista completa al entrar.
«Nuevo proveedor», que abre una hoja por la derecha. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
«Activos» y «Eliminados», cada uno con su cifra. La de «Activos» aparece cuando terminó de cargar; antes había un «Total:» que solo contaba lo que se había traído.
Una fila por proveedor, que se toca entera —antes eran tarjetas de tres columnas con dos botones de 38 px, y la tarjeta en sí no respondía—. Trae el nombre, la identificación, el contacto y el plazo de pago.
El detalle, a la derecha, sin salir de la lista. «Editar» abre la misma hoja del alta.
Si el proveedor no factura, lo dice aquí, en amarillo, con su tipo de documento, su DV y su municipio. Antes eso solo se veía abriendo el formulario.
Sus últimas órdenes, con el total y el estado en palabras, y «Ver todas» para la ficha completa.
«Nueva orden de compra», que ya lleva el proveedor puesto. Antes abría el formulario en blanco y tocaba buscarlo otra vez.

Desde 1024 px la lista y el detalle van lado a lado. Por debajo no cabe el panel: al tocar una fila se abre la ficha del proveedor a pantalla completa, con «Volver a Proveedores» en la cabecera.

Cómo va una compra de principio a fin

Flujo de una compra a proveedor

Primero el proveedor, después la orden, y al final la recepción. Ese último paso es el único que toca el inventario: mientras la orden esté en «Pendiente», el stock no se mueve ni un gramo.

Una orden puede estar en cinco estados. Ya no salen en mayúsculas: se leen como se hablan.

Estado	Qué significa
Pendiente	Se guardó el pedido y todavía no se ha recibido nada.
Procesando	Se recibió parte de los paquetes. Los que no marcaste siguen esperando.
Recibida	Ya se registraron todos los paquetes de la orden.
Cancelada	Se dio de baja el pedido a mano.
Devuelta	La mercancía se le devolvió al proveedor.

Antes de empezar

Tres cosas bloquean de verdad:

Este computador tiene que tener sucursal. Al entrar a Órdenes de compra sin sucursal sale «Sucursal no configurada» con el texto «Debes configurar tu sucursal antes de ver órdenes de compra.» y te lleva a Configuración → Sistema. Está explicado en Entrar y preparar la terminal.
Tiene que haber paquetes de inventario creados. Los pedidos se hacen por paquetes, no por unidades sueltas, y el buscador de la orden solo ofrece los de inventario: un combo de venta no se puede recibir. Los paquetes se crean en Paquetes y combos.
No todos los roles hacen todo. Entrar a la pantalla y poder guardar no es lo mismo, y ahora el botón que tu rol no puede usar no aparece, en vez de fallar al guardar:

Acción	ADMIN	DUENO	GERENTE	ALMACENISTA
Ver proveedores y órdenes	✓	✓	✓	✓
Crear o editar un proveedor	✓	✓	✓	—
Ver «Eliminados»	✓	✓	✓	—
«Restaurar» un proveedor	✓	✓	—	—
Crear una orden de compra	✓	✓	✓	—
Confirmar la recepción	✓	✓	✓	✓
«Cancelar orden»	✓	✓	✓	—
OC por sucursal	✓	✓	—	—
Emitir documento soporte	✓	✓	✓	—

A un ALMACENISTA la pantalla le sale sin «Nuevo proveedor», sin «Editar» y sin «Nueva orden»; y como no ve «Eliminados», tampoco le sale ese filtro.

Crear un proveedor

Entra a Compras → Proveedores.
Pulsa «Nuevo proveedor», en la cabecera. Se abre la hoja «Nuevo proveedor» por la derecha; la lista se queda detrás.
En «Identificación» escribe el NIT o la cédula —NIT o cédula—. Sin puntos ni comas.
En «Nombre o razón social» escribe cómo se llama el proveedor.
En «Contacto» escribe con quién se habla.
En «Condiciones de pago» pon el plazo. Debajo hay cuatro atajos que lo llenan de un toque: «Contado», «15 días», «30 días» y «60 días». Puedes escribir cualquier otro.
Si el proveedor no expide factura electrónica, apaga el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica» y llena lo que aparece debajo. Está explicado en el punto siguiente.
Si quieres, completa «Teléfono», «Correo» y «Dirección». Cada campo abre el teclado que le toca: el teléfono, el numérico; el correo, el de la arroba.
Pulsa «Crear proveedor».
Abajo sale el aviso «… quedó creado» y la hoja se cierra sola. Ya no hay una alerta que haya que aceptar.

Los cuatro campos con asterisco —«Identificación», «Nombre o razón social», «Contacto» y «Condiciones de pago»— son obligatorios. Si falta alguno, arriba de la hoja sale en rojo qué falta: «Falta la identificación, el contacto.»

Ojo: dos proveedores no deberían tener la misma identificación. Si el servidor la rechaza, la hoja muestra «No se pudo guardar el proveedor. Revisa los datos e inténtalo de nuevo.» y no guarda nada. Busca primero en la lista antes de crear a alguien de nuevo.

El interruptor de la factura electrónica

En la parte de abajo de la hoja está el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica», y debajo la explicación: «Si no lo está, la DIAN exige que seas tú quien emita un documento soporte por cada compra para poder deducir el costo.»

Viene encendido, que es el caso normal: el proveedor te factura y ahí termina el asunto. Cuando lo apagas aparecen tres campos más:

En «Tipo de identificación» elige lo que corresponda. Son botones, no un desplegable: NIT, Cédula, Cédula de extranjería, Pasaporte y PEP, todos a la vista. Viene puesto en NIT.
En «Dígito de verificación» escribe el único número que va después del guion del NIT.
En «Municipio» escribe la ciudad, el departamento o el código DANE y pulsa el que corresponda: los resultados salen en filas de 48 px debajo del campo, con el departamento al lado porque hay nombres repetidos. Para cambiarlo, pulsa «Cambiar». Debajo te recuerda para qué es: «El del proveedor, como lo pide la DIAN.»

Lo que hayas puesto se queda guardado y se lee después en el detalle del proveedor, en el recuadro amarillo «No está obligado a facturar», sin tener que abrir el formulario. Ese es el que hace que en sus órdenes aparezca la tarjeta «Documento soporte».

Buscar un proveedor

Entra a Compras → Proveedores.
Escribe en el buscador de la cabecera: «Nombre, NIT o correo». No importan las mayúsculas.
La lista se recorta mientras escribes.
Para volver a verlos todos, pulsa la ✕ del buscador.

Ahora el buscador mira a todos los proveedores, no solo a los que alcanzaste a cargar. La pantalla pide todas las páginas seguidas al entrar y la lista se va llenando mientras llegan; al pie dice «Cargando más proveedores…» mientras eso pasa, y la cifra de «Activos» aparece cuando ya están todos. Ya no hay «Cargar más» ni hace falta pulsarlo antes de buscar.

Cuando nada coincide sale «Ningún proveedor coincide» — «Prueba con otro nombre, NIT o correo.», con «Limpiar búsqueda».

Corregir los datos de un proveedor

Toca su fila en la lista: el detalle se abre a la derecha.
Pulsa «Editar», arriba del panel. Se abre la hoja «Editar proveedor» con todo lleno.
Corrige lo que haga falta.
Pulsa «Guardar cambios». Abajo sale «…: cambios guardados».

En pantalla angosta, toca la fila —se abre la ficha del proveedor— y pulsa «Editar» en la cabecera.

Dos cosas que conviene saber antes de intentarlo:

Borrar un dato no lo borra. Si dejas «Teléfono», «Correo» o «Dirección» en blanco y guardas, se conserva lo que había. Para cambiar un dato, escribe el nuevo encima.
«Editar» no le sale a un ALMACENISTA. Su panel muestra los datos, pero no el botón.

Recuperar un proveedor eliminado

En «Eliminados» están los proveedores que se sacaron de la lista. Siguen guardados con sus órdenes: no se borró nada.

Entra a Compras → Proveedores.
Pulsa «Eliminados», que ya trae su cifra.
Busca la fila del proveedor. Se ven más apagadas que las de «Activos».
Pulsa «Restaurar».
Abajo sale «… vuelve a estar activo» con «Deshacer», por si te equivocaste de fila. El proveedor vuelve a «Activos».

Restaurar es de ADMIN y DUENO. A un GERENTE la lista le sale, pero sin el botón; a un ALMACENISTA no le sale ni el filtro.

Esta pantalla no tiene un botón para eliminar proveedores. Si uno quedó mal creado, corrígelo con «Editar».

Ver las órdenes de un proveedor

En el panel de la derecha ya salen sus tres últimas órdenes, con el total y el estado. Para verlas todas:

Toca su fila en la lista.
Pulsa «Ver todas», al lado de «Órdenes de compra». Se abre su ficha a pantalla completa.
A la izquierda quedan sus datos —contacto, teléfono, correo, dirección, «Paga a …»— y su facturación; a la derecha, «Órdenes de compra» con la cifra de cuántas hay.
Toca el renglón de una orden para abrirla. Cada uno trae el número, la fecha, cuántos paquetes, el total y el estado.
Para volver, pulsa «Volver a Proveedores».

Si el proveedor todavía no tiene pedidos, dice «Todavía no hay órdenes de compra a este proveedor.»

Esta ficha trae hasta 50 órdenes. Cuando hay más, el título lo dice —«Órdenes de compra últimas 50»— y el resto se consulta desde Compras → Órdenes de compra, buscando por el nombre del proveedor.

El botón «Nueva orden de compra» de esta ficha ya lleva el proveedor puesto.

Encontrar una orden de compra

La lista de Compras → Órdenes de compra trae los pedidos de tu sucursal, y solo esos.

Lista de órdenes de compra

El filtro de estado, con la cifra de cada uno: «Todas», «Pendientes», «Procesando», «Recibidas», «Canceladas» y «Devueltas». Antes había cuatro tarjetas de cifras y un desplegable que filtraban lo mismo, y «Devuelta» no estaba en ninguno de los dos.
Cada fila se toca entera para abrir la orden. Antes había que acertarle a un «Ver →» de 20 px. Debajo del número va cuándo se pidió: «Hoy 9:12», «Ayer 16:40» o el día.
La llegada, en palabras: «Llega mañana», «Atrasada 2 días» en rojo, «Llegó el 4 sep». Antes era una fecha y tocaba hacer la cuenta.
El total y el estado, a la vista en la misma fila.
«Cargar órdenes anteriores», con cuántas llevas cargadas debajo.

Para buscar una, escribe en el buscador de la cabecera: «Número o proveedor».

El filtro y el buscador miran las órdenes cargadas. El servidor las entrega por páginas, así que si no encuentras una vieja, pulsa «Cargar órdenes anteriores» y vuelve a buscar. Por eso mismo las cifras de los filtros solo salen cuando ya está todo cargado: una cifra a medias engaña más que ninguna.

Cuando el filtro deja la lista en cero sale «Ninguna orden coincide», con «Limpiar filtros». Si la sucursal no tiene ninguna, «Todavía no hay órdenes de compra» — «Las órdenes a proveedores de esta sucursal aparecen aquí.», con «Crear la primera orden».

Las demás tareas, paso a paso

Cada una tiene su propia página porque son largas:

→ Crear una orden de compra Elegir el proveedor de la lista, el número y las fechas, agregar los paquetes con su cantidad y su precio estimado, y guardar.

→ Recibir la mercancía y cerrar la orden Marcar qué llegó y cuánto —que es lo que entra al inventario—, revisar el resumen antes de registrar y cancelar una orden que ya no va.

→ El documento soporte de la compra Cuando el proveedor no factura, el documento que la DIAN espera que emitas tú.

→ Ver las órdenes de todas las sucursales La pantalla OC por sucursal, para mirar los pedidos de otra sede sin estar sentado en ella.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo pedir un producto suelto, solo paquetes? Porque la mercancía llega en cajas y bultos, y contar unidad por unidad al recibir es lo que hace que el conteo no cuadre. Un paquete dice cuántas unidades de cada presentación trae, y el sistema hace la multiplicación por ti. Los paquetes se crean en Paquetes y combos.

Guardé la orden y el stock no cambió. ¿Se perdió? No. Una orden «Pendiente» es un pedido, no una entrada. El stock se mueve cuando confirmas la recepción.

¿Puedo cambiar los paquetes de una orden ya guardada? No desde la pantalla. La orden se ve, se recibe o se cancela, pero los paquetes y las cantidades pedidas no se editan. Si quedó mal, cancélala desde el menú ⋯ y crea otra.

¿La orden reserva el stock o avisa a la sucursal? No. Una orden de compra no aparta nada ni cambia lo que ve la caja. Solo queda anotada.

¿Qué pasa si llegó menos de lo que pedí? Pones la cantidad real con − y +, y la fila avisa «Faltan 2». Al confirmar, ese paquete queda recibido con lo que pusiste y lo que falta no queda pendiente: si después llega el resto, entra por Stock como una entrada, no por la orden.

¿Y si llegó de más? Pon la cantidad que de verdad llegó, aunque sea mayor que la pedida. El sistema no te lo impide y el inventario entra por lo que pusiste.

¿Un ALMACENISTA puede recibir mercancía? Sí. Confirmar la recepción es lo suyo. Lo que no puede es crear proveedores ni órdenes, ni cancelarlas.

¿Esto necesita turno de caja abierto? No. Ni proveedores ni órdenes de compra dependen del turno.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sucursal no configurada» / «Debes configurar tu sucursal antes de ver órdenes de compra.»	A este computador no se le ha dicho a qué sucursal pertenece	Pulsa «Sí, continuar»: te lleva a Configuración → Sistema. Elige la sucursal y vuelve. Si tu rol no la puede elegir, pídeselo a un ADMIN o GERENTE
«Falta la identificación, el contacto.», en rojo arriba de la hoja	Quedó vacío alguno de los cuatro obligatorios	Llena lo que nombra el aviso y vuelve a pulsar «Crear proveedor»
«No se pudo guardar el proveedor. Revisa los datos e inténtalo de nuevo.»	El servidor rechazó los datos: casi siempre, otra ficha con esa misma identificación	Busca esa identificación en la lista. Si ya está, edita la que hay
«No se pudo guardar el proveedor: no hay conexión con el servidor.»	El equipo servidor no responde	Revisa que esté encendido y en la misma red. La hoja no se cierra: lo que escribiste sigue ahí
«No se pudo cambiar» — «… sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.»	Falló el restaurar. También sale si tu rol no puede hacerlo	Vuelve a intentarlo. Si eres GERENTE, pídeselo a un ADMIN o a un DUENO
«Ningún proveedor coincide»	Nada coincide con lo que escribiste	Pulsa «Limpiar búsqueda» y prueba con menos letras
«Todavía no hay proveedores»	La lista está vacía	Pulsa «Crear el primer proveedor»
«No se pudieron cargar los proveedores. Revisa la conexión.»	La lista no llegó	Revisa la red y vuelve a entrar a Proveedores
«No hay proveedores eliminados» aunque sabes que hay alguno	Tu rol no ve esa lista	Pídele a un ADMIN o a un DUENO que lo restaure
«Proveedor no encontrado»	Se abrió la ficha de un proveedor que ya no está activo, o el servicio falló	Pulsa «Volver a Proveedores» y búscalo en «Eliminados»
«Todavía no hay órdenes de compra» — «Las órdenes a proveedores de esta sucursal aparecen aquí.»	Esta sucursal no tiene pedidos todavía	Pulsa «Crear la primera orden»
«Ninguna orden coincide» — «Busca entre las cargadas; carga más para mirar las anteriores.»	Los filtros dejaron la lista en cero, o la orden aún no se ha cargado	Pulsa «Limpiar filtros», después «Cargar órdenes anteriores», y busca otra vez
Los filtros de estado salen sin cifra	Todavía faltan órdenes por cargar: una cifra a medias sería falsa	Pulsa «Cargar órdenes anteriores» hasta que el botón desaparezca; ahí salen las cifras
«Módulo no incluido» — «"Proveedores y órdenes de compra" no está incluido en el plan contratado.»	El negocio no compró esta parte	Pulsa «Volver al inicio». Para activarla, habla con tu proveedor
«Licencia no vigente» / «La licencia de este equipo no está vigente.»	La licencia del computador venció o no se ha renovado	Conecta el equipo a internet para que se actualice, y avisa a quien administra el sistema
«No se pudo comprobar la licencia»	No se pudo consultar en este momento; no quiere decir que no lo tengas	Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando
«Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve al inicio	Llegaste por dirección directa a una pantalla que tu rol no ve	Entra por el menú. Si no está ahí, no es tuya

Los mensajes de las otras pantallas están en su propia página: crear una orden, recibir la mercancía, documento soporte y OC por sucursal.