El documento soporte de la compra

Para quién: emitir y reintentar, ADMIN, DUENO y GERENTE. Un ALMACENISTA sí ve la tarjeta y puede guardar el PDF y el XML; lo que no puede es emitir. Dónde está: Compras → Órdenes de compra → toca la fila de la orden. La tarjeta «Documento soporte» va en la columna de la derecha, debajo del resumen de la recepción. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Hay proveedores que no expiden factura electrónica: la señora del pan, el que te arrienda la bodega, el que te hizo un arreglo una sola vez. La DIAN pide que en esos casos sea el negocio quien emita el documento que respalda la compra; si no, ese costo no se puede deducir. Esta tarjeta es ese documento, y sale del pedido que ya tienes anotado.

Cuándo aparece la tarjeta

Tienen que darse las dos cosas a la vez:

La facturación electrónica está encendida en Configuración → Facturación electrónica. Es otro módulo que se compra aparte; está explicado en Facturación electrónica (DIAN).
El proveedor de esa orden está marcado como no obligado a facturar, con el interruptor «Está obligado a expedir factura electrónica» apagado en su ficha.

Si falta cualquiera de las dos, la tarjeta sencillamente no se dibuja. No es un fallo: es que ahí no hay nada que emitir, porque el que factura es el proveedor.

Cuando sí aparece, la tarjeta lo explica: «Este proveedor no factura: la DIAN espera que emitas tú el documento soporte de la compra para deducir el costo.», y a la derecha del título lleva su estado —«Aún no» mientras no se haya emitido—. En el detalle del proveedor se ve lo mismo de otra forma: el recuadro amarillo «No está obligado a facturar».

Los tres botones —«PDF», «XML» y «Ver»— están siempre a la vista, apagados mientras no haya nada que descargar, para que se sepa que existen y cuándo se encienden. Antes medían 30 px y solo aparecían al final.

Emitir el documento

Antes: la orden tiene que estar «Recibida». Mientras no lo esté, el botón está apagado y la tarjeta lo dice al final de su explicación: «Se emite cuando la orden quede recibida.» Recíbela primero, en Recibir la mercancía y cerrar la orden.

Entra a Compras → Órdenes de compra y toca la fila de la orden.
Espera a que la tarjeta termine de decir «Documento soporte…».
Comprueba que la cabecera de la orden dice «Recibida».
Pulsa «Emitir documento soporte». Mientras trabaja dice «Emitiendo…».
Si sale bien, aparece «Documento soporte emitido» — «La DIAN aceptó el documento …» con el número que le tocó.
Pulsa Aceptar. La tarjeta se recarga con la etiqueta «Aceptado por la DIAN», el «Número:» y el CUDE, y los botones «PDF», «XML» y «Ver» se encienden.

Ojo: un documento aceptado por la DIAN ya no se puede quitar desde aquí. Si te equivocaste en las cantidades o en los precios, arréglalo con tu contador: la aplicación no lo anula.

Si en Configuración → Facturación electrónica está encendido «Emitir documento soporte al recibir compras», no tienes que pulsar nada: el documento sale solo en cuanto la orden queda «Recibida» —es decir, cuando registras el último paquete—. Puede tardar unos segundos; vuelve a abrir la orden para verlo.

Qué se manda en el documento

El proveedor con su identificación, su nombre, su dirección, su correo y su teléfono, tal como están en su ficha.
Los paquetes de la orden, con la cantidad que se recibió de cada uno —que puede ser menor que la pedida—. Como el documento solo se emite sobre una orden «Recibida», ahí ya están todos.
El precio es el «Precio est. c/u» que se escribió al crear la orden. Si se dejó vacío, ese renglón va en cero.

Por eso vale la pena llenar el «Precio est. c/u» al armar el pedido.

Los estados del documento

La etiqueta de la esquina de la tarjeta dice en qué va:

Etiqueta	Qué significa
«Aún no»	Todavía no se ha emitido ninguno para esta orden.
«Pendiente de envío»	Se creó y todavía no salió.
«Enviado, esperando DIAN»	Ya salió y falta la respuesta.
«Aceptado por la DIAN»	Listo. Es el único estado que cierra el asunto.
«Rechazado»	La DIAN no lo aceptó. Debajo sale «Último error» con el motivo.
«Con error»	Falló al enviarse. También trae su «Último error».

Reintentar un documento que no quedó

Abre la orden.
Lee el recuadro rojo «Último error»: ahí está el motivo tal como lo devolvió la DIAN.
Arregla lo que diga —casi siempre son datos del proveedor o de la empresa.
Pulsa «Reintentar envío». Mientras trabaja dice «Reintentando…».
Si queda, sale «Documento aceptado» con su número.
Si no, sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo nuevo.

Reintentar no crea un documento nuevo: reintenta el mismo, para no terminar con dos documentos por la misma compra. Por eso el botón desaparece en cuanto queda «Aceptado por la DIAN».

Guardar el PDF o el XML

Abre la orden.
Pulsa «PDF» o «XML» en la tarjeta del documento.
El equipo pregunta dónde guardarlo. Al terminar sale «PDF guardado» — «Se guardó …» con el nombre del archivo.

Los dos botones están apagados mientras el documento no tenga número. Si quedó en «Con error» sin llegar a numerarse, no hay nada que descargar. Cerrar el diálogo de guardar no es un fallo: no sale ningún aviso.

«Ver» abre la representación gráfica en el portal. Si el computador no la puede abrir solo, sale «Abre el enlace en tu navegador» — «El enlace quedó copiado en el portapapeles.»: pégalo en tu navegador y listo.

Preguntas frecuentes

¿Esto es la factura de mi proveedor? No. Es al revés: es el documento que tú emites porque él no factura. Las facturas que sí te mandan tus proveedores están en Facturas recibidas de proveedores.

¿Puedo emitirlo antes de recibir la mercancía? No. El botón está apagado hasta que la orden quede «Recibida».

¿Puedo emitir dos por la misma orden? No. Si ya hay uno aceptado, el sistema lo dice y no emite otro.

Recibí la orden a medias. ¿Cuándo lo emito? Cuando esté completa. El documento solo se ofrece sobre la orden «Recibida», y lleva la cantidad que se registró de cada paquete.

Soy almacenista y el botón de emitir no me responde. La tarjeta la ves, y el PDF y el XML los puedes guardar, pero emitir es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídeselo a alguno de ellos.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
No aparece la tarjeta «Documento soporte»	El proveedor no está marcado como no obligado a facturar, o la facturación electrónica está apagada	Es lo normal cuando el proveedor sí factura. Si no factura, apaga su interruptor en la ficha del proveedor
«Se emite cuando la orden quede recibida.» y el botón apagado	La orden no está «Recibida»	Registra primero la recepción de todos sus paquetes
«No se pudo emitir» / «El proveedor no está marcado como no obligado a facturar: él debe expedir la factura. Si no factura, márcalo en su ficha para poder emitirle el documento soporte.»	El interruptor de su ficha quedó encendido. También les pasa a los proveedores creados antes de que el campo existiera, que quedaron sin marcar	Ábrele la ficha, apaga el interruptor y guarda
«No se pudo emitir» / «El proveedor no tiene identificación registrada.»	Se guardó sin Identificación	Edita el proveedor y escríbele el NIT o la cédula
«No se pudo emitir» / «La orden de compra no tiene ítems recibidos que soportar.»	Ningún paquete de la orden quedó registrado como recibido	Registra la recepción de sus paquetes; si la orden se guardó sin renglones, cancélala y crea otra
«No se pudo emitir» / «La orden ya tiene documento soporte (…).»	Ya se emitió y la DIAN lo aceptó	Nada. Descarga el «PDF» si lo necesitas
«No se pudo emitir» / «El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Se pulsó «Reintentar envío» sobre uno que ya quedó	Nada. Está bien así
«No se pudo emitir» / «La facturación electrónica está deshabilitada.»	El módulo está apagado en Configuración → Facturación electrónica	Enciéndelo, o pídeselo a un ADMIN o DUENO
«No se pudo emitir» / «La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración	Se hace en Configuración → Facturación electrónica, y es de ADMIN y DUENO
«No se pudo emitir» / «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Faltan los datos de la cuenta con la que se envía a la DIAN	Un ADMIN o DUENO los carga en Configuración → Facturación electrónica
«No se pudo emitir» con un texto que devolvió la DIAN, y la tarjeta queda en «Rechazado» con su «Último error»	Casi siempre, la numeración: la cuenta tiene varias resoluciones activas para documentos soporte y ninguna elegida, o la elegida ya no sirve	Un ADMIN o DUENO entra a Configuración → Facturación electrónica, pulsa Probar conexión —si falta numeración sale «Conectado, pero falta numeración» con el detalle— y elige la Resolución de documentos soporte
«No se pudo emitir» / «Factus rechazó la solicitud.»	El servicio que envía a la DIAN devolvió un error sin más detalle	Vuelve a intentarlo más tarde con Reintentar. Si sigue, avisa a quien administra el sistema
«Error» / «No se pudo contactar al servidor.»	El computador perdió la conexión	Revisa la red y vuelve a intentarlo
«Sin aceptar» / «La DIAN todavía no aceptó el documento.»	Salió, pero no volvió el visto bueno	Espera un momento, vuelve a abrir la orden y, si sigue igual, pulsa «Reintentar envío»
«Sigue sin aceptarse» / «Reintento fallido.»	El reintento tampoco pasó	Lee el recuadro «Último error» de la tarjeta: ahí está el motivo real
«No se pudo descargar el PDF» / «El documento todavía no tiene número.»	El documento no llegó a emitirse	Pulsa «Reintentar envío» primero
«No se pudo descargar el PDF» / «Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.»	Este computador no deja guardar archivos desde la aplicación	Pulsa «Ver» y descárgalo desde el navegador
Recibiste la orden y el documento nunca salió solo	«Emitir documento soporte al recibir compras» está apagado, o el envío falló en silencio	Pulsa «Emitir documento soporte» a mano desde la orden
El botón de emitir no hace nada y eres ALMACENISTA	Emitir es de ADMIN, DUENO y GERENTE	Pídeselo a alguno de ellos. El «PDF» y el «XML» sí son tuyos