Devolver productos al inventario

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Ventas → la fila de la venta → «Devolver productos». Hace falta comprarlo aparte: no.

El cliente vuelve con el producto. Devolverlo aquí hace dos cosas: le suma otra vez las unidades al stock de tu sucursal y deja la línea marcada como devuelta en la venta, con tu nombre pegado al movimiento.

Hay dos caminos y no hacen lo mismo: el botón «Devolver productos» devuelve la mercancía al inventario de verdad; «Marcar devuelto», en una línea suelta, solo cambia cómo se ve. Usa el botón.

La hoja de devolver productos

  1. El título. La hoja se llama «Devolver productos» y sale por la derecha.
  2. «Seleccionar todos». Un botón de 48 px, no un enlace. Cuando ya están todas marcadas, pasa a decir «Quitar todos».
  3. Cada producto es una fila que se toca entera, con su casilla de 28 px, la cantidad por el precio y lo que suma.
  4. «Total devuelto». Se recalcula con cada fila que marcas.
  5. El botón dice lo que va a pasar: «Devolver 2 productos · $12.000». Va en rojo y apartado de «Cancelar», porque lo que se devuelve vuelve al inventario. Sin nada marcado dice «Elige qué devolver» y está apagado.

Antes de empezar

Se devuelve la línea completa, no unidades sueltas. Si vendiste 5 unidades en una sola línea y el cliente te trae 2, esta ventana no te deja devolver solo 2: devuelve las 5. Para ese caso, ajusta el stock a mano en Inventario → Stock.

Los combos no se pueden devolver por aquí. Una línea que sale con la etiqueta «Combo» no tiene un producto propio detrás, sino varios. Si la marcas, la devolución entera falla y no se devuelve nada. Ojo: dentro de la hoja los combos salen con su nombre y sin la etiqueta, así que conviene mirarlos antes en la lista «Productos vendidos» de la ficha.

La devolución no toca la caja. No registra ninguna salida de plata ni cambia el arqueo del turno. La plata que le devuelves al cliente la registras aparte, en Cajas y turnos.

No hace falta turno abierto y no importa de qué día sea la venta.

Devolver uno o varios productos

Ojo: esto no se puede deshacer. El botón rojo se ejecuta de una, y no existe ningún botón que quite del stock lo que acabas de devolver. Revisa lo que marcaste antes de pulsar.

  1. Entra a Ventas → Ventas y encuentra la venta.
  2. Toca su fila.
  3. Pulsa «Devolver productos», arriba en la cabecera.
  4. Se abre la hoja con los productos que todavía se pueden devolver.
  5. Toca la fila de cada producto que el cliente trajo de vuelta. Si vuelve la compra completa y la venta no lleva combos, pulsa «Seleccionar todos»; si lleva alguno, márcalos uno por uno, porque «Seleccionar todos» marca también el combo y con eso la devolución falla.
  6. Comprueba en «Total devuelto» que la plata cuadra con lo que le vas a devolver al cliente.
  7. Comprueba que ninguna de las líneas marcadas sea un combo.
  8. Pulsa «Devolver 2 productos · $12.000» —el botón lleva cuántos son y por cuánto—.
  9. La hoja pasa a «Devolución hecha», con lo devuelto y el total. Pulsa «Listo».

Qué queda cambiado:

  • Cada producto devuelto queda marcado como devuelto en «Productos vendidos».
  • El stock de esos productos sube en tu sucursal, en la cantidad que decía la línea. Lo compruebas en Inventario → Stock.
  • Queda un movimiento a tu nombre en Administración → Auditoría, como «Devolución».
  • El estado de la venta pasa a «Devuelta en parte» si quedó algo sin devolver, o a «Devuelta» si se devolvió todo.

Ojo: en cuanto la venta deja de estar «Completada», desaparece de la lista de ventas y del buscador. Antes de devolver, imprime la copia de la factura o anota el número de la venta si vas a necesitar volver a ella. Si la venta tiene factura electrónica, todavía puedes llegar a su ficha desde Caja → Facturas electrónicas, con el botón «Venta».

Si tu negocio tiene facturación electrónica y la dejaste configurada para que emita nota crédito en las devoluciones, la nota sale sola detrás de esto, sin que tengas que pedirla. Ver Facturación electrónica (DIAN).

Devolver el resto de una venta

Una venta que quedó en «Devuelta en parte» todavía muestra el botón «Devolver productos», y la hoja solo lista lo que falta por devolver.

  1. Abre la ficha de la venta.
  2. Pulsa «Devolver productos».
  3. Marca lo que falta y confirma.

Cuando ya no queda nada, la hoja dice «No queda nada por devolver» — «Todos los productos de esta venta ya fueron devueltos.»

Marcar un ítem suelto como devuelto

Cada línea vendida tiene su botón «Marcar devuelto», con nombre y de 48 px. Antes era una papelera de 32 px sin etiqueta.

Ojo: este botón no devuelve nada al inventario. Solo marca la línea.

  1. Ubica la línea del producto en «Productos vendidos».
  2. Pulsa «Marcar devuelto».
  3. Sale la pregunta «¿Marcar como devuelto?» — «"Arroz Diana · 500 g" quedará marcado como devuelto.»
  4. Confirma. Si respondes que no, no pasa nada: antes seguía adelante igual.
  5. Sale el aviso «Producto marcado como devuelto» y la línea cambia.

Para qué sirve entonces. Para dejar constancia de una línea que ya resolviste por fuera —un producto que se cambió por otro, uno que se rompió y ajustaste a mano— sin volver a sumarlo al stock.

El efecto secundario que hay que conocer: una línea marcada así ya no aparece en la hoja de «Devolver productos», así que su stock no se puede devolver desde ahí nunca más. Si lo que querías era devolver mercancía, restaura la línea primero y usa «Devolver productos».

Restaurar un ítem devuelto

Las líneas devueltas muestran «Restaurar» en vez de «Marcar devuelto».

Ojo: restaurar no le quita al stock lo que una devolución le sumó. Solo devuelve la línea a vendida. Si restauras un producto que devolviste de verdad y después lo vuelves a devolver, esas unidades se le suman al stock dos veces. Cuando pase, corrígelo en Inventario → Stock.

  1. Ubica la línea en «Productos vendidos».
  2. Pulsa «Restaurar».
  3. Sale la pregunta «¿Restaurar el producto?» — «"Arroz Diana · 500 g" vuelve a quedar como vendido.»
  4. Confirma. Si respondes que no, no pasa nada.
  5. Sale el aviso «Producto restaurado».

Restaurar no cambia el estado de la venta: si la venta quedó en «Devuelta en parte», ahí se queda.

Preguntas frecuentes

¿Puedo devolver solo 2 de las 5 unidades que vendí en una línea? No desde aquí. La ventana devuelve la línea completa. Para cantidades parciales, ajusta el stock en Inventario → Stock.

¿La devolución le regresa la plata al cliente? No sola. El sistema mueve el inventario, no la caja. La plata se entrega y se registra aparte.

¿Se puede devolver una venta de hace meses? Sí. No hay límite de fecha ni hace falta que el turno de ese día siga abierto.

¿Puede un vendedor devolver? Sí. ADMIN, GERENTE y VENDEDOR pueden hacerlo.

¿Cómo devuelvo un combo? Por esta pantalla no se puede. Ajusta a mano el stock de los productos que lo componen en Inventario → Stock.

¿Dónde queda registrado quién devolvió? En Administración → Auditoría. Filtra por «Inventario» y busca la devolución: sale con el producto, la cantidad y tu usuario.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» · «No se pudo procesar la devolución.» Casi siempre: marcaste una línea «COMBO», que no tiene inventario propio. También pasa si un ítem ya estaba devuelto, si la venta no está «COMPLETADA» ni «DEVUELTA_PARCIAL», o si la terminal no está hablando con el servidor del negocio Desmarca las líneas de combo y vuelve a confirmar. Si no había combos, revisa la conexión: Entrar y preparar la terminal. No se devolvió nada: la devolución se hace toda junta o no se hace
«No queda nada por devolver» No queda nada, o marcaste todo con «Marcar devuelto» Si lo que querías era devolver stock, pulsa «Restaurar» en esas líneas y vuelve a «Devolver productos»
No aparece el botón «Devolver productos» La venta ya está «Devuelta», o está «Pendiente» o «Cancelada» Nada que hacer: esa venta ya no admite devoluciones
El botón dice «Elige qué devolver» y está apagado No has marcado ninguna fila Toca al menos un producto
«No se pudo marcar como devuelto» — «El producto sigue como estaba.» El servidor rechazó el cambio Vuelve a intentarlo. Si insiste, usa «Devolver productos»
«No se pudo restaurar» — «El producto sigue como estaba.» Lo mismo, al restaurar Vuelve a intentarlo
La venta desapareció de la lista después de devolver Las listas solo muestran ventas «Completada» Llega a su ficha desde Caja → Facturas electrónicas con el botón «Venta», si la venta se facturó
El stock subió el doble de lo que devolviste Se devolvió el ítem, se restauró y se volvió a devolver Corrige la cantidad en Inventario → Stock y revisa el rastro en Administración → Auditoría

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