Cerrar la venta

Para quién: ADMIN, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Facturación → «Cobrar». Hace falta comprarlo aparte: no.

«Cobrar» abre una sola hoja con todo el cobro a la vista. Antes eran tres pasos seguidos —confirmar el cobro, la factura electrónica y el recibo— aunque no hubiera nada que cambiar, y el efectivo se escribía en un campo que abría el teclado del sistema y tapaba media pantalla.

La hoja del cobro

  1. «Importe recibido». Con cuánto paga el cliente, marcado con el teclado de la hoja.
  2. Los billetes rápidos. «Exacto» con el importe justo, y los dos o tres billetes con los que suele pagarse esa cifra. Un toque y listo.
  3. «Método de pago». Efectivo, Tarjeta o Transferencia, en botones.
  4. «Cambio». Lo que hay que devolver, en verde y en grande. Si falta plata, en su lugar sale «Pago insuficiente» en rojo y no se puede cobrar.
  5. «Cliente». A nombre de quién queda la venta. Sin elegir ninguno dice «Consumidor final»; el botón abre el buscador.
  6. «Factura electrónica». El interruptor que decide si la venta se factura ante la DIAN. Solo aparece si el módulo está encendido, y debajo dice a nombre de quién va a salir.
  7. «Imprimir recibo». Viene encendido, y lo que elijas se recuerda para la próxima venta.
  8. «Completar venta». El botón que hace todo. Este es el que no se deshace.

Cobrar una venta de mostrador

Es el caso de todos los días: efectivo, sin cliente y con recibo.

  1. Comprueba el total en el botón azul: «Cobrar $27.000».
  2. Púlsalo. Se abre la hoja.
  3. Revisa «Total a cobrar», arriba a la derecha.
  4. Marca con cuánto te paga el cliente: un toque en «Exacto» o en el billete que te dio, o el teclado si es otra cifra.
  5. Lee el «Cambio», en verde.
  6. Deja «Factura electrónica» apagado si el cliente no la pide.
  7. Deja encendido «Imprimir recibo».

Ojo: el paso que sigue no se puede deshacer. Al pulsar «Completar venta» se guarda la venta, se descuenta el stock de cada producto y, si lo pediste, se emite la factura a la DIAN. Para revertirla después hay que hacerle una devolución desde Consultar ventas y hacer devoluciones.

  1. Pulsa «Completar venta».
  2. Espera sin cerrar la hoja. Verás el paso en curso —«Guardando la venta…», luego «Imprimiendo el recibo…»— y debajo, «No cierres esta ventana.»
  3. Cuando termine, la hoja muestra el «Cambio para el cliente» en grande y, si hubo factura, su estado, su número y el CUFE. Pulsa «Cerrar».

La pantalla queda limpia y lista para la siguiente venta.

Cobrar y facturar a nombre del cliente

  1. Pulsa «Cobrar».
  2. Mira la línea «Cliente». Si dice «Consumidor final», la venta no tiene cliente identificado.
  3. Pulsa ese botón, busca al cliente y pulsa su fila. Vuelves a la hoja con el cliente puesto.
  4. Marca el importe recibido.
  5. Enciende «Factura electrónica». Debajo del interruptor dice a nombre de quién sale.
  6. Deja encendido «Imprimir recibo» si el cliente se lleva papel.
  7. Pulsa «Completar venta».
  8. Ahora los pasos son tres: «Guardando la venta…», «Emitiendo la factura electrónica…» y «Imprimiendo el recibo…»

Al terminar, el recuadro de resultado muestra la «Factura electrónica» con su etiqueta —«Aceptada» o «En trámite»—, el «Número» y el «CUFE».

Ojo: con el interruptor encendido y sin cliente elegido, la factura se emite igual, a nombre de Consumidor final. Es válido ante la DIAN, pero gasta un número de la resolución. La propia hoja lo dice debajo del interruptor: «A Consumidor final. Consume un número de la resolución.»

El interruptor viene encendido solo cuando el módulo está en emisión automática y la venta tiene un cliente identificado. En una venta de mostrador viene apagado, para no gastar numeración de la DIAN en tickets que nadie pidió.

Cuando el interruptor está encendido, el recibo espera unos segundos a que la DIAN responda para poder salir con el CUFE y el código QR. Si la respuesta no llega a tiempo, el recibo se imprime igual, sin ellos.

Cobrar sin imprimir

  1. Abre la hoja del cobro.
  2. Apaga «Imprimir recibo». La próxima venta se acuerda de cómo lo dejaste.
  3. Pulsa «Completar venta».

La venta queda registrada igual. Si el cliente se arrepiente y quiere el papel, entra a Ventas, abre la venta y pulsa «Imprimir copia».

Salir del asistente sin cobrar

Cierra la hoja con la ✕ de arriba, o pulsando fuera.

La venta se queda tal cual estaba: no se pierde nada.

Mientras la venta se está ejecutando no se puede cerrar, y en pantalla lo dice: «No cierres esta ventana.»

Qué pasa si algo falla a mitad de camino

La hoja hace las cosas en un orden pensado a propósito: primero la venta, porque es lo único que no se puede repetir. Si la factura electrónica o la impresión fallan después, la venta ya quedó hecha y las dos se pueden reintentar más tarde.

Por eso los mensajes del final se leen así:

  • «Venta procesada» — todo salió bien.
  • «Venta procesada, factura pendiente» — cobraste y descontaste stock, pero la DIAN todavía no aceptó el documento. No repitas la venta. La emisión se reintenta desde el detalle de la venta.
  • «Venta procesada, impresión fallida» — cobraste y descontaste stock, pero el recibo no salió. No repitas la venta. Reimprime desde Ventas con «Imprimir copia».
  • No se pudo guardar la venta. No se cobró nada ni se descontó stock. — aquí sí no pasó nada. Vuelve a intentarlo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El botón «Cobrar» está apagado La venta no tiene líneas. Agrega al menos un producto.
«Configuración incompleta» — «No se puede procesar la venta. Faltan datos de configuración (empleado, sucursal o caja).» Se perdió la sucursal, la caja o la sesión. Revisa Configuración → Sistema y vuelve a entrar.
«Pago insuficiente» Lo marcado no cubre el total. Corrige el importe recibido ahí mismo, o pulsa «Exacto». → Formas de pago y cambio
«Error» — «No se pudo guardar la venta. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó la venta. No se cobró nada ni se descontó stock. Vuelve a intentar. Si se repite, avisa a quien administra el sistema.
«Venta procesada, factura pendiente» La venta se guardó, pero la DIAN no aceptó el documento todavía. No repitas la venta. Reintenta la emisión desde el detalle de la venta. → Facturación electrónica (DIAN)
«La DIAN todavía no aceptó el documento.» El documento salió, pero volvió en trámite. Espera y consulta el estado en Facturas electrónicas.
«No se pudo contactar al servidor de facturación.» No hubo conexión con el servidor mientras se emitía. La venta está hecha. Reintenta la emisión cuando vuelva la conexión.
«Factus rechazó la solicitud.» / «La venta ya tiene factura electrónica (…)» / «Solo se pueden facturar ventas completadas (…)» El proveedor de facturación devolvió un error, o la venta ya tenía documento. Abre la venta en Ventas y mira el estado de su factura antes de reintentar.
«Venta procesada, impresión fallida» — «La venta se guardó correctamente, pero hubo un error al imprimir el recibo.» La impresora no está configurada o no respondió. No repitas la venta. La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify; una vez elegida, reimprime con «Imprimir copia».
El recibo no sale en ninguna venta, y siempre termina en «Venta procesada, impresión fallida» Esta terminal no tiene impresora térmica asignada. Elígela en la aplicación de escritorio NeoGestify. Lo que se cambia en Configuración → Impresión es el contenido del papel. → Plantillas de impresión
«El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.» La facturación electrónica está en modo de pruebas. Las facturas de prueba no sirven para el cliente. Que un administrador lo pase a producción. → Facturación electrónica (DIAN)
No aparece el interruptor «Factura electrónica» El módulo de facturación electrónica no está encendido. Es normal. Si el negocio factura a la DIAN, hay que activarlo primero.
El interruptor de la DIAN viene encendido solo El módulo está en emisión automática y la venta tiene un cliente identificado. Es lo esperado. Apágalo si esta venta no se factura.

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