Cajas y turnos

Para quién: ADMIN y GERENTE. La vista de todas las sedes, Cajas por sucursal, la ven ADMIN y DUENO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos. El detalle de una caja se abre pulsando su tarjeta. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí es donde la plata del mostrador deja de ser un misterio. Cada turno se abre con un fondo inicial, todas las ventas de esa jornada quedan pegadas a ese turno, y al final cuentas el cajón y el sistema te dice cuánto debería haber. Lo que entra o sale por fuera de una venta —el retiro a la caja fuerte, el aporte de cambio, el domicilio que se pagó del cajón— se anota aparte, para que no aparezca como un faltante.

Pantalla Cajas y turnos

  1. El punto de tu cuenta, abajo del carril: verde si el turno de esta terminal está abierto, ámbar si no. El aviso entero, con su botón, está dentro de «Más».
  2. «Nueva caja». Crea una caja en la sucursal de esta terminal. Abre una hoja por la derecha.
  3. El filtro, con las cifras a la vista: «Todas 5», «Turno abierto 3», «Sin turno 1» e «Inactivas 1». Es lo que se quiere saber al entrar: cuál caja quedó destapada sin que nadie la cerrara. El buscador, arriba en la cabecera, encuentra por número o ubicación.
  4. La tarjeta de la caja. Se toca entera para abrir su detalle: lo que debería haber ahora, los botones para arquear y el historial.
  5. El turno, en grande. «Turno abierto» dice desde qué hora y quién lo abrió; «Sin turno», cuándo se cerró el último. Debajo, el último arqueo con su importe —y su diferencia en color cuando no cuadró—.

Cómo funciona un turno

Flujo del turno

El turno es lo que amarra la plata a una persona y a un rato del día. Se abre una vez, se cierra una vez, y en la mitad pasa todo lo demás. Mientras el turno está abierto, cada venta completada suma a lo que el sistema espera encontrar en la caja; cada ingreso o retiro que anotas lo corrige.

Una caja no puede tener dos turnos abiertos a la vez. Y de los cuatro tipos de arqueo, solo el «Intermedio» deja el turno abierto: «Cierre», «Emergencia» y «Auditoría» lo cierran, y para seguir vendiendo hay que abrir uno nuevo.

Antes de empezar

Esta terminal necesita saber en qué sucursal está. Se elige en Configuración → Sistema, en el campo «Sucursal». Sin eso, la pantalla te recibe con «Sucursal no seleccionada» y no carga nada.

Para facturar también necesita una caja asignada. Es la misma pantalla, el campo «Caja». Sin caja asignada, el aviso del turno ni siquiera aparece en el menú, y al entrar a Facturación sale «Configuración Requerida».

Solo se listan las cajas activas en ese campo «Caja» de la configuración. Una caja desactivada desaparece de ahí.

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Entrar a Caja → Cajas y turnos y ver el historial de arqueos ADMIN y GERENTE
Crear una caja («Nueva caja»), editarla («Editar») y eliminarla ADMIN y GERENTE
Abrir el turno y arquear desde el detalle de la caja ADMIN y GERENTE
Abrir el turno y arquear desde Facturación ADMIN, GERENTE y VENDEDOR
Anotar ingresos y retiros («Ingreso o retiro») ADMIN y GERENTE
Elegir el «Tipo de arqueo» al cerrar ADMIN y GERENTE
Entrar a Administración → Cajas por sucursal ADMIN y DUENO

Quien vende no entra a esta pantalla, pero sí arquea: la hoja del arqueo se abre desde la pastilla del turno de Facturación — está explicado en Abrir y cerrar el turno.

Lo que se hace en cada turno

Las tareas del día a día están explicadas paso a paso en sus propias páginas:
Abrir y cerrar el turno Abrir con el fondo inicial, contar por denominación, comparar contra lo esperado, cerrar e imprimir el arqueo.
Ingresos y retiros de caja Anotar la plata que entra o sale por algo que no es una venta, y anular una anotación equivocada.
Cajas de todas las sucursales Ver las cajas de las demás sedes, activarlas, desactivarlas y recuperar una eliminada.

Lo que sigue en esta página es la administración de las cajas: crearlas, encontrarlas y cambiarles los datos.

Crear una caja

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa «Nueva caja». Se abre la hoja «Nueva caja» por la derecha.
  3. Escribe el «Número o nombre». Sirve un número (001) o un nombre (Caja principal). Debajo del campo lo dice: «Si lo dejas vacío, el sistema le pone uno.»
  4. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente, por ejemplo Mostrador principal. Es opcional, pero es lo que te deja distinguir dos cajas de un vistazo.
  5. Deja encendido el interruptor «Caja activa».
  6. Pulsa «Crear caja».

La caja nueva aparece en la lista.

Ojo: si dejas vacío el «Número o nombre», el sistema le pone uno solo, pero es un código largo imposible de leer de un vistazo. Escríbelo tú.

Ojo: una caja con el interruptor apagado no puede abrir turnos y tampoco se puede asignar a una terminal. Es lo que dice debajo del propio interruptor: «Una caja inactiva no puede abrir turnos.»

La caja se crea en la sucursal de esta terminal. Para crear una en otra sede se usa Administración → Cajas por sucursal — cómo se hace.

Buscar una caja y filtrar la lista

  1. Escribe en el buscador de la cabecera el número o la ubicación. La lista se recorta mientras escribes; la ✕ del campo lo borra.
  2. Debajo, pulsa «Turno abierto», «Sin turno» o «Inactivas» para dejar solo esas. Cada botón trae su cifra, así que no hace falta abrirlos para saber cuántas hay.
  3. Pulsa «Todas» cuando quieras ver otra vez la lista completa.

Si no queda ninguna, la pantalla muestra «No hay cajas con estos filtros» — «Prueba con otro estado o borra la búsqueda.» — y un botón «Limpiar filtros». Si la sucursal de verdad no tiene cajas, dice «Esta sucursal no tiene cajas» — «Crea la primera para poder abrir turnos y cobrar.» — con el botón «Crear caja».

Abrir el detalle de una caja

  1. Pulsa la tarjeta de la caja en la lista.
  2. Se abre la pantalla «Caja 001» (o el número que le hayas puesto), con el turno a la izquierda y los arqueos a la derecha.
  3. Pulsa la flecha de volver, a la izquierda del título, para regresar a la lista.

Detalle de una caja

  1. «Arqueo intermedio». Cuenta sin cerrar el turno — cómo se usa.
  2. «Ingreso o retiro». Solo con el turno abierto. Abre la hoja «Ingreso o retiro» — cómo se usa.
  3. El botón azul. Dice «Cerrar turno» si hay turno abierto, y «Abrir turno» si no. Antes el turno se cerraba con «Nuevo arqueo», cuyo tipo por defecto era el cierre, y nada lo decía — cómo se usa.
  4. «Debería haber ahora». Con el turno abierto, lo que el sistema espera encontrar, método por método y con el «Total esperado» debajo. Ya incluye los ingresos y los retiros anotados, y lo dice. El cierre deja de ser una sorpresa.
  5. Los arqueos, el más reciente primero. Cada uno con su tipo —«Apertura», «Cierre», «Intermedio», «Emergencia», «Auditoría»—, la fecha, el operario, lo «Contado» y la «Diferencia» en palabras: «cuadró», «faltaron $12.000», «sobraron $500». Tócalo y se abre el desglose, con las observaciones y el botón de imprimir.

Debajo del panel del turno están «Editar caja» —arriba, en la cabecera— y, apartado y en rojo discreto, «Desactivar caja».

Si la caja no tiene arqueos todavía, la pantalla dice «Sin arqueos registrados» y «Abre el primer turno para comenzar.»

Editar los datos de una caja

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar caja», arriba en la cabecera. Se abre la hoja «Editar caja 001».
  3. Cambia el «Número o nombre», la «Ubicación» o el interruptor «Caja activa».
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Ojo: borrar el contenido de «Número o nombre» o de «Ubicación» no los deja en blanco: se quedan como estaban. Para cambiarlos hay que escribir el valor nuevo.

Editar una caja no la cambia de sucursal: la hoja solo pregunta la sede cuando estás creando desde la vista de todas, y respeta la que ya tenía.

«Desactivar caja», al pie del panel del turno, es la forma de sacar de circulación una caja que ya no se usa sin perder su historial: pregunta antes, los arqueos viejos siguen ahí y el botón pasa a decir «Activar caja».

Eliminar una caja

Ojo: la ventana te va a decir que esto no se puede deshacer. La caja desaparece de la lista y del campo «Caja» de la configuración de las terminales. Solo un administrador o el dueño pueden recuperarla, desde Cajas por sucursal. Si lo que quieres es dejar de usarla pero tenerla a la mano, desmarca «Caja activa» en lugar de eliminarla.

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Pulsa «Editar caja».
  3. Pulsa «Eliminar caja», al pie de la hoja y lejos de «Guardar cambios».
  4. Sale la pregunta «¿Eliminar la caja 001?» con el aviso de que no se puede deshacer. Confirma.

Sale «Eliminada» con el texto «La caja fue eliminada.»

Los arqueos de esa caja no se borran: siguen guardados y vuelven a verse si alguien la restaura.

La terminal que tuviera esa caja asignada se queda con la asignación puesta: nadie se la quita sola. Ve a Configuración → Sistema y elígele otra caja en el campo «Caja».

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos turnos abiertos en la misma caja? No. Mientras haya un turno abierto, el botón azul dice «Cerrar turno» y no «Abrir turno». Primero se cierra el que está.

El menú dice «Turno cerrado», pero mi compañero sí está vendiendo. ¿Por qué? Ese aviso habla de la caja asignada a esta terminal, no de todas. Cada terminal tiene la suya, y cada caja lleva su propio turno.

¿Puedo borrar o corregir un arqueo ya registrado? No. Un arqueo queda como quedó. Si el conteo salió mal, se explica en las «Observaciones» del siguiente arqueo — por eso ese campo es obligatorio.

¿Las ventas en tarjeta y transferencia también entran al arqueo? Sí, se cuentan aparte del efectivo. Pero la «Diferencia» que queda guardada en el arqueo es solo la del efectivo, que es lo único que puede desaparecer del cajón.

¿Y las ventas que dejé pendientes o en proceso? No cuentan. El saldo esperado del arqueo solo suma las ventas que quedaron completadas.

¿Y si en la sucursal hay una sola caja? Funciona igual: se crea una, se le asigna a todas las terminales que cobren y todas comparten el mismo turno.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» — «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» Esta terminal todavía no sabe en qué sucursal está, y la lista de cajas se saca de ahí. Pulsa «Sí, continuar»: te lleva derecho a la configuración. Elige la «Sucursal» y pulsa «Guardar».
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Tu usuario no es ADMIN ni GERENTE. La pantalla te devuelve al Dashboard. Pídele a un administrador o a un gerente que abra o cierre el turno.
«Error» — «No se pudo cargar la caja» La caja que intentas abrir ya no existe, o tu rol no alcanza para verla. La pantalla se devuelve sola. Recarga la lista y comprueba que la caja siga ahí. Si entraste desde Cajas por sucursal con el usuario del dueño, ábrela con un usuario administrador.
«Error» — «No se pudo guardar la caja» El sistema rechazó los datos o la conexión se cayó a mitad. Revisa que la sucursal siga elegida en la configuración de la terminal, y vuelve a intentar.
«Error» — «No se pudo eliminar la caja» La caja ya no está, o el sistema no respondió. Recarga la lista. Si la caja sigue ahí, repite; si no, ya estaba eliminada.
«No hay cajas con estos filtros» — «Prueba con otro estado o borra la búsqueda.» Hay cajas, pero ninguna cuadra con lo que escribiste o con el estado elegido. Pulsa «Limpiar filtros».
«Esta sucursal no tiene cajas» — «Crea la primera para poder abrir turnos y cobrar.» Esta sucursal de verdad no tiene ninguna caja. Pulsa «Crear caja».
No te sale el botón «Nueva caja» Tu usuario no es ADMIN ni GERENTE. Pídeselo a quien administre el negocio.
El aviso del turno no aparece en el menú Esta terminal no tiene caja asignada. Ve a Configuración → Sistema y elige una en el campo «Caja». Si el campo dice «Esta sucursal no tiene cajas», es que no hay ninguna activa: crea una.

Los tropiezos de abrir y cerrar el turno están en Abrir y cerrar el turno, los de anotar plata en Ingresos y retiros de caja y los de la vista de todas las sedes en Cajas de todas las sucursales.

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