Abrir y cerrar el turno

Para quién: ADMIN y GERENTE desde la caja; VENDEDOR solo desde Facturación. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja. También desde Facturación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada venta que completas se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

La hoja del arqueo, al cerrar el turno

  1. «Cómo vas a contar». «Por total» —escribes cuánto hay de cada método— o «Por desglose» —dices cuántas hay de cada denominación y el total sale solo—. Se elige una de las dos, no las dos a la vez, y la terminal recuerda cuál usaste la última vez.
  2. El teclado de la hoja. El importe se marca aquí, no en un campo que abre el teclado del sistema y tapa media pantalla. «Igual al esperado» copia de un toque la cifra que el sistema esperaba.
  3. La tabla de métodos: «Método», «Esperado» y «Contado», con el «Total» debajo. Tocas un método y el teclado pasa a marcar ese. Lo esperado es el fondo inicial más las ventas del turno, más o menos los ingresos y los retiros anotados.
  4. La diferencia, en grande: «Cuadra», «Faltan $4.000» o «Sobran $1.500».
  5. «Tipo de arqueo». Solo lo ven ADMIN y GERENTE. Si no te sale, el arqueo se registra siempre como cierre.
  6. «Observaciones». Sin esto no se guarda nada. Si no pasó nada raro, el botón «Sin novedad» las escribe de un toque.

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar activa. Si no lo está, en vez de los botones de arqueo sale «Activar caja».
  • Para arquear desde Facturación, esta terminal necesita tener esa caja asignada en Configuración → Sistema.
  • Para entrar a Caja → Cajas y turnos hay que ser ADMIN o GERENTE. Quien vende arquea desde Facturación, sin pasar por esta pantalla.
  • Ten el dinero contado antes de abrir la hoja. Se cuenta en la mano, no en la pantalla.

Abrir el turno

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de tu caja. Debe decir «Sin turno».
  3. Pulsa el botón azul «Abrir turno».
  4. Se abre la hoja «Abrir turno · Caja 001» por la derecha. Si la caja ya trabajó antes, arriba sale el «Turno anterior»: lo que se registró al cerrar la vez pasada. Si es la primera vez, dice «Es el primer turno de esta caja.»
  5. Marca el «Fondo inicial» con el teclado de la hoja: el efectivo con el que arrancas. Si no te entregaron base, déjalo en cero.
  6. Si quieres dejar por escrito cuántos billetes de cada valor te entregaron, elige «Por desglose» arriba — está explicado más abajo.
  7. Escribe las «Observaciones». Es obligatorio: sirve para anotar quién te entregó el fondo o cualquier cosa rara del arranque. «Sin novedad» las llena de un toque.
  8. Pulsa «Abrir turno · $150.000» —el botón lleva el fondo que marcaste— y confirma.

En el detalle de la caja aparece «Debería haber ahora» y, en los arqueos, una línea «Apertura». El punto de tu cuenta, abajo del carril, se pone verde.

Ojo: un arqueo no se puede borrar ni corregir. El turno queda a nombre del usuario con el que iniciaste sesión, así que si abres el turno con el usuario de otro, todo el día va a quedar a nombre de él.

Cerrar el turno

Cuenta primero la plata del cajón, billete por billete. Después abre la hoja.

  1. Entra al detalle de tu caja. Debe salir «Debería haber ahora», con el total esperado.
  2. Pulsa el botón azul «Cerrar turno».
  3. Se abre la hoja «Cerrar turno · Caja 001». En la tabla, la columna «Esperado» es lo que debería haber.
  4. Si eres ADMIN o GERENTE, elige el «Tipo de arqueo». Para cerrar la jornada, déjalo en «Cierre».
  5. Elige «Cómo vas a contar» y marca lo contado: tocando cada método —«Efectivo», «Tarjeta», «Transferencia»— y escribiendo su importe con el teclado, o metiendo las denominaciones una por una. «Igual al esperado» copia la cifra esperada cuando cuadra.
  6. Mira la diferencia: «Cuadra», «Faltan $4.000» o «Sobran $1.500».
  7. Si hay diferencia, explícala en las «Observaciones». Es lo único que va a quedar escrito sobre qué pasó.
  8. Pulsa «Registrar cierre» y confirma.

Ojo: esto no se puede deshacer. El arqueo queda registrado con la diferencia que dio, y el turno se cierra. No hay forma de editarlo después; lo único que se puede hacer es explicarlo en el arqueo siguiente.

El panel «Debería haber ahora» desaparece y el botón azul vuelve a decir «Abrir turno».

La «Diferencia» que queda guardada es la del efectivo: es lo único que puede desaparecer del cajón.

Los cuatro tipos de arqueo

El «Tipo de arqueo» solo aparece para ADMIN y GERENTE. A los demás, el arqueo les queda siempre como «Cierre».

Tipo Para qué es ¿Cierra el turno?
«Cierre» El de todos los días: se acabó la jornada y se entrega la caja. Sí
«Intermedio» Contar a mitad de turno sin dejar de vender: cambio de cajero, corte del mediodía. No
«Emergencia» Algo pasó y hay que cerrar de una: un corte de luz, un problema con el dinero. Sí
«Auditoría» Un conteo de control hecho por alguien de arriba. Sí

Ojo con el «Intermedio»: el turno sigue abierto, pero el sistema toma ese arqueo como el nuevo punto de partida. El saldo esperado del arqueo siguiente se cuenta desde ahí, con el total que acabas de contar como fondo, y solo con las ventas hechas después.

Contar por denominación

Es una de las dos formas de contar, y sirve tanto al abrir como al cerrar. Deja constancia de cuántos billetes y monedas de cada valor había, que es lo que pide cualquier auditoría.

  1. Arriba, en «Cómo vas a contar», elige «Por desglose». Debajo lo explica: «Di cuántas hay de cada denominación: el total sale solo y queda el detalle.»
  2. Pulsa «Agregar denominación».
  3. Escribe el «Valor de la denominación» —50000, 20000, 500— y cuántas hay.
  4. Repite por cada denominación. Las del último arqueo se ofrecen a un toque, para no escribirlas cada vez.
  5. El total de cada método se suma solo y es el que se guarda como contado.

Una u otra, no las dos. En «Por total» no se guarda desglose; en «Por desglose» no se escribe el total a mano. Antes se podían llenar las dos cosas y quedaban dos números para lo mismo.

Las denominaciones son libres: no hay una lista de billetes de un país, así que sirve igual para monedas raras o para vales.

Arquear desde Facturación

Facturación revisa la caja apenas entras, para que nadie descubra que no hay turno con el cliente enfrente y el carrito lleno.

  1. Entra a Ventas → Facturación.
  2. Si la caja no tiene turno abierto de hoy, la pantalla se queda bloqueada: en vez del buscador sale «Para cobrar hace falta un turno abierto» y un botón «Abrir turno» de 64 px. Antes se abría una hoja que se podía cerrar, y detrás quedaba la caja lista para cobrar: esa plata no tenía turno al que imputarse y el cuadre del día salía mal.
  3. Pulsa «Abrir turno», llena el fondo inicial y las observaciones igual que arriba.

Si el turno quedó abierto de ayer, el botón dice «Cerrar el turno anterior». Regístralo y, en cuanto lo guardes, abre el de hoy.

Con el turno abierto, arriba en la cabecera queda la pastilla verde «Turno abierto · Caja 001». Púlsala y elige «Hacer arqueo o cierre de caja»: abre la misma hoja, lejos de «Vaciar».

Imprimir un arqueo

  1. Abre el detalle de la caja.
  2. Busca el arqueo en la lista «Arqueos · el más reciente primero» y tócalo: se despliega su desglose.
  3. Pulsa «Imprimir».

Sale por la impresora térmica con la sucursal, la caja, la fecha, el operario, los saldos por método y las observaciones. El desglose por denominación se imprime en los arqueos de cierre; en una apertura el papel solo trae el «Fondo inicial», aunque el desglose sí queda guardado y se ve en el «Historial de Arqueos». Lo que imprime se puede cambiar en Configuración → Impresión.

Revisar el historial de arqueos

En el detalle de la caja, la lista trae una fila por arqueo con cuatro columnas: «Tipo», «Fecha y operario», «Contado» y «Diferencia». El tipo se lee en palabras —«Apertura», «Cierre», «Intermedio», «Emergencia», «Auditoría»— y la diferencia también: «cuadró», «faltaron $12.000», «sobraron $500», en rojo cuando faltó.

Tócala y se abre el desglose: los saldos por método, las «Observaciones», el detalle por denominación si se registró, y el botón de «Imprimir».

Están del más reciente al más antiguo: lo último que pasó es lo primero que se lee. Antes salían al revés.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que contar la plata antes de abrir la ventana? Sí. La pantalla no cuenta nada; solo compara lo que tú escribes contra lo que ella esperaba.

¿Qué pasa si me equivoco en un número y ya guardé? El arqueo queda como quedó. Explícalo en las «Observaciones» del siguiente y, si sobró o faltó plata de verdad, anótalo como ingreso o retiro — cómo se hace.

¿Por qué el saldo esperado no incluye una venta que acabo de hacer? Porque solo cuentan las ventas completadas de esta caja hechas después de abrir el turno. Las que quedaron pendientes o en proceso no suman.

¿Puedo abrir el turno con fondo cero? Sí. Si no se entrega fondo, se deja en cero y ya.

¿Tengo que contar por denominación? No. Es una de las dos formas de contar; con «Por total» basta escribir cuánto hay. Lo que sí es obligatorio son las «Observaciones».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «Las observaciones son obligatorias.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea: quién entrega, quién recibe, si cuadró.
«Error» — «El fondo inicial no puede ser negativo.» Se escribió un número con signo menos en «Fondo inicial». Escríbelo en positivo, o déjalo en cero.
«Error» — «No se pudo registrar el arqueo.» El servidor rechazó el arqueo. Lo más común: el usuario con el que entraste ya no existe. Cierra la ventana y vuelve a intentar. Si sigue igual, cierra sesión, vuelve a entrar y pídele a un administrador que revise tu usuario.
«Error» — «Ocurrió un error al registrar el arqueo.» No hubo respuesta del sistema: casi siempre es la conexión. Revisa la conexión con el servidor. Antes de repetir, mira el historial: comprueba si el arqueo ya quedó guardado.
No aparecen los botones de arqueo, sino «Activar caja» La caja está desactivada. Pulsa «Activar caja» y confirma, o pídeselo a un administrador.
No aparece «Tipo de arqueo» Ese selector es solo de ADMIN y GERENTE. El arqueo va a quedar como «Cierre», que es lo normal al terminar la jornada.
No aparece la columna «Esperado» Estás abriendo un turno, no cerrándolo: todavía no hay nada que esperar. Al abrir, la referencia que sale es el «Turno anterior».
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. La impresora se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify, no en Inventario. El arqueo ya quedó guardado; lo puedes imprimir después.
«Error de impresión» — «Error enviando el arqueo a imprimir remotamente» La impresora está en otro computador y no respondió. Comprueba que ese computador esté encendido y en la misma red, y vuelve a pulsar el botón de imprimir.
Entras a Facturación y no te deja cobrar La caja de esta terminal no tiene un turno abierto de hoy. Pulsa «Abrir turno» ahí mismo. Si el turno quedó abierto de ayer, el botón dice «Cerrar el turno anterior»: regístralo y abre el de hoy.

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