Registrar una entrada, una salida o un ajuste

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Stock → la presentación → tocar la fila de la ubicación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Llegó mercancía, se dañó una caja, el conteo no cuadró. Cada vez que cambias la cantidad de una ubicación, el sistema te obliga a decir qué tipo de movimiento es y por qué. Eso es lo que después permite entender, en Auditoría, por qué el inventario está como está.

Flujo para registrar un movimiento

Antes de empezar

  • La ubicación tiene que existir. Si la presentación todavía no tiene ninguna, empieza por Agregar inventario en una ubicación.
  • Ten claro el número real. El «Stock Actual» que escribas es la cantidad que va a quedar, no la que entra ni la que sale: el sistema calcula solo la diferencia.
  • Si el movimiento viene de una compra, ten a la mano el número de la orden: se escribe en «Referencia».

Registrar el movimiento

  1. Entra a Inventario → Stock.
  2. Toca la fila de la presentación.
  3. En «Ubicaciones», toca la fila del sitio que vas a corregir. Se abre la hoja por la derecha, lista para escribir.
  4. Marca con − y + la cantidad que va a quedar. Al lado se ve la diferencia calculada: cuánto entra o cuánto sale.
  5. Elige el «Tipo de movimiento»: son botones, no un desplegable de siete opciones.
  6. Escribe el «Motivo». Es obligatorio, y el campo propone los de siempre: «Recepción de mercancía, producto dañado…».
  7. Si tienes un número de guía o de ticket, escríbelo en «Referencia · opcional».
  8. Si la entrada viene de una compra, elígela en «Orden de compra · opcional».
  9. Pulsa el botón azul, que dice lo que va a pasar: «Guardar ajuste · +6».

La hoja no cambia de tamaño al hacer todo esto: antes se ensanchaba de golpe a pantalla completa en cuanto tocabas el stock.

Ojo: un movimiento guardado no se puede borrar ni corregir. Queda para siempre en Auditoría, con tu nombre y la hora. Si te equivocaste, la única salida es registrar otro movimiento en sentido contrario y explicarlo en el «Motivo».

El tipo de movimiento y el motivo solo se piden mientras la cantidad sea distinta de la que había. Si devuelves el número a su valor original, el botón pasa a decir «Guardar cambios» y ya no se pide motivo.

Qué tipo elegir

El sistema comprueba que el tipo cuadre con la dirección del cambio. Si no cuadra, no guarda.

Tipo Para qué El stock tiene que
«Entrada» Llegó mercancía de una compra Subir
«Devolución» Un cliente devolvió, o le devuelves al proveedor Subir
«Salida» Se fue mercancía que no salió por una venta Bajar
«Merma» Se dañó, se venció, se perdió Bajar
«Ajuste» El conteo no cuadraba y estás corrigiendo Subir o bajar
«Transferencia» Mercancía que se movió entre ubicaciones o sedes Subir o bajar
«Pendiente» Un movimiento que todavía no está definido Subir o bajar

Si eliges «Entrada» o «Devolución» y bajas la cantidad, o eliges «Salida» o «Merma» y la subes, al guardar sale «No se pudo guardar el inventario» y no se guarda nada. Cambia el tipo y vuelve a intentar.

Hay un octavo tipo, «Inventario Inicial», que sale en el filtro «Tipo de movimiento» de Administración → Auditoría: lo pone el sistema solo cuando se crea una ubicación. No se puede elegir a mano.

Los campos del movimiento

Campo Obligatorio Qué escribir
«Tipo de movimiento» Sí Uno de los siete de la tabla de arriba, en botones.
«Motivo» Sí En una frase, qué pasó: «Ajuste por conteo físico», «Producto dañado».
«Referencia · opcional» No Un número que permita rastrearlo: «Remisión, guía, número de ticket».
«Orden de compra · opcional» No La orden de la que viene la mercancía, si aplica.

Debajo del motivo la hoja recuerda para qué sirve: «Queda en el historial con el motivo.»

Dejar constancia de la orden de compra

  1. Cambia la cantidad para que aparezcan los campos del movimiento.
  2. Abre «Orden de compra · opcional» y elige la orden. La lista trae las de tu sucursal, con su número y su proveedor.
  3. Sigue con el «Motivo» y guarda.

La orden ahora sí queda guardada con el movimiento. Antes ese desplegable leía una dirección que el servidor no tiene, así que salía siempre vacío y lo elegido no se guardaba; por eso el número tocaba escribirlo a mano en la referencia.

Registrar la entrada tampoco cambia el estado de la orden ni la marca como recibida. Eso se hace en Proveedores y órdenes de compra.

Cuando dejas una ubicación en cero

Desde esta hoja no puedes sacar más de lo que hay: la cantidad no baja de cero. Lo más lejos que llegas es dejar la ubicación vacía —que es, además, la forma de vaciarla: no hay botón de eliminar una ubicación—.

Ojo: si dejas una ubicación exactamente en cero y la presentación tiene otras ubicaciones en esa sucursal, esa fila desaparece de «Ubicaciones», y con ella su lote y su fecha de caducidad. Si te importa, déjale al menos una unidad.

Si es la única ubicación que tiene la presentación, se queda en cero y sigue a la vista.

Preguntas frecuentes

¿Escribo la cantidad que entra o la que queda? La que queda. El recuadro azul te muestra el «Stock Anterior:» para que puedas hacer la cuenta, y el sistema calcula solo la diferencia.

¿Puedo cambiar el «Stock Reservado» sin que me pida motivo? Sí. El motivo solo se pide cuando cambia el «Stock Actual».

¿Dónde queda constancia? En Administración → Auditoría, con su fecha, su tipo, la cantidad, el stock de antes y el de después, quién lo hizo y el motivo. Y en la ficha de quien lo registró, en Administración → Usuarios.

¿Puedo anular un movimiento? No. Se registra otro en sentido contrario explicando el error en el «Motivo».

¿Las ventas también dejan movimientos? Sí, el sistema los anota solo cuando facturas. Esos no piden motivo: la venta es el motivo.

Cambié la cantidad y no me pidió tipo ni motivo. ¿Por qué? Porque estás creando una ubicación nueva, no ajustando una que ya existía. La hoja lo dice: «Una ubicación nueva se registra como inventario inicial.»

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se guardó» y, debajo, el motivo El tipo elegido no cuadra con la dirección del cambio: «Entrada» o «Devolución» con el stock bajando, o «Salida» o «Merma» con el stock subiendo. Cambia el tipo por uno que cuadre, o usa «Ajuste», que sirve en los dos sentidos.
No se guarda y el tipo sí cuadraba Tu usuario no tiene permiso para guardar inventario —el DUENO no lo tiene—, o el servidor no respondió. Comprueba tu rol y vuelve a intentar.
«Lo reservado no puede ser más que el stock.» Bajaste la cantidad por debajo de lo reservado. Baja primero lo reservado y luego el stock.
El botón azul está apagado Falta el tipo o el motivo, o no has cambiado nada. Míralos: los campos que faltan salen marcados.
Guardaste una salida y la fila de la ubicación desapareció La dejaste exactamente en cero y la presentación tiene otras ubicaciones en la sucursal. Vuelve a crearla con «Agregar stock» cuando llegue mercancía.
No te deja poner un número negativo Es a propósito: el stock no baja de cero. Si tienes que sacar más de lo que hay ahí, hazlo en las otras filas de «Ubicaciones».

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