Agregar inventario en una ubicación

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Stock → la presentación → «Agregar stock». Hace falta comprarlo aparte: no.

Cuando llega mercancía nueva, o cuando quieres separar lo que está en la bodega de lo que está en el mostrador, se abre una ubicación. Una ubicación es una fila con su propia cantidad, su propio lote y su propia fecha de caducidad. Una misma presentación puede tener varias, y el sistema las suma para darte la cifra grande del stock.

Antes de empezar

  • La presentación tiene que existir y estar asignada a tu sucursal. Si no aparece en Inventario → Stock, empieza por Alta de productos y asignación por sucursal.
  • Ten a la mano el lote y la fecha de caducidad si la mercancía los trae. Se pueden dejar vacíos, pero después cuesta más rastrear un lote malo.

Registrar una ubicación nueva

  1. Entra a Inventario → Stock.
  2. Toca la fila de la presentación.
  3. Pulsa «Agregar stock», arriba en la cabecera. Se abre una hoja por la derecha.
  4. Comprueba la «Sucursal»: es la que estás mirando. Si hay varias, se cambia arriba.
  5. Marca el stock con − y +, o escribiéndolo. Las teclas miden 64 px; antes era un campo que abría el teclado del sistema.
  6. Pon el «Reservado» si hay unidades comprometidas. Si no, déjalo en cero.
  7. Elige «Dónde está»: «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro», en botones. Y escribe el sitio exacto —«Estante B3, pasillo 4…»—.
  8. Escribe el «Lote» si la mercancía lo trae, y «Caduca» si vence.
  9. Pulsa el botón azul.

La hoja se cierra y la ubicación nueva aparece en «Ubicaciones». Debajo del motivo lo avisa: «Una ubicación nueva se registra como inventario inicial.»

Ojo: el sistema anota solo un movimiento de tipo «Inventario Inicial» con el motivo «Inventario inicial o nuevo». Queda para siempre en Auditoría. No es un error: es el punto de partida de esa ubicación.

Qué es cada campo

Campo Obligatorio Qué escribir
«Sucursal» Sí Dónde está físicamente la mercancía. Es la que estás mirando.
El stock Sí Las unidades que hay. Acepta decimales. No admite números negativos.
«Reservado» No Las unidades apartadas para un pedido. Es informativo: no frena la facturación.
«Dónde está» Sí El tipo —mostrador, bodega, tránsito u otro— y el sitio exacto, en tus palabras.
«Lote» No El número de lote del fabricante.
«Caduca» No Hasta cuándo sirve el producto.

Si pones más reservado que stock, la hoja lo dice: «Lo reservado no puede ser más que el stock.»

Por qué importa el «Tipo de Ubicación»

Es lo que le permite al sistema saber de dónde descontar cuando facturas. En Configuración → Sistema hay un campo, «De dónde sale el stock al facturar», donde eliges con cuál tipo empezar. Si dejas «Sin preferencia», el sistema descuenta de la ubicación que caduque primero.

También es lo que separa dos filas de la misma presentación en la misma sucursal: una de «Bodega» y otra de «Mostrador» conviven sin pisarse.

Cuando el sistema reutiliza una ubicación

Si en esa sucursal ya existe una ubicación de esa misma presentación con el mismo tipo y su stock está en cero o menos, el sistema no crea una fila nueva: reutiliza esa y le pone los datos que acabas de escribir.

Ojo: eso quiere decir que la ubicación, el lote y la fecha de caducidad viejos se pierden. No se puede deshacer. Si necesitas conservar los dos lotes por separado, dale a la mercancía nueva otro «Tipo de Ubicación» o espera a que la tarjeta vieja no esté en cero.

Presentaciones que no se inventarían

Hay presentaciones marcadas como no inventariables: un servicio, una recarga, algo que no se cuenta por unidades. En la lista salen con la etiqueta «No se controla» y no tienen stock que ajustar. Es normal: no hay nada que contar.

Cambiar el lote, la ubicación o la caducidad

  1. Toca la fila de la ubicación, en «Ubicaciones».
  2. Se abre la hoja, lista para escribir: ya no hay un modo de solo lectura.
  3. Pulsa «Editar datos» y corrige lo que necesites, sin tocar el stock.
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Mientras no cambies la cantidad, no se te pide motivo y no queda ningún movimiento anotado —la hoja lo dice: «Solo hace falta si cambia el stock.»—. Si la cambias, aparecen el tipo de movimiento y el motivo: eso está en Registrar una entrada, una salida o un ajuste.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos ubicaciones del mismo tipo para la misma presentación? Sí, siempre que la que ya existe no esté en cero. Si está en cero, el sistema reutiliza esa.

¿Puedo borrar una ubicación que ya no uso? El botón «Eliminar» aparece al pulsar «Editar», y al pulsarlo pregunta «¿Estás seguro?», pero hoy no alcanza a borrar el registro: termina siempre en «No se pudo eliminar el inventario». Lo que sí funciona es dejarla en cero con un movimiento de salida o de ajuste. Una ubicación en cero deja de contar para el stock.

¿El «Stock Reservado» se descuenta del stock? No del «Stock Total», sí del «Stock Disponible». Y no impide facturar.

¿Qué pasa si pongo una fecha de caducidad ya vencida? Se guarda igual, y la tarjeta se pinta de rojo con la etiqueta «Caducado». Sirve para dejar constancia mientras sacas esa mercancía.

¿Puedo registrar mercancía en otra sucursal desde aquí? El campo «Sucursal» solo lista la sucursal configurada en esta terminal. Para otra sede hay que configurarla en esa terminal.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual» Escribiste en «Stock Reservado» más unidades de las que hay en «Stock Actual». Pulsa «Aceptar», baja el reservado o sube el actual, y guarda otra vez.
«Error» — «No se pudo guardar el inventario» El sistema rechazó los datos o no respondió. Lo más común: tu usuario no tiene permiso para guardar (el DUENO no lo tiene), o la sucursal configurada ya no existe. Comprueba tu rol y la sucursal de la terminal, y vuelve a intentar. Si la conexión con el servidor se cayó, espera a que vuelva.
«Error» — «No se pudo eliminar el inventario» El registro no se puede borrar desde aquí. Deja la ubicación en cero con un movimiento de salida o de ajuste.
El campo «Stock Actual» está gris y no te deja escribir La presentación tiene marcada la casilla «No requiere inventario». Es lo esperado. Si tiene que llevar control de unidades, quítale esa marca en su ficha, desde Catálogo → Productos.
El botón «Guardar» no aparece Estás mirando una ubicación que ya existe, en modo lectura. Pulsa «Editar» primero.
Guardaste y la ubicación nueva no aparece; en su lugar cambió una vieja Ya había una ubicación de ese mismo «Tipo de Ubicación» con stock en cero, y el sistema la reutilizó. Usa otro «Tipo de Ubicación» si de verdad necesitas dos tarjetas separadas.
«Sucursal no seleccionada» Esta terminal no tiene sucursal configurada. Pulsa «Sí, continuar» y elígela en Configuración → Sistema.

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