Importar productos desde un archivo

Para quién: ADMIN y GERENTE. El dueño puede abrir la pantalla, pero al pulsar importar le falla. Dónde está: Administración → Productos por sucursal → «Importar». Hace falta comprarlo aparte: no.

Montar el catálogo a mano, producto por producto, es cosa de días. Esta pantalla toma un Excel o un CSV y crea de un golpe los productos, sus presentaciones, el precio, el stock inicial y los límites de cada sucursal. Antes de tocar nada te muestra fila por fila qué va a pasar.

Pantalla de Importar productos

  1. «Cambiar archivo», arriba: vuelve a la zona de carga. Antes de subir nada, en su lugar está «Descargar plantilla», que baja plantilla_importar_productos.xlsx con las columnas puestas, ejemplos llenos y una hoja de instrucciones. Empieza siempre por ahí.
  2. «Importar N filas válidas», el botón azul. Está apagado si no hay ninguna fila válida o si todavía está revisando.
  3. Las insignias: «N válidas» en verde, «N con error» en rojo y «N ya existen» en ámbar. Mientras compara contra lo que ya tienes dice «Revisando cuáles ya existen…».
  4. El aviso de las filas repetidas, cuando las hay.
  5. La columna «Estado», que dice fila por fila qué va a pasar: «Lista para crear», «Ya existe» o el error, entero. Antes salía el primer motivo y un «(+2)», y el resto vivía en un title que con el dedo no existe.
  6. La columna «Inventario», un interruptor por fila. Solo sale si alguna ya existía.

La cabecera de la tabla se queda fija al desplazar: un archivo de importación tiene cientos de filas y a la mitad ya no se sabe qué columna es cuál. Las filas con error salen marcadas y no se importan: el botón dice cuántas válidas va a subir.

Antes de subir un archivo, la pantalla es la zona de carga —«Suelta aquí el archivo o tócalo para elegirlo», Excel o CSV— con «Cómo tiene que venir el archivo» al lado; las instrucciones desaparecen en cuanto hay filas que revisar.

Antes de empezar

  • Ten las sucursales creadas, con el nombre escrito tal como lo vas a poner en el archivo. → Datos de la empresa y sucursales
  • Ten configurada la sucursal de este computador, en Configuración → Sistema. Las filas que dejes sin sucursal se le cargan a esa. Si el equipo no la tiene puesta, escribe el nombre de la sucursal en todas las filas.
  • Excel, LibreOffice o el Bloc de notas. El archivo se llena por fuera de Inventario.

Cómo se llena la plantilla

  1. En Productos por sucursal, pulsa «Importar».
  2. Pulsa «Descargar plantilla». El sistema te pregunta dónde guardarla.
  3. Abre el archivo. Tiene dos hojas: Instrucciones y Productos.
  4. Lee la hoja Instrucciones.
  5. En la hoja Productos, borra las filas de ejemplo. Si las dejas, se importan.
  6. Escribe tus datos debajo de la fila de títulos.
  7. Guarda el archivo.

Estas son las columnas, en el orden en que vienen:

Columna Obligatoria Qué va ahí
nombre sí El nombre genérico del producto: Arroz, Camiseta.
marca sí La marca o el fabricante.
descripcion no Texto libre.
unidadMedida sí Uno de: UNIDAD, PESO, VOLUMEN, LONGITUD, AREA, TIEMPO, TEMPERATURA, TALLA, MATERIAL, DIMENSIONES, CAPACIDAD, COLOR.
modelo sí Lo que distingue esta presentación: Bolsa 500g, Talla M.
upc no El código de barras. Si lo dejas vacío, el sistema genera uno interno.
tipoPrecio no El nombre de la lista de precios. Si lo omites, usa DEFAULT.
precioVenta no Un número, sin puntos de miles ni signo de peso.
precioCompra no Un número.
sucursal no El nombre exacto de la sucursal. Si lo omites, usa la sucursal de este computador.
stockInicial no Cuántas unidades entran de arranque.
ubicacion no Dónde está guardado: Estante A-1, Bodega 1.
tipoUbicacion no MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO u OTRO. Si lo omites, usa MOSTRADOR.
stockMinimo no A partir de qué cantidad el sistema avisa.
stockMaximo no El tope.
activo no Solo afecta al producto, y solo si se crea nuevo: escribe false o 0 para que entre desactivado. Cualquier otra cosa lo deja activo. Las presentaciones entran siempre activas.

El truco de dejar celdas en blanco

No hay que repetir el nombre y la marca en cada renglón. La plantilla trabaja hacia abajo: lo que dejas vacío se hereda de la fila de arriba.

Varias presentaciones del mismo producto — deja vacíos nombre, marca, descripcion y unidadMedida, y escribe solo el modelo:

nombre marca unidadMedida modelo sucursal stockInicial
Camiseta Ropa Básica TALLA Talla S Sucursal Principal 10
Talla M Sucursal Principal 15
Talla L Sucursal Principal 8

La misma presentación en otra sucursal — deja vacío también el modelo. Esa fila no crea nada nuevo: solo le agrega stock y límites a la presentación de arriba, en la sucursal que digas:

nombre marca unidadMedida modelo sucursal stockInicial
Camiseta Ropa Básica TALLA Talla S Sucursal Principal 10
Sucursal Norte 5

En la tabla de revisión esas filas salen marcadas «INV» en vez de «VAR», y el modelo aparece con la palabra (heredado).

El modelo no se repite dentro de su producto, sin distinguir mayúsculas. Talla M de la camiseta y Talla M del pantalón ya no chocan entre sí: antes el modelo tenía que ser único en todo el archivo, y dos productos distintos con la misma talla se pisaban. Ahora lo que cuenta es nombre + marca + modelo.

Importar el archivo

Ojo: importar no se deshace. No hay un botón de revertir la importación: los productos creados hay que eliminarlos uno por uno. Revisa la tabla antes de confirmar.

  1. En Productos por sucursal, pulsa «Importar».
  2. Suelta el archivo en la zona de carga —«Suelta aquí el archivo o tócalo para elegirlo»— o tócala para buscarlo. Acepta .xlsx, .xls y .csv; si sueltas otra cosa, lo dice.
  3. Espera a que termine «Leyendo el archivo…» y «Revisando cuáles ya existen…».
  4. Revisa las insignias: «N válidas» y, si las hay, «N con error».
  5. Baja por la tabla y lee la columna «Estado» de cada fila.
  6. Si hay filas con error, apunta el motivo —sale entero—, corrige el archivo, pulsa «Cambiar archivo» y vuelve a subirlo.
  7. Cuando estés conforme, pulsa «Importar N filas válidas».
  8. Sale un aviso abajo —«Importación terminada», «Importación a medias» o «No se importó nada»— con el resumen.

Al terminar, debajo aparece «Resultado de la importación» con «N creados», «N sin cambios» y «N con error», y el detalle fila por fila. Ya no sale además un diálogo que haya que cerrar: el resultado se lee ahí.

Ese número de fila cuenta solo las que se enviaron, así que no coincide con el renglón del Excel cuando había filas con error: guíate por el motivo y por los datos.

Ojo: si el negocio tiene dos o más sucursales, lo importado queda creado pero sin asignar. Vuelve a Productos por sucursal, elige la sucursal y asigna. Con una sola sucursal queda asignado solo.

Cuando el archivo tiene filas que ya existen

La pantalla revisa antes de importar si una fila ya está completa en el sistema —producto, presentación, existencias y límites, todo en esa sucursal—. Si encuentra alguna, salen tres cosas:

  • La insignia ámbar «N ya existen» arriba.
  • Un aviso: «N filas ya existen en la base de datos», que explica que no se crea inventario nuevo salvo que tú lo pidas.
  • Una columna nueva, «Inventario», con un interruptor por fila. Antes era una pastilla de 24 px que solo se entendía por su title.

Lo único que esas filas cambian de verdad es el precio y los límites de stock. El nombre, la marca, la descripción y la unidad de medida del producto que ya existe no se tocan: si querías corregirlos, hazlo entrando al producto. → Crear un producto y sus presentaciones

Ojo: el aviso naranja solo aparece en las filas que traen la columna sucursal escrita. Si la dejas en blanco, la fila nunca se marca como repetida y el stock del archivo se suma sin preguntar. Cuando vayas a resubir una lista que ya importaste, escribe la sucursal en todas las filas.

Para sumar el stock del archivo a lo que ya hay:

  1. Busca la fila. Su estado dice «Ya existe», en ámbar.
  2. Enciende el interruptor de la columna «Inventario»: pasa de «No» a «Sí».
  3. Repite en cada fila que quieras sumar.
  4. Pulsa «Importar N filas válidas».

Si lo dejas apagado, esa fila actualiza el precio pero no toca las existencias. Es lo que quieres cuando estás volviendo a subir la misma lista con precios nuevos.

Ojo: «Agregar inventario» suma, no reemplaza. Si la presentación tenía 20 y el archivo dice 15, quedan 35. Para cuadrar existencias contra lo que hay de verdad en la bodega, usa el Conteo físico.

Hay un caso aparte: si escribes un upc que ya está en el sistema, esa fila solo actualiza el precio de esa presentación en la sucursal indicada. No crea nada, y en el resultado cuenta como «sin cambios».

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar solo precios, sin tocar el stock? Sí. Deja vacías las columnas stockInicial, stockMinimo y stockMaximo, y llena precioVenta. Las filas que ya existan van a decir «Ya existe» y, con el interruptor de «Inventario» apagado, solo se actualiza el precio.

Escribí mal el nombre de una sucursal. ¿Qué pasa? Esa fila no falla: el stock, el precio y los límites se le cargan a la sucursal que tenga configurada este computador. Revisa la columna «Sucursal» de la tabla antes de importar.

¿Se pueden poner categorías desde el archivo? No. La plantilla no tiene columna de categorías. Después de importar, ponlas entrando a cada presentación. → Crear un producto y sus presentaciones

¿Y las imágenes? Tampoco. Las imágenes se suben una por una en la ficha de cada presentación.

Importé y en el resultado dice «sin cambios» en todo. Es que todo eso ya existía. Si esperabas que sumara stock, te faltó encender el interruptor de «Inventario» en las filas que decían «Ya existe».

Pulso «Descargar plantilla» en la tableta y no pasa nada. Ya no: el sistema pregunta dónde guardar el archivo. Si el equipo no deja escribir, ahora lo dice —«No se pudo guardar la plantilla»—, y cerrar el selector sin guardar no cuenta como fallo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se pudo leer el archivo» — «Asegúrate de que sea un CSV o un Excel válido.» El archivo está dañado, protegido con contraseña, o no es ninguno de los tres formatos que acepta. Ábrelo en Excel y guárdalo otra vez como .xlsx. Si no, empieza de nuevo desde «Descargar plantilla».
«Ese archivo no sirve» — «Tiene que ser un Excel (.xlsx, .xls) o un CSV.» Soltaste otra cosa en la zona de carga. Suelta el archivo correcto.
«No se pudo guardar la plantilla» — «Este equipo no dejó escribir el archivo.» El equipo no permitió guardar. Prueba en otro equipo, o pídele la plantilla a alguien que la tenga.
«nombre es obligatorio», «marca es obligatoria», «modelo es obligatorio» o «unidadMedida es obligatoria» en la columna «Estado» Esa fila dejó en blanco un dato que no se puede heredar: es la primera del producto y no hay fila anterior de dónde copiar. Llena esas celdas en el archivo y vuelve a subirlo.
«unidadMedida inválida — valores: …» El texto de esa celda no es uno de los doce valores permitidos. Suele ser una tilde o un plural: KILOS en vez de PESO. Copia el valor exacto del mensaje o de la hoja Instrucciones.
«tipoUbicacion inválida — valores: …» Lo mismo con la ubicación. Solo valen MOSTRADOR, BODEGA, TRANSITO y OTRO. Corrige la celda, o déjala vacía para que use MOSTRADOR.
«modelo repetido en el mismo producto y la misma sucursal (sin distinción de mayúsculas)» Dos filas del mismo producto repiten modelo y sucursal. Dos productos distintos con el mismo modelo ya no chocan. Borra la repetida. Si querías cargar la misma presentación en otra sucursal, deja vacías también nombre, marca y modelo.
«precioVenta debe ser un número» —o lo mismo con precioCompra, stockInicial, stockMinimo, stockMaximo La celda trae un signo de peso, un punto de miles o un texto. Déjala solo con dígitos: 25000, no $25.000.
El botón «Importar N filas válidas» está apagado O no hay ninguna fila válida, o todavía dice «Revisando cuáles ya existen…». Si ninguna sirve, la pantalla lo dice: «Ninguna fila se puede importar». Espera unos segundos. Si sigue apagado, corrige las filas con error.
«Importación a medias» — «X creados y Y con error. El detalle está abajo.» Algunas filas se cayeron ya dentro del sistema, con datos que la revisión previa no podía comprobar. Lee cada «Fila N» del resultado y busca en tu archivo la que encaja con el motivo. Corrige solo esas y vuelve a importarlas.
«No se importó nada» — «N filas con error. El detalle está abajo.» Ninguna fila entró. Lee el resultado: ahí está el motivo exacto de cada una.
«Fila N: Presentación no encontrada para modelo '…' — asegúrate de que la presentación exista antes de agregar inventario.» Una fila de solo inventario apunta a una presentación que no existe. Pasa cuando la fila de arriba —la que la crea— quedó con error y no se importó, o cuando dos productos distintos usan el mismo modelo en sucursales distintas. Corrige primero la fila que crea la presentación y vuelve a subir las dos juntas. Si eran productos distintos, ponles modelos distintos.
«Fila N: El campo 'nombre' es obligatorio» o «Fila N: Unidad de medida inválida: …» Lo mismo que arriba, pero detectado ya en el sistema. Corrige la celda y repite la importación de esa fila.
«No se pudo importar» — «El servidor no aceptó el archivo. Inténtalo de nuevo.» Tu rol no puede importar —el DUENO no puede—, o se cayó la conexión con el servidor del negocio. Entra con un usuario ADMIN o GERENTE. Si ya lo eres, revisa la conexión. → Entrar y preparar la terminal
«No se pudo importar» — «Ocurrió un error al importar. Inténtalo de nuevo.» El servidor dejó de responder a mitad del proceso. No repitas de una. Entra primero a «Todos los productos» y mira qué alcanzó a crearse, para no duplicar.
Importaste bien pero los productos no salen en la caja Con dos o más sucursales, quedaron sin asignar. Asígnalos en Productos por sucursal.

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