Conteo físico

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Inventario → Conteo físico. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

En el sistema dice que hay veinte y en la bodega hay catorce. Esta pantalla sirve para arreglar eso sin corregir producto por producto: abres un conteo, el sistema te arma la lista con todas las presentaciones de tu sucursal, vas marcando lo que contaste de cada una y al final pulsas un botón que iguala el stock a lo que hay de verdad. Cada corrección queda anotada con tu nombre, la fecha y el motivo «Toma física de inventario».

Pantalla de Conteo físico

  1. «Nuevo conteo». Abre uno para la sucursal de este computador.
  2. El conteo abierto va arriba, en grande, con el avance: cuántas presentaciones tiene, cuántas llevas contadas y cuántas faltan. Antes todos los conteos eran tarjetas iguales y el que había que continuar se distinguía solo por un borde.
  3. La barra del avance.
  4. «Continuar», de 64 px.
  5. «Conteos anteriores», el historial: cuándo fue, quién lo hizo, cuántas presentaciones se contaron, cuántos ajustes dejó y cómo terminó. Un conteo cancelado sale en gris.

Si nunca has contado, la pantalla dice «Todavía no hay conteos» con el botón «Empezar un conteo».

Y así es el proceso completo:

Del conteo al ajuste

En esta funcionalidad
Contar con el escáner El modo escáner, el lector de códigos, la cámara y el guardado automático.
Confirmar el ajuste El paso que cambia el stock de verdad, lo que revisar antes y lo que no se puede deshacer.

Antes de empezar

Esta terminal necesita una sucursal elegida. El conteo siempre es de la sucursal que tenga configurada este computador. Si no la tiene, la pantalla se queda con el círculo girando y, al pulsar «Nuevo conteo», sale «Sin configuración» con el texto «Configura tu sucursal antes de iniciar un conteo.» Se arregla en Configuración → Sistema, que solo abren ADMIN, DUENO y GERENTE: si eres ALMACENISTA, pídeselo a uno de ellos.

No hace falta tener un turno de caja abierto. Puedes contar antes de abrir, con la caja abierta o después de cerrar.

Los productos ya tienen que estar en la sucursal. El conteo se arma con las presentaciones que tienen inventario registrado en tu sucursal, aunque estén en cero. Una presentación que nunca se le asignó a la sucursal no aparece en la tabla y no se puede contar desde aquí. Eso lo hace un ADMIN, un DUENO o un GERENTE en Administración → Productos por sucursal.

Cancelar un conteo solo lo pueden ADMIN y GERENTE, y vive en el menú ⋯, lejos de «Terminar conteo».

Sin contar no es lo mismo que cero. Una línea que no hayas tocado dice «Sin contar» y sale con «—», no con un 0. Antes todas nacían en cero y una línea olvidada se ajustaba a cero de verdad. Ahora, antes de ajustar, lo que no contaste se guarda igual al sistema y la pantalla te lo dice con la lista a la mano. Para dejar algo en cero hay que contarlo en cero.

La pantalla del conteo

Al pulsar «Continuar» se abre el conteo. Aquí es donde se trabaja.

Detalle de un conteo

  1. «Observaciones». Una nota libre del conteo: «Conteo mensual, estantes revisados, novedades…».
  2. «Terminar conteo». Antes estaba apagado mientras no hubiera diferencias, y el conteo se quedaba abierto para siempre; ahora está siempre disponible. Ver Confirmar el ajuste.
  3. «Qué filas mostrar»: «Sin contar», «Con diferencia», «Contadas» y «Todas», cada uno con su cifra.
  4. El buscador —«Producto, modelo, ubicación o código»— y el menú ⋯, donde está «Cancelar el conteo».
  5. Una fila por línea del conteo, con dónde está: una presentación en el mostrador y otra en la bodega son dos filas, con su ubicación y su lote. Antes se veían iguales y el lector sumaba siempre a la primera.
  6. «Sistema», «Contado» y la diferencia en palabras: «Cuadra», «Faltan 6», «Sobran 2» o «Sin contar».
  7. El panel de la derecha, donde se marca la cantidad con teclado propio. Antes se escribía en un campo de 30 px que abría el teclado del sistema y, al borrarlo, pasaba a 0.
  8. «+1» e «Igual al sistema», los dos atajos de siempre.
  9. «Siguiente sin contar», para ir recorriendo la bodega sin buscar la fila cada vez.

Todo se guarda solo, también lo que escribes a mano, y la cabecera dice cuándo fue la última vez. Si algo no se pudo guardar, sale «Sin guardar · Reintentar».

Por debajo de 1024 px no caben la tabla y el teclado lado a lado: la cantidad se marca en una hoja que se abre al tocar una fila. En un teléfono la tabla deja solo el nombre y lo contado, y el sistema y la diferencia pasan debajo del nombre.

Un conteo ya terminado se abre igual, pero solo para mirar: el título dice «Detalle del conteo» y no hay nada que escribir.

Empezar un conteo

  1. Entra a Inventario → Conteo físico.
  2. Pulsa «Nuevo conteo».
  3. Confirma en «¿Empezar un conteo?».
  4. La aplicación abre el conteo recién creado, con todas las presentaciones de la sucursal sin contar.

Si ya hay uno abierto, no se crea otro en paralelo: el aviso te ofrece «Continuar el abierto». Antes avisaba de que ya había uno, pero su única salida era crear el segundo —y dos conteos a la vez son un problema, porque cada uno se queda con el stock que el sistema tenía cuando se abrió—.

Contar las presentaciones

Esta es la parte larga: se hace estante por estante, con la lista en la pantalla.

  1. Abre el conteo con «Continuar».
  2. Toca la fila de la presentación —o pasa el lector por su código, o pulsa «Siguiente sin contar»—.
  3. Marca en el panel de la derecha la cantidad que contaste: con el teclado, con «+1» o con «Igual al sistema» cuando cuadra.
  4. La diferencia se lee al momento: «Cuadra», «Faltan 6», «Sobran 2».
  5. Sigue con la siguiente. No hay que guardar nada: todo se guarda solo.

Para encontrar algo suelto, usa el buscador: encuentra por producto, modelo, ubicación o código.

Los productos que se pesan —o que se miden por volumen, longitud o área— admiten coma: se puede contar 2,5 kg.

Cosas que conviene saber de la tabla:

  • Una fila sin tocar dice «Sin contar», no cero. Dejarla así no la pone en cero: antes de ajustar se guarda igual al sistema.
  • Una misma presentación puede salir en varias filas si en la sucursal está guardada en lotes o ubicaciones distintas. Ahora cada fila dice dónde está y de qué lote es, así que se distinguen; antes se veían iguales.
  • «Sistema» es una foto del momento en que se abrió el conteo. Si mientras cuentas alguien vende en la caja, ese número no cambia.
  • Los filtros de arriba traen cuántas hay en cada estado, así que se sabe cuánto falta sin recorrer la lista.

Dejar el conteo para seguir después

No hay nada que guardar: todo se guarda solo, también lo que escribes a mano. La cabecera dice cuándo fue la última vez; si algo no se pudo guardar, sale «Sin guardar · Reintentar».

  1. Cierra la pantalla cuando quieras.
  2. Para seguir, entra otra vez a Inventario → Conteo físico: el conteo abierto está arriba, con su avance, y se retoma con «Continuar».

Contar no toca el stock. El inventario solo cambia al terminar el conteo.

Revisar sobrantes y faltantes

  1. Abre el conteo.
  2. Pulsa «Con diferencia», que trae su cifra: deja solo lo que no cuadró.
  3. Lee la diferencia en palabras: «Faltan 6», «Sobran 2».
  4. Vuelve a contar en la bodega las que te sorprendan antes de terminar.

Un faltante grande casi siempre es una de dos cosas: mercancía que salió sin registrar, o un producto guardado en otra ubicación que ya contaste en otra fila. Lo que no has contado no aparece aquí: aparece en «Sin contar».

Escribir las observaciones de el conteo

  1. Abre el conteo.
  2. Pulsa «Observaciones», arriba en la cabecera. Se abre la hoja «Observaciones del conteo».
  3. Escribe la nota —«Conteo mensual, estantes revisados, novedades…»— y pulsa «Listo».

La nota queda con el conteo y se lee después en su detalle. Un conteo ya terminado no la deja cambiar.

Terminar el conteo

Es el paso que cambia el inventario y no se puede deshacer. Antes de ajustar, la pantalla muestra un resumen de lo que va a pasar. Está explicado completo en Confirmar el ajuste.

Cancelar un conteo de conteo

Ojo: cancelar borra el conteo de la lista y con ella todo lo que llevas contado. No hay forma de recuperarla ni de volver a abrirla. Y solo pueden hacerlo ADMIN y GERENTE.

  1. Abre el conteo que quieres botar.
  2. Pulsa ⋯, arriba —«Más acciones»—, y elige «Cancelar el conteo». Está ahí, lejos de «Terminar conteo», a propósito.
  3. Confirma.

El conteo queda en el historial marcado «Cancelado», en gris. Uno ya terminado no se puede cancelar.

Abrir un conteo anterior en modo consulta

  1. Entra a Inventario → Conteo físico.
  2. Busca su fila en «Conteos anteriores»: dice cuándo fue, quién lo hizo, cuántas se contaron y cuántos ajustes dejó.
  3. Tócala.
  4. Se abre con el título «Detalle del conteo»: la tabla completa con lo que decía el sistema, lo que se contó y la diferencia de cada línea.
  5. Para volver, pulsa la flecha de la cabecera.

Aquí no se puede cambiar nada. Es el acta del conteo: sirve para mostrar qué se contó, quién lo contó y qué diferencias salieron.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar solo una parte de la bodega? Sí. Lo que no cuentes queda «Sin contar» y, al terminar, se guarda igual al sistema: no se pone en cero. Antes sí, y eso obligaba a contarlo todo de una sentada.

¿El conteo aparta la mercancía o bloquea la caja? No. Mientras cuentas se puede seguir vendiendo, y el ajuste suma o resta la diferencia sobre el stock del momento: lo que se venda mientras cuentas se descuenta igual, encima de tu conteo. Por eso conviene contar con la tienda cerrada, o contar y ajustar el mismo día.

¿Dónde queda lo que ajusté? En Administración → Auditoría, filtrando por el tipo «Ajuste». Cada línea sale con tu usuario y el motivo «Toma física de inventario». Esa pantalla la ven ADMIN y GERENTE; el stock nuevo lo ves tú mismo en Inventario → Stock.

¿Puedo contar la sucursal de al lado desde aquí? No. El conteo siempre es de la sucursal configurada en este computador.

¿Puedo cambiar la columna «Sistema»? No. Ese número es lo que dice el sistema y está para comparar. Lo único que se marca es lo contado.

¿Y si me equivoqué al marcar una cantidad? Mientras el conteo no esté terminado, vuelve a la fila y márcala otra vez. Después ya no: toca corregir el producto desde Inventario → Stock.

¿Puedo imprimir la lista para contar en papel? No. Esta pantalla no imprime ni exporta.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sin configuración» · «Configura tu sucursal antes de iniciar un conteo.» Este computador no tiene sucursal elegida, o no se reconoce tu usuario Pulsa «Aceptar», entra a Configuración → Sistema, elige la sucursal y vuelve a entrar. Si tu rol no abre esa pantalla, pídeselo a un ADMIN, DUENO o GERENTE. Ver Entrar y preparar la terminal
La pantalla se queda con el círculo girando y nunca carga Casi siempre es la sucursal sin elegir; también puede ser que el servidor del negocio no esté respondiendo Revisa Configuración → Sistema. Si la sucursal está bien, mira Entrar y preparar la terminal
«Módulo no incluido» · «Conteo físico» no está incluido en el plan contratado. Tu plan no tiene este módulo Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor
«Licencia no vigente» · «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del equipo se venció o no se ha sincronizado Conecta el equipo a internet. Ver Sincronización con la nube
«No se pudo comprobar la licencia» No se pudo consultar la licencia en este momento Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando
No se pudo crear el conteo El servidor rechazó la creación —no encontró la sucursal o tu usuario— o no respondió Revisa la sucursal en Configuración → Sistema y que tu usuario esté activo. Espera unos segundos y vuelve a pulsar «Nuevo conteo»
Al pulsar «Nuevo conteo» te ofrece «Continuar el abierto» Ya hay un conteo sin terminar Continúa ese. Dos a la vez no sirven: cada uno se queda con el stock que había cuando se abrió
No se encuentra el conteo Fue cancelado, o el enlace es de uno que ya no existe Vuelve a la lista
«Sin guardar · Reintentar» en la cabecera Lo último que marcaste no llegó al servidor Pulsa «Reintentar». Lo demás sigue guardado
«Error» · «No se pudo guardar el borrador.» El servidor rechazó el guardado, o se cortó la conexión con él Vuelve a pulsar «Guardar borrador». No cierres la pantalla: lo escrito sigue ahí
El conteo ya estaba terminado Alguien lo terminó desde otro computador Vuelve a abrirlo: va a salir como «Ajustado»
«Error» · «No se pudo ajustar el inventario.» El servidor rechazó el ajuste, o se cortó la conexión en mitad No repitas el ajuste a ciegas. Vuelve a la lista, abre el conteo y mira si quedó «Ajustado». Ver Confirmar el ajuste
No se pudo cancelar el conteo Tu rol es ALMACENISTA, el conteo ya está terminado, o se cortó la conexión Pídeselo a un ADMIN o a un GERENTE. Un conteo terminado no se cancela
«Error» · «Ocurrió un error al crear el conteo.» / «Ocurrió un error al guardar.» / «Ocurrió un error al ajustar.» / «Ocurrió un error al cancelar.» Algo se rompió dentro de la aplicación en mitad de la operación. Es raro: cuando el problema es el servidor, el mensaje es uno de los de arriba Pulsa «Aceptar» y vuelve a abrir el conteo para ver cómo quedó antes de repetir nada. Si se repite, cierra y vuelve a abrir la aplicación
«Confirmar ajuste (0)» está apagado Ninguna línea tiene diferencia: un conteo recién creada llega con todas en 0, aunque el «Stock físico» esté vacío Escribe el «Stock físico» de al menos una fila. Si ya contaste y guardaste, vuelve a abrir el conteo: el número se recalcula al cargarla
El conteo sale sin ninguna fila La sucursal no tiene ninguna presentación con inventario registrado Asígnalas primero en Administración → Productos por sucursal
«Sin resultados para la búsqueda» Lo que escribiste en el buscador no coincide con ningún producto, marca, modelo ni UPC Borra la casilla y busca con menos letras
«Todavía no hay conteos» Nunca se ha contado en esta sucursal Pulsa «Empezar un conteo»
El conteo que cancelé desapareció de la lista Cancelar la borra de la lista, no la deja marcada No se puede recuperar. Crea un conteo nueva
Después de guardar, media bodega aparece en «Faltante» Esas presentaciones quedaron guardadas en 0 porque no las has contado Sigue contando. No confirmes el ajuste hasta que estén todas
Escribí una cantidad, me fui de la pantalla y al volver estaba en 0 Lo escrito a mano no se guarda solo Vuelve a escribirla y pulsa «Guardar borrador»

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