Clientes
Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Ventas → Clientes. Hace falta comprarlo aparte: no.
Es la libreta de clientes del negocio. Aquí guardas a quien te compra seguido, con su identificación y su correo, para no volver a pedirle los datos cada vez. Al facturar lo buscas por el nombre y la venta queda a su nombre; si le pusiste un grupo de precio, la caja le cobra la lista que le toca. Y desde cada cliente puedes abrir su ficha y ver todo lo que se ha llevado.
- «Nuevo cliente». Abre por la derecha la hoja para dar de alta a alguien. Es el mismo formulario que se usa después para editar.
- «Activos» / «Eliminados», con cuántos hay en cada uno. En «Eliminados» están los que se sacaron de la lista, con su botón «Restaurar».
- El tipo: «Todos», «Personas» o «Empresas». Antes era un desplegable.
- Cada cliente es una fila que se toca entera, con su documento y su teléfono a la vista. Antes eran tarjetas con un avatar de 96 px donde cabían seis clientes y ninguno con teléfono.
- La ficha, al lado. Contacto, grupo de precio y últimos movimientos, sin salir de la lista.
- «Editar» abre la hoja con sus datos y «Ver ficha completa», la pantalla con todo su historial.
El buscador de la cabecera le pregunta al servidor, así que encuentra a cualquier cliente del negocio —por nombre, documento o teléfono—, no solo a los que ya se cargaron en pantalla. Antes un cliente de la página 5 «no existía» hasta pulsar «Cargar más» cuatro veces. Al final de la lista sigue estando «Cargar más clientes» para seguir bajando.
Antes de empezar
Nada bloquea esta pantalla: no hace falta turno de caja abierto ni nada parecido. Pero conviene saber tres cosas:
- Crear y editar clientes lo pueden ADMIN, DUENO, GERENTE, VENDEDOR y ALMACENISTA — los mismos cinco que acepta el servidor. Antes la pantalla exigía ADMIN, así que el vendedor, que es quien atiende con el cliente enfrente, veía la ficha en solo lectura aunque el servidor le habría guardado el cambio.
- «Eliminados» es para ADMIN, DUENO y GERENTE. A los demás no les aparece.
- La lista de «Grupo de precio» sale de los tipos de precio de los productos. Si en el negocio nadie ha creado tipos de precio, el desplegable solo ofrece Sin grupo. Los tipos se crean en Precios y límites de stock de una presentación.
Crear un cliente
- Entra a Ventas → Clientes.
- Pulsa «Nuevo cliente». Se abre la hoja por la derecha.
- En «Tipo de cliente» pulsa «Persona natural» (una persona) o «Persona jurídica» (una empresa). Son dos botones, no un desplegable; viene puesto en persona natural.
- Escribe el «Número de documento» —o el «NIT», si elegiste empresa—.
- Si es empresa, llena la «Razón social». Si es persona, el «Nombre» y los «Apellidos».
- Escribe el «Correo». Tiene que tener forma de correo.
- Si quieres, completa «Teléfono» y «Dirección».
- En «Grupo de precio», si el cliente tiene tarifa propia, pulsa su grupo. Si no, déjalo en «Sin grupo».
- Pulsa «Crear cliente».
Sale un aviso abajo y la hoja se cierra sola; la lista se refresca.
Los obligatorios son el documento, el nombre —o la razón social— y el correo. Si falta alguno, el campo lo dice debajo en rojo.
Ojo: dos clientes no pueden tener la misma identificación. Si la repites, la hoja lo avisa y no guarda nada.
Una empresa ya no pide apellidos. Con «Persona jurídica» se guarda la razón social entera en el nombre, como hace la DIAN. Antes los apellidos seguían siendo obligatorios y, tras consultar la DIAN, el formulario se quedaba trabado sin poder enviarse.
Traer los datos de la DIAN
Si el negocio tiene encendida la facturación electrónica, al lado del documento aparece el botón «Traer datos de la DIAN», de 56 px. Sirve para que el nombre que envías coincida con el del RUT, que es la causa número uno de que la DIAN rechace una factura.
- Elige primero el «Tipo de cliente»: de eso depende si se consulta como cédula o como NIT.
- Escribe el documento.
- Pulsa «Traer datos de la DIAN», el botón que está al lado del documento.
- Si lo encuentra, se llenan el nombre y los apellidos —o la razón social—. El correo solo se llena si lo tenías vacío: lo que ya escribiste no se pisa.
- Revisa lo que quedó escrito y sigue con el resto.
Si el botón no aparece, es que la facturación electrónica no está encendida. No pasa nada: escribe los datos a mano.
Buscar un cliente en la lista
- Entra a Ventas → Clientes.
- Escribe en el buscador de la cabecera: sirve el nombre, el documento o el teléfono, y no importan las mayúsculas.
- La búsqueda le pregunta al servidor, así que encuentra a cualquiera del negocio, esté cargado en pantalla o no. Arranca medio segundo después de la última tecla.
- Si quieres, pulsa «Personas» o «Empresas» para quedarte solo con unos.
- Para volver a verlos todos, borra el buscador con la ✕.
El teléfono también busca. El campo lo prometía desde siempre, pero la consulta no lo miraba: buscar «3104457788» no encontraba nada. Ahora sí, que es por donde se pregunta cuando alguien llama.
Editar los datos de un cliente
Lo pueden hacer ADMIN, DUENO, GERENTE, VENDEDOR y ALMACENISTA.
- Encuentra al cliente en la lista y tócalo: su ficha se abre a la derecha.
- Pulsa «Editar». Se abre la hoja con todo lleno.
- Corrige lo que haga falta.
- Pulsa «Guardar cambios».
Sale un aviso abajo y la hoja se cierra.
Ojo: el nombre del cliente no se guarda copiado en cada venta, sino que se lee de aquí. Si le cambias el nombre, las ventas viejas pasan a mostrar el nombre nuevo. No hay forma de deshacerlo desde la pantalla: toca volver a escribir el nombre anterior.
Dos cosas que el formulario no puede hacer, para que no pierdas el tiempo intentándolo:
- No se le puede quitar el grupo de precio a un cliente que ya lo tiene. Puedes cambiárselo por otro grupo, pero elegir Sin grupo y guardar no se lo borra.
- Borrar el «Teléfono» o la «Dirección» no los borra. Al guardar, un campo vacío se ignora y se conserva lo que había. Para cambiar un dato, escribe el nuevo encima.
Si tu rol no edita clientes, la hoja se abre igual pero con los campos apagados y sin botón de guardar. Es para consultar.
Recuperar un cliente eliminado
En la pestaña Eliminados están los clientes que se sacaron de la lista. Siguen guardados con sus ventas: no se borró nada.
- Entra a Ventas → Clientes.
- Pulsa «Eliminados», que trae su cifra al lado.
- Busca la fila del cliente.
- Pulsa «Restaurar».
- Sale el aviso, con «Deshacer» por si fue sin querer, y el cliente vuelve a «Activos». Antes restaurar no decía nada, ni siquiera cuando fallaba.
Si dice «No hay clientes eliminados» y tú sabes que hay alguno, mira tu rol: esa lista es de ADMIN, DUENO y GERENTE.
Esta pantalla no tiene un botón para eliminar clientes. Si un cliente quedó mal creado, corrígelo con «Editar».
Ver lo que ha comprado un cliente
Cada cliente tiene su ficha con los movimientos de inventario que dejaron sus compras y siete contadores encima. Está explicado aparte, con figura:
En corto: toca al cliente y pulsa «Ver ficha completa» en el panel de la derecha. Para volver, la flecha de la cabecera.
Ponerle cliente a una venta
Buscar el cliente al facturar es otro camino y tiene su propia página:
→ Elegir el cliente al facturar
En corto: en Ventas → Facturación, pulsa el botón del cliente en la tarjeta «Venta actual», escribe el nombre o el documento y pulsa la fila del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Quién es «Consumidor Final» y por qué está en la lista? Es el cliente que trae la instalación de fábrica, con identificación 2222222222. Toda venta que se cobre sin elegir cliente queda a su nombre. No lo borres ni le cambies la identificación.
¿Puedo eliminar un cliente? Desde esta pantalla no. No hay botón para hacerlo. Lo que sí puedes es corregir sus datos con Editar, y devolver a Activos a los que estén en Eliminados.
¿El grupo de precio cambia lo que ya tengo en la factura? No. El grupo manda sobre los productos que agregues después de elegir al cliente. Los que ya estaban en la lista conservan el precio con el que entraron.
En «Grupo de precio» solo me sale «Sin grupo». ¿Está dañado? No necesariamente. Esa lista se lee con permisos de ADMIN, GERENTE o ALMACENISTA. Si entras como VENDEDOR o DUENO, te va a salir vacía aunque el negocio tenga tipos de precio creados. Pídele a un ADMIN o a un GERENTE que elija el grupo desde su sesión. Y recuerda que cambiárselo a un cliente ya guardado solo lo puede hacer un ADMIN.
¿Por qué ya no están los contadores de arriba? Porque contaban solo lo cargado —20 de cientos— y en «Eliminados» seguían mostrando los de activos. La cifra que importa está en los propios filtros: «Activos 128», «Eliminados 4».
Cuando algo no sale
| Lo que ves | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| La hoja avisa de que no se pudo guardar | Casi siempre, ya existe otro cliente con esa misma identificación. También sale si el servicio no respondió | Búscala en el buscador: si ya está, edita el cliente que hay en vez de crear otro |
| Pulsas «Crear cliente» y no pasa nada; un campo queda en rojo | Falta un obligatorio —documento, nombre o correo— o el correo no tiene forma de correo | Llena el campo que quedó marcado y vuelve a pulsar |
| La lista sale vacía al buscar | Nadie coincide con lo que escribiste | Prueba con menos letras, o con el documento |
| «No hay clientes eliminados» | No hay ninguno, o tu rol no ve esa lista | Si estás seguro de que hay alguno, pídeselo a un GERENTE, DUENO o ADMIN |
| «Falta la identificación» / «Escribe el número antes de consultar en la DIAN.» | Pulsaste Traer datos de la DIAN con el campo vacío | Escribe la identificación y vuelve a pulsar |
| «Sin datos en la DIAN» / «La DIAN no tiene registrada esa identificación. Puedes continuar escribiendo los datos a mano.» | Esa identificación no está en el registro, o el tipo elegido no corresponde (cédula contra NIT) | Revisa Tipo de cliente e inténtalo otra vez. Si sigue igual, escribe los datos tú |
| «No se pudo consultar» / «No hubo respuesta de la DIAN.» | Se cayó la conexión con el servicio | Escribe los datos a mano y sigue. Un ADMIN puede reintentar más tarde desde Editar: el botón de la DIAN solo sale con los campos abiertos |
| Pulsas «Editar» y los campos están apagados | Tu rol no edita clientes | Pídeselo a un ADMIN, DUENO, GERENTE, VENDEDOR o ALMACENISTA |
| No carga la ficha de un cliente | Se pidió la ficha de un cliente que ya no está, o el servicio falló | Vuelve a la lista y entra otra vez |
| «Error al cargar datos» con «Error al conectar con el servidor» | El computador perdió la conexión con el servicio del negocio | Revisa la red y vuelve a entrar. Si sigue, avisa a quien administra el sistema |
| «No hay movimientos registrados» / «Este usuario aún no ha realizado movimientos en el inventario» | Ese cliente no tiene compras a su nombre | Si estás seguro de que compró, mira si la venta se cobró sin elegirlo: habrá quedado a nombre de Consumidor Final |