Primeros pasos

Para quién: todos los roles. La parte de Dejar el negocio listo es de ADMIN. Dónde está: no es una pantalla. Es el recorrido de la aplicación recién instalada hasta el primer vehículo cobrado; cada paso te lleva a la pantalla que le toca. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página te lleva desde el computador recién encendido hasta el primer carro cobrado y el turno cerrado. Sirve para dos personas distintas: el que instala Parqueadero por primera vez y tiene que dejarlo listo, y el empleado nuevo que llega a su primer turno y solo necesita saber dónde pulsar.

Si te toca lo segundo, salta directo a Iniciar sesión y a Tu primera operación de principio a fin. Lo del medio ya te lo dejó hecho alguien.

Qué necesitas antes de empezar

El equipo. Un computador con NeoGestify instalado. Parqueadero se abre desde la lista de aplicaciones; si en algún momento quieres volver a esa lista, la flecha de arriba a la izquierda de la pantalla de inicio de sesión te lleva.

El servidor. Es el programa que guarda las placas, los cobros y los turnos. Puede estar en este mismo computador o en otro del negocio. Lo que importa es que todos los equipos estén en la misma red: el mismo WiFi o el mismo cable. Con datos móviles o con una VPN la aplicación no puede salir a buscarlo sola, y te va a tocar escribir la dirección a mano.

Un usuario y una contraseña. Te los da quien administra el sistema. En una instalación recién hecha existe uno solo, creado por el sistema: usuario admin, contraseña admin.

Ojo: ese usuario admin con clave admin puede entrar a todo, y su contraseña no se puede cambiar: la aplicación solo pide contraseña al crear una cuenta. Lo que se hace el primer día, antes de que el parqueadero empiece a operar, es crear en Administración → Usuarios tu propia cuenta con rol ADMIN y una clave que solo sepas tú, y desactivar la cuenta admin desde ahí mismo.

La impresora térmica, si vas a imprimir tiquetes, se configura en la aplicación que lanza NeoGestify, no aquí. Lo que sí se edita desde Parqueadero es el contenido de los documentos, en Configuración → Impresión.

Abrir Parqueadero por primera vez

La primera vez que abres la aplicación te va a salir una pregunta:

«Configuración requerida» — «Parece que es la primera vez que usas el sistema. ¿Deseas hacer la configuración ahora?»

Di que sí. Vas a la pantalla «Conexión con el servidor». También puedes llegar cuando quieras desde el engranaje de arriba a la derecha del inicio de sesión.

Esta pantalla no te pide nada de entrada: entra buscando. Según lo que encuentre, te la vas a topar en uno de tres estados.

Los tres estados de la pantalla de conexión

Buscando. Debajo del círculo va contando qué está haciendo, con una barra que avanza. Si encuentra un solo servidor, lo guarda sin preguntarte y te lo muestra en verde. Ahí pulsas «Continuar».
Elegir entre varios. Si aparece más de uno, la pantalla dice «Se encontró más de un servidor» y te los lista. Pulsa el de tu negocio.
Escribirlo a mano. Es el último recurso, y aparece cuando la búsqueda no encontró nada.

Ojo: conectarte al servidor equivocado mezclaría los datos de dos negocios. Si en la lista no reconoces ninguno, pregunta cuál es antes de pulsar.

El paso a paso de los tres casos —lo que dice cada aviso, cómo se escribe la dirección a mano y cómo se cambia de servidor más adelante— está en Entrar al sistema y conectar con el servidor.

Iniciar sesión

Pantalla de inicio de sesión

Nombre de usuario. El que te dieron. No es tu correo.
Contraseña.
«Iniciar Sesión». Si todo está bien te saluda con «Inicio de sesión exitoso» y entras al Dashboard.
El engranaje. Te devuelve a la pantalla de conexión con el servidor. Lo vas a necesitar si cambiaste de red o de equipo.

El enlace «¿Olvidaste tu contraseña?» todavía no hace nada. Y las contraseñas tampoco se pueden cambiar después: si perdiste la tuya, pídele a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE que te cree una cuenta nueva en Administración → Usuarios y desactive la vieja.

Mientras la aplicación se conecta puede salirte arriba un aviso corto que dice «Cargando...» y «Conectando, por favor espera...», y luego «Conectado». Es normal: el servidor tarda un momento en despertar.

Más detalle en Entrar al sistema y conectar con el servidor.

Un paseo por la pantalla

Adentro, la aplicación es siempre lo mismo: un menú a la izquierda y el contenido a la derecha. No hay barra de arriba; el título de cada pantalla va dentro del contenido.

Esqueleto de la aplicación

Quién eres y dónde estás. El logo y el nombre del negocio, debajo el parqueadero que tiene asignado este equipo, y debajo tu usuario. Si aquí ves el parqueadero equivocado, lo cambias en Configuración → Terminal.
La franja del turno. Verde con «Turno abierto», o amarilla con «Turno cerrado» y un botón «Abrir». Pulsarla te lleva a Caja → Cajas y turnos. Solo aparece si este equipo tiene una caja asignada.
«Dashboard». Va suelto arriba, sin encabezado. Es la pantalla de inicio: las cifras del día, cinco gráficas y una fila de accesos directos. Ver Dashboard.
Los encabezados de grupo. OPERACIÓN, CAJA, CLIENTES, COMERCIOS, CONFIGURACIÓN DEL NEGOCIO y ADMINISTRACIÓN. Pulsa uno y el grupo se pliega; la flecha gira. La aplicación recuerda cuáles dejaste plegados. En la figura, CAJA está plegado.
«Configuración». El engranaje del pie. Abre otra pantalla con su propio menú: General (donde se cambia entre «Modo Claro» y «Modo Oscuro»), Empresa, Impresión, Terminal y, solo si el negocio lo contrató, Facturación electrónica. Ese menú también se acorta según tu rol.
«Cerrar sesión». Te pregunta «¿Cerrar sesión?» antes de sacarte.
El contenido. Cambia con cada entrada del menú.

En pantallas pequeñas el menú se esconde. Se abre con el botón de las tres rayas de la esquina superior izquierda.

Dos personas ven menús de distinto largo, y está bien. El menú solo muestra lo que tu rol permite y lo que el negocio tenga contratado. Los grupos que se quedan sin nada desaparecen enteros. Si escribes a mano la dirección de una sección que no te toca, la aplicación te devuelve al Dashboard con «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»

Dejar el negocio listo

Esto lo hace una vez quien instala el sistema. El orden importa: cada paso necesita el anterior.

Orden de la puesta a punto

1 · Los datos del negocio

Configuración → Empresa. Rellena «Nombre», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email». Los cinco son obligatorios. Puedes subir el logo, que es el que sale arriba del menú y en los documentos impresos.

En la misma pantalla, a la derecha, está «Parqueaderos» con el botón «Agregar Parqueadero». Ahí creas tu primera sede: «Nombre», «Dirección», «Teléfono», «Email» y «Total Espacios». Es el único sitio donde se crean parqueaderos.

Termina con «Crear Empresa».

Esta pantalla solo la abre un usuario con rol ADMIN. Aunque el menú se la muestre a un DUENO, al entrar le sale «Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.»

Ver Datos de la empresa y sus parqueaderos.

2 · Decirle a este equipo en qué parqueadero está

Configuración → Terminal. Elige el parqueadero en «Parqueadero» y pulsa «Guardar Configuración». Sin esto, once pantallas —Ingresos, Salidas, Espacios, Cobros, Cajas, Tarifas y compañía— muestran «Parqueadero no configurado» y no cargan nada.

El rol ADMIN es la excepción: a él esas pantallas le abren igual aunque el equipo no tenga parqueadero elegido. Así que no cuentes con ese aviso para darte cuenta de que falta el paso; compruébalo mirando el nombre del parqueadero arriba del menú.

Este ajuste es de este computador, no de tu usuario: cada equipo del negocio se configura por separado. Es lo que hace que la caja de la caseta de entrada y la de la salida no se pisen.

Ver Configuración de esta terminal.

3 · Los tipos de vehículo

Configuración del negocio → Tipos de vehículo → «+ Nuevo tipo». Crea los que de verdad entran a tu parqueadero: carro, moto, bicicleta… Cada uno lleva un «Nombre» y, si quieres, un «Ícono» (vale un emoji) para reconocerlo de un vistazo en la pantalla de ingresos.

Es una dependencia dura: sin tipos de vehículo no puedes poner precios ni registrar entradas. Si intentas entrar a Ingresos sin ninguno, te sale «Sin tipos de vehículo» — «Para registrar ingresos necesitas configurar al menos un tipo de vehículo.» — y te manda para acá.

Ver Tipos de vehículo.

4 · Cuánto se cobra

Configuración del negocio → Tarifas → «Nueva tarifa base». Ponle un «Nombre», elige el tipo de tarifa y llena la tabla de valores: una fila por tipo de vehículo. Ahí es donde dices que la moto vale tanto la hora y el carro tanto.

En esta misma pantalla está la tarjeta «Impuestos», que es donde se configura el IVA. No tiene entrada propia en el menú, así que si la buscas por otro lado no la vas a encontrar.

Ver Tarifas, excepciones e impuestos.

5 · La caja

Caja → Cajas y turnos → «Nueva Caja». Ponle un «Número / Nombre de Caja» —vale «001» o «Caja Principal»— y una «Ubicación» como «Cabina de entrada». Si dejas el número vacío, el sistema lo genera.

Después vuelve a Configuración → Terminal y elige esa caja en «Caja». Guarda otra vez. Sin caja asignada, este equipo puede registrar entradas pero no puede cobrar salidas: te avisa con «Terminal sin caja configurada».

Ver Cajas, turnos y arqueos.

6 · Los espacios (opcional, pero se agradece)

Operación → Espacios → «Nuevo espacio». Cada puesto lleva un «Número / ID» como «A-01» y los que caben en él, en «Tipos de vehículo aceptados». Los dos son obligatorios. Si además dibujas el plano en la pestaña «Mapa interactivo», quien registra una entrada puede tocar el puesto en el dibujo en vez de buscarlo en una lista.

Se puede operar sin esto. El vehículo entra igual con el espacio «— Sin asignar —».

Ver Espacios y plano del parqueadero.

7 · Las personas

Administración → Usuarios → «Nuevo Usuario». Uno por persona, nunca uno compartido: el sistema guarda quién registró cada entrada y quién cerró cada turno, y eso solo sirve si cada quien entra con lo suyo.

De cada uno vas a necesitar el «Nombre de usuario», la «Contraseña» —que se escribe dos veces—, el «Nombre», los «Apellidos», el «Email» y al menos un rol. El «Parqueadero» se puede dejar en «Sin parqueadero». Los roles que trae el sistema son cuatro: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Para el que va a estar en la caseta, OPERARIO es suficiente.

Ojo: el «Nombre de usuario» y la contraseña quedan fijos. La contraseña solo se escribe al crear la cuenta y después no hay forma de cambiarla, así que piénsala antes de guardar.

Y ahora sí: crea tu propia cuenta ADMIN, comprueba que entras con ella y desactiva la cuenta admin.

Ver Usuarios y roles.

Tu primera operación de principio a fin

Este es el recorrido completo, el que se repite cientos de veces al día.

Recorrido de una entrada y una salida

Abrir el turno

Mira la franja de arriba del menú. Si dice «Turno cerrado», pulsa «Abrir».
Se abre Caja → Cajas y turnos. Entra a tu caja y pulsa «Abrir Turno».
Escribe el «Fondo inicial»: la plata suelta con la que arrancas, para dar cambio. Puede ser 0.
Escribe las «Observaciones». Son obligatorias: si las dejas vacías te sale «Error» — «Las observaciones son obligatorias.» y no guarda.
Pulsa «Abrir Turno» y confirma en «¿Confirmar arqueo?».

Arriba en el detalle de la caja ya dice «● Turno abierto». La franja del menú, en cambio, se queda como estaba hasta que vuelvas a abrir la aplicación: la que manda es la de la caja.

Registrar la entrada del carro

Menú → Operación → Ingresos, pestaña «Registrar ingreso».
Escribe la «Placa». El campo se pone en mayúsculas solo.
Toca el «Tipo de vehículo» que corresponda.
Si manejas espacios, elige uno en «Espacio» o tócalo en el plano de al lado.
En «Observaciones» anota lo que te vaya a servir después: un rayón, un casco que dejaron.
Pulsa «Registrar entrada». También sirve la tecla Enter desde el campo de la placa.
La tarjeta cambia a «Entrada registrada» y te ofrece fotos del vehículo. Si no vas a tomarlas, pulsa «Omitir»; si las tomaste, «Subir fotos».
Te pregunta si quieres imprimir el tiquete de entrada.

El vehículo pasa a la pestaña «En el parqueadero», con su reloj de permanencia corriendo. Esa lista se actualiza sola en todos los equipos de este parqueadero.

Ver Registrar la entrada de un vehículo.

Cobrar y sacarlo

Ojo: confirmar una salida cierra el ticket y genera el cobro. Desde la lista de cobros no se puede anular ni ajustar.

Menú → Operación → Salidas.
Escribe la placa en «Escribe la placa...». La lista se va filtrando.
Pulsa el vehículo. Se abre la ventana «Salida — ABC123» con el tiempo y el valor ya calculados.
Elige el «Método de pago» y, si el cliente paga en efectivo, escribe en «Paga con (Efectivo)» con cuánto paga: debajo te sale el «Cambio».
Pulsa «Confirmar salida».
La misma ventana te ofrece fotos de salida: «Subir fotos» u «Omitir».
Te pregunta si quieres imprimir: «Imprimir con detalle», «Imprimir» o «No imprimir».

Ver Cobrar y sacar un vehículo.

Cerrar el turno

En la cabecera de Salidas pulsa «Cierre de Caja». Es el mismo botón que «Nuevo Arqueo» del detalle de tu caja: dos caminos a la misma ventana.
Si te sale «Tipo de arqueo», déjalo en «Cierre». A un OPERARIO no le aparece.
Escribe lo que contaste en «Saldos contados», una casilla por método de pago. Arriba tienes el «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)» para comparar.
Escribe las «Observaciones». Aquí también son obligatorias.
Pulsa «Registrar Arqueo» y confirma.