Sucursales: crear, corregir y eliminar sedes

Para quién: ADMIN. Dónde está: Configuración → Empresa, en la tarjeta «Sucursales» de la derecha. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página es la continuación de Datos de la empresa y sucursales. Todo lo de aquí se hace en Configuración → Empresa, en la tarjeta «Sucursales» de la derecha, y solo lo puede hacer un usuario con rol ADMIN.

Una sucursal es una sede del negocio. Cada una tiene su propio stock, sus propios precios y sus propias cajas, y este es el único sitio de toda la aplicación donde se crean. Un negocio de un solo local también necesita la suya: sin al menos una sucursal, la empresa no se deja guardar y ninguna terminal se puede configurar.

Agregar una sucursal

La hoja de una sucursal

Se abre por la derecha, como todos los formularios de la aplicación. Antes era una ventana centrada que, con diez campos, se desplazaba por dentro además de la página.

  1. Los campos obligatorios. Llevan un asterisco rojo. Siete de los diez lo son, y cada uno dice debajo para qué sirve: antes eso estaba escondido en nueve botones con un «?».
  2. «Ciudad», «Código postal» y «País», en una sola línea.
  3. «Latitud» y «Longitud». Opcionales. Solo aceptan números.
  4. «Sucursal principal», ahora un interruptor y no una casilla de 20 px. Debajo dice qué significa: «La sede central: sale destacada en listados y reportes.»
  5. «Eliminar sucursal», apartado a la izquierda y en rojo. Antes estaba pegado a «Guardar» y borraba al primer toque.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa «Agregar», en la tarjeta «Sucursales».
  3. Escribe el nombre de la sede en «Nombre de la sucursal».
  4. Escribe el teléfono en «Teléfono».
  5. Escribe el correo en «Email».
  6. Escribe la dirección en «Dirección».
  7. Escribe la ciudad en «Ciudad».
  8. Escribe el código postal en «Código postal».
  9. Escribe el país en «País».
  10. Rellena «Latitud» y «Longitud» si las tienes. Si no, déjalas en blanco.
  11. Enciende «Sucursal principal» si esta es la sede central.
  12. Pulsa «Agregar sucursal».
  13. Abajo sale el aviso «Sucursal Sede Centro creada».
  14. Pulsa «Guardar» —o «Crear empresa», la primera vez— en la cabecera, para que la sede quede guardada de verdad.

Ojo con el paso 14. Mientras no pulses el botón de la cabecera, la sucursal solo está en la pantalla. Si sales de Configuración → Empresa sin guardar, se pierde y toca escribirla otra vez.

Qué va en cada campo:

Campo Obligatorio Qué escribir Tope
«Nombre de la sucursal» Sí Un nombre que la distinga de las demás: Sucursal Centro, Bodega Norte. Es el que vas a elegir en Configuración → Sistema y en las pantallas de Administración. 100 caracteres
«Teléfono» Sí El teléfono de esta sede. Es el que se imprime en la factura. 20 caracteres
«Email» Sí El correo de esta sede. Tiene que llevar arroba. Es el que viaja en la factura electrónica. 100 caracteres
«Dirección» Sí La dirección de la sede. Es la que se imprime en la factura. 200 caracteres
«Ciudad» Sí La ciudad. Sale en la fila de la lista, debajo del nombre. 100 caracteres
«Código postal» Sí El código postal de la zona. 10 caracteres
«País» Sí El país de la sede. 100 caracteres
«Latitud» No Un número con decimales, con punto: 4.6097. —
«Longitud» No Un número con decimales, con punto: -74.0817. —
«Sucursal principal» No Un interruptor. La sede que lo tenga lleva la etiqueta «Principal» en la lista. —

Cada fila de la lista mide 72 px, se toca entera y muestra el nombre —con la etiqueta «Principal» si lo es— y, debajo, la dirección y la ciudad. Ya no desborda: antes una dirección larga ensanchaba la tarjeta más allá de su columna y aparecía una barra de desplazamiento lateral; ahora se corta con puntos suspensivos.

Marcar cuál es la sucursal principal

Si la estás creando, enciende «Sucursal principal» antes de pulsar «Agregar sucursal». Si la sucursal ya está guardada:

  1. Toca su fila en la lista de «Sucursales».
  2. Pulsa «Editar».
  3. Enciende «Sucursal principal».
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Qué hace hoy esa marca, y qué no hace:

  • Sí: le pone la etiqueta «Principal» en la lista, para que la reconozcas de un vistazo.
  • No: no manda en nada más. La sede desde la que se factura no la decide esta casilla, sino el ajuste de cada computador en Configuración → Sistema. La factura sale con la dirección y el teléfono de la sede donde se hizo la venta, no con los de la principal.

Ojo: marcar una sucursal como principal no desmarca la anterior. Si no quieres acabar con dos sedes marcadas, entra a la que ya lo era y apágale el interruptor.

Registrar las coordenadas GPS de una sucursal

Sirven para dejar apuntado el punto exacto de la sede. Son opcionales: sin ellas la sucursal funciona igual.

  1. Busca el punto de la sede en un mapa del computador o del celular.
  2. Abre la hoja de la sucursal. Si ya está guardada, toca su fila y luego «Editar».
  3. Copia la latitud —el primero de los dos números— y pégala en «Latitud».
  4. Copia la longitud —el segundo— y pégala en «Longitud».
  5. Pulsa «Guardar cambios» si la sucursal ya estaba guardada, o «Agregar sucursal» si la estás creando.

Tres cosas que ayudan:

  • Los decimales van con punto, no con coma: 4.6097, no 4,6097.
  • La longitud de Colombia empieza con signo menos: -74.0817.
  • Van las dos o ninguna. Se guardan solo cuando los dos campos están llenos.

Corregir una sucursal que todavía no has guardado

Mientras no pulses «Guardar» en la cabecera, la sucursal recién agregada no se puede corregir: si abres su hoja, cambias algo y guardas, el aviso dice que salió bien pero la fila se queda como estaba.

Lo que sí funciona:

  1. Toca la fila de esa sucursal.
  2. Pulsa «Editar».
  3. Pulsa «Eliminar sucursal» y confirma: «¿Eliminar Sede Norte?» — «Se quita de la lista; la empresa se guardará sin ella.»
  4. Pulsa «Agregar» y escríbela de nuevo, ahora bien.

Como todavía no estaba guardada, aquí eliminar no borra nada del negocio: solo quita de la lista lo que acababas de escribir.

Editar una sucursal ya guardada

La hoja de una sucursal, antes y después de pulsar «Editar»

  1. «Editar». Es lo que sale al abrir la hoja desde la lista. Hasta que lo pulses, los campos están bloqueados. Ahora eso funciona de verdad: antes el botón desbloqueaba los campos por fuera de la aplicación, y cualquier repintado los volvía a bloquear solo.
  2. Los campos se abren. Todos, incluido el nombre.
  3. «Guardar cambios». Manda el cambio en el momento.
  4. «Eliminar sucursal». Apartado a la izquierda, y ahora pregunta antes.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca la fila de la sucursal. Se abre su hoja con los datos bloqueados.
  3. Pulsa «Editar».
  4. Corrige lo que haga falta.
  5. Pulsa «Guardar cambios».
  6. Abajo sale «Sucursal Sede Centro actualizada» y la lista se recarga.

Esto se guarda solo. No hace falta pulsar «Guardar» en la cabecera después: el cambio de una sucursal ya guardada viaja en el momento.

El aviso ya dice lo que pasó. Antes, al editar salía «Sucursal creada» y al crear, «actualizada»: estaban cambiados de nombre.

Un par de detalles de esta hoja:

  • «Cancelar» vuelve a bloquear los campos. Lo que alcanzaste a escribir no se guardó: cierra la hoja y vuelve a abrirla para ver los datos de verdad.
  • Los siete campos obligatorios no se pueden dejar en blanco. Si borras uno y guardas, el navegador se planta en ese campo y no manda nada. Para cambiar un dato hay que escribir el nuevo encima.
  • Cambiar el nombre lo cambia en todas partes. Las ventas, el stock y las cajas de esa sede siguen ahí y pasan a mostrar el nombre nuevo.

Eliminar una sucursal

Ojo: esto no se puede deshacer. Ahora sí pregunta antes —«¿Eliminar Sede Norte?» — «Deja de aparecer en la empresa y no se podrá usar para vender ni para guardar existencias.»—, pero una vez confirmas, la sucursal desaparece. No hay pestaña de eliminados ni botón de restaurar en ninguna pantalla. Si dudas, cámbiale el nombre en vez de eliminarla.

Y antes de pulsarlo, mira qué se lleva por delante:

  • Las facturas viejas hechas en esa sede ya no se pueden volver a imprimir: al intentarlo sale «Error» / «No se pudo imprimir la factura. Por favor, intente nuevamente.»
  • Los computadores que estaban amarrados a esa sucursal siguen apuntando a una sede que ya no existe, y la aplicación no avisa de nada: no sale ningún error, las pantallas simplemente dejan de mostrar lo que mostraban. Hay que entrar a Configuración → Sistema en cada uno y elegirles otra sucursal.
  • Sus cajas, su stock y sus ventas siguen existiendo, pero dejan de estar a la vista.

Los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca la fila de la sucursal.
  3. Pulsa «Editar».
  4. Pulsa «Eliminar sucursal», abajo a la izquierda.
  5. Confirma el aviso.
  6. Abajo sale «Sucursal Sede Norte eliminada» y la fila desaparece de la lista.

Después de eliminar, ve a Configuración → Sistema en cada computador que estuviera en esa sede y elige otra sucursal. Está explicado en Entrar y preparar la terminal.

No elimines la única sucursal que te queda. La pantalla te deja hacerlo, pero después la empresa no se puede guardar hasta que crees otra, y ninguna terminal va a funcionar mientras tanto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sucursales puedo tener? Las que necesites. La tarjeta de la derecha crece con ellas: ya no tiene su propio desplazamiento dentro del de la página.

¿Se pueden repetir los nombres? El sistema lo permite, pero es mala idea: en las pantallas de Administración solo se ve el nombre, así que dos sedes que se llamen igual no hay cómo distinguirlas. En Configuración → Sistema la lista muestra el nombre y la ciudad, y ahí solo se confunden si además comparten ciudad.

¿Puedo mover el stock de una sucursal a otra antes de eliminarla? Sí, pero no desde aquí. Se hace en Stock y movimientos de inventario.

¿Cada sucursal tiene sus propios productos y precios? Sí. Qué se vende en cada sede se decide en Alta de productos y asignación por sucursal, y el precio, en Precios y límites de stock de una presentación.

¿Puedo restaurar una sucursal eliminada? No. En esta aplicación, casi todo lo borrado se puede recuperar; las sucursales, no.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» / «No se pudo actualizar la sucursal. Inténtalo de nuevo.» Se perdió la conexión, o otra persona eliminó esa sede mientras tenías la hoja abierta. Cierra la hoja, vuelve a entrar a Configuración → Empresa y comprueba si la sucursal sigue en la lista antes de reintentar.
«Error» / «No se pudo crear la sucursal. Inténtalo de nuevo.» Falló al crearla. Vuelve a intentarlo con «Agregar».
«Error» / «No se pudo eliminar la sucursal. Inténtalo de nuevo.» La sucursal ya estaba eliminada, o se perdió la conexión. Cierra la hoja. Si la fila ya no está en la lista, el trabajo quedó hecho.
Corriges una sucursal recién agregada, guardas, dice que salió bien y la fila no cambia Una sede que todavía no está guardada no se puede corregir. Elimínala de la lista y vuelve a crearla con «Agregar».
Pulsas «Agregar sucursal» y la hoja no se cierra Falta uno de los siete campos obligatorios, o el correo no lleva arroba. Mira qué campo quedó marcado por el navegador y complétalo.
Escribes las coordenadas y no se guardan Solo se guardan cuando «Latitud» y «Longitud» están las dos llenas. Rellena la que falte. Usa punto decimal, no coma.
Guardaste una sucursal y no aparece en Configuración → Sistema Se agregó a la lista pero nunca se pulsó «Guardar» en la cabecera, así que no llegó a guardarse. Vuelve a Configuración → Empresa, créala otra vez y esta vez guarda la empresa.
«Sucursal no seleccionada» / «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» al entrar a Cajas y turnos A ese computador nunca se le eligió sucursal. Otras pantallas dan el mismo aviso con otras palabras. Entra a Configuración → Sistema y elige una sucursal de la lista.
«Error» / «No se pudo imprimir la factura. Por favor, intente nuevamente.» al reimprimir una venta antigua La sucursal donde se hizo esa venta fue eliminada. No tiene arreglo desde la aplicación: esa factura ya no se puede reimprimir.
«Falta una sucursal» / «La empresa necesita al menos una sucursal para poder guardarla.» Eliminaste la última sucursal que quedaba. Pulsa «Agregar», crea una sede y guarda la empresa.
Dos sedes con la etiqueta «Principal» Encendiste «Sucursal principal» en una sin apagársela a la otra. Abre la que sobra, pulsa «Editar», apaga el interruptor y guarda.

Relacionado