Facturas recibidas de proveedores

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Compras → Facturas recibidas. En el carril sale como «Recibidas» cuando tu rol la tiene a mano; si no, está en «Más». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando un proveedor te factura electrónicamente, ese documento sale a nombre de tu empresa y queda esperando que tú digas algo. La DIAN espera que te pronuncies sobre cada factura recibida: que la recibiste, que llegó lo comprado y que la aceptas o la reclamas. Esta pantalla te muestra esas facturas y te deja registrar cada uno de esos avisos sin salir de la aplicación.

Pantalla de Facturas recibidas

La cabecera de siempre, con el filtro «NIT del proveedor» y «Buscar» al lado. Antes la pantalla abría con un título de 30 px y dos líneas de explicación: unos 120 px antes de la primera factura.
El botón de volver a consultar, el de la flecha en círculo. Gira mientras pregunta. Antes decía «Actualizar» al lado de «Buscar», y no se notaba en qué se diferencian.
«Eventos», lo que ya quedó registrado sobre esa factura. Mientras no haya nada dice «Todavía ninguno».
«Registrar evento», un solo botón que abre la lista de los que faltan. Antes eran hasta cuatro botones de 30 px metidos en la celda, todos a la vez y todos igual de llamativos.
«Al día», cuando la factura ya cerró su ciclo y no espera nada. Antes esa columna quedaba vacía sin explicar por qué.
Las páginas, numeradas. Antes eran «Anterior» y «Siguiente» a ciegas, porque se creía que el servicio no decía cuántas hay. Sí lo dice.

Las columnas son «Número», «Proveedor», «Emitida», «Total», «Eventos» y «Registrar evento». En pantallas angostas se esconden «Emitida» y «Eventos», y lo que esta última dice baja debajo del nombre del proveedor: saber si ya se acusó recibo es justo para lo que se entra.

La tabla llena el alto. Con dos facturas quedaba media pantalla en blanco y la paginación flotando en medio.

Esta pantalla no guarda nada en tu equipo: cada vez que entras, la consulta se hace en vivo. Por eso necesita internet, y por eso lo que ves aquí es lo que hay registrado en ese momento.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en orden para que la lista cargue:

El módulo de facturación electrónica, encendido y con sus claves. Se prepara en Configuración → Facturación electrónica, con el interruptor «Habilitar facturación electrónica». Para tocar esa pantalla hace falta rol ADMIN o DUENO; un GERENTE ve las facturas recibidas, pero no puede configurar el módulo.
Internet. La consulta sale del equipo en el momento. Sin conexión no hay lista.
Que el proveedor ya haya emitido. Aquí no se crea nada: solo aparecen las facturas que tus proveedores mandaron a la DIAN a nombre de tu empresa. Si un proveedor no factura electrónicamente, su compra no sale por aquí (esa se soporta desde Proveedores y órdenes de compra).

No hace falta tener un turno de caja abierto. Esta pantalla no mueve plata ni inventario.

Los cuatro eventos que puedes registrar

Son siempre los mismos cuatro, y sus botones salen siempre en este orden.

Orden de los eventos

Evento	Qué estás diciendo	Cuándo
«Acuse de recibo»	Me llegó la factura.	Apenas la ves en la lista.
«Recibo del bien o servicio»	Ya me entregaron lo que compré.	Cuando la mercancía o el servicio llegó.
«Aceptación expresa»	Está correcta, la doy por buena.	Cuando revisaste y todo cuadra.
«Reclamo»	Hay algo mal con esta factura.	Cuando no cuadra el precio, la cantidad o lo entregado.

«Aceptación expresa» y «Reclamo» son la última palabra: se registra uno de los dos. La lista que abre «Registrar evento» ofrece los que faltan, con el reclamo separado del resto y en color de aviso: emitir un reclamo no es lo mismo que acusar recibo, y tampoco se puede deshacer. Al pie de esa lista lo recuerda: «Se registran ante la DIAN y no se pueden deshacer.» El orden y la elección siguen corriendo por tu cuenta.

La aceptación tácita no aparece como botón. Esa la pone la DIAN sola cuando pasan los días sin que digas nada, y no es algo que se decida desde aquí.

Buscar las facturas de un proveedor

Entra a Compras → Facturas recibidas.
Espera a que la tabla termine de cargar.
Escribe el NIT del proveedor en «NIT del proveedor», en la cabecera.
Pulsa «Buscar», o la tecla Enter.

Escribir ya no dispara la consulta. Antes la lista se refrescaba sola con cada letra pero se quedaba en la página en la que estabas, así que escribir un NIT estando en la página 3 dejaba la tabla en blanco. Ahora se consulta cuando tú lo dices, y la búsqueda te devuelve a la primera página.

Para volver a verlas todas, pulsa la ✕ del buscador: limpia el NIT, vuelve a la página 1 y consulta de nuevo.

Ojo: escribe el NIT completo, tal como aparece en la tabla debajo del nombre del proveedor. Con un pedazo del NIT puede que no salga nada.

Registrar un evento sobre una factura

Cómo se registra un evento

Ojo: un evento registrado no se puede deshacer. Queda ante la DIAN. No hay botón para borrarlo ni para corregirlo, ni desde aquí ni desde ninguna otra pantalla. Si te equivocas de fila, no hay vuelta atrás. Mira bien el número y el proveedor antes de pulsar.

Ubica la factura en la tabla. Guíate por «Número» y por «Proveedor».
Mira «Eventos» para saber qué se registró ya.
Pulsa «Registrar evento» en su fila. Se abre la lista de los que faltan: los que ya están no aparecen, y el «Reclamo» va al final, en color de aviso.
Pulsa el que quieras registrar.
Lee el aviso: «¿Emitir "Acuse de recibo"?» —o el nombre del que elegiste— y debajo «Se registrará ante la DIAN sobre la factura SETP990000101. Los eventos no se pueden deshacer.»
Confirma, o cancela para dejarlo como estaba.
Mientras trabaja, el botón de esa fila dice «Emitiendo…» y no responde.
Cuando salga «Evento emitido» — «Se registró "Acuse de recibo" ante la DIAN.», pulsa Aceptar.

La lista se recarga sola al terminar. El evento aparece como una etiqueta verde en «Eventos» —el reclamo, en amarillo— y ya no sale en la lista del botón. Cuando la factura cierra su ciclo, el botón se cambia por «Al día».

Si algo sale mal, en vez de «Evento emitido» sale «No se pudo emitir» con el motivo. Antes de repetirlo, mira «Eventos»: si el evento no está ahí, vuelve a intentarlo.

Pasar de página

La lista viene por páginas, y ahora están numeradas: debajo de la tabla salen los números con las flechas a los lados, como en las demás listas de la aplicación. Pulsa el número al que quieras ir. Si hay una sola página, no sale nada.

Cuando el servicio no dice cuántas páginas hay —pasa a veces—, en vez de los números salen «Anterior», «Página 2» y «Siguiente», que es lo único honesto sin saber el total. Ahí «Anterior» está apagado en la página 1, y «Siguiente» cuando la página salió vacía.

El filtro por NIT no se borra al cambiar de página: sigue puesto.

Volver a consultar

Si un proveedor acaba de emitir, o si acabas de registrar un evento desde otro equipo, pulsa el botón de la flecha en círculo, al final de la cabecera. Vuelve a preguntar por la misma página, con el mismo filtro, y repinta la tabla. Mientras consulta, gira.

Es también lo primero que hay que probar cuando sale el aviso «No se pudo consultar»: si el problema era la conexión y ya volvió, con eso basta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo bajar el PDF o el XML de una factura de un proveedor? No desde esta pantalla. Aquí solo se consulta la lista y se registran los eventos. El PDF de una factura tuya sí se baja desde Facturación electrónica (DIAN).

¿Esto me descuenta el inventario o me registra la compra? No. Registrar un evento no crea una orden de compra, no mueve stock y no toca la caja. Es un aviso a la DIAN, nada más. La compra se maneja en Proveedores y órdenes de compra.

Me equivoqué y puse «Aceptación expresa» en la factura que no era. ¿Cómo lo quito? No se quita. Los eventos son definitivos ante la DIAN. Habla con el proveedor y con tu contador para arreglarlo por fuera del sistema.

¿Por qué a una factura no le sale el botón «Registrar evento»? Porque ya está «Al día»: cerró su ciclo y no espera nada más. Quién decide eso es el servicio, no la pantalla, porque la aceptación expresa y el reclamo se excluyen entre sí.

En «Eventos» me sale un número, como «034», en vez de un nombre. ¿Qué es? Es un evento que la DIAN registró por su cuenta y que esta pantalla no traduce a palabras. El más común es la aceptación tácita, la que se da sola cuando pasan los días sin que te pronuncies.

¿Veo las facturas de todas mis sucursales? Ves las de la empresa. Estas facturas las emiten tus proveedores contra el NIT de la empresa, no contra una sucursal.

¿Por qué la lista tarda? Porque no está guardada en tu equipo: se pide en el momento. Mientras llega, la tabla muestra filas grises y el botón de consultar gira.

Registré un evento y sigue saliendo en la lista del botón. Espera y pulsa el botón de volver a consultar. Si después de eso sigue apareciendo, el evento no se registró: vuelve a intentarlo y lee bien el mensaje de error.

Cuando algo no sale

Cuando la lista no carga, el aviso amarillo se titula «No se pudo consultar» y siempre termina con la misma frase: «La recepción de documentos se lee en vivo de Factus, así que necesita conexión.». Lo que importa es lo que va antes de esa frase.

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«No se pudo consultar» — «No se pudieron leer las facturas recibidas.»	El servidor contestó algo que no era la lista.	Revisa la conexión y pulsa el botón de volver a consultar. Si además arriba sale «Cargando...» — «Conectando, por favor espera...», el que falta es el servidor: mira Entrar y preparar la terminal.
«No se pudo consultar» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo no llegó al servidor: red caída, servidor apagado o sin internet.	Revisa la red y vuelve a consultar.
«No se pudieron leer las facturas recibidas: …»	La consulta llegó hasta el proveedor tecnológico y él la rechazó. Lo que va después de los dos puntos es el motivo real.	Léelo: si habla de credenciales o de la cuenta, se arregla en Configuración → Facturación electrónica.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo.	Entra a Configuración → Facturación electrónica y guárdala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«La facturación electrónica está deshabilitada.»	El módulo está comprado y configurado, pero apagado.	Enciende «Habilitar facturación electrónica» en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica.
«No hay facturas recibidas» — «Aquí aparecen las facturas que tus proveedores emiten a tu nombre…»	No hay facturas en esa página.	Si estabas en una página avanzada, vuelve a la 1.
«Ningún proveedor con ese NIT» — «Prueba con otro NIT o limpia el filtro.»	El NIT que filtraste no tiene facturas.	Pulsa la ✕ del buscador para quitar el filtro.
«No se pudo emitir» — «La DIAN rechazó el evento.»	El aviso no se aceptó y no llegó un motivo que se pueda mostrar.	Vuelve a consultar y mira la columna «Eventos». Si el evento no está, vuelve a intentarlo.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo no llegó al servidor al emitir el evento.	Revisa la red. La lista se recarga sola: mira en «Eventos» si quedó registrado antes de repetir.
«No se pudo emitir» — «La DIAN no aceptó el evento: …»	Igual que el anterior, pero con el motivo exacto que dio la DIAN detrás de los dos puntos.	Léelo y corrige lo que señala. Nada quedó registrado.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»	Llegaste por dirección directa con un rol que no ve estas facturas. Al aceptar, te devuelve al Dashboard.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Módulo no incluido»	Llegaste a la pantalla desde un enlace viejo, pero tu plan no trae este módulo. La tarjeta habla de «Facturación electrónica», que es el módulo del que sale esta pantalla.	Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.»	La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no alcanzó a consultar la licencia. No quiere decir que no la tengas.	Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando igual.
«Error interno del servidor»	Algo se rompió del lado del servidor.	Vuelve a intentarlo en un momento. Si sigue igual, avisa a tu proveedor.