Revisar los documentos emitidos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y VENDEDOR. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Esta es la lista de todo lo que salió hacia la DIAN: facturas y notas crédito, de todas las sucursales, con su estado y sus acciones. Es donde miras si algo quedó colgado y donde bajas el PDF o el XML que te pide el cliente o el contador.

Buscar un documento

Entra a Caja → Facturas electrónicas.
Escribe en el buscador de la cabecera: «Número, CUFE, cliente o NIT». Debajo lo avisa: «Busca en la página que se está viendo».

El buscador filtra solo la página que estás viendo, porque el servidor pagina por estado y no admite buscar por texto. Si no encuentras lo que buscas, usa antes el filtro de estado o cambia de página.

Para ver los documentos de un solo tipo, pulsa uno de los botones de estado: «Todos», «Aceptadas», «Pendientes», «Enviadas», «Rechazadas» o «Con error». Cada uno trae su cifra, que es la del servidor y no la de la página. Al cambiar de filtro, la lista vuelve a la primera página.

Para volver a pedir la lista al servidor, pulsa «Recargar».

Qué dice cada columna

Lo que ves	Qué es
La fecha	Cuándo se emitió. Si todavía no se emitió, cuándo se creó.
El cliente	Sin cliente dice «Consumidor final».
El documento	«Factura SETP-990» o «Nota crédito NC-12». Mientras no tenga número, «Sin número».
El estado	«Pendiente», «Enviada», «Aceptada», «Rechazada» o «Con error».
El total	El valor del documento.

El CUFE, el último error y los botones ya no van en la fila: están en el detalle, a la derecha, cuando tocas el documento.

Descargar el PDF o el XML

Toca la fila del documento. A la derecha se abre su detalle.
Pulsa «PDF» para la representación gráfica, o «XML» para el archivo firmado. Son botones de 64 px.
El sistema te pregunta dónde guardar el archivo.

Los dos se ven siempre, pero están apagados mientras el documento no tenga número.

Ver el documento en Factus

En el detalle, pulsa «Ver».
Se abre la factura en tu navegador.

Si este equipo no puede abrir el navegador, sale «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado en el portapapeles: pégalo tú en la barra de direcciones.

El botón está apagado si Factus no entregó la dirección del documento.

Reenviar una factura por correo

Solo se puede con documentos aceptados por la DIAN: en cualquier otro estado el botón «Correo» está apagado. Factus lo manda al correo que tenga registrado el cliente del documento.

Toca la fila del documento aceptado.
Pulsa «Correo».
Espera el aviso «Correo enviado», que dice a nombre de quién salió.

Ojo: si la venta salió a nombre de Consumidor final, el correo va a la dirección de relleno de ese cliente y no le llega a nadie. Antes de reenviar, comprueba en el detalle que el documento esté a nombre de la persona correcta.

Reintentar un documento

El botón «Reintentar envío» sale en el detalle de todo documento que no esté aceptado, y mide 56 px.

Toca la fila.
Lee «Último error», en el detalle: el mensaje de la DIAN sale entero, no recortado.
Pulsa «Reintentar envío».
Espera. Al terminar, la lista se recarga sola.

Si la DIAN lo acepta, sale «Documento aceptado» con el número. Si no, sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo.

No hace falta estar reintentando a mano: el sistema barre solo, cada dos minutos, los documentos en «Pendiente», «Enviada» y «Error», hasta cinco veces cada uno. El reintento a mano sirve cuando ya corregiste la causa y no quieres esperar, o cuando el documento gastó sus cinco intentos.

Los «Rechazada» son la excepción: esos no se reintentan solos, porque mandar lo mismo daría el mismo rechazo. Corrige antes lo que dice el error y reintenta tú.

Ver la venta de un documento

En el detalle, pulsa «Abrir venta».
Se abre el detalle de esa venta, con su bloque «Factura electrónica (DIAN)».

El botón solo sale si el documento está pegado a una venta.

Conciliar con Factus

Sirve para encontrar documentos que la DIAN aceptó y que aquí no quedaron registrados. Esos consumieron numeración y existen fiscalmente, aunque no los veas en la lista.

Necesitas rol ADMIN, DUENO o GERENTE. Con rol VENDEDOR el botón se ve igual, pero al pulsarlo sale «No se pudo conciliar» — «Acceso denegado».

Pulsa «Conciliar con Factus», arriba en la cabecera. Está apagado si el módulo está apagado.
Se abre la hoja «Conciliación con Factus» y empieza a comparar, diciendo por qué página va.
Al terminar, la lista abre en «Solo los que faltan», que es lo que hay que revisar; con «Qué documentos ver» se pasa a verlos todos.
Cada fila mide 72 px —antes 28— y dice el número, el cliente, el total y si está en el sistema.
Pulsa «Listo». Si quieres repetir la comparación, «Volver a comparar».

Ahora recorre todas las páginas de Factus. Antes comparaba solo la primera —los documentos más recientes— y decía «todo cuadra» aunque faltaran los más viejos. Si la pasada se corta a mitad de camino, la hoja lo avisa en vez de dar el resultado por bueno.

Los que faltan consumieron numeración y existen ante la DIAN: revísalos en el panel de Factus.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
La lista sale vacía	No hay documentos, o el filtro deja fuera todo.	Pulsa «Todos» y después «Recargar».
«Módulo apagado» — «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.»	El módulo está apagado o sin claves.	Ve a Poner a punto el módulo. Mientras tanto, «Conciliar con Factus» está apagado.
«Sigue sin aceptarse»	El documento tampoco salió esta vez.	Lee «Último error» en el detalle y corrígelo antes de volver a intentar.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Reintentaste algo ya aceptado.	Pulsa «Recargar»: la lista estaba desactualizada.
«No se pudo enviar» — «Factus rechazó el envío.»	Factus no pudo mandar el correo.	Comprueba que el cliente del documento tenga un correo válido.
«Factus no pudo enviar el correo: …»	Factus explica por qué no salió.	Corrige lo que dice el mensaje y vuelve a pulsar «Correo».
«Solo se puede enviar por correo un documento aceptado por la DIAN.»	El documento todavía no está aceptado.	Espera o reintenta hasta que quede aceptado.
«El documento todavía no tiene número: no hay PDF disponible.»	Pediste el archivo de un documento sin número.	Espera a que quede aceptado.
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML»	Factus no entregó el archivo.	Vuelve a intentar en un minuto. Si acaba de emitirse, la DIAN puede estar validándolo todavía.
«Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.»	El documento es muy reciente.	Espera un momento y vuelve a pulsar.
«Factus no entregó el XML del documento: …»	Factus rechazó la descarga.	Lee el motivo. Prueba con «Ver» para abrirlo en el portal de Factus.
«El PDF llegó dañado y no se pudo reconstruir.»	El archivo llegó incompleto.	Vuelve a intentar. Si sigue, ábrelo con «Ver».
«Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.»	El equipo no deja guardar archivos desde aquí.	Pulsa «Ver» y baja el documento desde el portal de Factus.
«Abre el enlace en tu navegador» — «El enlace quedó copiado en el portapapeles: pégalo en el navegador.»	No se pudo abrir el navegador solo.	Pega el enlace en tu navegador.
«No se pudo conciliar» — «Factus no respondió el listado.»	Factus no entregó lo emitido.	Revisa la conexión y vuelve a pulsar «Conciliar con Factus».
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado»	Pulsaste «Conciliar con Factus» con rol VENDEDOR.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
«No se pudo leer el listado de Factus: …»	Factus explica por qué no lo entregó.	Prueba la conexión en la pantalla de configuración.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo perdió el servidor.	Revisa la red y vuelve a intentar.