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Emitir una factura

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Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Operación → Cobros → toca el cobro → bloque «Factura electrónica» y botón «Facturar a la DIAN» del pie. Para una mensualidad: Clientes → Suscripciones → toca la suscripción → «Factura electrónica», o la ficha del cliente → «Factura». Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas. Facturar una mensualidad necesita además el módulo de mensualidades.

La factura no se emite desde la lista de Facturas electrónicas: se emite desde el cobro que la origina, o desde la mensualidad que se vendió. Si en tu negocio está encendido «Emitir automáticamente al registrar la salida», la mayoría salen solas al cobrar; esta página es para las que se emiten a mano, para cambiar el cliente y para las que no llegaron.

El bloque de factura del cobro, antes de emitir y ya aceptada

El estado. «Sin factura» mientras no se ha emitido; después, el estado del documento.
«A nombre de». El primer botón es a quien sale la factura si no cambias nada: el cliente del cobro, el dueño del vehículo o «Consumidor final». El segundo, «Otro…», abre el buscador de clientes.
La línea de ayuda. Dice qué va a pasar con lo que elegiste.
«Facturar a la DIAN», con el valor, en el pie de la hoja del cobro.
Los datos de la factura aceptada. «Número», «Emitida» y «CUFE», con el botón de copiarlo.
«PDF», «XML», «Ver» y «Correo» → Revisar los documentos emitidos.
«Anular con nota crédito». Solo ADMIN, DUENO y GERENTE → Anular una factura con nota crédito.

Si el bloque no aparece en el cobro, el módulo está apagado o sin credenciales.

Facturar a la DIAN un cobro ya pagado

Ojo: una vez la DIAN acepta la factura, no se puede borrar. Si sale mal, la única salida es una nota crédito, que también queda registrada ante la DIAN.

Entra a Operación → Cobros.
Busca el cobro por placa o por fecha y toca su fila.
En la hoja del cobro, baja al bloque «Factura electrónica». Tiene que decir «Sin factura».
Mira en «A nombre de» a quién va a salir. Si es otro cliente, sigue Facturar a nombre de otro cliente.
Pulsa «Facturar a la DIAN», abajo a la derecha. El botón dice también el valor, por ejemplo «Facturar a la DIAN $8.400».
Espera. Mientras la DIAN contesta, el botón dice «Enviando a la DIAN…».
Cuando sale «La DIAN aceptó la factura SETP2318», está lista. El bloque pasa a «Aceptada» y muestra el número, la fecha y el CUFE.

Si en vez de eso sale «Factura sin aceptar», el documento sí quedó registrado, pero la DIAN no lo aceptó todavía. Lee el motivo del aviso:

Si es un problema de conexión, déjalo: el sistema lo reintenta solo. Para empujarlo, pulsa «Reintentar envío», que ocupa el lugar de «Facturar a la DIAN».
Si la DIAN lo rechazó por un dato del cliente —el nombre que no coincide con el del RUT, un documento mal escrito—, corrige el cliente en Clientes y pulsa «Reintentar envío», o elige otro cliente con «Otro…» y pulsa «Enviar con el nuevo cliente».

En el bloque, mientras la factura no esté aceptada, un aviso dice qué le pasa y cuántas veces se ha intentado: «La DIAN la rechazó · 2 intentos» en rojo, «No se pudo enviar · 1 intento» en ámbar, o en gris «Se envió a la DIAN y está esperando respuesta.» o «Todavía no se ha enviado a la DIAN.».

A nombre de quién sale

Sin tocar nada, la factura sale a nombre de:

Si…	Sale a nombre de
El cobro tiene cliente	Ese cliente.
El cobro no tiene cliente, pero el vehículo tiene dueño	El dueño del vehículo.
Ninguno de los dos	«Consumidor final» (222222222222), que es lo que la DIAN espera para un servicio de mostrador.

Un cliente sin número de documento también sale como consumidor final ante la DIAN.

La línea de debajo de «A nombre de» lo dice con palabras:

Línea	Qué te está diciendo
«Queda a su nombre; con «Correo» se le envía a [email protected]. Con «Otro…» sale a nombre de otro cliente.»	El cliente tiene correo registrado.
«Carlos Pérez no tiene correo registrado: entrégale el PDF. Con «Otro…» sale a nombre de otro cliente.»	El cliente no tiene correo: dale el PDF en mano o por WhatsApp.
«Sin cliente sale a consumidor final. Con «Otro…» el cobro también queda a nombre de ese cliente.»	No hay cliente: sale a consumidor final.

Ojo: al emitir no se manda ningún correo. Cuando la factura quede «Aceptada», pulsa «Correo» para que le llegue al cliente → Reenviar el documento por correo.

Facturar a nombre de otro cliente

Es el caso del conductor que paga en efectivo y pide la factura a nombre de su empresa.

Ojo: esto no cambia solo el documento. El cobro queda también a nombre de ese cliente, y así sale de ahí en adelante en la hoja del cobro, en el Excel y en los reportes. No hay un botón para devolverlo al cliente anterior.

Abre la hoja del cobro y baja al bloque «Factura electrónica».
En «A nombre de», pulsa «Otro…».
Se abre «¿A nombre de quién?». Escribe el nombre, el apellido o el documento en «Nombre, apellido o documento».
Escribe al menos dos letras: con menos, la lista dice «Escribe al menos dos letras».
Toca el cliente correcto. La ventana se cierra y el segundo botón de «A nombre de» pasa a tener su nombre. La línea de ayuda dice «La factura y el cobro quedan a nombre de …».
Pulsa «Facturar a la DIAN».

Elegir el cliente no emite nada: la factura sale cuando pulsas el botón del pie. Si te equivocaste de cliente, pulsa el primer botón de «A nombre de» para volver al de antes, o «Otro…» para buscar otro.

Si el cliente todavía no existe, créalo primero en Clientes → Clientes y vuelve aquí.

Facturar una mensualidad

Lo que se factura de un mensualizado es la venta del plan, no cada salida. Se puede hacer desde dos sitios:

Clientes → Suscripciones, tocando la suscripción y luego «Factura electrónica». Esta pantalla la ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
La ficha del cliente, en la tarjeta «Suscripción», con el botón «Factura». La ve cualquiera que entre a Clientes.

Abre la suscripción por cualquiera de los dos caminos.
Pulsa «Factura electrónica» (o «Factura» en la ficha del cliente).
Se abre la hoja «Factura · » con el nombre del plan, por ejemplo «Factura · Mensual carro».
En «A nombre de», deja «Cliente del plan» o elige «Otro…».
Pulsa «Facturar a la DIAN».
Espera el aviso «La DIAN aceptó la factura …».

En la mensualidad, «Otro…» solo cambia el nombre del documento: la suscripción se queda con su dueño. Desde aquí no se emiten notas crédito: «Anular con nota crédito» solo existe sobre la factura de un cobro.

Si el plan es de $0, en vez del botón sale «El plan no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.».

Cuándo el sistema no te deja facturar

El aviso gris del bloque, o el mensaje de error, dice exactamente qué pasa.

Mensaje	Qué significa
«Solo se pueden facturar cobros ya pagados.»	El vehículo salió con el cobro sin pagar.
«El cobro es de $0 (cubierto por suscripción): la DIAN no acepta documentos sin valor.»	El cobro es de $0: no hay nada que declarar. Sale también con una salida que no pasó del tiempo de gracia, aunque no tenga mensualidad.
«La salida está cubierta por una suscripción: lo que se factura es la compra del plan, no cada salida.»	Factura la mensualidad, no la salida.
«El cobro está anulado.»	Un cobro anulado no se factura.
«El plan de la suscripción no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.»	El plan de la mensualidad está en $0. Corrígelo en los planes.
«La suscripción está anulada.»	La mensualidad fue cancelada.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Factura sin aceptar» — «El documento quedó registrado, pero la DIAN todavía no lo acepta.»	Salió, pero la DIAN no ha confirmado.	Espera unos minutos y vuelve a abrir el cobro, o pulsa «Reintentar envío».
«Factura sin aceptar» con otro texto	Ese texto es el motivo que dio la DIAN o Factus: casi siempre un dato del cliente o de la numeración.	Corrige lo que dice y pulsa «Reintentar envío», o cambia el cliente con «Otro…» y pulsa «Enviar con el nuevo cliente».
«Sigue sin aceptarse»	El reintento tampoco entró.	Lee el motivo, corrige y vuelve a intentar.
«No se pudo facturar» — «Factus rechazó la solicitud.»	Factus no aceptó la petición y no dio un motivo que mostrar.	Vuelve a intentar en un momento. Si sigue, revisa la configuración.
«No se pudo facturar» — «El cobro ya tiene factura electrónica (…).»	Ese cobro ya se facturó.	Búscalo en Caja → Facturas electrónicas. Si la factura está mal, emite una nota crédito.
«No se pudo facturar» — «La suscripción ya tiene factura electrónica (…).»	Esa mensualidad ya se facturó.	Igual que arriba.
«No se pudo facturar» — «No se pudo emitir el documento: …»	No se pudo llegar a Factus: internet o credenciales.	Revisa la conexión y pulsa «Reintentar envío». El documento quedó registrado y no se pierde.
«No se pudo facturar» — «La facturación electrónica está deshabilitada.»	El módulo se apagó.	Enciéndelo en Configuración → Facturación electrónica.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	Se cayó la conexión con el servidor.	Reintenta cuando vuelva.
«Ningún cliente coincide» — «Prueba con el documento o solo con el apellido.»	El buscador no encontró a nadie con eso.	Prueba como dice. Si de verdad no existe, créalo en Clientes → Clientes.
No aparece el bloque «Factura electrónica» en el cobro	El módulo está apagado o le faltan credenciales.	Configuración → Facturación electrónica.
El cliente dice que no le llegó el correo	Al emitir no se manda correo.	Pulsa «Correo» con la factura aceptada.