En esta página13 secciones

Detalle de un cobro

Parqueadero · Lectura de 15 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Operación → Cobros → toca la fila del cobro. Hace falta comprarlo aparte: no. La parte de factura electrónica, sí.

Cuando un cliente reclama que le cobraste de más, la respuesta está en esta hoja. Dice cuánto estuvo el carro, con qué tarifa se cobró, qué reglas movieron el precio, cómo se pagó y a nombre de quién quedó. También trae las fotos que se tomaron en la entrada y en la salida, y desde aquí se reimprime el ticket y se factura ante la DIAN.

Hoja de un cobro

  1. La cabecera. La placa, el tipo de vehículo y el espacio, la fecha del cobro y su estado: «Pagado», «Sin pagar» o «Suscripción».
  2. Los tiempos. «Entrada», «Salida» y «Duración».
  3. «Cómo se calculó». El cobro escrito como un recibo, de la tarifa al total.
  4. «Fotos». Las que se tomaron de ese vehículo.
  5. «Total cobrado». La plata que entró, con qué se pagó y quién cobró.
  6. El cliente. A nombre de quién quedó el cobro.
  7. «Factura electrónica». Solo si tu negocio factura ante la DIAN.
  8. «Reimprimir ticket» y, a la derecha, «Facturar a la DIAN» con el valor.

Abrir y cerrar la hoja

  1. Entra a Operación → Cobros.
  2. Ubica el cobro con el período o con el buscador.
  3. Toca su fila.
  4. Para cerrar, pulsa la ✕ de arriba a la derecha, toca fuera de la hoja o pulsa Esc.

La hoja se abre encima de la lista, así que al cerrarla todo sigue como estaba: el mismo período, la misma búsqueda y la misma página.

La misma hoja se abre desde otros sitios: desde «Abrir cobro» en Facturas electrónicas, desde las visitas de la ficha de un cliente y desde «Ver cobro», en el aviso que sale en Operación → Salidas al terminar un cobro. Si llegaste desde otra pantalla, al cerrarla vuelves a ella.

La cabecera

Arriba va la placa, al lado el tipo de vehículo y el espacio —por ejemplo «Carro · espacio A3»— y debajo «Cobro del domingo 4 de octubre». El año solo sale si no es el actual.

A la derecha, la etiqueta del estado:

Etiqueta Qué significa
«Pagado», en verde El cobro se pagó.
«Sin pagar», en naranja La salida se registró sin cobrar.
«Suscripción», en gris Lo cubrió una mensualidad: el cobro es de $0.

En un teléfono la etiqueta no cabe en la cabecera, pero «Total cobrado» igual dice si quedó «Sin pagar» o qué plan lo cubrió.

Los tiempos

Arriba, en grande, la hora de «Entrada», la de «Salida» y la «Duración» en azul, por ejemplo «2 h 25 min» o «1 d 3 h». Si entró un día y salió otro, debajo de cada hora sale el día: «Ayer», «15 sep».

Debajo, una línea dice cuánto tiempo regalaba la tarifa y cuánto se cobró: «15 min de gracia · 2 h 10 min facturables» o «Sin tiempo de gracia · 2 h 25 min facturables». Lo facturable es la duración menos la gracia.

Cómo se calculó

Es el cobro escrito como un recibo. Arriba a la derecha dice con qué tarifa se cobró y de qué forma: «Tarifa Diurna · por tiempo» o «Tarifa Domingo · valor fijo».

Línea por línea, de arriba abajo:

Línea Qué dice
La de la tarifa Cuánto dio la tarifa: «… a $3.000 la hora» en una tarifa por tiempo, o «Valor de la tarifa».
«Reglas de la tarifa» — «ninguna aplicó» Ninguna excepción movió el precio.
El nombre de una regla Una excepción de la tarifa que sí aplicó —un recargo nocturno, un descuento de domingo—, con su descripción debajo, por ejemplo «Excepción «Nocturna» (20:00–06:00): 150% [temporal]».
«Ajustado a mano · …», en ámbar Alguien cambió el valor a mano. Después del punto va el motivo, si lo escribió.
«Descuento · …», en ámbar Lo que se rebajó, con signo menos, y el motivo.
«Total» Lo que se cobró de verdad.

Si la salida la cubrió una mensualidad, en lugar de todo eso sale una sola línea: «Cubierto por la suscripción «Mensual carro»» por $0.

A la derecha de cada regla sale lo que movió el precio: la diferencia entre lo que habrían costado sus tramos con la tarifa base y lo que costaron con ella, con signo más si encareció.

Una tarifa plana o de evento no reparte el día en tramos, así que ahí la regla también sale en $0.

El cálculo completo

Debajo del total, «El cálculo completo» se despliega con un toque. Es el mismo texto que sale en el ticket cuando se imprime con el cálculo. Va día por día y, dentro de cada día, tramo por tramo:

2026-09-08 Tarifa «Diurna» · fracción 60 min
  07:15–09:40 [base] 3 fracc × $2500 = $7500
  → techo diario aplicado: $6500
Total: $6500

Los valores de este recuadro van sin punto de miles: $6500 son seis mil quinientos pesos.

  • fracción 60 min es el pedazo de tiempo que se cobra completo. Con fracción de 60 minutos, dos horas y cinco minutos son tres fracciones.
  • [base] significa que ese tramo se cobró con la tarifa normal.
  • [Nocturna 1.5E+2%] significa que en ese tramo una excepción movió el precio a ese porcentaje: 1.5E+2 es 150.
  • [Nocturna $3000/fracc] significa que la excepción puso un valor fijo por fracción.
  • [Plana «Domingo»]: $12000 significa que ese día se cobró un valor fijo, sin contar horas.
  • → techo diario aplicado: $6500 significa que la cuenta pasó el máximo por día que tienes configurado y se quedó en el máximo.

Frases especiales que te puedes encontrar:

Si dice… Significa
«40 min dentro de gracia, $0» El vehículo estuvo menos de lo que la tarifa perdona; no se cobró nada.
«30 min dentro de la fracción que empezó el día anterior, $0» La estadía pasó la medianoche y esos minutos los cubría la última fracción del día anterior: el tiempo se cuenta seguido, sin partirlo en la medianoche.
«Evento especial «Feria» — tarifa plana: $20000» Ese día había una tarifa de evento y se cobró plana, sin mirar horas.
«2026-09-08: sin tarifa configurada» Ese día no había ninguna tarifa activa que aplicara, así que ese día no sumó nada.
«Sin tarifa base configurada» El cobro salió sin ninguna tarifa. Revisa Negocio → Tarifas.
«⚠ La tarifa no tiene valor configurado para «Carro»: se cobra $0. Revisar configuración de tarifas.» La tarifa existe pero nadie le puso precio a ese tipo de vehículo. El sistema dejó salir el carro cobrando $0.
«Cubierto por suscripción. Tarifa que habria aplicado:» La mensualidad cubrió la salida. Debajo va lo que habría costado si no la tuviera.

Ver las fotos de entrada y salida

El bloque «Fotos» muestra en miniatura todas las fotos de ese vehículo en esa visita. Arriba a la derecha dice cuántas son, por ejemplo «3 fotos».

  1. Mira la esquina de cada miniatura: dice la hora a la que se tomó y, si no es de la entrada, de qué es: «Salida», «Placa» o «Daño».
  2. Toca una miniatura para verla en grande. El título dice de qué es y cuándo, por ejemplo «Foto de salida · Hoy 14:05».
  3. Con más de una foto, pasa de una a otra con las flechas de los lados.
  4. Cierra con la ✕, con Esc o tocando fuera de la foto.

Las fotos de la entrada las toma quien registra el ingreso; las de la salida, quien saca el vehículo. Si nadie tomó ninguna, el bloque dice «No se tomaron fotos de este vehículo.».

Desde aquí las fotos no se pueden borrar ni agregar: solo se miran.

Total cobrado y pago

A la derecha, arriba, va «Total cobrado» con el valor en grande y una etiqueta: el método de pago («Efectivo», «Tarjeta», «Transferencia», con «+ 1» si se pagó partido), el nombre del plan si lo cubrió una mensualidad, o «Sin pagar».

Debajo, según el caso:

Línea Qué dice
«Estado» — «Quedó pendiente de pago» La salida se registró sin cobrar.
«Pagó con» Con cuánto pagó el cliente.
«Nº de aprobación» El número del datáfono, cuando se pagó con tarjeta y se anotó.
Una línea por método Cuando se pagó partido, cada método con su monto, y el número de aprobación debajo del de tarjeta.
«Cambio» Lo que se le devolvió. Solo con efectivo.
«Cobró» El usuario que registró la salida y la hora.
«Nota» Lo que anotó el operario al sacar el vehículo.

Agregar o quitar los comprobantes de una transferencia

Si el cobro se pagó, todo o en parte, por transferencia, o si ya tiene fotos, sale el bloque «Comprobantes de transferencia». Aquí se agregan las capturas que llegaron después —el conductor la manda cuando ya salió— o la que no se subió al registrar la salida.

Para agregar una foto:

  1. Pulsa el recuadro «Agregar» y elige la foto o la captura, o pulsa «Tomar foto» para tomarla con la cámara del equipo.
  2. Con «Tomar foto» se abre «Foto del comprobante»: encuadra el comprobante para que se lean el monto, la fecha y el número, pulsa el botón redondo grande y luego «Usar esta foto» (o «Repetir» si no se lee bien). Si el equipo tiene varias cámaras, sale un botón por cada una.
  3. La foto se guarda sola: sale «Comprobante guardado». No hay nada más que guardar.

Para verla en grande, toca la miniatura.

Para quitar una foto, pulsa la ✕ roja de su miniatura y confirma con «Sí» en «¿Quitar el comprobante?» — «La foto deja de estar en este cobro.». Sale «Comprobante quitado». Quitar lo pueden ADMIN, DUENO y GERENTE; al operario no le sale la ✕.

Caben 6 fotos por cobro. Con seis, los recuadros «Agregar» y «Tomar foto» desaparecen. Mientras no haya ninguna, el bloque dice «Este cobro no tiene comprobantes todavía.».

El cliente

Debajo del pago va el cliente del cobro o, si el cobro no tiene, el dueño del vehículo: el nombre, su documento y su teléfono, y en la tercera línea el carro (marca, modelo y color) y su plan, o «sin suscripción». La flecha de la derecha abre la ficha del cliente.

Si el vehículo es de paso y nadie lo tiene registrado, dice «Sin cliente» — «El vehículo no tiene un cliente asociado.».

Facturar el cobro ante la DIAN

Si tu negocio factura electrónicamente —un módulo que se compra aparte—, al final de la columna derecha sale el bloque «Factura electrónica», y en el pie de la hoja el botón azul «Facturar a la DIAN» con el valor. Si no lo ves, el módulo está apagado o tu plan no lo incluye, y el resto de la hoja funciona igual.

Dos avisos grises que salen ahí y conviene reconocer:

  • «Solo se pueden facturar cobros ya pagados.» — el cobro está «Sin pagar».
  • «El cobro es de $0 (cubierto por suscripción): la DIAN no acepta documentos sin valor.» — la salida la cubrió una mensualidad, cuyo ingreso se facturó al vender el plan.
  • «El cobro es de $0: la DIAN no acepta documentos sin valor.» — el cobro quedó en cero por otra razón: no pasó del tiempo de gracia, o lo cubrió la validación de un comercio.

Cómo se elige a nombre de quién sale, cómo se emite y qué hacer si la DIAN la rechaza está en Emitir una factura. La nota crédito, en Anular una factura con nota crédito.

Reimprimir el ticket

  1. Abre la hoja del cobro.
  2. Pulsa «Reimprimir ticket», abajo a la izquierda.
  3. Mientras trabaja, el botón dice «Imprimiendo…».
  4. Cuando sale «Ticket enviado a la impresora», ya está.

Es el mismo ticket que sale al registrar la salida. Sale con el cálculo o resumido según lo que esté elegido en Operación → Salidas en esta terminal («Con el cálculo» o «Resumida», debajo de «Imprimir factura»). Si la DIAN ya aceptó la factura, el ticket lleva su número y el código QR lleva el CUFE, siempre que la plantilla tenga esas secciones (Plantillas de impresión).

Si falla, sale «No se pudo imprimir» con el motivo: por ejemplo, «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» o «No se pudo imprimir la factura: la impresora «…» no recibió el trabajo: revisa que esté encendida, conectada y con papel (…).». Lo que va entre paréntesis es el detalle técnico, para soporte.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se encontró el cobro.» — «Puede que se haya borrado o que el servidor no responda.» El cobro ya no existe, o el enlace que abriste no apunta a nada. Cierra la hoja y busca el cobro otra vez en la lista.
«No se pudo contactar al servidor.» El servidor del negocio no respondió. Espera unos segundos y vuelve a abrir el cobro. Si sigue, mira Entrar al sistema y conectar con el servidor.
Una regla con $0 a la derecha El efecto de cada regla no se guarda; ese $0 no es lo que pesó. Lee «El cálculo completo».
«⚠ La tarifa no tiene valor configurado para «Carro»: se cobra $0. Revisar configuración de tarifas.» La tarifa activa no tiene precio para ese tipo de vehículo. Avisa a quien administra las tarifas: Negocio → Tarifas.
«No se tomaron fotos de este vehículo.» Nadie tomó fotos en esa entrada ni en esa salida. No hay nada que recuperar. Tómalas la próxima vez desde Operación → Ingresos y Operación → Salidas.
«Sin cliente» — «El vehículo no tiene un cliente asociado.» El vehículo no está asociado a ningún cliente. Si lo necesitas identificado, asócialo en Clientes → Vehículos. Para facturarle a alguien, usa «Otro…» en el bloque de factura.
«No se pudieron cargar los comprobantes.» El servidor no devolvió las fotos del cobro. Pulsa «Reintentar», al lado.
«No se guardaron todas las fotos» — «Una foto no se pudo guardar. Inténtalo de nuevo.» Alguna foto no llegó al servidor. Vuelve a agregarla.
«No se agregaron todas las fotos» — «Caben 6 fotos por cobro.» Intentaste pasar de seis comprobantes. Quita uno que sobre, o deja los seis.
«No se agregaron todas las fotos» — «Solo se agregan imágenes.» Elegiste un archivo que no es una imagen, como un PDF. Elige una foto o una captura.
«No se pudo quitar» — «La foto sigue en el cobro. Inténtalo de nuevo.» El servidor no la quitó. Vuelve a intentar en un momento.
«Falta el permiso de la cámara», en «Foto del comprobante» El equipo no le dio permiso a NeoGestify para usar la cámara. Concédelo en los ajustes de privacidad del equipo y pulsa «Reintentar». Mientras tanto, «Elegir una imagen».
«La cámara está ocupada» Otro programa la está usando. Ciérralo y pulsa «Reintentar».
«La cámara no responde» El sistema no contestó a tiempo —casi siempre la pregunta del permiso sigue abierta— o la cámara no manda imagen porque otro programa la tiene. Si ves la pregunta, pulsa «Permitir»; cierra lo que use la cámara y pulsa «Reintentar». Mientras tanto, «Elegir una imagen».
«No se pudo imprimir» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. La impresora se elige en los ajustes de la aplicación que lanza NeoGestify, no en Configuración → Impresión.
«No se pudo imprimir» — «No se pudo imprimir la factura: …» La impresora no aceptó el trabajo. Lo que sigue a los dos puntos dice por qué. Arregla lo que diga el motivo —papel, cable, encendido— y vuelve a pulsar «Reimprimir ticket».
«No se pudo imprimir» — «No se pudo enviar la factura: el equipo con la impresora (…) no respondió en 8 segundos. …» La impresora está en otro equipo de la red y ese equipo no contestó. Revisa que el otro equipo esté encendido, con la aplicación abierta y en la misma red.

Relacionado