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Facturas recibidas

Parqueadero · Lectura de 10 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Facturas recibidas. Si no la ves en el carril de la izquierda, está en «Más»; cuando sale en el carril se llama «Recibidas». Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Aquí el parqueadero no cobra: le cobran. Son las facturas electrónicas que tus proveedores emitieron a nombre de la empresa —el arriendo del lote, los rollos de papel para los tiquetes, el mantenimiento de la talanquera—. La DIAN espera que te pronuncies sobre cada una: que la recibiste, que te entregaron lo comprado y que la aceptas o la reclamas. Sin esos avisos la factura no te sirve como soporte de costos y el proveedor no puede negociarla. Esta pantalla te muestra esas facturas y te deja registrar cada aviso, que la DIAN llama evento.

Pantalla de Facturas recibidas

«Más». Esta pantalla casi nunca tiene botón propio en el carril: está en «Más», grupo Caja, debajo de Facturas electrónicas. Mientras estás en ella, «Más» queda marcado.
El filtro por proveedor. «NIT del proveedor» y «Buscar».
Volver a consultar. El botón de la flecha en círculo. Gira mientras pregunta.
«Eventos». Lo que ya quedó registrado sobre esa factura. Mientras no haya nada dice «Todavía ninguno». El reclamo sale en amarillo.
«Registrar evento». Abre la lista de los eventos que le faltan a esa factura, con el «Reclamo» al final y en color de aviso.
«Al día». La factura ya cerró su ciclo y no espera nada.
Las páginas. Solo salen si hay más de una.

Las columnas son «Número», «Proveedor» (con el NIT debajo), «Emitida», «Total», «Eventos» y «Registrar evento». En pantallas angostas se esconden «Emitida» y «Eventos»; lo que dice esta última baja debajo del nombre del proveedor. La fecha y el total salen tal como los mandó el proveedor.

Esta pantalla no guarda nada en el equipo ni en el servidor del negocio: cada vez que entras, la lista se pide en vivo a Factus. Por eso necesita internet, y por eso lo que ves es lo que hay registrado en ese momento.

Antes de empezar

Las credenciales de Factus guardadas. Se cargan en Configuración → Facturación electrónica, que solo pueden tocar ADMIN y DUENO. Para ver la lista basta con eso; para registrar un evento, además, el interruptor «Habilitar facturación electrónica» tiene que estar encendido.
Internet. La consulta sale del servidor del negocio a Factus en el momento.
Que el proveedor ya haya emitido. Aquí no se crea nada: solo aparecen las facturas que tus proveedores mandaron a la DIAN a nombre de tu empresa.

No hace falta tener un turno de caja abierto: esta pantalla no mueve plata.

Los cuatro eventos

Evento	Qué estás diciendo	Cuándo
«Acuse de recibo»	Me llegó la factura.	Apenas la ves en la lista.
«Recibo del bien o servicio»	Ya me entregaron lo que compré.	Cuando la mercancía o el servicio llegó.
«Aceptación expresa»	Está correcta, la doy por buena.	Cuando revisaste y todo cuadra.
«Reclamo»	Hay algo mal con esta factura.	Cuando no cuadra el precio, la cantidad o lo entregado.

«Aceptación expresa» y «Reclamo» son la última palabra, y se registra uno de los dos. La lista de «Registrar evento» los ofrece siempre en este orden, con el reclamo al final y en color de aviso. El orden en que los registras corre por tu cuenta.

La aceptación tácita no aparece como botón: la pone la DIAN sola cuando pasan los días sin que digas nada.

Registrar un evento sobre una factura

Ojo: un evento registrado no se puede deshacer. Queda ante la DIAN. No hay botón para borrarlo ni para corregirlo, ni aquí ni en ninguna otra pantalla. Mira bien el número y el proveedor antes de confirmar.

Entra a Caja → Facturas recibidas.
Ubica la factura por «Número» y «Proveedor».
Mira «Eventos» para saber qué se registró ya.
Pulsa «Registrar evento» en su fila. Se abre la lista de los que faltan; al pie dice «Se registran ante la DIAN y no se pueden deshacer.».
Toca el evento que quieres registrar.
Lee la pregunta: «¿Emitir "Acuse de recibo"?» —o el nombre del que elegiste— y debajo «Se registrará ante la DIAN sobre la factura SETP990000101. Los eventos no se pueden deshacer.».
Pulsa «Sí» para registrarlo, o «No» para dejarlo como estaba.
Mientras trabaja, el botón de esa fila dice «Emitiendo…».
Cuando sale «Acuse de recibo registrado» — «La DIAN ya tiene el evento.», está hecho.

La lista se vuelve a consultar sola al terminar: el evento aparece como una etiqueta en «Eventos» y ya no sale en la lista del botón. Cuando la factura cierra su ciclo, el botón se cambia por «Al día».

Si sale «No se pudo emitir», lee el motivo. Antes de repetir, mira «Eventos»: si el evento no está ahí, vuelve a intentarlo.

Buscar las facturas de un proveedor

Escribe el NIT del proveedor en «NIT del proveedor», arriba.
Pulsa «Buscar», o la tecla Enter.

Escribir solo no dispara la consulta: hay que pulsar «Buscar». La búsqueda te devuelve a la primera página.

Para volver a verlas todas, pulsa la ✕ del buscador: limpia el NIT, vuelve a la página 1 y consulta de nuevo.

Ojo: escribe el NIT tal como aparece en la tabla, debajo del nombre del proveedor.

Pasar de página

Cuando las facturas no caben en una página, debajo de la tabla salen los números de página con las flechas a los lados. Pulsa el número al que quieras ir. El filtro por NIT se mantiene al cambiar de página. Con una sola página no sale nada.

Volver a consultar

Si un proveedor acaba de emitir, o si alguien registró un evento desde otro equipo, pulsa el botón de la flecha en círculo, al final de la cabecera. Vuelve a preguntar por la misma página y con el mismo filtro. Es también lo primero que hay que probar cuando sale «No se pudo consultar».

Preguntas frecuentes

¿Puedo bajar el PDF o el XML de la factura de un proveedor? No desde esta pantalla. Aquí solo se consulta la lista y se registran los eventos.

¿Esto registra el gasto en la caja? No. Registrar un evento no toca la caja ni los cobros. Es un aviso a la DIAN, nada más.

Me equivoqué y puse «Aceptación expresa» en la factura que no era. ¿Cómo lo quito? No se quita. Los eventos son definitivos ante la DIAN. Habla con el proveedor y con tu contador para arreglarlo por fuera del sistema.

¿Por qué una factura no tiene el botón «Registrar evento»? Porque ya está «Al día»: cerró su ciclo y no espera nada más.

En «Eventos» sale un número, como «034», en vez de un nombre. ¿Qué es? Es un evento que la DIAN registró por su cuenta y que esta pantalla no traduce. El más común, el 034, es la aceptación tácita: la que se da sola cuando pasan los días sin que te pronuncies.

¿Veo las facturas de todos los parqueaderos? Ves las de la empresa. Los proveedores facturan al NIT de la empresa, no a un parqueadero.

¿Por qué el operario no ve esta pantalla? Porque aceptar o reclamar la factura de un proveedor compromete a la empresa ante la DIAN y no se puede deshacer. Es cosa de ADMIN, DUENO o GERENTE.

Cuando algo no sale

Cuando la lista no carga, arriba sale un aviso amarillo, «No se pudo consultar», que siempre termina con «Las facturas recibidas se leen en vivo de Factus, así que necesitan conexión.». Lo que importa es lo que va antes de esa frase.

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«No se pudo consultar» — «No se pudieron leer las facturas recibidas: …»	Factus rechazó la consulta. Lo que va después de los dos puntos es el motivo.	Léelo: si habla de credenciales o de la cuenta, se arregla en Configuración → Facturación electrónica.
«No se pudo consultar» — «No se pudieron leer las facturas recibidas.»	El servidor contestó algo que no era la lista.	Revisa la conexión y vuelve a consultar.
«No se pudo consultar» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo no llegó al servidor del negocio.	Revisa la red y vuelve a consultar.
«No se pudo consultar» — «La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.»	Nunca se guardó la configuración del módulo. «Ajustes» es Configuración.	Entra a Configuración → Facturación electrónica y guárdala. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«No se pudo consultar» — «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña). Guárdalas para poder leer los datos de la cuenta.»	Falta alguna de las cuatro claves de la cuenta.	Cárgalas en Configuración → Facturación electrónica.
«No hay facturas recibidas» — «Aquí aparecen las facturas que tus proveedores emiten a tu nombre. …»	No hay facturas, o no en esa página.	Si estabas en una página avanzada, vuelve a la 1.
«Ningún proveedor con ese NIT» — «Prueba con otro NIT o limpia el filtro.»	El NIT que filtraste no tiene facturas.	Revisa el NIT, o pulsa la ✕ del buscador para quitar el filtro.
«No se pudo emitir» — «La facturación electrónica está deshabilitada.»	Para registrar eventos el módulo tiene que estar encendido.	Enciende «Habilitar facturación electrónica» en Configuración → Facturación electrónica.
«No se pudo emitir» — «La DIAN no aceptó el evento: …»	La DIAN o Factus rechazaron el evento, con el motivo detrás de los dos puntos. Por ejemplo, porque falta uno anterior.	Léelo y corrige lo que señala. Nada quedó registrado.
«No se pudo emitir» — «La DIAN rechazó el evento.»	El evento no se aceptó y no llegó un motivo que mostrar.	Vuelve a consultar y mira «Eventos». Si el evento no está, vuelve a intentarlo.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	El equipo no llegó al servidor al registrar el evento.	Revisa la red. La lista se vuelve a consultar sola: mira en «Eventos» si quedó registrado antes de repetir.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»	Llegaste por dirección directa con el rol OPERARIO. Al aceptar, vuelves al Dashboard.	Pídeselo a alguien con rol ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Módulo no incluido»	Tu plan no trae el módulo de facturación electrónica, del que sale esta pantalla.	Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente»	La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	El equipo no alcanzó a consultar la licencia. No quiere decir que no la tengas.	Pulsa «Reintentar».