En esta página12 secciones

Revisar los documentos emitidos

Parqueadero · Lectura de 9 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Todo lo que se emitió está en esta lista: facturas y notas crédito, aceptadas y falladas, de todos los parqueaderos de la empresa. Desde aquí se encuentra un documento, se vuelve a intentar el que no llegó, se baja el PDF o el XML y se le reenvía al cliente por correo.

Cada documento se trabaja desde su panel: en una pantalla ancha está a la derecha de la lista y muestra el documento que tocaste (o el primero de la página); en una angosta se abre por la derecha en una hoja que se llama «Documento».

Ver lo que hay que resolver

Entra a Caja → Facturas electrónicas.
Pulsa «Por resolver». Si tiene un punto rojo, hay algo que mirar.
La lista muestra los documentos «Rechazada», «Con error» y «Pendiente», del más reciente al más viejo.
Toca uno para ver en su panel qué le pasa.

Cada estado lleva al lado su cifra, así que sabes cuántos hay antes de tocarlo: «Todas», «Por resolver», «Aceptadas» y «Enviadas». Cambiar de estado te devuelve a la primera página.

Buscar un documento

Escribe en «Número, CUFE, placa o NIT», arriba.
La lista se recorta mientras escribes. También encuentra por el nombre del cliente y por el concepto.

Ojo: el buscador mira solo la página que tienes en pantalla, no todo el histórico. Si no encuentras lo que buscas, elige primero el estado o pasa de página con las flechas, y vuelve a buscar.

Leer una fila

Parte	Qué muestra
«Fecha»	El día y la hora en que se emitió, o en que se creó si todavía no se emite.
La placa	La del vehículo del cobro. Si el documento salió de una mensualidad, en su lugar dice «Plan».
El cliente	A nombre de quién quedó el cobro o la mensualidad, o «Consumidor final».
Debajo	El número del documento (o «Sin número») y el concepto: «Parqueo», «Suscripción …» o «Nota crédito».
«Total»	El valor. Las notas crédito salen en negativo.
«Estado»	«Pendiente», «Enviada», «Aceptada», «Rechazada» o «Con error».

Leer el panel de un documento

Arriba va el tipo y el número —«Factura SETP2318» o «Nota crédito NC12»— con su estado. Si la DIAN no lo ha aceptado, debajo sale qué le pasa:

Aviso	Qué significa
«La DIAN la rechazó · 2 intentos», en rojo, con el motivo debajo	La DIAN lo devolvió. El motivo dice qué corregir.
«No se pudo enviar · 1 intento», en ámbar, con el motivo	No llegó: internet, credenciales o numeración.
«Se envió a la DIAN y está esperando respuesta.»	Va bien; falta la respuesta.
«Todavía no se ha enviado a la DIAN.»	Está en cola. El sistema lo envía solo.

Luego, los datos:

Línea	Qué dice
«Cliente»	El nombre y, debajo, su NIT o documento.
«Origen»	«Cobro · ABC 123» o «Plan · Suscripción Mensual carro», con la fecha. A la derecha, «Abrir cobro» o «Abrir suscripción».
«Total»	El valor.
«Emitida»	Cuándo lo aceptó la DIAN, o «Todavía no».
«CUFE»	El código de la DIAN, con el botón para copiarlo.
«Referencia»	El código de referencia del documento, cuando es uno legible.
«Anula»	En una nota crédito: «Una factura anterior del mismo cobro».

Abajo, los botones «PDF», «XML», «Ver» y «Correo».

Ver de dónde salió un documento

Toca la fila del documento.
En el panel, en «Origen», pulsa «Abrir cobro».
Se abre la hoja del cobro encima de la lista, con su bloque de factura.
Al cerrarla vuelves a la lista, que se recarga sola.

Si el documento salió de una mensualidad, el botón dice «Abrir suscripción» y abre una hoja con el plan, el cliente, la vigencia, con qué pagó y las placas que cubre. Desde ella, «Ficha del cliente» e «Ir a Suscripciones» te llevan a esas pantallas.

Reintentar un documento que no llegó

«Reintentar envío» vuelve a armar el documento con los datos que el cobro y el cliente tienen en este momento, y lo manda otra vez. Por eso, si la DIAN lo rechazó por un dato del cliente, primero se corrige el cliente y después se reintenta; si no, va a fallar igual.

Toca la fila del documento y lee el aviso del panel.
Si el rechazo fue por datos del cliente, pulsa «Corregir cliente». Te lleva a la ficha del cliente: corrige el nombre, el tipo y número de documento o el correo, y vuelve.
Pulsa «Reintentar envío», el botón azul del panel.
Espera: dice «Enviando a la DIAN…».
Si sale «La DIAN aceptó factura SETP2318», esta vez sí entró. Si sale «Sigue sin aceptarse», lee el motivo.

«Corregir cliente» solo sale cuando el documento está a nombre de un cliente con documento. Si el problema es que la factura debía ir a nombre de otro, ábrela desde «Abrir cobro» y usa «Otro…» en su bloque de factura.

Un documento ya aceptado no muestra «Reintentar envío»: no hay nada que reenviar.

Descargar el PDF o el XML

Sirve para facturas y para notas crédito.

Toca la fila del documento.
Pulsa «PDF» para la representación gráfica, o «XML» para el archivo firmado.
El equipo te pregunta dónde guardar el archivo. Elige la carpeta y acepta.
Sale «PDF guardado» (o «XML guardado») con el nombre con que quedó. En la hoja del cobro el aviso dice «PDF descargado».

Si cierras la pregunta de dónde guardar sin elegir nada, no se guarda ningún archivo.

Los mismos botones están en el bloque de factura de la hoja del cobro y debajo de cada nota crédito.

Mientras el documento no tiene número, «PDF» y «XML» están apagados y debajo dice «Se habilitan cuando la DIAN la acepta.»: todavía no hay archivo que bajar.

Abrir el documento en Factus

Toca la fila del documento.
Pulsa «Ver».
El documento se abre en el navegador del equipo, en el portal de Factus.

Si el equipo no deja abrir el navegador, sale «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado: pégalo tú mismo en el navegador.

«Ver» está apagado hasta que Factus devuelve la dirección del documento.

Reenviar el documento por correo al cliente

Al emitir, el sistema no manda correo. Mandarlo es una decisión aparte, y se toma aquí.

Toca la fila del documento. Tiene que estar en «Aceptada»: si no, «Correo» está apagado y debajo dice «El correo se habilita cuando la DIAN la acepta.».
Pulsa «Correo».
Espera el aviso «Correo enviado» — «Factus envió el documento al correo de …».

Como dice el panel, «Correo» lo envía Factus al correo registrado del cliente. Si el cliente no tiene correo, o está mal escrito, Factus no lo manda y sale «No se pudo enviar».

Volver a cargar la lista

Pulsa el botón de la flecha en círculo, junto a «1–20 de 128». Vuelve a pedir la lista y las cifras de cada estado. Mientras carga, gira. Úsalo después de que el sistema haya reintentado solo, para ver el estado nuevo.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sigue sin aceptarse»	El reintento tampoco entró.	Lee el motivo del aviso, corrige lo que dice y vuelve a intentar.
«Sigue sin aceptarse» — «El reintento no prosperó.»	El servidor no dio un motivo concreto.	Espera unos minutos y recarga la lista: el sistema reintenta solo.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.»	Intentaste reintentar algo que ya está bien.	No hay nada que hacer. Si el documento está mal, emite una nota crédito.
«Sin cliente para corregir» — «Este documento no está a nombre de un cliente registrado. Desde el cobro se puede facturar a otro.»	El cobro o la mensualidad no tiene un cliente al que ir.	Pulsa «Abrir cobro» y usa «Otro…» en el bloque de factura.
«No se pudo descargar el PDF» — «Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.»	El archivo aún no está listo del lado de Factus.	Espera un par de minutos y vuelve a pulsar «PDF».
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML» con otro texto	Factus rechazó la descarga o mandó algo dañado.	Vuelve a intentarlo; si sigue, abre el documento con «Ver» y bájalo desde Factus.
«No se pudo descargar el PDF» — «Este equipo no permite guardar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.»	El equipo no deja guardar archivos desde la aplicación.	Pulsa «Ver» y descarga desde Factus.
Pulsaste «PDF» en la hoja del cobro, cerraste la pregunta de dónde guardar y no pasó nada	Al cancelar no se guarda nada, y por eso no sale ningún aviso.	Vuelve a pulsar «PDF» y elige la carpeta. Cuando se guarda sale «PDF guardado» con el nombre del archivo.
«No se pudo enviar» — «Factus rechazó el envío.»	El cliente no tiene correo, o el correo no es válido.	Corrige el correo en la ficha del cliente y vuelve a pulsar «Correo».
«No se pudo enviar» — «Factus no pudo enviar el correo: …»	Factus dio el motivo exacto.	Haz lo que diga el mensaje.
«Abre el enlace en tu navegador»	El equipo no dejó abrir el navegador.	Pega en el navegador el enlace que quedó copiado.
En la lista dice «Consumidor final» y el cliente asegura que la factura salió a su nombre	Si el cobro no tenía cliente pero el vehículo sí tenía dueño, la factura salió a nombre del dueño, aunque la lista diga «Consumidor final».	Ábrela con «Ver» o con «PDF» para ver a nombre de quién salió de verdad.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	Se cayó la conexión.	Reintenta cuando vuelva.