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Anular una factura con nota crédito

Parqueadero · Lectura de 5 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Operación → Cobros → toca el cobro → bloque «Factura electrónica» → «Anular con nota crédito». Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Una factura que la DIAN ya aceptó no se borra. Para dejarla sin efecto se emite una nota crédito, que es otro documento electrónico que la anula entera y que también queda ante la DIAN. Es lo que se hace cuando se cobró dos veces, cuando la factura salió a nombre equivocado o cuando el cobro no debió existir.

Antes de empezar

La factura del cobro tiene que estar «Aceptada». Si no, el botón no aparece.
Una vez hay una nota crédito aceptada sobre ese cobro, el botón desaparece: no se deja anular dos veces.
El botón solo lo ven los roles ADMIN, DUENO y GERENTE. Un operario no lo ve.
Las facturas de mensualidades no tienen este botón.
La cuenta de Factus tiene que tener una resolución para notas crédito → Los datos de emisión.

Emitir la nota crédito

Ojo: esto no se puede deshacer. La nota crédito sale hacia la DIAN, consume numeración y queda registrada para siempre. Antes de pulsar, revisa que sea el cobro correcto.

Entra a Operación → Cobros, busca el cobro y toca su fila.
Baja al bloque «Factura electrónica».
Comprueba que la etiqueta diga «Aceptada» y que el «Número» sea el que quieres anular.
Pulsa «Anular con nota crédito», el botón de letras rojas del final del bloque.
Se abre «Anular la factura SETP2318», con el aviso «No se puede deshacer» — «Se envía a la DIAN una nota crédito que anula la factura entera por $8.400.».
Escribe en «Motivo» por qué la anulas. Por ejemplo, «se cobró dos veces» o «placa equivocada». Como dice la ayuda del campo, «Queda en la nota crédito que recibe la DIAN.».
Pulsa «Emitir nota crédito». No se deja pulsar mientras «Motivo» esté vacío.
Espera: el botón dice «Enviando…».
Cuando sale «Nota crédito NC12 emitida», está hecha.

Si te arrepientes antes del paso 7, pulsa «Cancelar» y no pasa nada.

Seguir la nota crédito

La nota queda en el mismo bloque, debajo, bajo el título «Notas crédito»: «Nota NC12» (o «Nota sin número» si todavía no tiene) con su estado, y sus propios botones «PDF», «XML», «Ver» y «Correo». También aparece en Caja → Facturas electrónicas, con el concepto «Nota crédito» y el total en negativo.

Si la nota no quedó aceptada, debajo sale qué le pasa —«La DIAN la rechazó», «No se pudo enviar»…— y el botón «Reintentar envío de la nota». Púlsalo después de corregir lo que diga el aviso.

Cuando el cobro se anula

En Configuración → Facturación electrónica hay un interruptor, «Emitir nota crédito al anular un cobro», que hace que la nota salga sola cuando un cobro con factura aceptada se anula. Está ahí porque anular el cobro en el sistema no borra la factura de la DIAN: la única forma de dejarla sin efecto es la nota crédito.

Ojo: las pantallas de Parqueadero no ofrecen hoy ninguna forma de anular un cobro. Ni Operación → Cobros ni Operación → Salidas tienen ese botón. En la práctica, la nota crédito se emite siempre a mano, con los pasos de arriba.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
No aparece «Anular con nota crédito»	La factura no está aceptada, ya tiene una nota crédito aceptada, es de una mensualidad, o tu rol no puede emitirla.	Comprueba el estado. Si es cuestión de rol, pídeselo a alguien con ADMIN, DUENO o GERENTE.
«Emitir nota crédito» no se deja pulsar	El «Motivo» está vacío.	Escribe el motivo.
«No se pudo emitir» — «El cobro ya tiene una nota crédito aceptada por la DIAN.»	Ya se anuló esa factura.	Búscala en Caja → Facturas electrónicas, en «Aceptadas».
«No se pudo emitir» — «El cobro no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.»	Ese cobro nunca llegó a tener factura aceptada.	No hay nada que anular ante la DIAN.
«No se pudo emitir» — «La factura del cobro no tiene número legal; no se puede emitir la nota crédito.»	La factura quedó a medias.	Reintenta primero la factura hasta que quede aceptada.
«No se pudo emitir» — «Factus rechazó la nota crédito.»	Factus no aceptó el documento y no dio motivo.	Revisa que la cuenta tenga resolución de notas crédito en Configuración → Facturación electrónica.
«No se pudo emitir» — «No se pudo emitir el documento: …»	No se pudo llegar a Factus.	Revisa la conexión y vuelve a intentar.
En Configuración → Facturación electrónica, al pulsar «Probar conexión»: «La cuenta tiene … resoluciones activas para notas crédito y no hay ninguna seleccionada. …»	La cuenta tiene varias resoluciones de notas crédito y no se dijo cuál usar.	Elígela en «Resolución de notas crédito», en el bloque «Datos de emisión». Necesitas rol ADMIN o DUENO.
En la misma prueba: «La resolución configurada para notas crédito (id …) no está entre las activas de la cuenta. …»	La resolución que estaba elegida ya no existe o se desactivó.	Vuelve a elegirla en «Resolución de notas crédito».
La nota queda en «Rechazada» o «Con error»	No llegó a la DIAN.	Pulsa «Reintentar envío de la nota» en el bloque del cobro, o «Reintentar envío» en su panel de Caja → Facturas electrónicas.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.»	Se cayó la conexión.	Antes de repetir, abre otra vez el cobro y mira si la nota alcanzó a quedar.