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Vender una suscripción

Parqueadero · Lectura de 11 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE desde Suscripciones; también el OPERARIO, desde la ficha del cliente. Corregir y cancelar una suscripción solo lo pueden ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Clientes → Suscripciones, botón «Nueva suscripción». También en la ficha de cada cliente, con «Nueva suscripción» o «Renovar». Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Suscripciones.

Vender una suscripción es juntar un cliente y un plan. Con eso el sistema calcula hasta cuándo va, y desde ese momento los vehículos de ese cliente salen sin pagar. Aquí está cómo se vende, cómo se renueva, cómo se corrige, cómo se cancela y cómo se factura.

Hoja Nueva suscripción

  1. «Cliente». Se busca por nombre, documento, teléfono o placa. Solo salen clientes activos. Una vez elegido, «Cambiar» lo suelta.
  2. «Vehículos que cubre». Las placas que hoy están a nombre del cliente: esas salen gratis. «Agregar placa» vincula otra ahí mismo.
  3. «Plan». Los planes activos de este parqueadero, con sus días y su precio. Si el cliente tiene vehículos, solo salen los planes que sirven para ellos.
  4. «Empieza». «Hoy», «Mañana» u «Otra fecha». Debajo dice hasta cuándo va, por ejemplo «Hasta el mar 3 nov · 30 días».
  5. «Pago». «Efectivo», «Transferencia» o «Tarjeta».
  6. «Crear suscripción». Con el precio del plan. Guarda y cierra la hoja.

Vender una suscripción

  1. Entra a Clientes → Suscripciones.
  2. Pulsa «Nueva suscripción», arriba a la derecha.
  3. Escribe en «Cliente» un pedazo del nombre, el documento o una placa, y toca al cliente en la lista. Si no existe, pulsa «Registrar cliente nuevo», créalo y queda elegido solo.
  4. Mira «Vehículos que cubre». Si falta una placa, pulsa «Agregar placa», escríbela y vincúlala.
  5. Toca el «Plan».
  6. Toca cuándo «Empieza». Con «Otra fecha» salen − y + para mover el día.
  7. Toca cómo pagó en «Pago».
  8. Escribe algo en «Observaciones» si hace falta dejar constancia. Es opcional.
  9. Pulsa «Crear suscripción».

La hoja se cierra y abajo sale «Suscripción de Andrea Rojas creada» con el plan, hasta cuándo va y el precio. La suscripción ya está en «Activas».

Desde ese momento, todo vehículo a nombre de ese cliente sale en $0 en este parqueadero. En otro parqueadero sigue pagando por tiempo.

Si el cliente no tiene vehículos, la hoja lo avisa en ámbar: «Todavía no tiene vehículos: agrega su placa para que la suscripción la cubra al salir.». No impide vender, pero hasta que tenga una placa a su nombre no cubre nada.

Deshacer la venta

El aviso de la venta trae «Deshacer», por si te equivocaste de cliente o de plan. Pulsarlo elimina la suscripción si eres ADMIN o DUENO, y la cancela si eres GERENTE (queda en «Canceladas»).

Si eres OPERARIO, el aviso no trae «Deshacer»: cancelar o eliminar una suscripción no es de tu rol. Si te equivocaste, pídele a un ADMIN, DUENO o GERENTE que la cancele.

Renovar una suscripción

«Renovar» abre la misma hoja con el cliente y el plan ya puestos, y con el inicio en el día siguiente al último que tiene cubierto. Si ya venció, empieza hoy. Está en la fila de la lista (se pinta de azul cuando le toca), en la hoja de la suscripción y en la ficha del cliente.

Se puede renovar antes de que venza: la renovación empieza el día siguiente al último cubierto, así que las dos no se pisan. Mientras tanto, sus vehículos salen con la que está vigente, y al día siguiente de que acabe los cubre la nueva.

  1. Busca al cliente en «Vencidas», o abre su ficha.
  2. Pulsa «Renovar». Se abre la hoja «Renovar suscripción».
  3. Revisa el plan y el día de inicio.
  4. Toca cómo pagó en «Pago».
  5. Pulsa «Renovar», abajo, con el precio.

Si el plan que tenía ya no está activo, la hoja avisa «El plan que tenía ya no está activo: elige otro.» y hay que tocar otro.

Ver y corregir una suscripción

Tocar una fila de Suscripciones la abre en una hoja. Ahí se mueve su último día y se dejan notas.

Hoja de una suscripción

  1. Cuánto le falta y su estado. «Activa», «Por empezar», «Vencida» o «Cancelada».
  2. «Renovar». Abre la renovación. Lee antes el aviso de Renovar una suscripción.
  3. «Factura electrónica». Solo sale si el negocio compró la facturación electrónica. Está explicado abajo.
  4. «Placas que cubre». Los vehículos que hoy están a nombre del cliente.
  5. «Último día». Con − y +. Debajo dice cómo estaba, por ejemplo «Antes: mar 3 nov (+2 días)».
  6. «Cancelar suscripción».
  7. «Guardar cambios». Solo sale cuando cambiaste algo; si no, el botón dice «Cerrar».

Para correr el vencimiento:

  1. Toca la suscripción en la lista.
  2. Mueve el «Último día» con − o +.
  3. Escribe en «Observaciones» por qué, si te sirve.
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Abajo sale «Suscripción actualizada» con el día nuevo, por ejemplo «Ahora vence el jue 5 nov.».

El cliente, el plan, el día de inicio y el pago no se cambian. Si te equivocaste en alguno, cancélala y vende otra.

Solo ADMIN, DUENO y GERENTE pueden mover el último día, cambiar las observaciones y cancelar, y solo mientras la suscripción esté activa o por empezar. Una vencida o cancelada se puede mirar, facturar y renovar.

Cancelar una suscripción

  1. Toca la suscripción en la lista (o abre la ficha del cliente).
  2. Pulsa «Cancelar suscripción».

No pregunta: abajo sale «Suscripción de Andrea Rojas cancelada» con «Sus vehículos vuelven a pagar al salir.» y «Deshacer». Si fue un error, pulsa «Deshacer» antes de que se vaya el aviso.

Ojo: cuando el aviso desaparece, la suscripción queda cancelada y desde la aplicación no se puede volver a activar: hay que venderle otra. La cancelada pasa a «Canceladas», y su factura electrónica, si la emitiste, no se anula sola.

Facturar la suscripción

La suscripción es el ingreso que se le factura al cliente. Las salidas que cubre valen $0 y no se facturan: ese ingreso ya se declaró aquí.

Se factura desde dos sitios, que abren la misma hoja: en Clientes → Suscripciones, tocando la suscripción y pulsando «Factura electrónica», o en la ficha del cliente, con «Factura» en el bloque «Suscripción». Los dos botones solo salen si el negocio compró la facturación electrónica. Lo que significa cada estado y cómo se consultan todos los documentos está en Facturas electrónicas ante la DIAN.

  1. Abre la suscripción y pulsa «Factura electrónica» (o «Factura» en la ficha del cliente). Se abre la hoja «Factura · Mensual carro», con el nombre del plan.
  2. Mira «A nombre de». Con «Cliente del plan» sale a nombre del cliente de la suscripción. Si la paga otro —por ejemplo, la empresa del empleado—, toca «Otro…», escribe al menos dos letras del nombre o el documento y elige.
  3. Pulsa «Facturar a la DIAN». Mientras trabaja dice «Enviando a la DIAN…».
  4. Si sale «La DIAN aceptó la factura…» con su número, ya está.

Ojo: una factura de suscripción aceptada por la DIAN no se puede volver a emitir ni anular desde aquí. Revisa a nombre de quién sale y el precio del plan antes de pulsar.

Con la factura ya hecha, la hoja muestra su estado («Aceptada», «Enviada», «Pendiente», «Rechazada» o «Con error»), el «Número», cuándo se emitió y el «CUFE», que se copia con su botón. Debajo están «PDF», «XML», «Ver» y «Correo»; mientras la DIAN no la acepte, salen apagados y la hoja dice «Se habilitan cuando la DIAN la acepta.». Una que no se aceptó trae «Reintentar envío».

Si el plan tiene precio $0, la hoja dice «El plan no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.» y no deja facturar.

Si se emite sola

Si en Configuración → Facturación electrónica está encendido «Emitir automáticamente al registrar la salida», la factura de la suscripción sale sola al pulsar «Crear suscripción». Al abrir después «Factura electrónica» ya la encuentras hecha.

Eliminar una suscripción

Solo el ADMIN, y solo desde Administración → Suscripciones por parqueadero: al pie de la hoja de la suscripción sale «Eliminar suscripción». Abajo sale «Suscripción de Andrea Rojas eliminada» con «Deshacer»; cuando el aviso desaparece, se borra de todas las listas.

Para lo de todos los días, cancelar es mejor: deja rastro en «Canceladas».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Elige el cliente.» debajo del buscador Pulsaste «Crear suscripción» sin elegir cliente. Búscalo y tócalo en la lista.
«Elige el plan.» No tocaste ningún plan. Toca uno y vuelve a pulsar.
«Nadie coincide con «…».» al buscar el cliente No existe, está escrito distinto o está inactivo: este buscador solo trae activos. Búscalo por el documento o una placa. Si está inactivo, actívalo en su ficha. Si no existe, pulsa «Registrar cliente nuevo».
«Hay 9 que coinciden: sigue escribiendo.» La lista solo muestra seis. Escribe más del nombre, o el documento.
«No hay planes activos en este parqueadero. Créalos en Planes.» Este parqueadero no tiene planes activos. Crea uno en «Planes» → «Nuevo plan». Ver Los planes.
«Ningún plan sirve para el tipo de sus vehículos.» Todos los planes son de otro tipo de vehículo. Crea un plan para ese tipo o con «Todos».
«El plan que tenía ya no está activo: elige otro.» al renovar El plan de la suscripción se desactivó o se eliminó. Toca otro plan.
«No se pudo crear» — «Plan o cliente no encontrado» El plan o el cliente dejaron de existir mientras tenías la hoja abierta. Cierra la hoja, ábrela otra vez y elige de nuevo.
«No se pudo deshacer» — «La suscripción de Andrea Rojas sigue activa.» Eres OPERARIO, y deshacer una venta pide un rol mayor. Pídele a un ADMIN, DUENO o GERENTE que la cancele.
En Salidas, «No se pudo calcular el valor» para un vehículo del cliente El cliente tiene dos suscripciones activas a la vez: la que corre y la renovación. Cancela la que dice «Empieza…» y vuelve a venderla cuando la otra diga «Vencida».
«No se pudo guardar» — «La suscripción sigue como estaba.» El cambio del último día o de las observaciones no llegó al servidor. Revisa la conexión y vuelve a intentarlo.
No ves «Último día» ni «Cancelar suscripción» La suscripción ya venció o se canceló, o tu rol no lo permite. Una vencida se renueva; una cancelada, se vende otra.
«No se pudo cancelar» — «La suscripción de Andrea Rojas sigue vigente.» La orden no llegó al servidor. Revisa la conexión y vuelve a pulsar.
No sale el botón «Factura electrónica» El negocio no compró la facturación electrónica. Habla con tu proveedor.
La hoja «Factura · …» se abre vacía La facturación electrónica está apagada o sin configurar. Ver Poner a punto la facturación electrónica.
«El plan no tiene precio: la DIAN no acepta documentos sin valor.» El plan de esa suscripción vale $0. Ponle precio al plan en «Planes» y vuelve a abrir la hoja.
«No se pudo facturar» — «La suscripción ya tiene factura electrónica (…).» Esa suscripción ya se facturó. Búscala en Caja → Facturas electrónicas.
«No se pudo facturar» — «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Faltan los datos de acceso del proveedor de facturación. Cárgalos en Configuración → Facturación electrónica.
«Factura sin aceptar» — «El documento quedó registrado, pero la DIAN todavía no lo acepta.» Se envió, pero no volvió la aceptación. Vuelve a abrir la factura y pulsa «Reintentar envío».
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» Este equipo perdió la conexión. Reconéctalo y repite. Ver Entrar al sistema y conectar con el servidor.

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