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Conciliar con Factus

Parqueadero · Lectura de 5 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas → «Conciliar con Factus», en la cabecera. Hace falta comprarlo aparte: sí, va dentro de Facturas electrónicas.

Puede pasar que una factura se emita ante la DIAN y que aquí no quede como aceptada: se cayó la red justo después de mandarla, el equipo se apagó, o Factus la rechazó por repetida después de haberla aceptado. Esa factura existe, gastó un número de la resolución y hay que declararla, aunque aquí no se vea bien. La conciliación sirve para encontrarlas.

Comparar

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Pulsa «Conciliar con Factus».
  3. Se abre por la derecha «Conciliación con Factus». Debajo del título dice «Comparando…» o, si hay muchas, «Revisando la página 2 de 5…».
  4. Espera a que termine: debajo del título queda «Revisado hoy a las 14:05».
  5. Lee el aviso de arriba y la lista.
  6. Pulsa «Listo» cuando termines.

La comparación recorre las páginas de facturas que Factus tiene en la cuenta, de la más reciente a la más vieja, hasta 50 páginas por pasada. Si hay más, el aviso lo dice y el pie ofrece «Seguir desde la página 51», que retoma donde se quedó sin perder lo revisado. Solo mira facturas: las notas crédito no entran en la comparación.

El botón está apagado si el módulo no está encendido con sus credenciales. Un operario sí lo ve, pero al pulsarlo sale «No se pudo conciliar» — «Acceso denegado»: conciliar es cosa de administración.

Cómo se lee el resultado

Arriba sale un aviso:

  • «Todo lo emitido en Factus está en el sistema», en verde: cada factura de Factus está aquí como aceptada.
  • «3 documentos emitidos en Factus no están en el sistema», en ámbar: hay facturas que existen en Factus y aquí no están aceptadas. El aviso termina con «Los que faltan consumieron numeración y existen ante la DIAN: revísalos en el panel de Factus.».

Debajo del título del aviso dice cuántas páginas se revisaron y cuántos documentos hay en Factus, por ejemplo «Se revisaron las 5 páginas: 214 documentos en Factus.».

La lista abre en «Solo los que faltan», que es lo que hay que mirar. Pulsa «Todos» para ver también los que cuadran. Cada opción lleva su cifra.

Columna Qué muestra
«Cliente y número» A nombre de quién salió y, debajo, el número del documento y la identificación del cliente.
«Total» El valor del documento.
«Emitido» Cuándo se emitió en Factus.
«En el sistema» «Está» en verde si aquí también está y quedó aceptado; «No está» en ámbar si falta. Si aquí existe pero sin aceptar, debajo dice cómo quedó, por ejemplo «aquí: rechazada».

La conciliación no arregla nada por sí sola: no crea los documentos que faltan ni los borra. Es un aviso. Los que salen con «No está» hay que revisarlos en el panel de Factus y tenerlos en cuenta al declarar. Si dice «aquí: rechazada» o «aquí: con error», la factura sí está en esta lista: búscala por su número y revisa su panel.

Para volver a comparar sin cerrar, pulsa «Volver a comparar».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El botón «Conciliar con Factus» está apagado El módulo está apagado o le faltan credenciales. Configuración → Facturación electrónica. Necesitas rol ADMIN o DUENO.
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado» Tu rol no puede conciliar: hace falta ADMIN, DUENO o GERENTE. Pídeselo a alguien con uno de esos roles.
«No se pudo conciliar» — «Factus no respondió el listado.» Factus no contestó. Espera un momento y pulsa «Volver a comparar».
«No se pudo conciliar» — «No se pudo leer el listado de Factus: …» Factus dio el motivo. Haz lo que diga el mensaje; suele ser de credenciales.
«No se pudo conciliar» — «No se pudo contactar al servidor.» Se cayó la conexión con el servidor. Revisa la red y pulsa «Volver a comparar».
«Se revisaron 3 de 5 páginas: Factus dejó de responder a mitad de camino. Vuelve a comparar para ver el resto.» Factus se cayó en medio de la revisión. Lo que ves es solo una parte. Pulsa «Volver a comparar».
«Se revisaron 50 de 62 páginas. Sigue desde la siguiente para ver el resto.» La cuenta tiene más de 50 páginas de facturas y en una pasada solo se revisan 50. Pulsa «Seguir desde la página 51», el botón azul del pie: retoma donde se quedó y conserva lo ya revisado. Repite hasta que no vuelva a salir el aviso.
«No falta ningún documento» — «Todo lo que Factus tiene emitido está registrado en los cobros y las suscripciones.» En «Solo los que faltan» no hay nada. Es la buena noticia. Nada.
«Factus no devolvió documentos» En «Todos», la cuenta no tiene facturas emitidas. Nada, si todavía no has facturado.

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