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Abrir y cerrar el turno

Parqueadero · Lectura de 13 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y OPERARIO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos, en la tarjeta «Caja de esta terminal» o en el detalle de la caja. También en el turno de la cabecera de Ingresos, Salidas y Espacios, y en el menú «Más». Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada salida que cobras se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

Las dos cosas se hacen en la misma hoja, que se abre a la derecha: «Abrir turno» cuando la caja no tiene turno, «Cerrar turno» cuando lo tiene.

Hoja Cerrar turno

  1. «Cómo vas a contar». «Por total»: marcas cuánto hay de cada método. «Por desglose»: dices cuántos billetes o monedas hay de cada valor y el total sale solo. Se recuerda para la próxima vez en esta terminal.
  2. Lo contado. Se marca con el teclado de la pantalla o con el del equipo. «Igual al esperado» pone de un toque lo que el sistema espera de ese método.
  3. «Tipo de arqueo». «Cierre», «Intermedio», «Emergencia» o «Auditoría». Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE; al operario le sale siempre el cierre.
  4. Esperado y contado, por método. Lo que debería haber y lo que marcaste de «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», con el «Total». Toca un método para marcarlo con el teclado.
  5. La diferencia. En verde «Todo cuadra» si cuadran los tres métodos; en rojo «No cuadra: falta dinero» si falta en alguno; en ámbar «No cuadra: sobra dinero» si solo sobra. A la derecha, la diferencia total.
  6. «Observaciones». Obligatorias. Sin esto no se guarda nada.
  7. «Imprimir el comprobante». Si sale el papel del arqueo al guardarlo. Se recuerda.
  8. «Registrar cierre». Guarda el arqueo. El botón dice lo que va a hacer según el tipo.

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar activa. Una caja inactiva no ofrece «Abrir turno» ni «Cerrar turno».
  • Para hacerlo desde Salidas o desde el turno de la cabecera, esta terminal necesita tener esa caja asignada en Configuración → Terminal. Esa pantalla solo la puede usar el ADMIN.
  • Ten el dinero contado antes de abrir la hoja. Se cuenta en la mano, no en la pantalla.

Abrir el turno

  1. Entra a Caja → Cajas y turnos.
  2. En la tarjeta «Caja de esta terminal» —o en el detalle de cualquier caja que diga «Sin turno»— pulsa «Abrir turno». Se abre la hoja «Abrir turno».
  3. Si la caja ya trabajó antes, a la derecha sale «De referencia, el turno anterior»: cuándo se cerró, quién lo cerró y cuánto dejó en efectivo. Si es la primera vez, dice «Es el primer turno de esta caja.»
  4. Marca el «Fondo inicial»: el efectivo con el que arrancas. Si no te entregaron base, déjalo en $0.
  5. Escribe las «Observaciones»: quién te entregó el fondo, de dónde sale. Si no hay nada que contar, «Sin novedad» las llena de un toque.
  6. Pulsa el botón de abajo. Dice el fondo, por ejemplo «Abrir turno · $50.000».
  7. Sale la pregunta «¿Confirmar arqueo?» — «Se abrirá un nuevo turno con fondo inicial de $50.000.» Pulsa «Confirmar».

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.» Al pulsar «Aceptar» la hoja se cierra, el turno de la cabecera pasa a «Turno abierto» y en el historial de la caja aparece una línea «Apertura». Si «Imprimir el comprobante» está prendido, sale el papel.

Ojo: el turno queda a nombre del usuario con el que iniciaste sesión. Si abres el turno con el usuario de otro, el turno y sus arqueos van a quedar a nombre de él.

También se abre desde el turno de la cabecera: «Turno cerrado» → «Abrir turno», o desde el menú «Más» → «Abrir turno».

Abrir el turno desde Salidas

Salidas no funciona sin turno abierto, así que se encarga de recordártelo.

  1. Entra a Operación → Salidas. Mientras revisa la caja muestra «Verificando caja...».
  2. Si la caja no tiene turno, se abre sola la hoja «Abrir turno» con el aviso «Esta caja no tiene un turno abierto» — «Ábrelo para poder registrar cobros y movimientos. Puedes cerrar esta hoja, pero no se cobrará hasta abrirlo.»
  3. Llena el fondo inicial y las observaciones igual que arriba, y pulsa «Abrir turno».

Si cierras la hoja sin abrir el turno, la pantalla te devuelve a donde estabas: sin turno no hay salidas que cobrar.

Si el turno quedó abierto de otro día, la hoja que se abre es «Cerrar turno», con el aviso en rojo «El turno viene de un día anterior» — «Regístrale un cierre para que las cuentas del turno nuevo empiecen limpias.» Registra ese cierre y, en cuanto lo guardes, la pantalla te pide la apertura del turno de hoy.

Cerrar el turno

Ojo: un arqueo no se puede borrar ni corregir después. Cuenta la plata dos veces antes de pulsar «Confirmar».

  1. Abre la hoja de cierre desde donde te quede más cerca:
    • en Caja → Cajas y turnos, «Cerrar turno» en la tarjeta «Caja de esta terminal»;
    • en el detalle de la caja, «Cerrar turno»;
    • en el turno de la cabecera, «Arqueo o cierre de turno».
  2. Se abre la hoja «Cerrar turno». Debajo del título dice de quién es el turno, desde qué hora y cuánto lleva.
  3. Si tu rol lo permite, revisa el «Tipo de arqueo». Para terminar la jornada es «Cierre», que viene marcado.
  4. En «Cómo vas a contar» deja «Por total», o elige «Por desglose» — ver Contar por denominación.
  5. Cuenta el efectivo del cajón y márcalo: la fila «Efectivo» viene elegida y el teclado de la izquierda dice «Efectivo contado».
  6. Toca la fila «Tarjeta» y marca lo recaudado con datáfono («Tarjeta contada · lo del datáfono»). Si cuadra con el cierre del datáfono, «Igual al esperado» lo pone de un toque.
  7. Toca la fila «Transferencia» y marca lo recaudado por Nequi, Daviplata, transferencia bancaria o cualquier otro método que no sea efectivo ni tarjeta: el sistema los cuenta todos ahí.
  8. Mira la diferencia, debajo de la tabla.
  9. Escribe las «Observaciones». Si hay diferencia, aquí es donde se explica: «Qué pasó: por qué no cuadra, a quién se avisó». Si todo cuadra, «Sin novedad» las llena de un toque.
  10. Pulsa «Registrar cierre».
  11. Sale la pregunta «¿Confirmar arqueo?» con el saldo total, por ejemplo «Se registrará el arqueo de cierre con saldo total de $485.000.» Pulsa «Confirmar».

Sale «Éxito» con el texto «Arqueo registrado correctamente.» Al pulsar «Aceptar», la hoja se cierra, la caja queda «Sin turno» y en el historial aparece la línea «Cierre» con su diferencia. En Salidas, enseguida se abre la hoja para abrir el turno siguiente.

Si el turno lo abrió otro, arriba de la hoja sale en amarillo «Este turno lo abrió Maria López» — «Lo ideal es que el mismo usuario que abrió el turno sea quien lo cierre.» Es solo un aviso: te deja cerrar igual.

Los cuatro tipos de arqueo

El selector «Tipo de arqueo» solo le sale a ADMIN, DUENO y GERENTE. Un operario que cierra su turno registra siempre un «Cierre», sin tener que elegir nada.

Tipo Para qué es ¿Deja el turno abierto? El botón dice
«Cierre» Terminar la jornada o entregar el puesto. No «Registrar cierre»
«Intermedio» Un corte de control a media jornada, sin dejar de operar. Sí «Registrar arqueo intermedio»
«Emergencia» Un conteo forzado por algo que se salió de lo normal. No «Registrar arqueo de emergencia»
«Auditoría» Un conteo hecho por alguien de arriba para revisar. No «Registrar auditoría»

Al elegir el tipo, la hoja lo avisa: con «Intermedio» sale «El turno sigue abierto después de este arqueo»; con «Emergencia» o «Auditoría», «Como un cierre, deja la caja sin turno».

En el detalle de la caja hay además un botón «Arqueo intermedio», que abre la hoja con ese tipo ya elegido.

Después de un «Intermedio», el sistema vuelve a contar los cobros desde ese momento: lo siguiente que espera es el fondo inicial más lo cobrado a partir del intermedio. Si en el intermedio no sacas la plata del cajón, en el cierre va a sobrar.

Contar por denominación

Sirve para dejar por escrito cuántos billetes y monedas de cada valor había. En este modo no se marca un total aparte: el total de cada método sale de sumar sus filas.

  1. En «Cómo vas a contar», elige «Por desglose». La terminal lo recuerda para la próxima vez.
  2. Si la caja ya se contó así antes, arriba salen «Del último arqueo, a un toque» los valores que se usaron, por ejemplo «+ $50.000» o «+ $20.000». Tócalos para agregarlos.
  3. Para un valor nuevo, pulsa «Agregar denominación» y escribe cuánto vale el billete o la moneda: 50000, 20000, 500…
  4. Al cerrar, cada fila tiene arriba su método: «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia». Al abrir, todas son efectivo.
  5. Con − y + pon cuántos contaste, o toca la cifra y escríbela. A la derecha sale lo que suma la fila, por ejemplo «= $250.000».
  6. Si te equivocaste en una línea, pulsa la papelera roja para quitarla.

Mientras no agregues ninguna, ahí dice «Agrega cada denominación que vas a contar: cuánto vale y cuántas hay.» Una fila sin valor o sin cantidad dice «no suma» y no cuenta.

En la tabla de la derecha, cada método dice «del desglose»: lo contado sale de las filas.

Leer la diferencia

Cuando estás cerrando, debajo de la tabla sale un bloque de color:

  • Verde, «Todo cuadra». Los tres métodos coinciden con lo esperado.
  • Rojo, «No cuadra: falta dinero». Falta en al menos un método. Debajo dice cuál y cuánto, por ejemplo «Efectivo: faltan $7.000».
  • Ámbar, «No cuadra: sobra dinero». No falta en ninguno, pero sobra en alguno.

A la derecha va la diferencia total, por ejemplo «−$7.000» «en total».

Debajo, la hoja lo aclara: «Se registra la diferencia del efectivo.» Las diferencias de tarjeta y transferencia se ven para que las revises, pero la que queda guardada en el historial es la del efectivo, que es lo único que puede desaparecer del cajón. Si hubo ingresos o retiros, la misma línea lo dice: «Lo esperado ya incluye retiros del turno por $20.000.»

Si te falta plata y ya sabes por qué —sacaste la recaudación a la caja fuerte y no lo anotaste—, el arreglo no es cuadrar el número a mano: es cerrar la hoja, anotar el retiro y volver a abrirla.

Imprimir el comprobante del arqueo

Al pie de la hoja está «Imprimir el comprobante», con el nombre de quien va a firmar: «Queda a nombre de maria».

  • Prendido, el comprobante sale solo en cuanto pulsas «Aceptar» en el aviso «Éxito».
  • Apagado, no sale nada. Lo puedes imprimir después desde el historial de la caja — Imprimir un arqueo.

La terminal recuerda cómo lo dejaste. La primera vez viene prendido solo si este equipo tiene impresora configurada.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que escribir observaciones aunque no haya pasado nada? Sí, el campo es obligatorio. Para eso está «Sin novedad», que sale cuando todo cuadra.

Lo esperado no me cuadra con lo que yo tengo apuntado. ¿Puedo cambiarlo? No, ese número lo calcula el sistema y no se edita. Tú marcas lo que contaste y la diferencia queda registrada tal cual, que es justamente lo que sirve para investigar después.

¿Puedo abrir el turno de una caja que no es la de mi terminal? Sí, desde Caja → Cajas y turnos entras a cualquier caja del parqueadero y la arqueas. Lo que depende de la terminal es Salidas y el turno de la cabecera, que solo trabajan con la caja asignada.

¿Qué pasa con el fondo inicial al cerrar? Se queda dentro de lo esperado: el sistema espera encontrar el fondo más lo cobrado. Si al cerrar entregas la recaudación pero dejas la base para el turno siguiente, anota la entrega como un retiro antes de arquear.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «Las observaciones son obligatorias.», y debajo del campo «Escribe una observación: queda con el arqueo.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea, o pulsa «Sin novedad», y vuelve a pulsar el botón de guardar.
«Error» — «No se pudo registrar el arqueo.» El sistema rechazó el arqueo. Lo más común: la caja ya tenía un turno abierto, el turno se cerró desde otra terminal mientras tú llenabas la hoja, o la caja está inactiva. Cierra la hoja, vuelve a entrar al detalle de la caja y mira si dice «Turno abierto» o «Sin turno». El botón te dice qué toca hacer.
«Error» — «Ocurrió un error al registrar el arqueo.» No hubo respuesta del sistema: casi siempre es la conexión. Comprueba la conexión con el servidor y repite. No vuelvas a contar: el arqueo no quedó guardado.
«El sistema no pudo calcular lo esperado: se registra lo contado y el servidor calcula la diferencia al guardar.» El servidor no respondió al pedir lo esperado. Puedes cerrar igual: la diferencia queda bien calculada al guardar.
«Terminal sin caja configurada» al entrar a Salidas La terminal no tiene caja asignada. Que el ADMIN vaya a Configuración → Terminal y elija una en el campo «Caja».
Entras a Salidas y se abre sola una hoja de arqueo Es el aviso de que la caja no tiene turno, o de que quedó uno abierto de otro día. Ábrelo o ciérralo según lo que diga el aviso. Si cierras la hoja, la pantalla se devuelve.
«Este turno lo abrió …» (en Salidas, «El turno lo abrió …») El turno lo abrió otro usuario. Es solo un aviso. Lo ideal es que lo cierre quien lo abrió, pero puedes seguir.
No aparecen «Abrir turno» ni «Cerrar turno» en el detalle La caja está inactiva. Pulsa «Activar caja» — eso lo hacen ADMIN, DUENO o GERENTE.
No te sale el selector «Tipo de arqueo» ni «Arqueo intermedio» Tu usuario es OPERARIO. Tu arqueo se registra como «Cierre», que es lo que normalmente necesitas. Para un intermedio o una auditoría, pídeselo a un gerente.
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica configurada. La impresora se elige en los ajustes de la aplicación que lanza NeoGestify, no dentro de Parqueadero. Pídeselo a quien montó el equipo. El arqueo ya quedó guardado; lo puedes imprimir después desde el historial.
«Error de impresión» — «No se pudo enviar el arqueo: el equipo con la impresora (…) no respondió…» La impresora está en otro equipo de la red y no contestó. Revisa que ese equipo esté encendido, con la aplicación abierta y en la misma red, y vuelve a pulsar la impresora en el historial.

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