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Asistente

Para quién: de fábrica, Administrador, Dueño y Gerente. A otro rol se le da en Administración → Roles, en la sección «Asistente». Dónde está: en el carril, encima de tu cuenta, el botón «Asistente». En un teléfono o una tableta es un botón flotante abajo a la derecha. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Le preguntas a tu negocio como le preguntarías a un compañero, sin buscar la pantalla ni armar el reporte. También te dice cómo se hace algo en la aplicación, y te deja listos los cambios que le pidas: ninguno se hace hasta que tú lo autorizas.

El chat del asistente

  1. «Asistente». Abre el chat a un lado, sin salir de la pantalla en la que estás.
  2. El saldo. «Te quedan $…» y la barra de lo gastado: verde, amarilla desde el 80 % y roja desde el 95 %.
  3. Lo que hizo. Una línea con lo que revisó para responder. Tócala para ver el detalle.
  4. La tarjeta. Lo que va a cambiar, dato por dato, y cuánto le queda antes de vencer.
  5. «Autorizar». Es lo único que hace el cambio. «Descartar» lo deja como estaba.
  6. «Ver en …». Lleva a la pantalla donde se ve completo lo que consultó.
  7. Las sugerencias. Se mandan con un toque. «¿Cómo hago…?» deja la pregunta empezada para que la termines.
  8. El mensaje. Intro lo envía, y Mayúsculas + Intro salta de línea.
  9. «Borrar». Vacía tu chat.

Antes de empezar

  • Conexión a internet: sin ella el asistente no responde. Lo demás de la aplicación sigue funcionando.
  • Saldo: cada respuesta gasta del saldo que compró la empresa.
  • Aceptar los términos: la primera vez sale el texto completo. Léelo y pulsa «Acepto los términos». Lo hace cada usuario, y se vuelve a pedir si los términos cambian.

Preguntarle algo

  1. Pulsa «Asistente».
  2. Escribe la pregunta, o toca una sugerencia.
  3. Pulsa Intro.

La respuesta va saliendo mientras la escribe. Si cierras el panel, sigue trabajando: al abrirlo está ahí, junto con lo que tenías sin enviar.

Sobre tu negocio, por ejemplo:

  • «¿Cómo van las ventas de hoy?»
  • «¿Qué tiene stock bajo?»
  • «¿Cuál es el producto más vendido del mes?»
  • «¿Por qué bajó el stock de la gaseosa este mes?»
  • «¿Qué cajas están abiertas?»
  • «¿Qué pedidos a proveedores no han llegado?»

Sobre cómo se usa la aplicación, por ejemplo:

  • «¿Cómo anulo una venta que ya cobré?»

Sabe en qué pantalla estás, así que puedes preguntar «¿Qué hago aquí?». Y recuerda lo que van hablando: «¿y la semana pasada?» ya sabe de qué hablas.

Ojo: puede equivocarse. Antes de tomar una decisión importante, verifica la cifra en la pantalla con «Ver en …».

Pedirle un cambio

Hace falta el permiso «Pedirle cambios, que se autorizan uno a uno». Sin él, el asistente solo consulta. Por ejemplo:

  • «Crea la categoría Lácteos.»
  • «Pon el precio de venta de la gaseosa 350 ml en 3.500 pesos.»
  • «Crea el proveedor Distribuidora Andina, NIT 901555444, pago de contado.»

Ojo: una tarjeta en rojo dice «Incluye algo que no se deshace fácil (borrar, anular, la DIAN o la caja). Revísalo antes de autorizar.» Eso ya no se revierte desde el chat. Revísala antes de pulsar «Autorizar».

  1. Escribe lo que quieres cambiar.
  2. Si le faltan datos, deja un formulario en el chat. Llénalo y pulsa «Enviar los datos».
  3. Sale una tarjeta con «Por autorizar». Revisa cada dato: la tarjeta dice lo que se va a hacer de verdad, aunque el texto de la respuesta diga otra cosa.
  4. Pulsa «Autorizar», o «Descartar» si no era eso.

Cuando se hace, cada línea dice «Hecho» y la pantalla de atrás se actualiza sola. Escribir «sí, hazlo» en el chat no hace nada: solo cuenta el botón.

Una tarjeta puede traer varios cambios juntos, como un producto con su precio. Se hacen en orden, y si uno falla, los que siguen no se hacen.

Lo que autorizas se hace con tu usuario y queda registrado a tu nombre. Si tu rol no permite algo, el asistente tampoco puede hacerlo.

Saber lo que no hace

  • No toca: usuarios, roles, tu cuenta y la licencia, la sincronización, la configuración de este equipo, ni las credenciales de la facturación electrónica o de Factus Pay. Esas cosas se hacen en su pantalla.
  • No genera un QR de cobro: eso se hace al cobrar. Sí te dice si está disponible y en qué va un pago.
  • No te enseña más de lo que tu rol ve: consulta con tus permisos y tus sucursales.
  • No consulta lo que no contrataste: si tu plan no trae un módulo, tampoco lo trae el asistente.

Revisar el saldo y comprar más

El saldo es de la empresa, no de cada usuario. Puede tener dos topes: uno al mes para toda la cuenta y otro al día por usuario. Si hay tope diario, sale una segunda barra: «Hoy $… de $…».

Desde el 80 % sale un aviso, y otro desde el 95 %. A quien puede pedir cambios le sale además un botón, que abre tu cuenta de NeoGestify en el navegador:

  • «Comprar saldo», para comprar otro paquete.
  • «Cambiar el tope», para subir el tope.

A los demás, el aviso les dice «Avísale al administrador de la cuenta.»

Borrar el chat

Ojo: «Borrar» vacía el chat de una vez, sin preguntar, y no se puede recuperar. Lo que ya autorizaste sigue hecho.

Cada usuario tiene su propio chat, y los demás no lo ven. Los mensajes de más de 7 días se borran solos.

Preguntas frecuentes

¿A dónde van mis datos? Lo que escribes y lo que consulta el asistente se procesa con un proveedor externo de inteligencia artificial (Anthropic), que no lo usa para entrenar sus modelos. Los términos lo explican completo.

¿Puedo ver quién hizo un cambio con el asistente? Sí. Se hace con el usuario que lo autorizó, y queda en Auditoría como cualquier otro cambio.

¿Qué pasa si no alcanzo a autorizar? La tarjeta vence a los 10 minutos y no se hace nada. Vuelve a pedírselo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No aparece el botón «Asistente» Tu plan no lo trae, o tu rol no tiene «Usarlo para consultar». Pregúntale a quien administra la cuenta.
«El asistente necesita conexión con el servidor, y ahora no la hay.» Este equipo no llega al servidor de la cuenta. Revisa la conexión y pulsa «Reintentar».
«El asistente no está configurado en este equipo.» A este equipo no le ha llegado el acceso al asistente. Abre la aplicación desde NeoGestify, con internet. Si sigue igual, llama a tu proveedor.
«No se pudo conectar con el asistente. Revisa la conexión a internet e inténtalo de nuevo.» No hay internet, o el servicio no responde. Revisa la conexión e inténtalo de nuevo.
«Se perdió la conexión con el asistente. Inténtalo de nuevo.» Se cayó la conexión mientras respondía. Vuelve a preguntar.
«El asistente tardó demasiado en responder. Inténtalo de nuevo.» La pregunta tomó demasiado tiempo. Inténtalo de nuevo, o pregunta por menos cosas a la vez.
«Vas muy rápido: espera un momento antes de volver a preguntar.» Enviaste muchos mensajes seguidos. Espera un momento.
«Espera a que el asistente termine de responder.» Todavía responde lo anterior, quizás en otra pestaña. Espera a que termine.
«Se acabó el saldo del asistente. Un administrador de la cuenta puede comprar otro paquete.» La empresa gastó su saldo. Quien administra la cuenta pulsa «Comprar saldo».
«Tu empresa llegó al tope de uso del asistente de este mes. El dueño de la cuenta lo puede subir en neogestify.com.» La cuenta llegó a su tope del mes. Espera al mes siguiente, o que el dueño lo suba con «Cambiar el tope».
«Llegaste a tu tope de uso del asistente por hoy. Mañana vuelves a tenerlo.» Llegaste a tu tope del día. Los demás pueden seguir. Espera a mañana, o que el dueño suba el tope.
«Tu rol no permite autorizar cambios del asistente.» Tu rol solo consulta. Pídele el cambio a alguien que pueda, o el permiso a quien administra los roles.
«Venció sin autorizarse» Pasaron los 10 minutos de la tarjeta. Vuelve a pedírselo.
«Se hizo solo una parte» — «Se hicieron … de …» Un cambio falló: lo anterior quedó hecho y lo que seguía no. Lee el motivo en la tarjeta, corrige eso y pide solo lo que faltó.
«El cambio ya quedó hecho. No recargué la pantalla para no perder lo que tienes sin guardar: lo verás al volver a abrirla.» Tenías algo sin guardar en la pantalla de atrás. Guarda lo tuyo y vuelve a abrir la pantalla.
«Los términos cambiaron mientras los leías. Vuelve a abrirlos.» Salió una versión nueva de los términos. Cierra el panel, ábrelo y acéptalos otra vez.

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