Programa para tu negocio: ¿en el computador del local o en la nube? Qué pasa cuando se va el internet
Actualizada el 7 min de lectura
Cuando vas a escoger un programa para tu negocio, tarde o temprano aparece la pregunta: ¿se instala en el computador del local o funciona en la nube? No hay una respuesta que sirva para todos. Lo que sí hay son preguntas concretas que te ayudan a decidir, y la más importante es qué pasa el día que se va el internet a la hora de más clientes.
En corto
- «Local» quiere decir que los datos viven en un computador de tu negocio. «En la nube», que viven en un servidor de otra empresa y llegas a ellos por internet.
- Con los datos en el local, la caja puede seguir vendiendo sin internet; a cambio, alguien tiene que cuidar ese computador y sus copias de seguridad.
- En la nube no mantienes ningún servidor y ves el negocio desde cualquier parte, pero sin internet la caja se puede quedar quieta si el programa no tiene un modo sin conexión.
- Algunas cosas necesitan conexión en cualquiera de los dos casos: enviar la factura electrónica, por ejemplo, o confirmar que llegó una transferencia.
- Antes de elegir, pide que te muestren el programa funcionando con el internet desconectado.
Qué quiere decir «local» y qué quiere decir «en la nube»
La diferencia no está en dónde ves la pantalla, sino en dónde viven los datos: los productos, las ventas, los cierres de caja.
- Local: los datos están en un computador de tu negocio. Las cajas se conectan a él por la red del local, sin salir a internet.
- En la nube: los datos están en un servidor del proveedor. Cada caja —un computador, una tableta o un celular— habla con ese servidor a través de internet.
Hay programas que mezclan las dos cosas: trabajan en local y, cuando hay conexión, sincronizan con un servidor para que veas el negocio desde fuera o para juntar varias sedes. Por eso la pregunta útil no es «¿local o nube?», sino «¿qué hace este programa cuando no hay internet?».
El programa en el computador del local
Ventajas
- Sigue vendiendo si se cae internet, porque la caja y los datos están en la misma red.
- No depende de la velocidad de tu conexión: buscar un producto o cerrar una venta va por la red interna.
- Los datos están en tu negocio, en un equipo que controlas tú.
Límites
- Alguien tiene que cuidar ese computador: que esté encendido, protegido de los apagones y al día.
- Las copias de seguridad son asunto tuyo. Si el disco se daña y no hay copia, los datos se pierden. Pregunta cómo se respaldan y guarda una copia fuera del local.
- Ver el negocio desde la casa o juntar varias sedes exige que el programa sincronice por internet, y eso no siempre es inmediato.
El programa en la nube
Ventajas
- No tienes servidor en el local: la caja puede ser cualquier equipo con internet.
- Ves las ventas desde cualquier parte, en el momento.
- El mantenimiento del servidor lo hace el proveedor. Pregunta qué incluye, en especial las copias de seguridad.
Límites
- Dependes del internet del local. Si se cae y el programa no tiene modo sin conexión, no puedes vender.
- La velocidad depende de tu conexión: en la hora pico, una red lenta se nota en cada cobro.
- Tus datos están en manos de un tercero. Averigua cómo se exportan y qué pasa con ellos si dejas de pagar.
Qué pasa cuando se va el internet
Más allá del tipo de programa, conviene tener claro qué partes de tu operación dependen de la conexión:
- Vender y cobrar en efectivo: sin internet solo funciona si el programa trabaja en local o tiene modo sin conexión.
- Datáfono y transferencias: el datáfono necesita su propia conexión, y para aceptar una transferencia tienes que poder ver que llegó. Decide de antemano qué medios de pago recibes cuando se cae la red.
- Factura electrónica: enviarla necesita conexión. Pregunta cómo maneja tu programa las facturas que no alcanzaron a salir: si quedan pendientes y se reintentan solas, o si hay que volver a hacerlas.
- Reportes desde fuera del local: sin conexión no llegan, aunque dentro todo siga funcionando.
- La licencia del programa: algunos la verifican por internet. Pregunta cuánto tiempo pueden trabajar sin conectarse.
Y cuando se va la luz
Un apagón es otro problema, y aplica a los dos casos. Un portátil como caja aguanta con su batería; el equipo que guarda los datos y el router conviene conectarlos a una UPS, para que no se apaguen de golpe en mitad de una venta.
Haz el simulacro
Antes de contratar, pide una prueba y desconecta el cable del internet. Intenta vender, cobrar, imprimir y cerrar caja. En diez minutos sabes más que con cualquier folleto.
Cómo elegir según tu negocio
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué tan estable es el internet de tu local? Si se cae seguido, lo que más te conviene es que la caja no dependa de él.
- ¿Tienes dónde dejar un computador encendido, y quién lo cuide? Si no, la nube te quita ese trabajo.
- ¿Cuántas sedes tienes? Con varias, pregunta cómo se juntan los datos de todas y cada cuánto.
- ¿Necesitas ver las ventas en vivo desde fuera? La nube lo hace de forma natural; en local depende de la sincronización.
- ¿Qué pasa si el sistema se cae en tu hora pico? Esa respuesta suele decidir por ti.
Como regla general: si tu conexión es inestable, prioriza que la caja funcione sin internet. Si tu conexión es buena y no quieres tener un computador guardando datos, la nube es más cómoda.
Lo que debes preguntarle a cualquier proveedor
- ¿Qué puedo hacer en la caja si se cae el internet, y qué no?
- ¿Dónde quedan guardados mis datos y cómo los saco si me voy?
- ¿Quién hace las copias de seguridad y cada cuánto?
- ¿Qué pasa con mis datos y con la caja si me atraso en el pago?
- ¿Cómo se manejan las facturas electrónicas que no alcanzaron a enviarse?
- ¿En qué equipos funciona? ¿Me sirve el computador que ya tengo, o una tableta?
- ¿Cuánto cuesta agregar otra caja u otra sede?
Pide las respuestas por escrito
Lo que te prometan de palabra sobre el trabajo sin internet o sobre tus datos, pídelo por escrito o búscalo en el manual del programa.
Cómo funciona NeoGestify con y sin internet
Cada aplicación de NeoGestify —para tiendas, restaurantes y parqueaderos— tiene dos piezas: un computador que guarda los datos y las cajas desde donde se vende. Lo que cambia según el plan es dónde está ese computador.
- Con los datos en tu local, las cajas se conectan al computador de datos por la red del negocio, sin abrir puertos a internet, y siguen vendiendo aunque se caiga la conexión.
- Con los datos en la nube, NeoGestify pone el servidor y en el local solo quedan las cajas. A cambio se necesita internet permanente: sin conexión, la caja no vende. Al armar un plan a tu medida eliges una de las dos.
- La licencia de cada equipo se renueva sola cada día mientras haya internet y aguanta 30 días sin conectarse. Si hace falta, se carga sin internet: con la cámara del equipo, leyendo un código que muestras en el celular; con un archivo, o pegando un texto.
- Si la suscripción vence, la caja sigue vendiendo 30 días más mientras se confirma el pago, y las bases de datos del negocio se conservan.
- En Next Resto, si se va el internet las cuentas se cobran igual; las facturas electrónicas quedan pendientes y se reintentan solas cuando vuelve la conexión. La emisión ante la DIAN la hace Factus, un proveedor autorizado.
- Equipos: Windows, macOS y Linux. Una tableta o un celular con Android o iOS sirven como caja, pero no como computador de datos.
Para instalar y vincular cada equipo sí hace falta internet, aunque sea un rato.
→ Preguntas frecuentes de NeoGestify: Dónde se guardan los datos, qué pasa sin internet, en qué equipos funciona y cómo se paga.