Cómo calcular el costo de los platos y controlar el inventario de un restaurante

Por qué calcular el costo de cada plato

Muchos restaurantes ponen precios mirando a la competencia o sumando «más o menos» lo que lleva el plato. El problema aparece cuando el plato que más vendes es justo el que menos deja, o el que pierde plata sin que nadie se dé cuenta.

Conocer el costo de cada plato te permite:

• Poner precios que cubran tus gastos y dejen ganancia.
• Saber qué platos empujar y cuáles revisar o sacar de la carta.
• Reaccionar rápido cuando un insumo sube de precio.
• Planear las compras según lo que de verdad vas a preparar.

La receta estándar (o escandallo)

La receta estándar —en muchos lugares la llaman escandallo— es la ficha de cada plato: qué insumos lleva, en qué cantidad exacta, cuántas porciones rinde y cuánto cuesta. Es la misma ficha con la que cocina todo el equipo, y por eso sirve para dos cosas a la vez: que el plato salga siempre igual y que su costo sea real.

Una buena receta estándar dice, por cada insumo:

• El nombre del insumo y la presentación en que lo compras, por ejemplo «carne de res, bandeja de 1 kg».
• La cantidad que lleva el plato, en una sola unidad: gramos, mililitros o unidades.
• El precio de compra actualizado.
• El costo de esa cantidad.

Cantidad comprada, cantidad útil y rendimiento

No todo lo que compras llega al plato. Al pelar, deshuesar, limpiar o porcionar, una parte se queda por el camino. La relación entre lo que queda y lo que compraste es el rendimiento, y cambia el costo de verdad.

Con números redondos de ejemplo: si compras un kilo de carne en $40.000 y, después de limpiarla, quedan 800 gramos útiles, el rendimiento es del 80 %. Cada kilo que sirves no te cuesta $40.000 sino $50.000 (40.000 ÷ 0,8). Si costeas con el precio de compra y no con el rendimiento, cada plato te sale más caro de lo que crees.

Mide tu propio rendimiento

No copies rendimientos de tablas de internet. Pesa lo que compras y lo que te queda después de limpiarlo, con tus proveedores y tu forma de cortar, un par de veces. Ese es el número que sirve.

Preparaciones base

Las salsas, los fondos, los aderezos y las masas se costean una vez como receta propia, y luego entran como un insumo más en los platos que las usan. Así, si sube el tomate, el cambio llega a la salsa y de ahí a todos los platos que la llevan.

Cómo calcular el costo de un plato, paso a paso

1. Haz la lista de todo lo que lleva el plato, incluidos acompañamientos, salsas, guarniciones y decoración.
2. Pesa cada cantidad mientras se prepara de verdad. Una cucharada «generosa» no es una medida.
3. Busca el precio de compra actual de cada insumo y llévalo a la unidad de la receta: si el aceite viene por galón y la receta usa mililitros, calcula cuánto vale el mililitro.
4. Aplica el rendimiento a los insumos que se limpian o se porcionan.
5. Multiplica cada cantidad por su costo y suma todo.
6. Si la receta rinde varias porciones, divide el total entre las porciones.
7. Si el plato sale a domicilio, suma el empaque, los cubiertos y las salsas en sobre.

El resultado es el costo de los insumos por porción. No incluye arriendo, nómina, servicios ni impuestos: esos se cubren con el margen que pongas encima.

Del costo al precio de venta

Hay dos formas comunes de pasar del costo al precio. La primera es multiplicar el costo por un factor: si decides multiplicar por tres, un plato que cuesta $8.000 en insumos se vendería en $24.000. La segunda es fijar qué parte del precio quieres que sea costo de insumos y despejar el precio desde ahí.

No hay un factor ni un porcentaje que sirva para todos los restaurantes. Depende de tu arriendo, tu nómina, tu volumen y tu tipo de cocina. Calcúlalo con tus números reales —si puedes, junto con tu contador— y úsalo como punto de partida, no como ley.

Los impuestos van aparte

Según el tipo de negocio, lo que vendes puede llevar IVA o impuesto al consumo. Pregúntale a tu contador cuál te aplica y si el precio de tu carta ya lo incluye, antes de fijar los precios.

El inventario se lleva por insumos

En una tienda se vende lo mismo que se compra. En un restaurante no: compras carne, papa y aceite, y vendes una bandeja. Por eso el inventario se lleva por insumos, y los platos solo lo consumen a través de su receta.

Recibir la mercancía

• Pesa o cuenta lo que llega y compáralo con el pedido y con la factura.
• Revisa calidad, temperatura y fechas antes de firmar el recibido.
• Registra la entrada con su precio de compra: de ahí sale el costo de tus recetas.
• Rotula lo que guardas con la fecha de entrada y aplica «primero en entrar, primero en salir».

Mínimos y pedidos

Ponle un mínimo a cada insumo según lo que gastas y lo que tarda tu proveedor. Con las recetas armadas puedes ir más allá: si el fin de semana esperas vender cuarenta platos de un tipo, la receta te dice cuánto de cada insumo necesitas tener.

Conteos

Los insumos caros o delicados —proteínas, licores, quesos— conviene contarlos a diario o por turno. El resto, una vez por semana o por mes. Cuenta siempre en la misma unidad en que registras.

Comandas: el puente entre la venta y el inventario

La comanda es la orden que va del salón a la cocina. Si todo plato que sale de la cocina tiene su comanda, sabes exactamente qué se preparó y, con la receta, cuánto insumo debió gastarse.

• Nada sale sin comanda, ni la cortesía ni la comida del personal: esas también se registran, con su motivo.
• Las anulaciones las autoriza alguien, y queda anotado quién y por qué.
• Compara lo teórico con lo real: lo que las recetas dicen que se gastó contra lo que muestra el conteo. La diferencia es merma, sobreporción o pérdida.

Mermas: las que esperas y las que no

Parte de la merma es normal y ya está en la receta: la cáscara, el hueso, el recorte. La que hay que perseguir es la otra:

• Vencimiento o daño: lo que se echó a perder en la nevera o en la despensa.
• Errores de cocina: platos que se queman, se devuelven o se preparan de más.
• Sobreporción: servir más de lo que dice la receta, plato tras plato.
• Pérdidas sin explicación: lo que falta en el conteo y no aparece en ningún registro.

Registra cada merma cuando ocurre, con su motivo, y revísalas cada semana. Una merma que se repite en el mismo insumo casi siempre tiene una causa concreta: se compra de más, se guarda mal o alguien sirve sin medir.

La sobreporción no se ve

No aparece en ninguna factura, pero se come el margen. Usa cucharones y recipientes de medida, pesa las proteínas y deja a la vista de la cocina una foto de cómo se sirve cada plato.

Errores típicos

• Costear con precios viejos. El proveedor subió y la carta sigue igual.
• Olvidar el rendimiento. El costo sale bajo porque se calculó con el peso comprado y no con el servido.
• No costear lo pequeño: salsas, guarniciones, aceite, empaques. Sumados, pesan.
• Llevar inventario de platos en vez de insumos. Así no hay forma de saber qué se gastó.
• Cortesías sin registrar. Salen de la cocina y desaparecen del inventario sin explicación.
• Mezclar unidades: comprar por bulto, registrar por kilo y gastar por gramo sin convertir.

Una hoja de cálculo aguanta mientras la carta es corta. Cuando crece, un software para restaurantes que costee con los precios de compra que registras y descuente insumos por receta te ahorra hacer la cuenta a mano cada vez que algo sube.

Cómo lo resuelve Next Resto, de NeoGestify

Next Resto es la aplicación de NeoGestify para restaurantes, cafeterías y bares. Esto es lo que hace con las recetas y los insumos:

• Recetas por componentes, con las porciones que rinden. Una receta puede usar otra como sub-receta —la salsa de la casa dentro de la hamburguesa— y heredar de otra para no repetir lo común.
• Costo por sucursal: con el precio de compra de cada insumo en esa sede calcula el costo total, el costo por porción y un precio de venta sugerido según el margen que indiques. El sugerido es solo una referencia: el precio del plato se escribe a mano. Si a algún insumo le falta el precio de compra, avisa que el costo está incompleto.
• Explosión de insumos: para un número de porciones, cuánta materia prima hace falta, sumando la de las sub-recetas.
• Stock de insumos por sucursal, con mínimo y máximo, y cada corrección con su tipo —entrada, salida, ajuste, merma, devolución o transferencia— y su motivo.
• Platos que se agotan solos: si se acaba un insumo marcado como necesario, el plato aparece agotado en la carta.

Con la pantalla de cocina (KDS multi-estación, un módulo aparte), la comanda llega a cada estación y los insumos de la receta se descuentan cuando la cocina pulsa «Empezar»; si el pedido se cancela, se devuelven. Proveedores y órdenes de compra también se contrata aparte. El costo que calcula es el de los insumos: no incluye impuestos ni mano de obra.