Cómo llevar el control de inventario de una tienda, paso a paso

Qué significa controlar el inventario

Tener inventario es tener plata en los estantes: cada paca de gaseosa o bulto de arroz es dinero que pagaste y que todavía no vuelve. Controlarlo es saber en todo momento cuánto de esa plata está ahí y en qué forma.

En la práctica, un inventario bajo control te deja responder sin dudar:

• Cuánto hay de cada producto, en unidades reales y no aproximadas.
• Dónde está: en el mostrador, en la bodega o todavía en camino.
• Cuánto te costó, para saber si lo que vendes deja ganancia.
• Qué pasó cada vez que una cantidad subió o bajó.

Cuando no hay control, los síntomas se repiten: productos agotados justo cuando más se venden, mercancía que se vence en el fondo de la bodega, pedidos hechos a ojo y un faltante al final del mes que nadie sabe explicar.

Antes de empezar: organiza tu catálogo

El inventario solo es tan bueno como la lista de productos sobre la que se lleva.

Un nombre y un código por producto

Cada producto necesita un nombre único y, si puedes, un código: el de barras del fabricante o uno tuyo. Lo importante es que no existan dos fichas para lo mismo. «Arroz x 500 g» y «Arroz libra» registrados por separado garantizan que ninguno de los dos cuadre nunca.

Presentaciones y unidades

La gaseosa de 400 ml y la de 1,5 litros son productos distintos para el inventario, aunque sean de la misma marca. Y si compras por paca pero vendes por unidad, decide en qué unidad vas a contar y úsala siempre. Mezclar pacas con unidades es una de las causas más comunes de diferencias que nadie logra explicar.

Precio de compra y ubicación

Anota lo que te cuesta cada producto, no solo lo que cobras: sin el costo no sabes cuánto ganas. Y define dónde se guarda —mostrador, bodega, nevera—, porque contar es mucho más rápido cuando cada cosa tiene su sitio.

Empieza por lo que más vendes

No hace falta registrar dos mil referencias el primer día. Arranca con lo que más rota y con lo más caro, y ve sumando categorías cada semana.

Paso 1: haz el conteo inicial

El primer conteo es el punto de partida de todo lo demás, así que vale la pena hacerlo bien:

1. Elige un momento sin ventas: antes de abrir, después de cerrar o un día de poco movimiento.
2. Divide la tienda por zonas —estante por estante, la bodega, la nevera— y cuenta una zona a la vez.
3. Trabaja en pareja cuando puedas: uno cuenta y el otro anota.
4. Anota lo que hay de verdad, no lo que crees que debería haber.
5. Registra también el lote y la fecha de vencimiento de lo que la tenga.
6. Guarda la fecha del conteo: desde ese día empieza tu registro.

Desde ahí la regla es simple: la cantidad de un producto solo cambia cuando se registra un movimiento. Si alguien cambia el número sin decir por qué, el registro deja de servir.

Paso 2: registra cada entrada de mercancía

Cada vez que llega mercancía, antes de guardarla:

• Compara lo que llegó contra lo que pediste y contra la factura o remisión del proveedor.
• Registra lo que llegó, no lo que pediste. Si pediste diez cajas y trajeron ocho, entran ocho.
• Anota una referencia —el número de la factura o de la orden— para poder rastrear esa entrada después.
• Revisa las fechas de vencimiento y el estado del empaque. Lo que llega dañado se reclama en ese momento, no una semana después.
• Actualiza el precio de compra si cambió.

No acomodes antes de registrar

La mercancía que se guarda en el estante «y después la anoto» es la que termina sin registrar. Primero se cuenta y se registra; después se acomoda.

Paso 3: registra cada salida, no solo las ventas

Si solo registras lo que vendes, todo lo demás aparece a fin de mes como un faltante sin explicación. Una salida puede ser:

• Venta: lo ideal es que la descuente la misma caja al cobrar, sin que nadie la escriba dos veces.
• Devolución: el cliente trae el producto, o tú se lo devuelves al proveedor.
• Merma: se venció, se dañó o se perdió.
• Consumo interno u obsequio: lo que se usa en el propio negocio o se regala.
• Traslado: la mercancía que pasa a otro local.

Cada salida se registra con su tipo y un motivo corto: «Paca rota al descargar», «Vencido», «Traslado a la sede del centro». Parece mucho trabajo, pero es lo que dentro de un mes te permite saber si faltaron tres unidades por un robo, por un error de registro o porque se vencieron.

Paso 4: cuenta de forma periódica

Por bien que registres, siempre habrá diferencias: un producto que se cobró con el código de otro, una entrada que nadie anotó. El conteo físico es lo que las descubre.

Conteo completo

Contar toda la tienda de una vez da la foto más fiel, pero cuesta horas y suele obligar a cerrar. Resérvalo para pocas ocasiones, como el cierre del año.

Conteo por partes

La alternativa práctica es contar un pedazo cada semana: esta semana los productos de aseo, la próxima los enlatados. Los productos caros y los que más se pierden se cuentan más seguido. Así, en pocas semanas has contado todo sin cerrar un solo día.

Qué hacer con las diferencias

1. Vuelve a contar el producto antes de tocar nada.
2. Busca movimientos sin registrar: una entrada del proveedor, una devolución, un traslado.
3. Si la diferencia se sostiene, regístrala como un ajuste, con su motivo.
4. Si el mismo producto se descuadra una y otra vez, investiga: ahí hay un problema de proceso o de robo.

Cuenta sin mirar el registro

Quien cuenta no debería ver la cantidad que dice el sistema o el cuaderno. Si la ve, tiende a «encontrar» ese número. Cuenta primero y compara después.

Paso 5: define mínimos y máximos

El mínimo es la cantidad a partir de la cual toca pedir. Sirve para que el aviso te llegue con tiempo, y no cuando el cliente ya está preguntando por el producto.

Una forma sencilla de calcularlo: lo que vendes en un día normal, multiplicado por los días que tarda el proveedor en traerte el pedido, más un colchón por si se demora o si se vende más de la cuenta.

Con números de ejemplo: si vendes unas 6 unidades diarias de un producto y el proveedor pasa cada 4 días, necesitas al menos 24 para no quedarte sin nada entre visita y visita. Con un colchón de 6, tu mínimo es 30.

El máximo es el otro lado: por encima de él tienes plata parada y más riesgo de que algo se venza. Revísalos antes de temporadas fuertes como diciembre o el regreso a clases.

Paso 6: controla las mermas

La merma es la mercancía que sale del inventario sin haberse vendido. Algo de merma es inevitable; lo que no debe pasar es que no sepas cuánta es.

• Vencimiento: aplica «primero en entrar, primero en salir». Lo que llega nuevo va atrás y lo que ya estaba, adelante.
• Daño: productos rotos al descargar, empaques abiertos, una nevera que falló.
• Pérdida o robo: faltantes que solo aparecen en el conteo.
• Errores: cobrar un producto con el código de otro, o entregar de más.

Registra cada merma con su motivo cuando ocurre y revisa el total cada mes, producto por producto. Si un artículo se vence seguido, estás comprando de más; si otro desaparece, mira dónde está y quién tiene acceso a él.

Errores típicos (y cómo evitarlos)

• Corregir cantidades sin motivo. El número cuadra hoy, pero la explicación se pierde para siempre.
• Registrar lo pedido en vez de lo recibido. El faltante del proveedor se convierte en un faltante tuyo.
• Tener el mismo producto con dos nombres. Las ventas descuentan uno y las compras suben el otro.
• No anotar el consumo interno ni los obsequios. Terminan como faltantes.
• No actualizar el precio de compra. Crees que ganas lo mismo cuando el proveedor ya te subió.
• Contar solo cuando algo no cuadra. Para entonces la diferencia lleva meses acumulándose y ya no hay cómo rastrearla.

¿Cuaderno, Excel o un programa?

Con pocos productos, un cuaderno bien llevado funciona, y una hoja de cálculo es un paso adelante. Pero los dos dependen de que alguien pase a mano cada venta, y ahí es donde se rompen. Un software de inventario conectado a la caja descuenta cada venta en el momento, avisa cuando algo llega a su mínimo y guarda quién movió qué.

Cómo lo resuelve Next Stock, de NeoGestify

Next Stock es la aplicación de NeoGestify para tiendas, minimercados y comercios al detal. Así aplica lo de esta guía:

• Cada cambio de cantidad pide tipo y motivo: entrada, devolución, salida, merma, ajuste o transferencia. Si el tipo no cuadra con el cambio —una «entrada» que baja el stock—, no se guarda.
• Las ventas descuentan el inventario solas al facturar.
• Mínimo y máximo por sucursal, con la «Alerta de Stock Bajo» al entrar y la cuenta en rojo en el menú.
• Inventario por ubicación —mostrador, bodega o tránsito—, con lote y fecha de vencimiento. Lo vencido y lo que vence en los próximos 30 días se marca solo.
• Precio de compra por sucursal, con el que calcula la ganancia y el margen de cada presentación.
• Auditoría de movimientos: fecha, tipo, cantidad, stock antes y después, usuario y motivo. Un movimiento no se borra: un error se corrige con otro.

Como módulos que se contratan aparte: Conteo físico, que arma la lista de la sucursal, deja contar con lector de códigos o con la cámara y ajusta el stock dejando constancia; y Proveedores y órdenes de compra, donde entra al inventario lo que llegó, no lo que se pidió.